Besluit van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant houdende regels omtrent het Inkoop- en aanbestedingsreglement 2017 OMWB

Om de praktische uitvoerbaarheid van de uitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid te vergroten, hanteert de Omgevingsdienst Midden en West Brabant (OMWB) een inkoop- en aanbestedingsreglement. Hierin zijn de beleidsuitgangspunten vertaald naar concreet toepasbare richtlijnen voor budgethouders bij het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingstrajecten.

Het inkoop- en aanbestedingsreglement heeft als doel mogelijkheden en risico’s in het inkoopproces nader te omschrijven en een kader te scheppen voor de organisatiebrede werkwijze bij het uitvoeren van inkoopactiviteiten. Dit kader wordt ook gehanteerd bij de verdere uitwerking van de inkoopprocedures en standaarddocumenten.

Naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en het inkoop- en aanbestedingsreglement is de verantwoordelijkheid van de afdelingen en de budgethouders. Inkoop ondersteunt de afdelingen bij (en zal steekproefsgewijs toetsen op) naleving hiervan, in samenwerking met Interne Control.

Algemeen

• •

  Dit reglement is opgesteld vanuit het perspectief van de budgethouders en beschrijft de activiteiten die budgethouders moeten uitvoeren gedurende een inkooptraject. Inkoop kan te allen tijde geraadpleegd worden voor advies en ondersteuning;

• •

  Evenals het beleid is dit reglement onderhevig aan wijzigingen in (Europese) wet- en regelgeving. Inkoop evalueert het inkoop- en aanbestedingsreglement periodiek op volledigheid en actualiteit;

• •

  Besluitvorming over voorgestelde wijzigingen vindt plaats door de directeur.

Onderscheid inkopen en aanbesteden

Hoewel inkopen en aanbesteden nauw met elkaar verweven zijn, kan een onderscheid tussen beide begrippen worden gemaakt.

• •

  Onder inkopen wordt verstaan: Het van externe bronnen betrekken van alle goederen en Dienst en die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden. Kortom: alle handelingen van een organisatie die facturen van derden tot gevolg hebben.

• •

  Onder aanbesteden wordt verstaan: het proces dat voorafgaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van Dienst en, leveringen of werken.

Het begrip aanbesteden wordt vaak als iets aparts van inkopen gezien. In werkelijkheid is aanbesteden niets meer of minder dan een vorm van inkopen. Aanbesteden is het proces van inkopen waarbij de opdrachtgever op transparante en objectieve wijze de opdracht verstrekt aan een opdrachtnemer, die voldoet aan bepaalde eisen en die de beste aanbieding heeft gedaan. Andere vormen van inkopen zijn bijvoorbeeld onderhandelen of enkelvoudig onderhands gunnen.

Om de tekst leesbaar te houden wordt in het inkoop- een aanbestedingsproces ook veelvuldig alleen gesproken over ‘inkopen’, ook al wordt daar in sommige gevallen ook ‘aanbesteden’ mee bedoeld. Om dezelfde reden wordt met het begrip leverancier ook dienstverlener of aannemer bedoeld.

Bij dit inkoop- en aanbestedingsreglement wordt uitgegaan van een standaard aanbestedingsproces, waarin alle stappen vanaf het ontstaan van een behoefte door de OMWB wordt beschreven tot en met de implementatie van de opdracht en het archiveren van het aanbestedingsdossier in het documentmananagementsysteem.

3.1 Vaststellen van de inkoopbehoefte

Bij elk inkooptraject moet gerealiseerd worden dat de OMWB volgens de Europese richtlijnen wordt beschouwd als één entiteit. Dit betekent dat de uitgaven van alle homogene leveringen, Dienst en en werken van alle OMWB organisatieonderdelen jaarlijks bij elkaar moeten worden opgeteld, om te kunnen bepalen volgens welke procedure moet worden ingekocht. Inkoop zorgt in samenwerking met de afdeling Financiën voor de informatievoorziening en centrale coördinatie hieromtrent.

De volgende stappen moeten worden doorlopen:

• 1.

  Stel het doel van het inkooptraject vast en inventariseer of er alternatieven zijn en of er elders in de organisatie een soortgelijke inkoopbehoefte is om het doel te bereiken (bijvoorbeeld het beleggen van werkzaamheden binnen de OMWB in plaats van het inkopen ervan).

• 2.

  Maak een raming van de opdrachtwaarde en stel vast of er voldoende budget aanwezig is.

• 3.

  Stel vast of het om een Dienst of levering gaat.

• 4.

  Stel vast of er duurzaamheidcriteria zijn vastgesteld door Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

• 5.

  Ga na of de inkoopbehoefte in aanmerking komt om in regionaal verband in te kopen / aan te besteden, dan wel hier met één of meerdere West-Brabantse gemeenten of een of meer collega Omgevingsdiensten gezamenlijk in op te trekken.

• 6.

  Controleer of de voorgenomen inkoop geen effect heeft op andere zaken en daardoor vervolgkosten met zich meebrengt, door bijvoorbeeld het moeten updaten of aanpassen van systemen.

• 7.

  Controleer in het documentmanagementsysteem of er binnen de OMWB reeds een (raam)contract bestaat en zo ja, of er bij dit contract kan worden aangesloten.

