Nota integriteit 2010

1. Goed ambtenaarschap

De term ‘goed ambtenaarschap’ verwijst naar de verplichting zich te gedragen ‘zoals een goed ambtenaar betaamt’. Deze verplichting is neergelegd in artikel 15:1:1 van de collectieve rechtspositieregeling voor gemeentepersoneel, de CAR-UWO. Het niet nakomen van verplichtingen kan worden beschouwd als plichtsverzuim en bestraft worden. In dit verband zijn ook van belang de gemeentelijke regelingen over ongewenst gedrag, seksuele intimidatie en discriminatie.

In de verklaring die de medewerkers ondertekenen, die geen ambtseed of –belofte bij aanstelling hebben afgelegd, wordt gesproken over de verklaring dat u onkreukbaar bent. Het begrip onkreukbaarheid wordt vaak algemeen gebruikt als synoniem voor integer zijn. Indien het echter wordt gebruikt als deel van het integer zijn, wordt bedoeld dat u niet omkoopbaar bent. Zo wordt het dus ook in de verklaring bedoeld.

Het is niet verstandig dat door de gemeente of onderdelen van de gemeente, zoals de personeelsvereniging, een feestje wordt georganiseerd in een gebouw waarover de gemeente een (acuut dreigend) conflict heeft met de eigenaar/uitbater. Daarbij is het van belang dat degene die een dergelijk feestje organiseert actief nagaat of er sprake is van een dergelijk conflict bij het cluster Handhaving. Met het cluster Handhaving en het afdelingshoofd wordt besproken of de omvang van het conflict zodanig is dat het feestje daar niet georganiseerd kan worden omdat de belangen van de gemeente bij dat conflict geschaad kunnen worden. Indien bijvoorbeeld de eigenaar in het geheel niet over de vereiste vergunningen beschikt om open te zijn, dan past het niet als (onderdeel van de) gemeente daar een feestje te houden. Indien het gaat om een privé-feestje, geldt deze regel niet. Maar er kunnen wel medewerkers zijn, bijvoorbeeld toezichthoudende medewerkers, die uit hoofde van hun functie contact hebben met de eigenaar/uitbater over het conflict. In dat geval zal aan de hand van de concrete situatie en in overleg met het afdelingshoofd besproken worden of het verstandig is daar een privé-feestje te houden.

Als de gemeente het voornemen heeft een Jongeren Ontmoeting Plek te realiseren in een plantsoen in uw straat, kunt u wel aangeven dat u het er niet mee eens bent, eventueel een bezwaarschrift indienen en mee demonstreren omdat dit uw eigen fundamentele rechten zijn. U kunt het als medewerker van de gemeente echter niet maken om mee te doen met wegblokkades of op andere wijze illegale acties te voeren tegen gemeentelijke besluiten of u opwerpen als woordvoerder van de buurt in het gesprek met de gemeente.

Als iemand in de directe omgeving aangeeft dat hij gaat bouwen, maar daarvoor geen bouwvergunning gaat aanvragen omdat hij weet dat hij die toch niet krijgt, wordt die persoon door u gewaarschuwd voor de risico's van het bouwen zonder vergunning.

Als sprake is van een concrete en voor u kennelijke overtreding van regels waarvan het toezicht en de handhaving in handen is van de gemeente, meldt u de volgende ochtend deze overtreding bij de toezichthoudende afdeling, bijvoorbeeld het cluster Handhaving of het cluster Sociale Zaken. Het kan zijn dat de overtreding, het toezicht of de handhaving van de overtreden regels in nauw verband staat met uw functie bij de gemeente. Dat kan bijvoorbeeld zo zijn omdat u op de betreffende afdeling werkt, maar ook andere argumenten kunnen tot die conclusie leiden. Indien dat zo is, zal eerder worden aangenomen dat de overtreding voor u ook een kennelijke overtreding is. Indien u van mening bent dat het belang van een goede omgang in uw directe privé omgeving onevenredig wordt geschaad indien u de overtreding meldt, treedt u in overleg met uw eigen afdelingshoofd.

Het kan niet zo zijn dat medewerkers van de gemeente enkel op basis daarvan voorrang krijgen bij het aanvragen van een vergunning. Het is niet integer om die voorrang te verlenen, maar het is ook niet integer om er om te vragen. Het wordt wel als normaal ervaren dat een collega die een bouwaanvraag heeft ingediend, goed wordt geïnformeerd over de procedure, zoals dat ook met andere aanvragers gebeurt. Dat die andere aanvragers niet de gelegenheid hebben in de dagelijkse omgang actueel de stand van zaken te horen, doet daar niet aan af.

In het model gedragscode staat dat een goed ambtenaar zich houdt aan de wettelijke voorschriften. Geldt dit voor alle wettelijke voorschriften? Het kan niet zo zijn dat u bij elke overtreding van een wettelijk voorschrift, behalve een boete ook een disciplinaire maatregel krijgt. Indien u echter met een busje van de gemeente op gevaarlijke wijze en veel te hard door het centrum van Nuenen rijdt, gedraagt u zich niet als goed ambtenaar omdat u mede het aanzien van de gemeente schaadt en moet u niet alleen zelf de bekeuring betalen, maar kan ook een disciplinaire maatregel worden overwogen. Doet u dat als privé-persoon in eigen tijd, dan zal dit minder snel aangenomen kunnen worden. Er zal dus altijd worden gekeken naar de concrete situatie.

Uiteraard kunt u ook als burger, tevens gemeenteambtenaar, in uw eigen gemeente profiteren van kortingen die door middenstanders worden aangeboden aan iedere andere burger, maar het gaat te ver als u een korting of een extra korting krijgt omdat een middenstander weet dat u gemeenteambtenaar bent en u mogelijk in de toekomst nog nodig heeft in verband met de functie die u bij de gemeente hebt.

2. Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie

Het vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie waarborgt de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de overheid. De samenleving moet erop kunnen vertrouwen dat een ambtenaar de privacy van burgers respecteert. Ook uw privacy als ambtenaar dient door de organisatie gerespecteerd te worden. Daarom gebruikt de overheid informatie alleen voor het doel waarvoor deze verkregen is. De Ambtenarenwet verplicht de ambtenaar om geheimhouding te bewaren over bepaalde zaken die hij in zijn functie komt te weten (artikel 125a derde lid). De rechtspositie verbiedt oneigenlijk gebruik van kennis die ambtenaren in hun functie hebben opgedaan (artikel 15:1:3 CAR-UWO). Een voorbeeld daarvan is het doorgeven van informatie over een gemeentelijk budget voor een bouwproject, zodat aanbieders daar in een offerte rekening mee kunnen houden. Bij indiensttreding kan men verplicht worden een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Bij de discussie over het vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie is door afdeling Publiekszaken opgemerkt dat de inrichting van het gebouw (balies van Publiekszaken en wachtruimte bij de receptie in een open situatie), impliceert dat bij overleg van medewerkers onderling en bij overleg van medewerkers met mensen van buiten, op de gang en bij de receptie niet te vermijden is dat klanten meeluisteren en soms dus ook gevoelige informatie krijgen. Dit is besproken met de afdeling Ontwikkeling & Handhaving. Het probleem werd daar onderkend en afgesproken is dat we beter zullen letten op het risico dat we op die manier gevoelige informatie geven aan personen voor wie deze informatie niet is bedoeld. Bij de plannen voor de verbouwing van het gemeentehuis zal hiermee waar mogelijk rekening worden gehouden.

Als de gemeente het voornemen heeft een skate-ramp te plaatsen in een plantsoen in uw straat, kunt u wel bezwaar maken en mee demonstreren omdat dit uw eigen fundamentele rechten betreft, zoals de vrijheid van meningsuiting. U kunt het als ambtenaar niet maken informatie te verstrekken over de achtergronden van het besluit, die niet door de gemeente actief openbaar zijn gemaakt, aan uw buurtgenoten als u over die informatie kunt beschikken omdat u weliswaar bij de gemeente werkt, maar geen behandelend ambtenaar bent.

Wat betreft het verstrekken van informatie, is zorgvuldigheid geboden. Geef geen informatie waarvoor u zelf geen verantwoordelijkheid hebt. In het gemeentehuis is veel informatie beschikbaar, maar dat wil niet zeggen dat iedere medewerker ook alles met die informatie kan en mag doen. Geen informatie verstrekken over onroerendzaakbelasting als een bekende aan u vraagt na te gaan of zijn buurman wel betaalt. Geen mededelingen doen aan de pers over de leeftijd van de burgemeester. Daarvoor is het cluster Communicatie. Het is informatie die u gemakkelijk kunt opzoeken en uit een oogpunt van klantgerichtheid bent u wellicht geneigd dat ook te doen. Vraag u echter af waarom de pers u belt met die vraag en niet het cluster Communicatie. U kunt met de portefeuillehouder en het cluster Communicatie afspreken dat u technische informatie over uw werk, met de pers doorspreekt, maar pas op dat u geen beleidsinformatie verstrekt waarmee u de portefeuillehouder kunt verrassen. Stem dus vooraf goed af met de portefeuillehouder en het cluster Communicatie als u vragen krijgt over beleidsinformatie. Contacten met de pers gaan in principe altijd via het cluster Communicatie.

3. Nevenfuncties en andere privé-activiteiten

Een ambtenaar dient het algemeen belang en werkt onpartijdig. Dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook de schijn van vermenging wordt vermeden. Raakvlakken tussen functionele taken en privé-activiteiten van ambtenaren kunnen leiden tot botsing of verstrengeling van belangen. Daardoor kan een onafhankelijke beoordeling in gevaar komen of kan de schijn daarvan ontstaan. Dergelijke nevenactiviteiten kunnen verboden worden (artikel 15:1:6 CAR-UWO).

Ambtenaren zijn verplicht om nevenactiviteiten die een raakvlak met hun werk (kunnen) hebben te melden. De meldingen worden door de gemeente geregistreerd. Een voorbeeld is het in de vrije tijd voeren van acties tegen een nieuwe rijksweg, terwijl men als planoloog bij de plannen tot aanleg betrokken is. De begrippen nevenfunctie, nevenwerkzaamheid, nevenactiviteit en privé-activiteit zijn hier op één lijn gesteld. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen betaalde en onbetaalde activiteiten. Veel vormen van vrijetijdsbesteding beïnvloeden het werk bij de gemeente overigens niet. Bijvoorbeeld bestuurlijke activiteiten binnen een politieke partij of een bestuursfunctie bij een sportvereniging of in het culturele leven. Als er geen enkele relatie bestaat met de functie, hoeft de activiteit niet gemeld te worden.

Het moet mogelijk zijn als voorzitter van een vereniging subsidie aan te vragen bij de gemeente, maar indien nader overleg nodig is tussen de vereniging en de gemeente, bijvoorbeeld omdat de subsidie geweigerd dreigt te worden, kun u niet als voorzitter namens de vereniging het gesprek voeren met de vertegenwoordigers van de gemeente. De schijn van belangenverstrengeling dient immers te worden voorkomen. Een medewerker van de gemeente die tevens voorzitter is van een vereniging dient zich bewust te zijn van het feit dat die twee functies elkaar kunnen raken. Dit betekent niet dat de medewerker geen bestuursfuncties kan aanvaarden of meer in het algemeen niet kan deelnemen aan het maatschappelijke verkeer. Het betekent wel dat hij bij een (dreigend) conflict tussen de vereniging en de gemeente, enige afstand houdt en niet deelneemt aan gesprekken over dat onderwerp. Slechts indien een vereniging een voortdurend en langdurig conflict heeft met de gemeente, kan dit ook betekenen dat de medewerker zijn bestuursfunctie moet neerleggen, zeker als het gaat om een conflict dat direct te maken heeft met het werk dat hij doet als medewerker van de gemeente.

Afdelingshoofden inventariseren welke bestaande situaties (1 januari 2010) afwijken van wat in deze gedragscode hierover is opgenomen. Van medewerkers in zo’n bestaande situatie mag worden gevraagd dat zij zo veel mogelijk rekening houden met de inhoud van de gedragscode maar van hen wordt niet verlangd de bestaande situatie te beëindigen.

Een ambtenaar heeft de vrijheid om te kiezen welke activiteiten hij buiten zijn werk wil verrichten. Daarmee heeft hij dus ook de verantwoordelijkheid om af te wegen of deze activiteit te combineren is met zijn functie bij de gemeente. Dat is niet altijd eenvoudig te beoordelen. Belangenverstrengeling kan zich op allerlei manieren voordoen. Bij de beoordeling van de risico’s van nevenwerkzaamheden kunnen enkele vragen behulpzaam zijn.

