Gedragscode OVER-gemeenten

INLEIDING

Medewerkers werkzaam binnen de (gemeentelijke)overheid dienen het algemeen belang. Zij zijn er vooralle burgers. De burger wendt zich voor veel zaken totde gemeente, waarbij de gemeente vaak in eenmonopoliepositie verkeert. Dat stelt hoge eisen aan dekwaliteit van het openbaar bestuur en aan demedewerkers die daarin functioneren.

Integriteit isdaarvan een wezenlijk onderdeel. Wanneer deintegriteit van ambtenaren ter discussie staat, wordthet vertrouwen in en de legitimiteit van het openbaarbestuur aangetast.

Integriteit is in de eerste plaats een kwestie vanmentaliteit en bewustwording. Het moet‘tussen de oren zitten’. Medewerkers moeten zich erpermanent van bewust zijn dat zij voor degemeenschap werken en verantwoordelijk zijn voor debesteding van gemeenschapsgeld. Bewustwording eneen juiste mentaliteit alleen is echter niet voldoende.

Er is een systeem nodig met heldere regels, afsprakenen controlemechanismen waaraan ambtenarenhouvast hebben en waarmee het gedrag van hen voorelkaar en voor anderen (intern en extern)controleerbaar wordt. Deze gedragcode is eenbelangrijk onderdeel van dit systeem en vormt eentoetsingskader voor de met elkaar afgesproken regelsen afspraken.

De medewerkers die aangesteld zijn binnen OVER -gemeentenwerken in opdracht en ter ondersteuningvan de gemeenten Wormerland en Oostzaan. Zijhebben in de uitoefening van hun functie eenprofessionele c.q. loyale houding en werkwijze naar detwee besturen.

1.HET KADER

De code omvat een aantal kernbegrippen,uitgangspunten, waarden en normen die voor allemedewerkers werkzaam binnen OVER-gemeenten

gelden. De code geldt ook voor alle medewerkers of zenu in vaste of tijdelijke dienst zijn van de gemeenteals wel personen die worden ingehuurd om (project)werkzaamheden te verrichten als ook stagiaires en

vrijwilligers. De code geeft weer wat binnen degemeenten wenselijk is, geeft richting aan. De code isdus een hulpmiddel c.q. toetsingskader, het is als hetware de trapleuning waar je je aan kunt vasthoudenals de trap glad is of dreigt te worden.

De medewerker of ‘externe kracht’ die geconfronteerdwordt met een integriteitdilemma moet zelf een keuzeen/of afweging maken, rekening houdende methetgeen in de code wordt aangegeven. Bij twijfel of

moeilijke dilemma’s worden anderen, binnen debestuurlijke of ambtelijke organisatie, geraadpleegd.

Op iedere medewerker binnen OVER-gemeenten rustde verantwoordelijkheid om er zelf op toe te zien datzij handelen en zich gedragen zoals in dezegedragscode wordt aangegeven. Ook wordt verwachtdat men elkaar aanspreekt als gedragingen ofhandelingen niet stroken met de inhoud van degedragscode.

2.KERNWAARDEN GEDRAGSCODE

Onderstaande kernwaarden brengen tot uitdrukkingwaar de medewerkers van OVER-gemeenten voorstaan, volgens welke uitgangspunten men werkt,

beslissingen neemt etc. Ze zijn een kader voor hetmoreel handelen. Als de integriteitregels, waaronderde gedragscode, onvoldoende houvast bieden kanworden teruggevallen op deze kernwaarden.

Dienstbaarheid

Het handelen van een medewerker is gericht op hetbelang van de gemeente en de organisaties en deburgers die daar onderdeel van uit maken. Waarbij hetalgemeen belang boven het individueel belang wordt

gesteld. De medewerkers van OVER-gemeentenwerken in opdracht en ter ondersteuning van degemeenten Wormerland en Oostzaan. Zij hebben in deuitoefening van hun functie een professionele c.q.loyale houding en werkwijze naar de twee besturen.