• 8.

  Controleer bij Inkoop wat de totale jaarlijkse uitgaven zijn aan het (sub) pakket. Controleer aan de hand van het inkoop- en aanbestedingsbeleid welke vorm van marktbenadering gekozen moet worden.

• 9.

  Vul bij inkoopopdrachten voor leveringen gelijk of groter dan € 5.000,00 het formulier ‘inkoopmelding’ in via Colleganet, waarin onder meer de bij 1 tot en met 7 verzamelde informatie wordt ingevuld. Bij inkoopopdrachten voor Dienst en moet te allen tijde een formulier ‘inkoopmelding’ worden ingediend. Dit formulier dient aan Inkoop gezonden te worden via inkoop&aanbestedingsvragen@omwb.nl.

√= verplicht 0=optioneel 

3.2 Organiseren van het aanbestedingsproces

Nadat de inkoopbehoefte is vastgesteld, is het belangrijk dat er een projectorganisatie (inkoopteam) wordt opgezet, die zich bezighoudt met de uitvoering van de aanbesteding. Na de inkoopmelding verzorgt Inkoop de intake.

De volgende onderdelen moeten hierin tenminste aan de orde komen:

• 1.

  Zorg dat er een formele opdrachtgever is voor de aanbesteding. Deze opdrachtgever moet uiteindelijk ook bevoegd zijn om namens de OMWB het contract aan te gaan. Het mandaatbesluit/ondermandaat vormt hiervoor de basis.

  Bij een aanbesteding die meerdere afdelingen aangaat is de afdeling met het grootste financiële inkoopaandeel of met de meest productinhoudelijke kennis van het in de markt te zetten pakket Leadbuyernamens de OMWB. Daarmee is dit tevens de contracteigenaar.

• 2.

  Stel een multidisciplinair projectteam samen waarin de voor de aanbesteding relevante disciplines aanwezig zijn. De volgende disciplines dienen in ieder geval aanwezig te zijn (eventueel verenigd in één persoon):

  • a.

    materiedeskundigheid;

  • b.

    procesdeskundigheid (indien van toepassing);

  • c.

    juridische deskundigheid;

  • d.

    marktdeskundigheid;

  • e.

    inkoopdeskundigheid.

• Maak met het projectteam duidelijke afspraken over communicatie naar buiten en vertrouwelijkheid van de informatie.

• 3.

  Stel een gedetailleerde planning op van de aanbesteding, waarin duidelijk de beslis- momenten door de opdrachtgever worden benoemd. In ieder geval de volgende besluitvormingsmomenten moeten worden benoemd:

  • a.

    vaststellen inkoopstrategie,

  • b.

    vaststellen publicatie,

  • c.

    vaststellen selectie- en gunningcriteria,

  • d.

    vaststellen Bestek,

  • e.

    vaststellen gunningvoorstel,

  • f.

    ondertekening van het contract.

• Houd bij de planning rekening met de termijnen van de offerteprocedures.

• 4.

  Stel, afhankelijk van de grootte van de aanbesteding een stuurgroep samen, die het projectteam kan adviseren over bepaalde aspecten in de aanbesteding en ondersteunt bij het vergroten van het draagvlak.

• 5.

  Bij een aanbesteding boven € 30.000,00 moet middels een DT voorstel tevens de Directeurgeïnformeerd worden.

√= verplicht 0=optioneel

3.3 Opstellen Programma van Eisen op hoofdlijnen

Het is noodzakelijk een helder beeld te krijgen van wat er precies moet worden ingekocht. Deze eisen en wensen worden zo duidelijk mogelijk beschreven in het Programma van Eisen. Hierbij gaat het niet alleen om technische en functionele specificaties, maar ook om zaken als logistiek, communicatie, duurzaamheid, sociaal-maatschappelijke aspecten en facturatie. Na een marktverkenning, een eventuele Marktconsultatie en het opstellen van de inkoopstrategie, vindt verdere verfijning van het PvE plaats.

Voor het opstellen van het Programma van Eisen kan, eventueel ondersteund door Inkoop, onder meer gebruik worden gemaakt van diverse bronnen:

• •

  materiedeskundigen binnen de eigen organisatie;

• •

  materiedeskundigen buiten de eigen organisatie;

• •

  andere overheidsorganisaties;

• •

  de markt (zie marktanalyse en Marktconsultatie);

• •

  adviesorganen op het gebied van Duurzaam Inkopen (zoals RVO);

• •

  brancheorganisaties.

De te stellen eisen en/of wensen aan het product of Dienst vormen één van de belangrijkste onderdelen van de aanbesteding. Het is belangrijk dat er eisen worden gesteld waaraan de markt kan voldoen. Een eis is een voorwaarde waaraan het product of Dienst moet voldoen. Wordt hieraan niet voldaan, dan valt het aangeboden product of Dienst af (ook wel een ‘knock-out’-criterium genoemd).

Naast het stellen van eisen is het veelal wenselijk om ook wensen op te nemen. Op deze manier krijgen marktpartijen de gelegenheid om zich te kunnen onderscheiden. Tevens is het hierdoor voor de aanbestedende dienst mogelijk om vernieuwende aspecten uit de markt te halen. Het moet voor Inschrijvers wel duidelijk zijn hoe eventuele invulling van de wensen wordt gewaardeerd in de beoordeling (zie ook ‘3.7. selectie- en gunningcriteria’).