• •

  Is er verwevenheid met het functionele beleidsterrein? 

• •

  Bestaat er een risico dat ambtelijke informatie wordt gebruikt?

• •

  Kunnen er persoonlijke confrontaties in de functie plaatsvinden?

• •

  Hoe is de reputatie van de organisatie, het bedrijf of de branche?

• •

  Hoe zal de buitenwereld tegen de combinatie van functies aankijken?

• •

  Wat is de tijdbelasting van de nevenwerkzaamheden?

Men moet erop bedacht zijn dat belangen elkaar in de loop van de tijd kunnen gaan raken door verandering in omstandigheden, bijvoorbeeld in de functie, in de relatie tussen gemeente en privé-activiteit of door gemeentelijke herindeling. Sommige privé-activiteiten hoeven geen relatie te hebben met de inhoud van uw werk, maar zitten toch in de gevarenzone. Zo kan een bijbaan in de avonduren en weekeinden zo veel van een ambtenaar vergen dat zijn normale werk er door in het gedrang komt. Maar ook maatschappelijke afkeurenswaardige activiteiten van ambtenaren kunnen schade toebrengen aan ‘het aanzien van het ambt’. Nevenactiviteiten met (mogelijk) schadelijke gevolgen voor de gemeente kunnen verboden worden. Na melding van de activiteit toetst de organisatie of er voor de gemeente risico’s kunnen kleven aan de privé-activiteiten. In sommige gevallen zullen risico’s ondervangen kunnen worden door afspraken tussen ambtenaar en leidinggevende. Zo’n afspraak kan zijn dat in de functie geen werkzaamheden verricht worden in relatie tot de organisatie of het bedrijf waar men privé bij betrokken is. Is dat niet mogelijk, dan is ook denkbaar dat men een geheel andere functie binnen de gemeente gaat uitoefenen. Een afspraak kan ook zijn dat alleen in de weekenden als muzikant opgetreden wordt. Of dat de werkzaamheden als zelfstandige alleen in andere regio’s uitgeoefend worden. Als de risico’s niet te beperken of te ondervangen zijn, dan zal de gemeente de nevenwerkzaamheden (kunnen) verbieden. Het belang van de gemeente gaat niet altijd boven het privé-belang van een ambtenaar. De uitoefening van bepaalde grondrechten heeft voorrang op het belang van de werkgever. Een voorbeeld daarvan is het als burger bezwaar maken tegen een OZB-aanslag door een ambtenaar van de afdeling Belastingen. Zijn werkinhoud mag er niet toe leiden dat hij zijn recht op bezwaar en beroep tegen overheidsbeslissingen niet kan uitoefenen. Wel zal hij op kantoor werk en privé gescheiden moeten houden en kan hij dus niet belast worden met de behandeling van zijn eigen bezwaarschrift.

Nevenactiviteiten kunnen positieve gevolgen hebben voor de functie-uitoefening. Het schrijven van artikelen in een vakblad kan gunstig zijn voor de professionele uitstraling van de gemeente en voor de kennisverdieping van de ambtenaar. Wel moeten er afspraken worden gemaakt over de vraag of op eigen titel dan wel als gemeenteambtenaar wordt gepubliceerd, over de inhoud van de artikelen in relatie tot het politieke beleid, in wiens tijd het werk verricht wordt en of een eventuele beloning behouden mag worden. Een ambtenaar mag niet als zelfstandige ingehuurd worden door de gemeente waarbij hij in dienst is. De CAR-UWO (artikel 15:1:8) verbiedt de ambtenaar direct of indirect werk aan te nemen of diensten/goederen te leveren ten behoeve van de gemeente. Het is dus niet toegestaan om voor een deel van de week als ambtenaar werkzaam te zijn en voor een ander deel in het kader van een eigen bedrijf werkzaamheden uit te voeren voor de gemeente.

Voor politieke nevenfuncties, zoals wethouder of raadslid, gelden aparte regels. Men kan bijvoorbeeld niet tegelijkertijd ambtenaar en bestuurder zijn in dezelfde gemeente. Ook geldt er een aparte regeling voor verlof of non-activiteit. Vakbondsactiviteiten nemen een bijzondere plaats in. Er geldt een verlofregeling ten behoeve van vakbondsactiviteiten tijdens werktijd (artikel 6:4:2 CAR-UWO). De Ambtenarenwet (artikel 125 lid 2) bepaalt dat in de rechtspositie geregeld moet worden dat ambtenaren in risicovolle functies verplicht worden hun financiële belangen te melden. Deze meldplicht is nog niet vastgelegd in de sectorale rechtspositieregelingen zoals ARAR en CAR-UWO. Vooruitlopend hierop is het raadzaam dat medewerkers vrijwillig openheid geven over relevante financiële belangen.

4. Toelichting geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen

Een ambtenaar handelt onafhankelijk en onpartijdig. Burgers en organisaties worden op gelijke wijze bejegend. Een ambtenaar geeft geen voorkeursbehandelingen en vermijdt ook de schijn daarvan. Het Wetboek van Strafrecht (artikelen 362 en 363) stelt het aannemen van giften, beloften of diensten door een ambtenaar strafbaar als deze hem zijn gegeven met de bedoeling in zijn werk iets te doen of na te laten. De CAR-UWO verbiedt het aannemen van steekpenningen. De CAR-UWO verbiedt ook het verzoeken om en aannemen van geschenken of beloften zonder toestemming van het college (artikel 15:1:4).

Voor alle geschenken en voordelen geldt: bedenk wat de achterliggende bedoeling van de gever kan zijn. De bedoeling van de gever kan blijken uit de aard van het geschenk. Er is een verschil tussen een bedrijfskalender en een persoonlijk cadeautje, zoals een zeldzame postzegel die nog aan de collectie van een ambtenaar ontbreekt. Een duur cadeau (meer dan € 50) mag in geen geval geaccepteerd worden. Ook het tijdstip waarop een geschenk wordt aangeboden is van belang. Een jaarlijkse attentie met de kerst is een gebruikelijk gebaar in zakelijke relaties. Een cadeaubon voor de technische ondersteuning van een medewerker bij een congres kan beschouwd worden als gebaar van dank dat geen verplichtingen voor de toekomst schept.

