Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten

Geldend van 29-06-2010 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2010

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten besluit,

gelet op artikel 19 van de Gemeenschappelijke Regeling,

vast te stellen:

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten

Artikel 1 Definities

  • a.

    Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie OVER-gemeenten en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • b.

    Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) OVER-gemeenten, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • 1.

      de financieel-economische positie;

    • 2.

      het financiële beheer;

    • 3.

      de uitvoering van de begroting;

    • 4.

      het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    • 5.

      alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  • c.

    Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

  • d.

    Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van OVER-gemeenten.

  • e.

    Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen, besluiten van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur.

  • f.

    Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  • g.

    Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid worden gerealiseerd.

Titel 1 Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2 Begroting

  • 1. Het Algemeen Bestuur stelt d.m.v. het vaststellen van de begroting een paragraaf-indeling vast.

  • 2. Het Algemeen Bestuur stelt per paragraaf vast:

    • a.

      de te leveren goederen en diensten;

    • b.

      de baten en lasten.

  • 3. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur kunnen worden getoetst.

Artikel 3 Producten

  • 1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de baten en lasten aan de paragrafen.

  • 2. Een paragraaf is een samenstel van activiteiten.

Artikel 4 Kaders begroting

Het Dagelijks Bestuur biedt uiterlijk 1 juli voorafgaand aan het begrotingsjaar de begroting aan het Algemeen Bestuur aan.

Uitvoering

Artikel 5 Uitvoering begroting

  • 1.

    Het Dagelijks Bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

  • 2.

    Het Dagelijks bestuur draagt er ten aanzien van de paragrafen zorg voor dat:

    • a.

      de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de diverse paragrafen;

    • b.

      de budgetten uit de paragrafenraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting;

  • 3.

    Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de paragrafen in de begroting niet worden overschreden en de baten niet worden onderschreden.

Beheersing en interne controle

Artikel 6 Interne controle

  • 1.

    Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Uitvoering hieraan wordt gegeven door middel van een controle- en auditplan. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

  • 2.

    De resultaten van de uitvoering van het controle- en auditplan en de op basis daarvan voorgestelde en ondernomen verbeteracties worden ter kennisneming aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

Rapportage en verantwoording

Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie

  • 1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting over de eerste vier en de eerste acht maanden van het lopende begrotingsjaar.

  • 2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de paragraaf-indeling van de begroting.

  • 3. De rapportages gaan in op afwijkingen in de lasten en baten, de geleverde goederen en diensten.

Artikel 8 Jaarstukken

  • 1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de paragraafrealisatie en naar de paragraafverantwoording.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de paragrafen. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:

    • a.

      wat is bereikt;

    • b.

      welke goederen en diensten zijn geleverd;

    • c.

      wat de kosten zijn;

    • d.

      hoe de resultaten zich verhouden tot in de begroting gestelde doelen.

      3.Het Algemeen Bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de paragrafen of de beleidsdoelen van de paragrafen voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel 2 Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 9 Financiële positie

  • 1. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenraming is opgenomen.

  • 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

  • 3. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 10 Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000,- worden niet afgeschreven.

  • 2. Afschrijving van activa vindt plaats op basis van de lineaire methode cq. annuitaïre methode.

  • 3. De omslagrente voor de rentetoerekening van kapitaallasten wordt bepaald op basis van de te betalen interest over aangetrokken leningen, en eventueel bij begroting vastgestelde rentetoevoegingen aan daarvoor aangewezen onderdelen van het eigen vermogen.

  • 4. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden afgeschreven conform de afschrijvingsrichtlijn.

  • 5. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

  • 6. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves, ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij besluit van het Algemeen Bestuur worden afgeweken. In geval van activering bij besluit van het Algemeen Bestuur wordt het actief afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door het Algemeen Bestuur aan te geven tijdsduur.

Artikel 11 Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor oninbare vorderingen wordt een voorziening gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 12 Reserves en voorzieningen

Het Dagelijks bestuur biedt op verzoek van het Algemeen Bestuur een nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aan. Deze nota behandelt ten aanzien van reserves en voorzieningen de vorming, besteding en de toerekening en verwerking van de rente.

Artikel 13 Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de bijdrage door gemeenten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Het uitgangspunt hierbij is integrale toerekening van kosten.

Artikel 14 Financieringsfunctie

Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a.

    Het aantrekken van voldoende financiële middelen om de paragrafen binnen de begroting uit te kunnen voeren;

  • b.

    Het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie;

  • c.