Bij het opstellen van een PvE mag geen gebruik worden gemaakt van verwijzingen naar leveranciers, merken, octrooien of typen of naar een bepaalde oorsprong of herkomst. In verband met de objectiviteit van het te omschrijven product is de OMWB verplicht te verwijzen naar Europese normen, naar Europese technische goedkeuringen of naar gemeenschappelijke technische specificaties of gelijkwaardig.

√= verplicht 0=optioneel

3.4 Marktanalyse

Nadat het Programma van Eisen op hoofdlijnen is opgesteld, is het aan te raden om een marktanalyse te verrichten. Dit is belangrijk om een goede inkoopstrategie te kunnen ontwikkelen.

Onderdeel van deze strategie is de te hanteren aanbestedingsprocedure, rekening houdend met het vigerende beleid daaromtrent.

Inkoop kan ondersteunen bij het uitvoeren van de marktanalyse.

In de marktanalyse komen in ieder geval de volgende aspecten aan de orde:

• 1.

  aansluiting marktaanbod bij inkoopbehoeften;

• 2.

  het aantal potentiële aanbieders en hun marktaandeel;

• 3.

  marktkenmerken;

• 4.

  verwachte marktontwikkeling (zowel technisch als qua aanbieders);

• 5.

  verkennen van mogelijkheden voor duurzaamheid en het realiseren van sociaal- maatschappelijke doelstellingen.

Als je niet weet hoe de markt eruit ziet, is het moeilijk de juiste procedure te kiezen. Het kiezen van de verkeerde procedure brengt, naast juridische, ook financiële risico’s met zich mee en kan tot vertragingen leiden.

Bepalen inkoopstrategie

In de inkoopstrategie wordt uiteengezet welke wijze van marktbenadering wordt gehanteerd en wat de resultaten van deze marktbenadering moeten zijn. Voor complexere trajecten zal dit meer tijd vergen dan voor eenvoudigere trajecten.

Een inkoopstrategie moet echter altijd worden opgesteld. De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat alle stappen in het inkoop- en aanbestedingsproces deugdelijk gemotiveerd moeten worden.

De volgende onderwerpen maken minimaal deel uit van de inkoopstrategie.

• 1.

  Keuze voor de wijze van marktbenadering

  Afhankelijk van de opdrachtwaarde kan conform het vigerende inkoop- en aanbestedings- beleid gekozen worden uit vier vormen van marktbenadering waar bij ‘vaststellen inkoop- behoeften’ reeds een keuze uit is gemaakt. Binnen die vier typen van marktbenadering kan bij een aantal voor verschillende varianten worden gekozen, zoals weergegeven in onder- staande tabel.

• *

  Bij een inkoopopdracht vanaf € 5.000 of hoger dient via Colleganet een inkoopmelding ingediend te worden. Bij een inkoopopdracht voor Dienst en dient altijd een inkoopmelding te worden ingediend. Hiermee wordt Inkoop op de hoogte gebracht en betrokken.

• 2.

  Perceelindeling

  In de inkoopstrategie moet vastgelegd en onderbouwd worden wat de beoogde Perceelindeling is.

  Een Perceel is een afgebakend onderdeel van de opdracht waarop al dan niet afzonderlijk kan worden ingeschreven door Inschrijvers. De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor om voor verdeling in percelen te kiezen om de opdracht toegankelijk te maken voor kleinere leveranciers.

  Indeling in percelen verandert niets aan de te volgen procedure: de som van het inkoop- volume van de percelen gezamenlijk bepaalt de totale opdrachtwaarde en dus ook de te volgen procedure.

  Uitgangspunt is volgens de AW 2012 opdeling in meerdere percelen, dit is geen verplichting. Een aanbesteding in één Perceel dient gemotiveerd te worden.

• 3.

  Aantal te contracteren partijen

  In de inkoopstrategie moet vastgelegd en onderbouwd worden hoeveel partijen gecontracteerd worden. Let op: bij een aanbesteding om te komen tot een raamcontract moet(en) er één partij of drie of meer partijen worden geselecteerd. Twee partijen is bij een raamcontract niet toegestaan.

• 4.

  Contractduur

  In de inkoopstrategie moet zijn vastgelegd en worden onderbouwd wat de contractduur is, met daarbij eventueel de optie(s) tot verlenging. Overwegingen bij het vaststellen van de contractduur zijn bijvoorbeeld:

  • •

    huidige marktsituatie en te verwachten marktontwikkelingen;

  • •

    verwachtingen rondom ontwikkeling van de behoeften van de OMWB;

  • •

    administratieve last bij periodieke heraanbesteding;

  • •

    politieke situatie zoals ambtstermijn etcetera.

Let op: eventuele contractverlenging moet worden meegeteld in het opstellen van de raming. Het gaat om de totale contractwaarde inclusief het gebruik van de optie tot verlenging.

Bij een raamovereenkomst mag de totale contractduur (inclusief opties tot verlenging) maximaal vier jaar bedragen.