Dat ligt anders als een medewerker een blijk van waardering ontvangt terwijl het werk nog niet beëindigd is. Dan zal een geschenk bedoeld kunnen zijn om hem te ‘paaien’ of op zijn minst die indruk wekken. Daarom mag in een onderhandelingsfase of voorafgaand aan andere handelingen die beslissend zijn voor de gever, geen geschenk geaccepteerd worden. De omstandigheid dat een geschenk in het openbaar wordt aangeboden of juist zonder dat anderen het zien, werpt ook een licht op de bedoeling van de gever. Geschenken die bij het huisadres worden aangeboden wekken de schijn van beïnvloeding en mogen niet aanvaard worden. Door het melden van aanbiedingen en geschenken krijgt de organisatie zicht op de aard van relaties met derden en de handelwijze van het personeel. Zinvolle vragen zijn bijvoorbeeld of het geschenk een incidenteel geval is of dat de betrokken ambtenaar vaker iets ontvangt van dezelfde relatie. En of ook andere ambtenaren van dezelfde relatie regelmatig iets aangeboden krijgen en accepteren.

Inzicht in het gedrag geeft het management de mogelijkheid om bij te sturen indien dat nodig is. Zo kan een relatie die een waardevol geschenk heeft aangeboden op de hoogte worden gebracht van het gemeentelijke beleid, bijvoorbeeld door de gedragscode bekend te maken.

Geschenken die een ambtenaar van derden krijgt in verband met zijn functie zijn eigendom van de gemeente. Binnen de gemeente kan ervoor gekozen worden om ontvangen geschenken met alle collega’s te delen, te verloten, in het gemeentehuis te plaatsen of een andere bestemming te geven.

Wat in de model gedragscode staat opgenomen over het aannemen van geschenken, wordt onderschreven. Op dit punt hebben enkelen stringentere normen en waarden. Dit moet mogelijk zijn, echter wel met respect voor de afspraken voor de gezamenlijke normen en afspraken. Het kan niet zo zijn dat iemand zijn eigen strengere normen en waarden projecteert op anderen die handelen binnen de normen en waarden van de organisatie.

U neemt geen geschenken aan als u met de gever nog in een proces zit van bijvoorbeeld de behandeling van een aanvraag. Geschenken die u krijgt uit hoofde van uw functie, zijn vaak bedoeld om u te beïnvloeden voor de toekomst en niet om u te bedanken voor het verleden. Alleen als een project met succes en in goede samenwerking geheel is afgerond, kan het passend zijn een geschenk te accepteren, maar dit dient dan wel transparant te zijn en bescheiden in omvang, passend bij de omvang van het project, maar niet duurder dan € 50. Dit geldt dus ook voor een diner. Een overdadig diner in een duur restaurant met ‘aanvullende attracties’ is te veel van het goede en weigert u dus. Op het moment dat u het idee hebt dat u door een geschenk niet meer onafhankelijk, dat wil zeggen zonder beïnvloeding van buitenaf, kunt werken moet u het geschenk weigeren,. Ook als het geschenk wordt aangeboden na een afgerond project, maar een volgend project tot de mogelijkheden behoort. Tijdens een project kan een eenvoudige maar voedzame werklunch met een aannemer in een normale omgeving (eetcafé of wegrestaurant) gewoon zijn zonder dat daar een sfeer van oneigenlijke beïnvloeding om heen hangt, maar als dit vaker gebeurt, is het normaal dat niet alleen de aannemer betaalt, maar dat u om en om betaalt. Als u dat niet doet, kunt u immers in een afhankelijke positie terecht komen.

5. Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners

De aanwezigheid van medewerkers bij bijeenkomsten en evenementen zal doorgaans een directe functionele betekenis hebben voor de gemeente: het profileren van een gemeenteonderdeel, het delen van ervaringen, het opdoen van kennis, de mogelijkheid waardevolle contacten te leggen of te onderhouden. Ontbreekt die betekenis, dan wordt de uitnodiging afgeslagen.

Als een ambtenaar wordt uitgenodigd om bijvoorbeeld een spreekbeurt te houden op een symposium zullen er, net als bij nevenactiviteiten, afspraken moeten worden gemaakt over de vraag of dat namens de gemeente dan wel op persoonlijke titel gebeurt en of het tijdens dan wel buiten werktijd plaatsvindt. Voor een lezing op persoonlijke titel onder werktijd moet verlof gevraagd worden. Voor een lezing namens de gemeente mag de ambtenaar geen geldelijke beloning aanvaarden.

Uitnodigingen voor ontspannende activiteiten kunnen tegelijkertijd functioneel zijn. Een etentje ter afsluiting van een goed verlopen project bestendigt de relatie tussen partijen. Tijdens het onderhandelingsproces kan een gezamenlijke lunch of diner met een relatie zinvol zijn. Dit dient de ambtenaar samen met de leidinggevende te beoordelen. Er kunnen tegelijkertijd risico’s aan vastzitten. Een overdadig diner met attracties op kosten van een derde kan een sfeer van verplichtingen scheppen. Een uitnodiging moet daarom kritisch bekeken worden. Een ambtenaar moet vermijden dat hij meer dan eens door een zakelijke relatie op een lunch getrakteerd wordt maar zelf niet op kosten van de gemeente iets aanbiedt. Het past bij zakelijk verkeer dat bij meerdere werklunches om en om wordt betaald.

6. Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen

Alle zaken binnen het gemeentehuis worden bekostigd met gemeenschapsgeld. Ze zijn dus bestemd voor gemeentelijke doeleinden. Dat geldt van internetaansluiting tot suikerzakje. In de CAR-UWO (artikel 15:1:3) is bepaald dat een ambtenaar zonder toestemming privé geen gebruik mag maken van interne diensten en eigendommen van de gemeente.

Wat betreft het voorzichtig omgaan met vertrouwelijke gegevens wordt gesproken over de toegankelijkheid van de computer als deze steeds wordt afgesloten. Vooral bij langdurige afwezigheid (ziekte, vakantie en dergelijke) kan ontoegankelijkheid van gegevens leiden tot ongewenst oponthoud in de afdoening van werk. In verband daarmee is op afdelingen afgesproken dat de wachtwoorden van de computers van de medewerkers worden doorgegeven aan het afdelingshoofd of de afdelingssecretaresse zodat de computer altijd toegankelijk blijft voor directe collega's.

Wat dat betreft is overigens ook het "protocol Post- en Informatiebeheer gemeente Nuenen c.a." van toepassing waarin is opgenomen dat de medewerkers in ieder geval hun directe leidinggevende autoriseren om hun persoonlijke postbus te mogen inzien. Daarmee wordt overigens niet ook automatisch toestemming gegeven om uw privé mails die in uw mailbos van het werk zitten, te lezen. U aanvaardt echter wel het risico dat bij onduidelijkheid over de vraag of een mail zakelijk of privé verkeer betreft, niet de juiste conclusie wordt getrokken.

Het is terecht dat van de gemeentelijke apparatuur (zoals het kopieerapparaat) slechts beperkt gebruik wordt gemaakt voor privé-doeleinden en dat u niet kunt kopiëren in verband met de administratie of het clubblaadje van een vereniging. Ook een groter aantal kopieën voor een ideële stichting kan niet. Bij twijfelgevallen overlegt u met uw afdelingshoofd. U zorgt dat privé gebruik transparant is. De vraag is echter hoe zich dit verhoudt tot de verenigingen die van oudsher al gebruik maken van het kopieerapparaat van de gemeente. Het gaat daarbij niet om alle verenigingen, maar om enkele verenigingen. Het wordt niet als juist ervaren dat sommige verenigingen wel, maar andere verenigingen niet kosteloos gebruik kunnen maken van het gemeentelijke kopieerapparaat. Die situatie moet beëindigd worden.

De toestemming om gemeentelijke eigendommen voor privé gebruik te lenen, wordt slechts bij uitzondering gegeven. Dit kan geen regel zijn. Indien toestemming wordt gegeven gebeurt dit na overleg en met instemming van de beheerder van de materialen. Bij het verlenen van de toestemming worden afspraken gemaakt over de veiligheid en de aansprakelijkheid. Gezien de grote terughoudendheid die betracht moet worden, is het vaststellen van een regeling weinig zinvol.

Op de regel dat geen ongefrankeerde privé post via de postkamer wordt verzonden wordt geen uitzondering gemaakt voor declaratieformulieren voor het IZA. Waar het in het verleden nog gebruikelijk was dat dit vanwege de gemeente gebeurde, is dat nu niet meer zo gebruikelijk. Door aanpassingen in het zorgsysteem, zijn veel medewerkers van de gemeente niet meer aangesloten bij IZA, maar bij andere verzekeraars. Daarmee is ook evident geworden dat er nog nauwelijks een rol is voor de gemeente bij de ziektekostenverzekering. Het gaat bij het verzenden van IZA-post gewoon om privé post dat niet door de gemeente gefaciliteerd wordt.

Indien afgesproken zou gaan worden dat medewerkers in een voorkomend geval de diensttelefoon ook als privé telefoon kunnen gebruiken, is van beperkt privé gebruik geen sprake meer en zullen de kosten van het privé gebruik aan de gemeente terugbetaald moeten worden. Daartoe dient in dat geval een regeling te worden vastgesteld die voor iedere medewerker in die situatie hetzelfde luidt. Op dit moment bestaat er nog geen regeling over het gebruik van de diensttelefoon als privé telefoon.

U neemt voor thuisgebruik geen melkcups of suikerzakjes mee naar huis, ook niet als u deze thuis niet zo vaak nodig hebt en het dus niet regelmatig gebeurt.

De vraag of ziekenbezoek of kraamvisite bij een collega of het bezoeken van een begrafenis waarbij een collega betrokken is wel of niet tijdens werktijd kan, is sterk afhankeljik van de omstandigheden. In ieder geval is toestemming van het afdelingshoofd nodig omdat het om werktijd gaat. Bij het verlenen van toestemming kan van belang zijn wat de directe relatie is met de collega, of u namens de afdeling een collega bezoekt, welk verband er bestaat tussen uw collega en degene die begraven wordt, maar ook tot welke emoties dit leidt bij u als medewerker van de gemeente.

Het afdelingshoofd bespreekt deze en andere relevante factoren met de medewerker. Van een afdelingshoofd mag worden verwacht dat hij dit soort omstandigheden op de juiste waarde kan wegen in de concrete situatie zoals die aan de orde is. Het afdelingshoofd doet er verstandig aan niet alleen met de medewerker hierover te spreken maar ook achteraf in evaluerende zin met de andere afdelingshoofden zodat sprake kan zijn van afstemming.

Als u tijdens werktijd naar de mening van uw leidinggevende teveel tijd besteedt aan niet direct werkgerelateerde bezigheden zoals koffie drinken, de krant lezen, roken, en het onderhouden van sociale contacten op het werk, is het aan de leidinggevende om u daar op aan te spreken. Het is belangrijk dat u op uw werk ook sociale contacten hebt, maar u moet het niet overdrijven.

Door onder meer advocatenkantoren worden gratis seminars verzorgd met een afsluitend drankje en hapje. De vraag is aan de orde geweest of dit wel kan. Zeker als de seminars een bijdrage leveren aan de verhoging van het kennisniveau van de medewerker, en dus méér zijn dan een leuk uitje, is dit toegestaan. Ook hierbij echter weer een kanttekening: Iemand die advies moet geven over de keuze van een huisadvocaat, doet er verstandig aan dit soort seminars van de gegadigden te mijden als de keuze nog niet is gemaakt. Het gratis seminar met omlijsting kan dan immers worden gebruikt om die keuze te beïnvloeden.

Indien in een buurgemeente een besluit wordt genomen dat u niet aanstaat, gaat u niet met gebruikmaking van gemeentelijke voorzieningen (prikbord, intranet en dergelijke) handtekeningen verzamelen op het gemeentehuis ter ondersteuning van een protest dat u tegen dat besluit wilt laten horen.

7. Belangen van familieleden, vrienden en ex-collega's

De CAR-UWO kent geen bepaling die een ex-ambtenaar verbiedt om tegen beloning werkzaamheden voor de gemeente te verrichten. De Gemeentewet (en de modelcode voor bestuurders) kent wel een dergelijk verbod voor oud-bestuurders. In gemeentelijke gunning - en aanbestedingsregels kunnen voorschriften zijn opgenomen over de positie van voormalige personeelsleden.

