Instructie raadsgriffier Nuenen 2020

Paragraaf 1 Begripsomschrijving

Artikel 1

In deze instructie wordt verstaan onder:

- Griffier: de griffier als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet.

- Presidium: het presidium zoals bedoeld in het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Nuenen.

- Seniorenconvent: het seniorenconvent zoals bedoeld in het Reglement van orde van de gemeenteraad van Nuenen.

- Werkgeverscommissie: de werkgeverscommissie zoals bedoeld in de Verordening werkgeverscommissie griffie Nuenen 2020.

Paragraaf 2 Benoeming en vervanging

Artikel 2

• 1.

  De griffier wordt benoemd, geschorst en ontslagen door de raad.

• 2.

  De werkgeverscommissie doet voor de benoeming van de griffier een aanbeveling.

• 3.

  Tot het doen van een aanbeveling wordt niet overgegaan dan nadat de medewerker(s) van de griffie bij de selectie zijn betrokken.

Artikel 3

Bij afwezigheid of ontstentenis van de griffier wordt hij in al zijn taken vervangen door een, op voordracht van de griffier, in samenspraak met de werkgeverscommissie, door de raad aangewezen ambtenaar, aan te duiden als plaatsvervangend griffier.

Paragraaf 3 Taken en bevoegdheden

Artikel 4

De griffier vormt de verbinding tussen de raad(sleden), de secretaris en diens gemeentelijke organisatie, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester.

Artikel 5

De griffier is belast met de leiding van de griffie.

Artikel 6

De griffier heeft de volgende taken:

• -

  Hij staat de raad en de door de raad ingestelde commissies en andere gremia bij de uitoefening van hun taak terzijde;

• -

  Hij ondersteunt de voorzitter van de raad en de voorzitters van raadscommissies bij de uitoefening van hun taken;

• -

  Hij medeondertekent de van de raad uitgaande stukken;

• -

  Hij is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium c.q. het seniorenconvent en draagt zorg voor een goede ondersteuning van deze gremia.

• -

  Hij is aanwezig bij de vergaderingen van de raad en draagt zorg voor een goede voorbereiding, ondersteuning, verslaglegging en archivering van de vergaderingen van de raad.

• -

  Hij kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede voorbereiding, ondersteuning, verslaglegging en archivering van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 7

De bijstand van de raad(sleden) omvat o.m.:

• -

  De zorg voor een doelmatige ondersteuning bij de uitoefening van hun taak;

• -

  Het gevraagd en ongevraagd verstrekken van informatie of advies aan de raad(sleden) en de door de raad ingestelde gremia of commissies in alle zaken die de taken van de raad betreffen;

• -

  Het verlenen van technische bijstand aan de leden van de raad bij in het regelement van orde voorziene initiatieven van leden van de raad;

• -

  Het bemiddelen bij verzoeken om ambtelijke bijstand van de raad of individuele raadsleden.

Artikel 8 Ambtelijke bijstand

• 1.

  De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de raadsleden desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hiervoor zijn gesteld in de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.

• 2.

  Voor het voldoen aan verzoeken om technische informatie door de raads- en burgercommissieleden, kunnen zij zich rechtstreeks wenden tot de betreffende ambtenaar dan wel de griffie(r). De spelregels hieromtrent zijn opgeschreven in de memo Contacten tussen raadsleden en medewerkers (2018.22130: als bijlage bijgevoegd).

Paragraaf 4 Slotbepalingen

Artikel 9

In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie van de raad.

Artikel 10

Deze instructie treedt in werking op de dag dat zij is vastgesteld.

Artikel 11

Deze instructie kan worden aangehaald als Instructie raadsgriffier 2020.

Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 23 april 2020.

DE RAAD VOORNOEMD,

de voorzitter, M.J. Houben MBA

de griffier, M.C.P. Laurenssen Msc

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

Dit artikel behoefte geen nadere toelichting

Artikel 2

De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffie(r), zoals die door de raad aan haar zijn gedelegeerd. Ook het voordragen van kandidaten voor benoeming tot griffier behoort tot deze taken. De werkgeverscommissie treedt bij een vacature op als sollicitatiecommissie.

Artikel 3

Als de griffier is verhinderd wordt hij vervangen door een door de gemeenteraad benoemde plaatsvervangende griffier.

Artikel 4

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de gemeenteraad. De griffier is vanuit deze verantwoordelijkheid het aanspreekpunt voor alle partijen uit de gemeentelijke organisatie, zowel bestuurlijk als ambtelijk.

Artikel 5

De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffie(r), zoals die door de raad aan haar zijn gedelegeerd. De werkgeverscommissie kan de aan haar overgedragen bevoegdheden ten aanzien van het griffiepersoneel mandateren aan de griffier. Dit is per mandaatbesluit vastgelegd.

Artikel 6

De opsomming is niet limitatief.

Als de gemeenteraad een enquêtecommissie instelt dan kan de griffier de ambtelijke ondersteuning invullen. Een voorbeeld van een andere commissie waar de griffier ambtelijke ondersteuning aan verleend is de commissie op de accountantscontrole.

De burgemeester wordt in zijn functie als voorzitter van de raad in de breedste zin van het woord bijgestaan door de griffier. Dit geldt ook voor de voorzitters van de raadscommissies.

Ook is de griffier aanwezig in het presidium c.q. het seniorenconvent en bereidt hij deze vergadering voor en verzorgt de nazorg zoals verslaglegging, inclusief uitzetten en afronden van eventuele actiepunten komende uit de vergaderingen.

Artikel 7

De opsomming is niet limitatief en zijn een afgeleide van de hoofdverantwoordelijkheid van de griffier, namelijk de ondersteuning van de gemeenteraad.

Artikel 8

Uitgangspunt is dat verzoeken om ambtelijke ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend.

De griffier heeft een spilfunctie in het goed later verlopen van de informatievoorziening aan en de beantwoording van vragen van raads- en (burger)commissieleden. Voor technische vragen kunnen zij zich direct wenden tot de ambtelijke organisatie. Om dit in goede banen leiden is hiervoor een leidraad opgesteld zodat de onderlinge verwachtingen helder zijn.

Artikel 9, 10 & 11

Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting