Financiële Verordening Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied

Het Algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied;

gelet op artikel 212 van de gemeentewet en artikel 37 en 38 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied.

B E S L U I T

De Financiële Verordening van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van 9 december 2015.

De secretaris,

Drs. E.M.J. Meijers

De Voorzitter,

Drs. Th. L.N. Weterings

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

I Begrippenkader

Artikel 1.

In deze verordening wordt verstaan onder:

- Administratie. Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Omgevingsdienst en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

- Administratieve organisatie Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve vande verantwoordelijke leiding;

- Afdeling. Organisatorische eenheid binnen de Omgevingsdienst die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur heeft;

- Doelmatigheid. Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van

middelen;

- Doeltreffendheid. Mate waarin de Omgevingsdienst erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid te bereiken;

- Financieel beheer. Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Omgevingsdienst;

- Financiële administratie. Het onderdeelvan de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de

organisatie van de Omgevingsdienst, teneinde te komen tot een goed inzicht in: de financieel- economische positie; het financiële beheer; de uitvoering van de begroting; het afwikkelen van vorderingen en schulden; evenals tot het afleggen vanrekening en verantwoording daarover;

- Investering. Een investering is een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer daneen jaar;

- Investeringen met een economisch nut. Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of die in het economisch verkeer verhandelbaar zijn.

- Investeringen met een maatschappelijk nut. Alle investeringen die niet aangemerkt worden als investeringen met een economisch nut;

- Rechtmatigheid. Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving

- Weerstandscapaciteit. De middelen en mogelijkheden waarover de Omgevingsdienst beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers te bekostigen.

Hoofdstuk 2: Begroting en verantwoording

II Opstellen begroting

Artikel 2.

1.  Het Algemeen Bestuur stelt ieder jaar een begroting vast

2.  Het Algemeen Bestuur stelt de programma-indeling voor de begroting vast.

3.  Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de dienstverlening door de Omgevingsdienst

4.  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de dienstverlening door de Omgevingsdienst, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst kunnen worden getoetst.

III Producten

Artikel 3.

1.  Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst werkt de programmabegroting uit in een productenraming.

2.  Zowel bij de programmabegroting als bij de jaarrekening wordt een overzicht ter inzage gelegd van de toedeling van producten aan de verschillende begrotingsprogramma’s.

IV Kaders begroting

Artikel 4.

1.  Het Dagelijks bestuur biedt uiterlijk 15 april van het lopende begrotingsjaar een Kadernota aan het Algemeen Bestuur aan over de kaders en uitgangspunten voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.

2.  Het Algemeen Bestuur stelt deze Kadernota uiterlijk 1maart vast.

3. De Kadernota wordt vóór 15 april ter informatie aan de Raden en Staten toegezonden.

Hoofdstuk 3 Autorisatie en uitvoering

V Uitvoering begroting

Artikel 5.

1.  Het Dagelijks Bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2.  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

a. de lasten en baten op een adequate en eenduidige wijze zijntoegewezen aan de producten van de productenraming;

b. de budgetten uit de productenraming en kredieten voor investeringen passen binnen de

kaders zoals geautoriseerd door het Algemeen Bestuur.

c. de lasten op programmaniveau nietworden overschreden;

d. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat het verwezenlijken van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt

VI Beheersing en interne controle

Artikel 6.

1.  Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de periodieke interne controle van de getrouwheid van de

informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijking neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

2.  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de periodieke interne controle van de organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen van de Omgevingsdienst.

VII Rapportage en Verantwoording

Artikel 7.

1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de Omgevingsdienst.

2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

3. De rapportage gaat ten minste in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten en baten alsook op de geleverde goederen en diensten.In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van inkomsten en uitgaven ten opzichte van de begroting.

4. Voor investeringen/ in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt de directeur voorafgaande aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor de financiering (investeringskrediet of eigen middelen in reserve)  aan het algemeen bestuur voor.

VIII Jaarstukken

Artikel 8.

Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:

a. welke doelstellingen en resultaten zijn bereikt en welke niet;

b. welke goederen en diensten zijn geleverd en wat de relatie was tot de beschikbaar gestelde budgetten;

c. welke kosten zijn gemaakt en wat de afwijkingen zijnten opzichte van de begroting.

Hoofdstuk 4 Financieel beleid

IX Financiële positie

Artikel 9.

1. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie is opgenomen.

2. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de eventuele nieuwe

investeringskredieten.

X Waardering en afschrijving vaste activa

Artikel 10.

1. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:

a.  15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;

b.  10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoormeubilair;

c.  3 tot 5 jaar: software; automatiseringsapparatuur; telefooninstallaties;

d.  1 tot 10 jaar: verbouwingen, termijn afhankelijk van looptijd huurcontract, inclusief optietermijn verlenging;

Afschrijving start op jaarbasis in het jaar nadat de investering gereed is gekomen of is verworven en activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 25.000 per stuk behoeven niet te worden geactiveerd. Deze activa dienen in het jaar van aanschaf ten laste van de exploitatie te worden gebracht. De activa kleiner dan € 25.000 van de periode vóór 2015 blijven op de balans staan.

3. De immateriële vaste activa, zoals bedoeld in artikel 34 lid b van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in vijf jaar.

XI Reserves en voorzieningen

Artikel 11.

1. Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de Begroting het overzicht van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Algemeen Bestuur. Het overzicht bevat de criteria voor vorming en vrijval van reserves; de vormingen vrijval van voorzieningen en de (eventuele) toerekening en verwerking van rente over reserves, bestemmingsreserves en voorzieningen.

2. Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de Jaarrekening het overzicht van mutaties van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Algemeen Bestuur. Het overzicht bevat een onderbouwing van de hoogte van reserves en voorzieningen en de voorgestelde mutaties.

3. Het voorstel tot bestemming van het rekeningresultaat wordt ter goedkeuring voorgelegd

aan de Raden en Staten alvorens dit aan de Algemene Reserve gedoteerd of onttrokken wordt.

XII Financieringsfunctie

Artikel 12.

Het te voeren beleid op het gebied van de treasury is vastgelegd in een door het Algemeen Bestuur vastgesteld Treasurystatuut.

Hoofdstuk 5 Paragrafen

XIII Weerstandsvermogen en risicomanagement

Artikel 13.

In de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken, geeft het Dagelijks

Bestuur:

a.  Een overzicht van de risico’s van materieel belang, meteen inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Waar mogelijk worden deze risico’s gekwantificeerd.

b.  de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van

materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnenworden opgevangen.

XIV Financiering

Artikel 14.

Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf financiering naast de verplichte onderdelen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten ook verslag van de schulden en het verschuldigde rentepercentage.

XV Bedrijfsvoering

Artikel 15.

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op bijvoorbeeld de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten, de huisvestingskosten, de automatiseringskosten.

Hoofdstuk 6 Financiële organisatie en administratie

XVI Administratie

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij de Omgevingsdienst;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van balansposten;

c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het

gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid ende

doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en vande daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid ende doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

XVII Financiële administratie

Artikel 17.

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

a. de inrichting en de werking vande financiële administratie voldoet aanhet Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk en andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de Omgevingsdienst.

XVIII Financiële organisatie

Artikel 18.

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor:

a. een eenduidige indeling van de organisatie van de Omgevingsdienst en een eenduidige toewijzing van de taken van de Omgevingsdienst aan de afdelingen;

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat

aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste

van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

XIX Aanbesteding en inkoop

Artikel 19.

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Hoofdstuk 7 Overige bepalingen

XX Inwerkingtreding

Artikel 20.

Deze verordening treedt in werking per 9 december 2015. De jaarrekening 2015 zal conform deze verordening worden opgesteld en gecontroleerd.

Artikel 21.

De financiële verordening van 26 februari 2013 wordt ingetrokken.

XXI I Citeertitel

Artikel 22.

Deze verordening kan worden aangehaald als“Financiële Verordening Omgevingsdienst

Noordzeekanaalgebied”.