Het is toegestaan dat u een familielid of bekende informeert over de wijze waarop het bij de gemeente werkt als bijvoorbeeld een bouwaanvraag binnenkomt en de procedure die gevolgd gaat worden. Als dat familielid of die bekende echter tijdens de behandeling van de aanvraag, een conflict krijgt met de gemeente kunt u niet als belangenbehartiger optreden als dat uw eigen gemeente betreft. In een buurgemeente kan dat wel.

Het inhuren van een ex-collega heeft voor de gemeente praktische voordelen, maar ook nadelen. Voormalige ambtenaren kunnen oneigenlijk gebruikmaken van hun kennis en contacten die ze hebben opgedaan in hun ambtelijke functie. Soms worden bij uitdiensttreding van een collega die voor zichzelf begint afspraken gemaakt over toekomstige opdrachten. Deze praktijken zijn concurrentievervalsend en kunnen de geloofwaardigheid en integriteit van de overheid aantasten.

8. Reageren op niet-integere zaken

Voor de integriteit van een organisatie is het belangrijk dat medewerkers zich vrij voelen om misstanden intern aan te kaarten. Het begrip ‘misstand’ is breed: het kan gaan om fraude, diefstal van kantoormeubilair, het bevoordelen van vrienden bij het verlenen van een vergunning, het achterhouden van relevante informatie door een wethouder, het door een manager onderhands regelen van vacaturevervulling etc. Er mag in principe niet ‘gelekt’ worden naar de pers. Vermoedens van misstanden in de organisatie zijn interne aangelegenheden waarmee vertrouwelijk omgegaan moet worden. In dit verband is verder het bestaan van een gemeentelijke vertrouwenspersoon van belang, alsmede de Klokkenluiderregeling en eventuele overige richtlijnen voor het omgaan met integriteitaantastingen.

Er zijn echter omstandigheden denkbaar dat het naar buiten brengen van vertrouwelijke informatie door een ambtenaar terecht is, bijvoorbeeld als de organisatie niet adequaat reageert bij een acuut gevaar voor de volksgezondheid. Het Wetboek van Strafvordering (artikel 162) verplicht een ambtenaar aangifte te doen als hij kennis heeft van een ambtsmisdrijf. Het is niet de bedoeling dat de ambtenaar zelfstandig aangifte doet, maar dat hij contact opneemt met de leidinggevende. De organisatie is dan verantwoordelijk voor de contacten met politie en justitie.

Als een collega voortdurend rommelt met de klok, spreekt u eerst die collega aan. Mocht dat niet leiden tot aangepast gedrag, dan moet u overwegen het eigen afdelingshoofd daarover te informeren. Het afdelingshoofd kan overleg hebben met u over de motieven die er toe hebben geleid dat u het afdelingshoofd niet hebt ingelicht over het rommelen met de klok.

9. De manager draagt het integriteitbeleid uit

Iedere medewerker is verantwoordelijk voor zijn individuele gedrag. De leidinggevende heeft daarnaast een verantwoordelijkheid voor de omgeving waarin de medewerkers hun werk doen. Een omgeving waarin grote openheid heerst, werkt remmend op ‘gesjoemel’ en ander ongewenst gedrag. De leidinggevende bevordert de bewustwording van de medewerkers en ondersteunt hen in het omgaan met gevoelige en risicovolle situaties. De leidinggevende maakt ongewenst gedrag van een medewerker bespreekbaar, corrigeert en treft zonodig strafmaatregelen.

Het is van belang dat door leidinggevenden regelmatig in het werkoverleg aandacht wordt besteed aan het thema van integriteit, zeker als een concrete situatie daar aanleiding voor geeft.

Zoals in de inleiding beschreven is, zit de uitdaging van deze nota integriteitbeleid in de wijze waarop de nota in de organisatie wordt geïmplementeerd. Het is van belang om integer handelen in het dagelijkse optreden een onderwerp te laten zijn waardoor afwijkend gedrag bespreekbaar is en medewerkers het aandurven zich te laten corrigeren op potentieel afwijkend gedrag. Communicatie over integriteit is belangrijk, ook omdat daar een preventieve werking van uitgaat.

Na bespreking van de nota integriteit door het managementteam en het advies van de Ondernemingsraad, wordt de nota voorgelegd ter vaststelling aan het College. Vervolgens is het van groot belang dat het onderwerp integriteit levend blijft binnen de organisatie. Op de volgende wijze zal daar vorm aan worden gegeven:

• •

  Op intranet en in afdelingsoverleggen aandacht geven aan de follow up van de 11 bespreekpunten die kwamen uit de gesprekken met afdelingen zoals deze in een afzonderlijk voorstel aan het Managementteam zijn voorgelegd. Daarnaast is het van belang in afdelingsoverleggen positieve en negatieve praktijkvoorbeelden van integer handelen gezamenlijk te bespreken. Tenslotte verdienen ook de andere toevoegingen aan de modelgedragscode van de VNG aandacht, zoals deze vet in de gedragscode zijn aangegeven en kenmerkend kunnen worden beschouwd voor medewerkers van de gemeente Nuenen; op die wijze wordt ook verantwoording afgelegd over de wijze waarop met de verschillende onderwerpen, die in het overleg met de afdelingen zijn besproken, is omgegaan.

• •

  Binnen de vernieuwde gesprekscyclus aandacht schenken door het afdelingshoofd samen met de medewerkers aan het onderwerp integriteit in samenhang met de vastgestelde kernwaarden van de gemeente Nuenen c.a. Mochten hieruit specifieke scholingswensen naar voren komen dan is een afdelingshoofd verantwoordelijk om deze wens mee te nemen bij de verdeling van het afdelingsopleidingsbudget.

• •

  Op het moment dat er binnen de gemeente Nuenen c.a. integriteitskwesties voor komen zal via een op te stellen communicatieladder de casus anoniem gecommuniceerd worden binnen de organisatie. De verantwoordelijkheid voor deze communicatie ligt bij het cluster P&O in samenspraak met de algemeen directeur.

• •

  Jaarlijks schriftelijk verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over het gevoerde integriteitbeleid inclusief de naleving van de gedragscode en meldingen over integriteitschendingen.