√= verplicht O=optioneel

3.5 Marktconsultatie

Een Marktconsultatie is een door de OMWB georganiseerde informatie-uitwisseling met belangstellende partijen over een voorgenomen aanbesteding. Aan de hand van de Marktconsultatie kan de OMWB de haalbaarheid van en de randvoorwaarden aan de aanbesteding vaststellen.

Let op: Inkoop dient bij een Marktconsultatie betrokken te worden. De Marktconsultatie geldt als een voorbereiding op een (Europese) aanbesteding en kent derhalve strikte voorschriften.

Tijdens de Marktconsultatie moeten de grondbeginselen van Europees aanbesteden in acht worden genomen: objectiviteit, transparantie en non-discriminatie en proportionaliteit. Alle informatie die aan partijen beschikbaar wordt gesteld ten behoeve van de Marktconsultatie, moet met de start van de aanbesteding aan alle Geïnteresseerde partijen beschikbaar worden gesteld, zodat alle partijen op hetzelfde moment over dezelfde informatie beschikken.

√= verplicht O=optioneel

3.6 Opstellen definitief Programma van Eisen

Afhankelijk van de aard en de complexiteit van de materie en de inzichten die met de marktanalyse en eventueel de Marktconsultatie zijn verkregen, kan het noodzakelijk en/of wenselijk zijn het Programma van Eisen aan te passen of verder te detailleren, tot een definitieve versie.

Sterk gerelateerd aan het Programma van Eisen is de wijze waarop verdeling van risico’s plaatsvindt tussen de aanbieder(s) en de OMWB. Ook de manier waarop aanbieder(s) met bijvoorbeeld een bonus-/malusregeling worden gestimuleerd tot uitvoering van de opdracht conform het Programma van Eisen, is sterk gerelateerd aan hoe het Programma van Eisen is opgesteld.

Categorieën van risico’s zijn bijvoorbeeld:

• •

  financiële risico’s (bijvoorbeeld: onvoorziene prijsstijgingen in de keten);

• •

  juridische risico’s (bijvoorbeeld: aansprakelijkheid);

• •

  technische risico’s (bijvoorbeeld: ontwikkeltrajecten);

• •

  logistieke risico’s (bijvoorbeeld doorlooptijden/levertermijnen).

Soorten stimulerende maatregelen:

• •

  bonus: bij goede prestaties ontvangt de aanbieder een bonus;

• •

  malus: bij slechte prestaties wordt een boete opgelegd;

• •

  ‘no cure no pay’ of ‘ no cure less pay’;

• •

  gebruik van de optie tot verlenging in contracten bij goede prestaties;

• •

  vrijheid voor leverancier tot vergroting van de omzet onder bepaalde voorwaarden;

• •

  ‘goede pers’: positieve uitingen vanuit de OMWB.

Let op: de manier van risicoverdeling en de mogelijkheid van toepassing van stimulerende maatregelen is sterk afhankelijk van het type levering/dienst. Onderzoek vooraf altijd of de risicoverdeling en/of de stimulerende maatregelen aansluiten bij de mogelijkheden van de markt (zie ook ‘ 3.4. marktanalyse’).

√= verplicht O=optioneel

3.7 Samenstellen selectie en gunningcriteria

Een belangrijk onderdeel van een aanbestedingsprocedure zijn de selectiecriteria. Selectiecriteria zijn bedoeld om vast te stellen of een aanbieder geschikt is om een opdracht uit te voeren. De selectiecriteria en daarbij horende (minimale) eisen dienen bekend gemaakt te worden in de uitvraag.

Selectiecriteria

Bij een aanbesteding met voorselectie zijn de selectiecriteria opgenomen in de Selectieleidraad . Hierbij dienen de selectiecriteria, de daarbij behorende minimale eisen, de wegingsfactoren en de methode waarop scores aan de criteria worden toegekend (waarderingssystematiek), bekendgemaakt te worden in de Selectieleidraad .

Bij een onderhandse aanbesteding dienen de selectiecriteria vooraf getoetst te worden, waarbij niet voldoen leidt tot uitsluiting.

Opgemerkt wordt nog, dat eenmaal aan de markt bekend gemaakte selectiecriteria niet meer mogen worden gewijzigd.

Bij de selectie van aanbieders onderscheidt de OMWB:

• 1.

  selectiecriteria met een wettelijke uitsluitend karakter (uitsluitingsgronden): criteria op grond waarvan een aanbieder op basis van wetgeving dient te worden uitgesloten van deelneming, die verplicht moeten worden opgenomen.

• 2.

  verplichte selectiecriteria met (een) minimum eis(en): eisen waaraan een aanbieder dient te voldoen om voor deelneming aan de aanbesteding van een bepaalde opdracht in aanmerking te komen. Deze criteria worden verplicht opgenomen.

• 3.

  facultatieve selectiecriteria, eventueel met (een) minimum eis(en): criteria op grond waarvan bij een niet-openbare (Europese) aanbestedingsprocedure kan worden gescoord. Uit de Gegadigden voor een bepaalde opdracht die aan de (minimum) eisen voldoen, worden de Gegadigden met de hoogste scores (top 5) geselecteerd, die dan tot de gunningfase worden uitgenodigd.

  Bij een openbare procedure kunnen geen scores worden gegeven, maar dienen de Geïnteresseerden te voldoen aan de eisen op straffe van uitsluiting.