Het bestuur acht het bekend bij de medewerkers datde verantwoordelijkheid voor het ambtelijk handelenook bij het bestuur ligt en dat het bestuur zelfverantwoordelijk is voor het eigen handelen.

Functionaliteit

Het handelen van een medewerker heeft eenherkenbaar verband met de functie die zij vervullen.

Onpartijdigheid, betrokkenheid en geloofwaardigheid

Het handelen en het gedrag van een medewerkerwordt gekenmerkt door onpartijdigheid engeloofwaardigheid. De omvang van de gemeenten

brengt met zich mee dat medewerkers nauwbetrokken (kunnen) zijn bij burgers en organisaties.

Zij zijn zich bewust van deze nauwe betrokkenheid enzorgen voor een goed evenwicht tussenpartijdigheid, betrokkenheid en geloofwaardigheid.

Openheid

Het handelen van een medewerker is open entransparant, zodat optimale verantwoording mogelijkis over het handelen en de beweegredenen daarbij.

Betrouwbaarheid

Op een medewerker moet men kunnen rekenen. Zijhouden zich aan afspraken. Kennis en informatiewaarover zij beschikken vanuit hun functie wordtaangewend voor het doel waarvoor die zijn gegeven.

Vertrouwelijkheid

Kennis en informatie waarover een medewerker vanuitzijn/haar functie beschikt wordt door hen op eenmanier aangewend dat daarbij de belangen van degemeente of van derden niet worden geschaad.

Zorgvuldigheid

Het handelen van een medewerker is zodanig datorganisaties en burgers op gelijke wijze en metrespect worden behandeld en dat belangen van

partijen op goede wijze worden afgewogen.

3.GEDRAGSCODE

Openheid

Belangrijkste vuistregel voor integriteit is openheid.Niet alleen het bespreken van voorvallen en dilemma’shoort daarbij maar ook het elkaar aanspreken als hetgedrag of een handeling vragen oproept. Bespreken

van dilemma’s kan bijvoorbeeld met een directecollega, je leidinggevende, de directie. Maar ook in deverschillende overlegvormen zoals het werkoverleg.

Wanneer je te maken krijgt met eenintegriteitprobleem waarbij het lastig is om er met iemand uit je directe omgeving over te praten, dan is

voor de ambtelijke organisatie de eerste aangewezenpersoon de direct leidinggevende. Als het dilemmadeze personen zelf betreft dan kan als regelaangehouden worden dat diens leidinggevende als

vertrouwenspersoon aangesproken kan worden.

Daarnaast is er apart een onafhankelijkevertrouwenspersoon benoemd voor de interneorganisatie. Dat is de regisseur kwaliteitszorg. Zij kan

worden aangesproken als interne vertrouwenspersoon.

De verzuimmanager van de arbodienst kan als externvertrouwenspersoon worden benaderd.

Informatie

Vanuit je functie neem je kennis van een grotehoeveelheid informatie waarop niet altijd het stempel‘vertrouwelijk’ staat, maar waar je wel vertrouwelijkmee moet omgaan. De basisregel is simpel, maar de

praktijk blijkt vaak moeilijk: wat vertrouwelijk moetblijven, houd je geheim. Als je tijdens je werk temaken hebt met vertrouwelijke informatie, houd je datvoor je. Daarbij maakt het niet uit of je mondeling of

via schrijven op de hoogte bent gebracht. Gevoeligestukken en dossiers dienen daarom in gesloten kastenen/of laden of digitaal beschermd te wordenopgeborgen. Het spreekt voor zich dat oneigenlijkgebruik van kennis en informatie niet is toegestaan.

Dit geldt ook voor het achterhouden van informatie,tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het nietgeven van informatie ook mogelijk is op grond van deWet openbaarheid van bestuur. Persoonsgegevens(intern en extern) worden zorgvuldig gebruikt,beschermd en gewaarborgd.

Publiceren op internet

Veel mensen houden op internet een blog bij. Of zijnaangesloten bij social media. Je moet dan denken aanbijv. facebook, linkedin en twitter. Indien eenmedewerker via een dergelijk medium uitlatingen doetover OVER-gemeenten en/of collega’s, verwachten wijdat er rekening wordt gehouden met vertrouwelijkeinformatie en met onze eerder in deze notitie

genoemde kernwaarden inzake integriteit.