• •

  In afstemming met de Ondernemingsraad, uitwerken van de rol en vorm van een vertrouwenspersoon. Het voorstel is om een interne contactpersoon integriteit aan te stellen die als expert binnen de organisatie vragen over en interpretatie van het integriteitbeleid van de gemeente behandeld. Daarnaast vervult deze persoon een klankbordrol naar medewerkers op het gebied van integriteit.

  Het voorstel omvat tevens het verkennen van de mogelijkheden om een pool van externe vertrouwenspersonen met regiogemeenten op te starten. Deze externe vertrouwenspersoon kan onafhankelijk opereren waardoor objectiviteit in bepaalde gevallen bevorderd wordt. De rol van deze persoon is enerzijds gericht als klankbord naar een medewerker die een integriteitvraagstuk heeft en daarnaast dient de persoon als een meldpuntfunctie waar de medewerker die (vermoedens) van integriteitschendingen binnen de eigen organisatie heeft, zich kan melden. Het gaat dus om taken als informeren, luisteren, adviseren, begeleiden en registreren, monitoren en rapporteren.

  De voorgestelde aanpak is mede ingegeven door de uitkomst van het  Medewerkerstevredenheidsonderzoek uit 2009 waaruit naar voren is gekomen dat de huidige vertrouwenspersoon weinig bekendheid heeft bij medewerkers in de organisatie.

  Bij het selecteren van deze persoon is het van belang rekening te houden met de volgende factoren:

  - De vaardigheden; communicatief vaardig, toegankelijk, sociaal, oprecht en gezaghebbend.

  - Hij/zij moet het vertrouwen van medewerkers ontvangen en daarnaast ook op goede voet met het management staan. Iemand met de nodige ervaring die daardoor een netwerk heeft binnen de organisatie.

  - Hij/zij heeft kennis van individuele en groepsprocessen die spelen bij ongewenste omgangsvormen en ander niet-integer gedrag.

Het doel van bovengenoemde acties is om integriteitbewustzijn te bevorderen en integriteitbesef en -definitie eenduidig te houden voor alle medewerkers binnen de organisatie en daarmee te voorkomen dat tegen medewerkers die zich een eigen visie op integriteit vormen die afwijkend is van de organisatie, corrigerend moet worden opgetreden.

Het managementteam dient op basis van hun relaties met medewerkers en collega’s hun eigen preventieve maatregelen te nemen in overeenstemming met het nieuwe integriteitbeleid. Het aanspreken van de persoon is daarbij van belang, maar ook het geven van het goede voorbeeld. Het bespreekbaar maken van het onderwerp integriteit tijdens afdelingsoverleggen is de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd.

De Car-Uwo is al eerder in deze nota genoemd. Zie hoofdstuk 2.

Artikel 15:1:1 van de Car-Uwo gaat over Verplichtingen:

“De ambtenaar is gehouden zijn betrekking nauwgezet en ijverig te vervullen en zich ook overigens te gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt”. In de daarop volgende artikelen van de Car-Uwo zijn meer bepalingen opgenomen waar medewerkers van de gemeente Nuenen c.a. zich aan hebben te houden. Na vaststelling en publicatie van deze nota met gedragscode is nader invulling gegeven aan deze artikelen en weet iedereen wat in Nuenen wordt verstaan onder goed ambtenaarschap.

Overtreding van de gedragscode levert plichtsverzuim op. Zie ook artikel 16:1:1 van de Car-Uwo. Dit artikel is ook opgenomen in hoofdstuk 2. Indien ondanks alle preventieve maatregelen toch ten aanzien van een medewerker corrigerend dient te worden opgetreden, dient dit ook duidelijk en herkenbaar te gebeuren. Met de medewerker dient voorafgaand aan het besluit om te komen tot een corrigerende maatregel een gesprek plaats te vinden waarin hem duidelijk te verstaan wordt gegeven hoe onze organisatie denkt over integer handelen. Hij moet de gelegenheid hebben om zijn ideeën over integer handelen uiteen te zetten. Op die manier wordt helder waardoor het verschil van inzicht wordt veroorzaakt. Dit gesprek en de wijze waarop de medewerker daarin aangeeft of en hoe de medewerker zich beter denkt te kunnen aanpassen aan de normen en waarden van de organisatie, zijn mede bepalend voor de aard van de corrigerende maatregel. Helder dient te zijn dat een corrigerende maatregel noodzakelijk is indien sprake is van niet integer handelen. Op die manier draagt de correctie bij aan de nadere invulling van het begrip ‘integriteit’ in de organisatie. Daartoe is het eveneens van belang dat corrigerende maatregelen kenbaar zijn voor de organisatie.

Uit een oogpunt van privacy zal de communicatie van de maatregelen geanonimiseerd gebeuren, tenzij het noemen van man en paard een bijdrage levert aan de uitvoering van het integriteitbeleid. Dat kan het geval zijn als de schending van de integriteit door een medewerker of een groep medewerkers een zo openbaar karakter heeft dat dit uitnodigt tot een eveneens openbare correctie omdat anders de indruk gewekt zou kunnen worden dat het gedrag wel getolereerd wordt in onze organisatie.

Indien sprake is van een integriteitschending zal ook actief worden nagegaan of dit strafrechtelijk relevant is. Daarbij is artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering relevant. Daarin is het volgende bepaald: “Openbare colleges en ambtenaren die in de uitoefening van hun bediening kennis krijgen van een misdrijf met de opsporing waarvan zij niet zijn belast, zijn verplicht daarvan onverwijld aangifte te doen, met afgifte van de tot de zaak betrekkelijke stukken, aan de officier van justitie of aan een van zijn hulpofficieren”. Vervolgens worden de situaties aangeven waarbij deze verplichting van toepassing is.

Nogmaals: alle inspanningen dienen er op gericht te zijn om duidelijk te maken wat wij in onze organisatie wel als integer handelen beschouwen. De mate waarin wij daarin gezamenlijk in slagen, ieder vanuit eigen verantwoordelijkheid, is mede bepalend voor het aantal malen dat corrigerend moet worden opgetreden.

De ‘Registratie integriteitschendingen openbaar bestuur en politie’ is beschikbaar voor alle ministeries, gemeenten, provincies, waterschappen en politiekorpsen. Dit landelijk model bestaat uit een handreiking en een eenvoudig modelformulier. De handreiking en het modelformulier zijn te downloaden op www.integriteitoverheid.nl/monitoren/uniforme_registratie

Al enige jaren is er op gewezen dat overheidsorganisaties hun afhandeling van meldingen van (vermoedelijke) integriteitschendingen onvoldoende registreren. Bovendien kan een goede registratie informatie opleveren over mogelijk zwakke plekken in de organisatie en in het gevoerde integriteitbeleid. Vergelijkbaarheid van de gegevens met die van andere organisaties heeft daarbij een belangrijke meerwaarde. Het formulier bevat enkele vragen over de betrokkene (de – vermoedelijke – pleger van de schending), de melder, het type schending, en de afhandeling van de zaak. Het modelformulier beslaat slechts één A4. Het is simpel, overzichtelijk en snel in te vullen. Juist ook voor kleine organisaties met weinig schendingen is dit erg bruikbaar. In een bestuursakkoord is afgesproken dat gemeenten in 2011 integriteitschendingen zullen melden.

In 2010 zullen de mogelijkheden worden nagegaan van aansluiting van de gemeente Nuenen bij Meldpunt M. voor het anoniem melden van integriteitschendingen. Een integere overheid is minstens zo belangrijk als veiligheid. Integriteit is de kern van legitimiteit. Openlijk melden van schendingen en het zelfreinigende vermogen van organisaties blijven uitgangspunten van de aanpak. Hoewel er al veel gebeurt op het terrein van integriteit zijn er indicaties dat niet alles aan het licht komt. In dat kader past een laagdrempelige meldmogelijkheid als laatste redmiddel.

Bij meldpunt M. kunnen burgers en ambtenaren, die om wat voor reden dan ook huiverig zijn om gebruik te maken van bestaande meldmogelijkheden, een (vermoedelijke) integriteitschending melden. Anonimiteit is gewaarborgd. Er is geen reden meer om niet te melden. Een belangrijk aspect van de werkzaamheden van M. is de selectie van meldingen. Deze selectie dient ertoe te leiden dat alleen behandelbare meldingen overblijven. Een melding is behandelbaar als het gaat om een serieuze integriteitschending, gepleegd door een overheidsfunctionaris, met voldoende concrete gegevens, valideerbaar en afkomstig van iemand die een valide reden heeft om het anoniem te melden. De medewerkers van M. zijn speciaal opgeleid om tot een juiste selectie te kunnen komen. Zo zullen zij nagaan of er een valide reden is om de schending anoniem te melden en zal met het stellen van vragen de melding zo concreet mogelijk worden gemaakt. Behandelbare meldingen van serieuze integriteitschendingen worden overgedragen aan betrokken organisaties. Meldingen van strafbare feiten worden overgedragen aan de politie, Rijksrecherche of andere opsporingsdienst.

Met het aanbieden van deze nota wordt aan het college van burgemeester en wethouders voorgesteld de volgende besluiten te nemen:

1. In te stemmen met de Nota Integriteit Nuenen c.a. 2010

2. Vast te stellen dat daarmee de notitie bestuurlijke en ambtelijke integriteit zoals deze op 13 januari 1998 door het college van burgemeester en wethouders is vastgesteld en zoals deze op 29 juni 2000 is onderschreven door de gemeenteraad, ook voor de medewerkers van de gemeente Nuenen c.a. is vervallen; voor bestuurders was deze al vervallen op 18 december 2002.

3. Vast te stellen de in hoofdstuk 3 van de Nota Integriteit Nuenen c.a. 2010 opgenomen gedragscode voor medewerkers van de gemeente Nuenen c.a.

4. De beleidsmedewerker P&O van de afdeling Bedrijfsvoering, cluster P&O, op dit moment Marjolein Rijntjes, aan te wijzen als coördinator integriteit gemeente Nuenen c.a. en haar daarbij de volgende opdrachten te geven:

• a.

  dossierverantwoordelijk voor het dossier integriteit in het algemeen.

• b.

  de Nota Integriteit Nuenen c.a. 2010 publiceren in overeenstemming met het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en daarbij in het bijzonder aandacht besteden aan de gedragscode voor medewerkers van de gemeente Nuenen c.a.

• c.

  nieuwe medewerkers van de gemeente Nuenen c.a. wijzen op het integriteitbeleid van de gemeente Nuenen c.a.

• d.

  waar nodig en/of gewenst, nieuwe conceptregelingen van de gemeente Nuenen c.a. toetsen met het oog op integriteit.

• e.

  implementeren van nieuwe wetgeving waarbij integriteit een rol speelt.

• f.

  desgevraagd of ongevraagd ondersteuning bieden aan de afdelingshoofden bij het invulling geven aan hun individueel gerichte en/of groepsgerichte verantwoordelijkheden in het kader van integriteit.

• g.

  bevorderen dat het integriteitbeleid een vast onderdeel uitmaakt van het personeelsbeleid in ieder geval door integriteit in de gesprekscyclus en het werkoverleg aan de orde te stellen en bevorderen dat scholing en vorming op het gebied van integriteit wordt aangeboden.

• h.

  voorstellen doen op welke wijze jaarlijks verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde integriteitbeleid en over de naleving van de gedragscode aan de gemeenteraad.

• i.

  het opzetten van een registratiesysteem voor meldingen van integriteitschendingen in overeenstemming met het landelijk modelformulier

• j.

  in de loop van 2010 nagaan of en hoe per 1 januari 2011 kan worden aangesloten bij Meldpunt M.

• k.

  een regeling voorbereiden voor de betaling van de privé kosten indien een diensttelefoon tevens wordt gebruikt als privé telefoon

• l.

  voorstellen doen tot aanpassing van bestaande regelingen die moeten worden aangepast aan de Nota Integriteit Nuenen c.a.

• m.

  in afstemming met de Ondernemingsraad komen met een voorstel om de rol en vorm van de vertrouwenspersoon verder vorm te geven en vervolgens dit voorstel implementeren.

• n.

  het opstellen van een zogenoemde communicatieladder cq stappenplan om actuele praktijkvoorbeelden binnen de organisatie te communiceren.

5. Het instemmen met de genoemde activiteiten in hoofdstuk 4 (Communicatie) om ervoor te zorgen dat integriteit een levend onderwerp blijft.