Ad 1 Wettelijk uitsluitend karakter. De OMWB sluit partijen uit:

• •

  die veroordeeld zijn op grond van (diverse artikelen uit) het Wetboek van Stafrecht: deelneming aan een criminele organisatie, fraude, omkoping, heling en witwassen. Partijen dienen aan te tonen dat zij niet zijn veroordeeld middels een eigen verklaring (AW2012 art. 2.84) (zie ook: AW2012 art. 2.86 en verder)

• •

  Om dwingende reden van algemeen belang mag de OMWB hiervan afwijken:

• •

  bijvoorbeeld wanneer de Inschrijver aantoonbaar heeft gemaakt dat de juiste maatregelen zijn genomen om herhaling van strafbare of anderszins onregelmatige gedragingen te voorkomen. (AW2012 art. 2.88).

• •

  die in staat zijn van faillissement, de sociale verzekeringen of belastingen niet hebben betaald, de beroepsmoraliteit hebben geschaad, etc. (AW2012 art. 2.87).

• •

  die, daartoe gevraagd, niet kunnen aantonen in het handelsregister ingeschreven te zijn, maar gezien hun bedrijfsactiviteiten daartoe wel verplicht zijn. (AW2012 art. 2.89).

• •

  die niet in het bezit zijn van een bijzondere vergunning, maar gezien hun bedrijfsactiviteiten daartoe wel verplicht zijn (geldt voor het uitvoeren van bepaalde Dienst en) (AW2012 art. 2.98 lid 2).

• •

  die niet kunnen/willen verklaren alle aangeleverde informatie naar waarheid te hebben verstrekt (AW2012 art. 2.87 lid 1.e).

• •

  die verzuimen aan te geven of (en voor welk deel van de opdracht) zij gebruik maken van onderaanneming (AW2012 art. 2.79).

Ad 2 Verplichte selectiecriteria met (een) minimum eis(en). De OMWB

• •

  sluit partijen uit die niet kunnen aantonen over voldoende financiële en economische draagkracht te beschikken zoals deze in artikel 2.91 van de AW2012 zijn benoemd. In ieder geval wordt opgenomen:

  • -

    stelt dat partijen een bewijs van verzekering dienen te hebben voor bedrijfsaansprakelijkheid; (In het digitaal Aanbestedingsplatform staat: Inschrijver kan een bewijs overleggen dat de onderneming met betrekking tot de wettelijke en contractuele aansprakelijkheid verzekerd is voor een bedrag van € 1.000.000,00 per gebeurtenis per jaar).

  • -

    kan op grond van zwaarwegende argumenten omzeteisen stellen. De hoogte van de omzeteis wordt bepaald door de mate van complexiteit van de opdracht. De omzeteis mag gemiddeld circa 1,5 keer met een maximum van 3 keer de geraamde opdrachtwaarde bedragen. (AW2012 2.90).

  • -

    verlangt een garantstelling indien de Inschrijver zich beroept op de draagkracht van andere natuurlijke personen of rechtspersonen.

• •

  sluit partijen uit die niet kunnen aantonen eerdere opdrachten te hebben verricht die op onderdelen (kerncompetenties) vergelijkbaar zijn. De waarde hiervan mag maximaal 60% van de raming per kerncompetentie betreffen (AW2012 art. 2.93). Per kerncompetentie mag maximaal 1 referentieproject opgevraagd worden.

Ad 3 Facultatieve selectiecriteria. Deze selectiecriteria zijn niet limitatief. De OMWB

• •

  kan partijen uitsluiten die niet kunnen aantonen over voldoende financiële en economische draagkracht te beschikken zoals deze in art. 2.91 van de AW2012 zijn benoemd. De partijen dienen hiervoor een verklaring te overleggen waarin zijn bank aangeeft dat de financiële positie zodanig is dat het niet aannemelijk is dat de onderneming gedurende de contractperiode het risico loopt dat tussentijds de bedrijfsvoering van de onderneming moet worden gestaakt als gevolg van financiële problemen.

• •

  kan partijen uitsluiten die niet kunnen aantonen te beschikken over maatregelen inzake milieubeheer conform de normen inzake milieubeheer die gebaseerd zijn op de desbetreffende Europese of (inter)nationale normen. Marktpartijen kunnen gevraagd worden minimaal een kwaliteitszorgsysteem te hebben, en waar nodig tevens een milieuzorgsysteem (AW2012 art. 2.97).

• •

  kan de volgende criteria stellen ter beoordeling van de technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid (AW2012 art. 2.93);

  • -

    Sub c; tot de aanbieder behorende technici of technische organen, in het bijzonder kwaliteitscontrole;

  • -

    Sub d; beschrijving van de technische uitrusting (minimale eis), maatregelen voor kwaliteitsborging (minimale eis) mogelijkheden ten aanzien van ontwerpen en onderzoek;

  • -

    Sub e; Controle op productiecapaciteit of technische capaciteit;

  • -

    Sub f: diploma’s van kader en uitvoerend personeel;

  • -

    Sub h: opgave van de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting;

  • -

    Sub i: verklaring omtrent de outillage, het materieel en de technische uitrusting van de aanbieder;

  • -

    Sub j: omschrijving van het deel van de opdracht dat de aanbieder in onderaanneming wil geven (te benoemen maximaal percentage);

  • -

    Sub k; monsters, beschrijvingen, foto’s of certificaten waaruit blijkt dat producten voldoen aan bepaalde specificaties of normen;

  • -

    AW2012 art 2.94 lid 1; beroep op bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen.