Imago

Vrijwel iedere medewerker die werkzaam is bij eengemeente ervaart dat er anders naar hem of haarwordt gekeken dan naar iemand die niet bij de

gemeente werkt. Je functioneren wordt als het wareonder een vergrootglas gelegd. Belangrijk is dat je jerealiseert dat je wordt gezien als iemand ‘van degemeente’. Onze manier van communiceren naarmensen toe is dan ook belangrijk. Denk hierbij nietalleen aan contacten met onze inwoners maar ook aanomliggende gemeenten of belanghebbende instanties.

Wees duidelijk, helder en besef dat afspraak altijdafspraak is. Indien je hier vanwege een dringendereden van afwijkt, geef dit dan tijdig aan en maak inoverleg met de ander een nieuwe afspraak. Het kanzijn dat iemand een vraag bij je neerlegt terwijl eenandere afdeling hier ook actie voor moet nemen. Zorgdan, in overleg met deze afdeling, dat één persoon de

beantwoording coördineert en afhandelt. Eén persoonis het aanspreekpunt naar buiten toe! Een positiefimago van OVER-gemeenten naar buiten is van grootbelang. Een zorgvuldige bejegening van onzemedewerkers naar de klanten van OVER-gemeenten ishierbij een belangrijk aspect.

Geschenken, giften en uitnodigingen

Het in ontvangst nemen of aanbieden vangeschenken, giften en uitnodigingen voor recepties,werkbezoeken e.d, om de plezierige contacten teondersteunen, horen onder bepaalde voorwaarden tothet normale omgangsverkeer. Wanneer is het nu welen niet gepast om iets aan te nemen?

Uitgangspunt is in ieder geval dat geschenken/giftenvan meer dan € 45,= niet worden geaccepteerd, hetaannemen van geld niet is toegestaan en dat elkeschijn van omkoping vermeden dient te worden. Ditbetekent dat geschenken, giften en uitnodigingenongepast zijn zolang er bijvoorbeeld onderhandelingenlopen of er een bezwaar- of beroepsprocedure loopt

met de aanbieder (of ontvanger). Wanneer degemeente grotere geschenken aangeboden krijgt,zoals een waardevol kunstwerk of een geldelijke gift,dan neemt de gemeenteraad een besluit of hij het

geschenk al dan niet aanvaardt. Eén van de zaken diebij die afweging een rol speelt is of het aanvaardenmateriële of immateriële verplichtingen met zichmeebrengt.

Voor alle relatiegeschenken onder de € 45,= dieworden aangeboden geldt naast bovenstaandeuitgangspunten, dat ze worden ingeleverd bij het

Bestuurssecretariaat. Tijdens de kerstreceptie wordende geschenken verloot onder ambtenaren.

Uitnodigingen voor reizen, recepties, verblijven enwerkbezoeken op kosten van derden worden altijdgemeld en besproken met direct leidinggevende en/ofin het werkoverleg. Op die manier oordelen anderenmee of op het aanbod kan worden ingaan. Bij debeoordeling en aanvaardig geldt dat er eenaanwijsbaar gemeentebelang aanwezig is.

Gebruik gemeentelijke eigendommen, faciliteiten

Onder gemeentelijke eigendommen vallen allekantoorartikelen, gereedschappen en materialen vande gemeente. Voor gebruik van gemeentelijkeeigendommen en faciliteiten speelt eigenverantwoordelijkheid, inzicht en normbesef eenbelangrijke rol.

Algemene regel is dat voor privégebruik detoestemming van de leidinggevende is vereist. Hierbijwordt rekening gehouden met persoonlijke veiligheidvan de gebruiker, eventuele gevolgen bijbeschadigingen van de eigendommen en de kostenvan het gebruik.