    Het efficiënt beheer van de geldstromen en de financiële positie;

Artikel 15 Registratie bezittingen, activa en vermogen

  • 1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bedrijfsmiddelen, bezittingen en het vermogen systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de voorraden, de (debiteuren-)vorderingen, de liquide middelen en de de (crediteuren-) schulden jaarlijks worden gecontroleerd.

  • 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen voor verbetering worden ter kennisneming aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

  • 4. Ten behoeve van de vervanging van de activa wordt jaarlijks door het Dagelijks Bestuur bij de begroting een meerjarig vervangingsplan opgesteld en als onderdeel van de begroting ter vaststelling aan het Algemeen Bestuur voorgelegd.

Titel 3 Paragrafen

Artikel 16 Weerstandsvermogen en risicomanagement

Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang aan en maakt een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Daarnaast maakt het Dagelijks Bestuur in de paragraaf weerstandsvermogen de weerstandscapaciteit inzichtelijk en geeft aan in hoeverre schade en verliezen hiermee opgevangen kunnen worden.

Artikel 17 Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

  • a.

    De kasgeldlimiet;

  • b.

    De renterisiconorm;

  • c.

    De liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

  • d.

    De rentevisie;

  • e.

    De rentekosten en –opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 18 Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting wordt ingegaan op actuele en tijdelijke aspecten betreffende de bedrijfsvoering. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarstukken wordt gerapporteerd over de in de begroting opgenomen onderwerpen en nieuwe ontwikkelingen in het achterliggende jaar.

Artikel 19 Verbonden partijen

In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op nieuwe, gewijzigde of beëindigde verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen, de financiële en bestuurlijke inbreng van de veiligheidsregio en relevante actuele ontwikkelingen.

Titel 4 Financiële organisatie en administratie

Artikel 20 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    Het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappleijke regeling;

  • b.

    Het bevorderen van en afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en terzake geldende wet- en regelgeving

Artikel 21 Financiële administratie

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

  • a.

    De inrichting en werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    De vereiste informatie wordt verstrekt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 22 Financiële organisatie

De directie draagt zorg voor:

  • a.

    Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken en organisatieonderdelen;

  • b.

    Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan de beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en beschikbare investeringsruimte;

  • d.

    De regels voor opdrachtverlening;

  • e.

    De regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van eigendommen van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 23 Aanbesteding en inkoop

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt de interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Titel 5 Slotbepalingen

Artikel 24 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2010.

Artikel 25 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 22 juni 2010.
Voorzitter Secretaris
P.C. Tange W. van Twuijver

Bijlage inzake artikel 10 bij de Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten.

Tabel lineaire afschrijvingstermijnen

Omschrijving

Afschrijvingstermijn

0.Gronden en terreinen

0 jaar

1.Bedrijfsgebouwen (permanent)

40 jaar

2.Bedrijfsgebouwen (semi-permanent)

15 jaar

3.Technische installaties in bedrijfsgebouwen

15 jaar

4.Voertuigen/transportmiddelen

5 jaar

5.ICT-apparatuur en kantoorinventaris

5 jaar

Toelichting bij de Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1 Definities

In dit artikel worden enkele algemene begrippen gedefinieerd. In het kader van het financieel beheer wordt gesproken over het uitoefenen van rechten. Het gaat hierbij in het bijzonder om het innen van de algemene inwonerbijdrage van de gemeenten.

Artikel 2 Begroting

In het Besluit begroting en verantwoording (het BBV) zijn voorschriften opgenomen ten aanzien van de inrichting van de begroting. Deze bepalingen zijn tot uitdrukking gebracht in dit artikel.

Artikel 3 Producten

In het kader van het BBV wordt onderscheid gemaakt naar Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur voor wat betreft het financieel instrumentarium. In artikel 2 is bepaald dat voor het Algemeen Bestuur een begroting wordt opgesteld. Voor het Dagelijks Bestuur wordt gewerkt met een paragrafenraming. Ter verduidelijking is in het tweede lid een (algemene) definitie opgenomen van het begrip paragraaf.

Artikel 4 Kaders begroting

In het kader van het BBV wordt de kaderstellende rol van de raad versterkt. In de uitwerking van dit artikel is deze lijn ook voor het Algemeen Bestuur

Artikel 5 Uitvoering begroting

In dit artikel zijn bepalingen opgenomen die moeten waarborgen dat de uitvoering van de begroting conform de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders plaatsvindt. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het Besluit regeling budgetbeheer en begrotingsdiscipline.

Artikel 6 Interne controle

Naast de kaderstellende rol is de controlerende rol van het Algemeen Bestuur met de invoering van het BBV versterkt. Een goede interne controle is een belangrijke basisvoorwaarde voor het waarborgen van de rechtmatigheid.