• •

  kan criteria stellen ter beoordeling van een beroep op de bekwaamheid van deelnemers in een samenwerkingsverband of andere natuurlijke of rechtspersonen (AW2012 art 2.94 lid 2).

• •

  kan criteria stellen ter beoordeling van de geschiktheid van ondernemers aan de hand van met name praktische vaardigheden, technische kennis, ervaring en betrouwbaarheid (geldt voor leveringen waarvoor plaatsings- of installatiewerkzaamheden nodig zijn, of voor opdrachten voor diensten of werken) (AW2012 art. 2.95).

• •

  kan criteria stellen ter beoordeling van het hanteren van kwaliteitsbewakingregelingen en -certificaten bij het kunnen aantonen van bepaalde kwaliteitsnormen (AW2012 art. 2.96).

Gunningcriteria

Indien leveranciers voldoen aan de gestelde selectiecriteria, worden de inschrijvingen beoordeeld op grond van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI: het beoordelen op zowel prijs als kwaliteit) (AW2012 art. 2.114 lid 1). Een aanbestedende dienst kan in afwijking van het gunnen op EMVI gunnen op grond van de laagste prijs. In dat geval motiveert de aanbestedende dienst de toepassing van dat criterium in de aanbestedingsstukken.

Gunning op de economisch meest voordelige Inschrijving is voorgeschreven. Dit vraagt echter wel om nauwkeurigheid en expertise van de inkoper om op de juiste manier, binnen de (juridische) kaders te handelen en de juiste stimulansen bij de Inschrijvers neer te leggen.

De gunningcriteria, de daarbij behorende minimale eisen, de wegingsfactoren en de methode waarop scores aan de criteria worden toegekend (waarderingssystematiek), dienen bekendgemaakt te worden in de uitvraag. Eenmaal aan de markt bekend gemaakte gunningcriteria mogen niet worden gewijzigd. Het geheel van gunningcriteria, wegingen en methoden om scores toe te kennen aan offertes heet de beoordelingssystematiek.

Bij toepassing van het criterium van de economisch meest voordelige inschrijving, moet zo goed mogelijk worden bepaald welke factoren dat criterium inhoud geven. Hierbij is het belangrijk dat deze factoren aansluiten bij de daadwerkelijke uitvoering van de opdracht zodat een leverancier ook gecontroleerd kan worden op naleving van dat wat hij heeft aangeboden in zijn Inschrijving/offerte. Bij die factoren moet gedacht worden aan zaken (maar niet limitatief) als:

Minimale eisen

• •

  akkoordverklaring PvE;

• •

  indien van toepassing: akkoordverklaring concept overeenkomst (nadat de mogelijkheid is geboden om vragen hierover te stellen in de vragenronde. Zie ook ‘ 10. Opstellen concept contract’);

• •

  akkoordverklaring Algemene Inkoopvoorwaarden (of eventueel Incoterms).

Wegingcriteria

• •

  Prijs

• •

  Total Cost of Ownership (TCO)

• •

  Termijn voor levering of uitvoering

• •

  Kwaliteit

• •

  Onderhoud/service/nazorg

• •

  Gebruikskosten

• •

  Esthetische en functionele kenmerken

• •

  Technische bijstand, verbintenissen met betrekking tot reserveonderdelen en gewaarborgde materiaalvoorzieningen

• •

  Duurzaamheidcriteria

• •

  Sociale en maatschappelijke criteria

• •

  Garantiebepalingen

• •

  Uitwerking van Plan van Aanpak en/of verbeterplannen

• •

  Communicatie

Eén en ander is steeds afhankelijk van de te verstrekken opdracht. De criteria mogen in ieder geval geen discriminatoir karakter hebben. Dit betekent dat alle partijen in staat moeten worden gesteld om voor de opdracht in aanmerking te komen.

Beoordelingssystematiek “Gunnen op waarde”

Naast de methode van beoordeling door middel van punten is het mogelijk om de punten te ‘vertalen’ naar fictieve kortingen.

De fictieve korting wordt van de “totaal som” afgetrokken om tot een evaluatieprijs te komen. De Inschrijver met de laagste "fictieve totaalprijs" wordt als beste beoordeeld.

√= verplicht O=optioneel 

3.8 Opstellen van conceptovereenkomst

Een belangrijk onderdeel van een aanbesteding is de overeenkomst, dat na afronding van een aanbesteding wordt gesloten met de winnende aanbieder(s). Aangezien de contractvoorwaarden de kaders scheppen waarbinnen een opdracht moet worden uitgevoerd, is het belangrijk dat deze voorwaarden in de uitvraag kenbaar worden gemaakt, door toevoeging van de conceptovereenkomst.

Indien de aard en complexiteit in termen van onder meer risicoverdeling en leveringsvoorwaarden van de opdracht het toelaat, kan toevoeging van en verwijzing naar de Algemene Inkoopvoorwaarden van de OMWB volstaan. Ook het gebruik van branchevoorwaarden is toegestaan mits deze voorwaarden zijn goedgekeurd door Inkoop.