Met faciliteiten wordt bedoeld het privégebruik van detelefoon, het kopieerapparaat etc. Ook hier speelt deeigen verantwoordelijkheid een grote rol. Uiteraard ishet incidenteel een aantal kopieën maken of een kort

telefoongesprek voeren geen probleem. Bij twijfel,overleg dan met je leidinggevende.

Voor gebruik van internet en e-mail is een apartprotocol opgesteld met regels over wat wel en niet istoegestaan.

Het meenemen van verbruiksgoederen, zoalskantoorartikelen, melk en suiker, is uiteraard nooittoegestaan.

Diefstal en corruptie

Diefstal en corruptie zijn bij de wet verboden. Als je dewet overtreedt, neemt de gemeente de nodigemaatregelen. Regel is dat zowel bij diefstal als bijcorruptie aangifte wordt gedaan bij de politie.

Alcohol en drugsgebruik

Het is bekend dat het gebruik van alcohol en drugsinvloed heeft op je lichaam en daardoor ook op jehandelen. Dit kan vervelende en zelfs gevaarlijkesituaties opleveren. Daarom is het verboden om onder

invloed van alcohol of drugs naar je werk te komen oftijdens je werk alcohol of drugs te gebruiken.

Uitzondering op deze regel zijn recepties. Tijdensrecepties is het toegestaan met mate alcohol tedrinken. Drink je tijdens een receptie te veel dan kun

je hierop aangesproken worden.

Discriminatie en intimidatie

Voor het omgaan met burgers en collega’s geldenwettelijke normen die elke vorm van machtsmisbruikmoeten voorkomen en tegengaan. Discriminatie enintimidatie gelden onverkort als overtreding van de

wet. Daarom zijn deze en andere vormen van machtsmisbruik

in geen enkel geval toegestaan.

Persoonlijke relaties op het werk

We beseffen ons dat (intieme) persoonlijke relatiesmet collega’s kunnen ontstaan. Wevinden het belangrijk dat een persoonlijke relatie de

kwaliteit van ons werk niet negatiefbeïnvloedt. We vinden dat je als medewerkers deplicht hebt om hier open over te zijn en hier melding

van te doen naar je leidinggevende. Dat geldt in iedergeval wanneer er sprake is van een relatie met eenmedewerker van dezelfde afdeling of wanneer sprakeis van een gezagsverhouding. In deze situatie worden

in overleg met betrokkenen concrete afsprakengemaakt met als doel een gezonde werkbare situatiete creëren.

Nevenfuncties

Als medewerker ben je op grond van deAmbtenarenwet en de CAR/UWO, verplicht omnevenfuncties (nevenwerkzaamheden) te melden die

kunnen leiden tot belangenverstrengeling met de functie of kunnen botsen met het organisatiebelang.

Het maakt daarbij niet uit of de nevenfunctie wordtbetaald. Het is ook niet toegestaan om nevenfunctieste verrichten als ze het eigen functioneren of dat vande organisatie belemmeren.

Twijfel je of een nevenfunctie gemeld moet worden?Neem dan het zekere voor het onzekere en meld denevenfunctie.

Nevenfuncties meld je via een ‘meldingsformuliernevenfuncties’. Alle meldingen worden getoetst en naakkoord geregistreerd in het personeelsdossier. Denevenfuncties van de directie (en eventuele andere

topambtenaren) worden daarnaast ook geregistreerdin een openbaar register.

Belangenverstrengeling

Bij belangenverstrengeling gaat het om vermengingvan het gemeente of organisatie belang en hetpersoonlijk belang van de medewerker waardoor eenzuiver en objectief besluit of handeling niet langer isgewaarborgd. Het betreft niet alleen het persoonlijkbelang of voordeel. Het kan ook gaan om bevoordelingvan bijvoorbeeld vrienden, familie, bedrijven ofinstellingen waar de medewerker als privépersoonbanden mee heeft.

Ook de schijn van belangenverstrengeling of ‘vriendjespolitiek’ dient te worden vermeden. Wees jebewust van de ‘pet’ die je op hebt en communiceerhier ook duidelijk over. Bespreek een mogelijke

situatie van belangenverstrengeling altijd met anderenen maak afspraken over de verdere behandeling vanhet dossier, verzoek etc.