De inbedding van de interne controle in de bedrijfsvoering wordt verzekerd door te bepalen dat hieraan een controle- en auditplan ten grondslag ligt, waarin de nadere instructies voor de interne controle en de (interne) audits zijn vastgelegd.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie

Een wezenlijk onderdeel van de planning en controlcyclus vormen de tussentijdse rapportages. In de verordening is bepaald dat tweemaal per jaar tussentijds wordt gerapporteerd door de organisatie aan het Dagelijks Bestuur en vervolgens door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur. De eerste rapportage richt zich vooral op de ontwikkelingen die hebben plaatsgevonden in de periode tussen vaststelling van de begroting (medio het voorgaande jaar) en het moment van tussenrapportage. In de tweede rapportage wordt het lopende begrotingsjaar in ogenschouw genomen, waarbij ook vooruitgekeken wordt naar verwachte ontwikkelingen in de nog resterende periode van dat jaar.

De tussenrapportages hebben een herkenbare structuur doordat aansluiting wordt gezocht bij de opzet van de begroting. Inhoudelijk hebben de rapportages het karakter van ‘management by exception’. Dat betekent dat slechts gerapporteerd wordt over afwijkingen ten opzichte van het vastgestelde beleid (in de begroting). Daarnaast worden de tussenrapportages gebruikt als vast moment voor het formaliseren van begrotingswijzigingen.

Eventuele tussentijdse begrotingswijzingen kunnen slechts worden voorgesteld op basis van de tussenrapportage(s).

Artikel 8 Jaarstukken

Ten aanzien van de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) is nadrukkelijk aansluiting gezocht bij het BBV.

Het lopende jaar is in de regel het jaar dat volgt op de jaar, waarover de jaarstukken zijn uitgebracht.

Artikel 9 Financiële positie

In de leden 1 en 2 van dit artikel wordt aangegeven welke elementen als onderdeel van de financiële positie in de begroting inzichtelijk worden gemaakt.

In het derde lid is bepaald dat met de vaststelling van de begroting door het Algemeen Bestuur de voorgestelde investeringen zijn geautoriseerd. Dit betekent dat het Dagelijks Bestuur binnen deze kaders uitvoering kan geven aan de voorgenomen investering en in principe niet tussentijds voor instemming terug hoeft naar het Algemeen Bestuur.

Artikel 10 Waardering en afschrijving vaste activa

Om te voorkomen dat in de verordening een opsomming van alle mogelijke vaste activa wordt opgenomen, wordt verwezen naar een bijlage.

Artikel 11 Voorziening voor oninbare vorderingen

De gestelde termijn is vooralsnog op 3 maanden gesteld.

Artikel 12 Reserves en voorzieningen

In de verordening is vooralsnog in het midden gelaten op welk moment de reserves en voorzieningen ten behoeve van het Algemeen Bestuur inzichtelijk worden gemaakt. De nota zal niet als een separaat stuk worden opgesteld, maar binnen de bestaande planning en controlcyclus een plek krijgen.

Artikel 13 Kostprijsberekening

In dit artikel is opgenomen de wijze waarop kostentoerekening plaats zal vinden.

Artikel 14 Financieringsfunctie

De bepalingen in dit artikel vormen een algemene kapstok voor de financieringsfunctie. Een verdere uitwerking kan plaatsvinden in een Treasurystatuut.

Artikel 15 Registratie bezittingen, activa en vermogen

Naast de registratie van bezittingen e.d. wordt in dit artikel voorgeschreven dat voor de vervanging van de activa gewerkt wordt met meerjarige plannen. Activa die hiervoor in aanmerking komen zijn ICT-apparatuur, meubilair en vervoermiddelen. Na het opstellen van het vervangingsplan vindt ieder jaar in het kader van het opstellen van de begroting een actualisatie plaats.

Artikelen 16 t.e.m. 19 Verplichte paragrafen

In het kader van het BBV zijn een zevental paragrafen verplicht voorgeschreven. De bepalingen in de artikelen 16 tot en met 19 komen overeen met bepalingen in het BBV.

Artikelen 20 en 21 Financiële administratie

Met deze artikelen wordt aansluiting gezocht bij de huidige regelgeving.

Artikel 22 Financiële organisatie en administratie

In het kader van dit artikel zal in de loop van 2010 aan het Dagelijks Bestuur het Besluit regeling budgetbeheer en nota begrotingsdiscipline worden voorgelegd.

Artikel 23 Aanbesteding en inkoop

Hiervoor zal nog een nota inkoopbeleid worden ontwikkeld.