Het is aan te bevelen om Inschrijvers de mogelijkheid te geven om te reageren op de concept-overeenkomst en/of op de Algemene Inkoopvoorwaarden, bij voorkeur tijdens de periode waarin vragen gesteld kunnen worden over het Bestek. De definitieve conceptovereenkomst en/of de aangepaste Algemene Inkoopvoorwaarden dienen tegelijk met de Nota van Inlichtingen aan Geïnteresseerden bekend te worden gemaakt. De aanpassingen op basis van de gedane suggesties of opmerkingen van de Geïnteresseerden worden duidelijk genoemd. Op die manier wordt voorkomen dat er voorwaarden worden gesteld waar de markt niet aan kan voldoen. De mate waarin een Inschrijver akkoord gaat met het conceptcontract wordt dus nadrukkelijk niet opgenomen als gunningcriterium.

De conceptovereenkomst of eventuele aanpassingen op de Algemene Inkoopvoorwaarden dienen bij twijfel altijd vóór plaatsing van de Aankondiging door Inkoop te worden getoetst. Evenals eventuele aanpassingen naar aanleiding van opmerkingen en suggesties van Geïnteresseerden in de vragenronde.

√= verplicht O=optioneel 

3.9 Opstellen Bestek, beoordelingsprocedure en Aankondiging

Bestek

In de uitvraag moeten in ieder geval de volgende onderwerpen worden opgenomen:

• •

  beschrijving van de opdracht en een (kwalitatieve) indicatie van de omvang;

• •

  beschrijving van de procedure met daarbij een planning;

• •

  wanneer en op welke manier er vragen gesteld kunnen worden;

• •

  uiterste inleverdatum van de inschrijving;

• •

  beschrijving van de selectie- en gunningcriteria;

• •

  weging van de gunningcriteria en de wijze waarop deze beoordeeld worden (beoordelingssystematiek);

• •

  het Programma van Eisen; conceptovereenkomst en/of Algemene Inkoopvoorwaarden.

Bij kleinere inkooptrajecten kan worden volstaan met een uitvraag en de Algemene Inkoopvoorwaarden van de OMWB.

Aanbestedingsprocedure met voorgaande selectie

Indien een aanbestedingsprocedure met voorafgaande selectie wordt gebruikt (dit is het geval bij een Europese niet-openbare procedure, of bij een openbare aanbesteding met voorafgaande selectie) dient eerst een Selectieleidraad opgesteld te worden. Op basis van deze Selectieleidraad met daarin opgenomen de selectiecriteria, worden Gegadigden gevraagd een aanvraag tot deelneming in te dienen. Na beoordeling hiervan worden Gegadigden geselecteerd om op basis van het Bestek een offerte in te dienen.

Beoordelingsprocedure

Voordat aankondiging van de aanbesteding plaatsvindt, moet de beoordelingsprocedure zijn opgesteld. Hierin wordt, voor zover nog niet beschreven in het Bestek, het proces toegelicht hoe de inschrijvingen worden beoordeeld. Daarmee dient het als het ware als een instructieleidraad voor de beoordelaars, maar ook voor waarborg van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie.

De beoordelingsprocedure is uitsluitend bestemd voor intern gebruik binnen de OMWB.

Let op: In de beoordelingsprocedure mag geen aanvullende informatie staan met betrekking tot de wijze van beoordeling van de offerte die, indien deze informatie bij de voorbereiding van de offertes bekend was geweest, de voorbereiding had kunnen beïnvloeden.

Indien deze informatie vooraf bekend is dan dient de informatie opgenomen te zijn in het Bestek.

Ter toetsing van de beoordelingswijze dient vóór aankondiging van de opdracht een toets uitgevoerd te worden op de kwaliteit van de beoordelingswijze: een zogenaamde simulatietoets. Door het uitwerken van verschillende scenario’s dient te worden getoetst of door combinatie van criteria, weging en de wijze waarop punten worden toegekend er geen ongewenste effecten optreden in de beoordeling.

Aankondiging

Indien de uitvraag gereed is, wordt de Aankondiging opgesteld. Dit geschiedt aan de hand van vastgestelde modellen.

Belangrijke onderdelen zijn:

• •

  omschrijving van het product met (CPV-)code;

• •

  de procedure die wordt gevolgd;

• •

  criteria die aan de leverancier worden gesteld;

• •

  gunnen aan de economisch meest voordelige Inschrijving (dit laatste met verwijzing naar Bestek) of (in uitzonderingsgevallen) tegen laagste prijs;

• •

  bij niet-openbare procedure: het aantal Gegadigden dat wordt uitgenodigd om een offerte in te dienen.

Na opstelling wordt de publicatie, via Negometrix, gepubliceerd op TenderNed.

√= verplicht O=optioneel

3.10 Uitvoeren aanbesteding vragen en antwoorden

Aanbestedingsplatform

Sinds 2016 is de OMWB gestart met het gebruik van een Aanbestedingsplatform als ondersteuningsapplicatie bij het inkoopproces.

De uitvraag alsook de inschrijving loopt volledig digitaal via het platform.