Klokkenluiden

Met ‘klokkenluiden’ wordt bedoeld dat je aanbuitenstaanders informatie verschaft over feiten enomstandigheden, met het doel om disfunctioneren ofmisstanden binnen de gemeente aan de orde testellen. Met buitenstaanders bedoelen we iedereen,die geen deel uitmaakt van onze eigen bestuurlijke enambtelijke organisatie.

In de Klokkenluidersregeling staat precies beschrevenwelke stappen je moet doorlopen voordat je overgaattot klokkenluiden.

In het kort komt het er op neer dat je altijd eerst demisstanden (of vermoedens daarvan) intern aan deorde stelt en bespreekt, zie ook het eerste onderdeel‘openheid’. In de regeling staat verder hoe en bij wie

je dat kunt doen. Ook staat beschreven welke actiesmoeten worden ondernomen bij een melding en wiedaarvoor verantwoordelijk is.

Een interne klachtenregeling is inmiddels vastgesteld.

Sancties

Wie één of meer regels uit de gedragscode OVERgemeenten

overtreedt, kan rekenen op een sanctie.

Dat geldt voor elke medewerker van de gemeenten,van hoog tot laag, geen enkele functie uitgezonderd.

Verschillende maatregelen zijn mogelijk: van eerstemondelinge waarschuwing, schriftelijke berisping of(tijdelijke) schorsing tot en met oneervol ontslag. Hoezwaar een sanctie uitvalt, hangt af van de ernst van

de overtreding en de gevolgen ervan voor OVERgemeenten.

Is een medewerker niet eens met een vanbovengenoemde sanctiemaatregelen dan kun je hetvolgende doen. De bezwaarmogelijkheid is afhankelijkvan de zwaarte van de sanctie. Als het om een

mondelinge waarschuwing gaat dan kun je contactopnemen met de vertrouwenspersoon. Gaat het omeen sanctie (besluit) met rechtspositionele gevolgendan kun je een beroep doen op de

zienswijzenprocedure of bezwarenprocedure van deAlgemene Wet Bestuursrecht. Bij twijfel welkebezwaarmogelijkheid je moet kiezen kun je altijd devertrouwenspersoon hierover raadplegen.

Aandacht integriteit

De gedragscode maakt onderdeel uit van het totaleintegriteitbeleid. Onderstaande punten richten zichalleen op de gedragscode maar dragen ook bij aan deaandacht voor het totale integriteitbeleid.

Leidinggevenden hebben hierin eenvoorbeeldfunctie. De leidinggevenden behorenmedewerkers, indien nodig, aan te spreken omhun gedrag. Maar ook van ambtenaren wordtverwacht dat zij elkaar aanspreken.

Leidinggevenden zorgen ervoor dat het themaintegriteit voldoende aandacht krijgt in hetwerkoverleg binnen de afdeling en/of

taakvelden.

Bij de aanstelling van medewerkers ontvangtmen een exemplaar van de gedragscode.

Integriteit is een onderdeel van de introductievoor medewerkers. De ambtseed wordtgedurende de introductieperiode van demedewerker afgenomen. In de ambtseed wordtverwezen naar de gedragscode.

Voorafgaand aan het afnemen van deambtseed word de medewerker gevraagd demodule Integriteit van de OVER-academie tevolgen. De kaders van integriteit worden hierinbehandeld en vormt de eerste basis voor een

bewustwordingsproces van het themaIntegriteit.

Medewerkers die werkzaamheden verrichten voor de gemeente, maar niet in dienst zijn vande gemeente, ontvangen de gedragscode viade leidinggevende. Tevens wordt aan hengevraagd de integriteitverklaring te tekenen.

4.EVALUATIE

De gedragscode is, zoals het hele integriteitbeleid, aanverandering onderhevig. Van tijd tot tijd zijnaanpassingen noodzakelijk. Daarom zal om de tweejaar worden bezien of de gedragscode moet wordenaangepast. De VNG is hierin voor gemeenten deleidraad.