Vragenronde

Bij elke aanbesteding dient de mogelijkheid geboden te worden aan Geïnteresseerden om vragen te stellen. Dit kan één maar het kunnen ook meerdere vragenrondes zijn. In de aanbesteding dient aangegeven te zijn, wanneer en op welke manier Geïnteresseerden vragen kunnen stellen over de betreffende aanbesteding. Dit kan digitaal, schriftelijk of in een bijeenkomst in een Inlichtingenbijeenkomst (of Prebidmeeting, Aanwijzing).

Nota van Inlichtingen

De digitaal of schriftelijk gestelde vragen, alsook de vragen uit de Inlichtingenbijeenkomst worden geanonimiseerd opgenomen en beantwoord in een Nota van Inlichtingen (NvI).

Deze Nota van Inlichtingen wordt (digitaal) beschikbaar gesteld.

In de Nota van Inlichtingen, worden de eventueel aangepaste conceptovereenkomst en de overige documenten met wijzigingen opgenomen.

√= verplicht O=optioneel 

3.11 Openen en beoordelen inschrijvingen

De werkwijze bij het openen en beoordelen van de Inschrijvingen is afhankelijk van de gebruikte marktbenadering en het digitaal ondersteunen van het inkoopproces. De onderstaande beschrijving gaat uit van een volledig digitaal proces in een digitaal Aanbestedingsplatform.

Gunning op Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)

Na ontvangst van de inschrijvingen gaat het vooraf gevormde beoordelingsteam (dit kan hetzelfde team zijn als het projectteam, maar het kan ook speciaal gevormd worden voor de beoordeling door het projectteam) over tot de beoordeling. Deze beoordeling bestaat uit de volgende stappen:

• •

  De inschrijving gebeurt op een vooraf vastgesteld en aangekondigd moment. Van de opening van de inschrijvingen kan door de Leadbuyer (de inkoopprocesbegeleider) een procesverbaal van opening worden opgesteld.

• •

  Beoordeling op volledigheid: de Leadbuyercontroleert de inschrijving op volledigheid en zet deze door naar de volgende fase.

• •

  Controle / beoordeling op selectiecriteria: de vooraf gekoppelde Evaluator(en) controleert de inschrijvingen op de selectiecriteria. Bij een aanvraag tot deelneming betreft het een beoordeling door de vooraf gekoppelde Evaluatoren.

• •

  Beoordeling op gunningcriteria: de vooraf ingestelde Evaluatoren beoordelen de inschrijvingen op de gunningcriteria.

• •

  Pas na de beoordeling van de subjectieve kwaliteitscriteria, de bespreking daarvan en de formele vaststelling van de scores, wordt de prijs bekend gemaakt.

• •

  Na de beoordeling wordt door de Leadbuyereen samenvattend commentaar opgesteld namens het beoordelingsteam met een deugdelijke motivering.

• •

  De Leadbuyerverzoekt de gemandateerde om akkoord te gaan met de door het beoordelingsteam voorgestelde gunningbeslissing.

Gunning op de laagste prijs

Alleen in uitzonderingsgevallen.

De OMWB heeft conform het vooraf omschreven voorbehoud, niet de verplichting tot contracteren. Uitgangspunt is echter dat indien de OMWB overgaat tot contracteren de winnende Inschrijver (die de economisch meest voordelige inschrijving deed of de laagste prijs bood) de opdracht gegund krijgt.

√= verplicht O=optioneel 

3.12 Gunnen en ondertekenen overeenkomst(en)

De volgende stappen worden doorlopen:

• •

  Gunningbeslissing. Het uitvoeren van de beoordeling leidt tot een gunningbeslissing.

  Alle Inschrijvers worden op de hoogte gebracht van de gunningbeslissing. Bij openbare aanbestedingen kunnen vanaf de dag na de bekendmaking de afgewezen Inschrijvers gedurende 20 kalenderdagen een kort geding aanspannen tegen deze gunningbeslissing (opschortende termijn). Na deze termijn ontvangt de winnende Inschrijver een definitieve bevestiging van de gunningbeslissing. Indien er een civiel kort geding wordt aangespannen zal de definitieve bevestiging van de gunningbeslissing worden opgeschort tot in kort geding vonnis is gewezen.

• •

  Op het Aanbestedingsplatform kunnen afgewezen Inschrijvers de behaalde scores inclusief het samenvattend commentaar (motivatie) en het vergelijk met de winnende partij inzien.

• •

  Informeren Gegadigden bij preselectie. Bij de niet-openbare (Europese) aanbestedingsprocedure worden Gegadigden direct na selectie op de hoogte gesteld van de uitslag. Geselecteerde Gegadigden ontvangen een bericht met een uitnodiging tot inschrijving. De OMWB kiest ervoor om afgewezen aanvragers tot deelname de mogelijkheid te bieden om gedurende 20 kalenderdagen een kort geding aanspannen tegen deze uitslag (opschortende termijn).

• •

  Ondertekening contract(en). Indien geen van de afgewezen Inschrijvers bezwaar maakt tegen de gunningbeslissing, kan het contract gesloten worden.

• •

  Publicatie van gegunde opdracht na (Europese) aanbesteding. Bij een (Europese of nationale) aanbesteding dient, binnen 48 dagen na de definitieve gunning, een aankondiging van een gegunde opdracht te worden gepubliceerd.

√= verplicht O=optioneel