Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid houdende de vaststelling van de Controleverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

CONTROLEVERORDENING OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID

Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid houdende de vaststelling van de Controleverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid,

Gezien

het voorstel van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid terzake;

Gelet op

artikel 217 Provinciewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

Besluit

vast te stellen:

de Controleverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

Artikel 1: Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

1. accountant: een door het algemeen bestuur benoemde en met controle op de in artikel 58 van de Wet bedoelde jaarrekening belaste registeraccountant of accountant-administratieconsulent als bedoeld in artikel 41 van de Wet op het accountantsberoep.

2. accountantscontrole: de controle van de in artikel 58 van de Wet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van:

a. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

b. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

c. het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 van de Provinciewet, en

d. de inrichting van het financieel beheer en de administratieve organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 217 van de Provinciewet, in acht worden genomen.

3. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst;

4. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst;

5. directeur: de directeur van de Omgevingsdienst, bedoeld in artikel 23 van de regeling;

6. deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de Omgevingsdienst, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

7. Omgevingsdienst: de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, bedoeld in artikel 2 van de regeling;

8. rechtmatigheid: in het kader van de accountantscontrole als geregeld in dit besluit wordt hieronder vooral verstaan het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wetgeving en regelgeving, bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

9. regeling: de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

10. Wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 2: Opdrachtverlening accountantscontrole

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur aan te wijzen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van twee kalenderjaren, met de optie om tweemaal een kalenderjaar te verlengen.

2. Het algemeen bestuur bereidt in overleg en in samenwerking met het dagelijks bestuur de openbare aanbesteding van de accountantscontrole voor. Namens het algemeen bestuur wordt deze taak uitgevoerd door de auditcommissie.

3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast en laat zonodig een marktverkenning uitvoeren. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole ten minste opgenomen:

a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

f. voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar: de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden, en

g. voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar: de producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

4. In afwijking van het gestelde in het derde lid, onder f en g, kan het algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de producten van de Omgevingsdienst en de organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

6. De accountant is uit hoofde van zijn functie adviseur van het algemeen bestuur en de auditcommissie.

Artikel 3: Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de volledige, juiste en toereikende samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wetgeving en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten van het dagelijks bestuur, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen in juli volgend op het begrotingsjaar waarop de jaarrekening van toepassing is ter vaststelling aan het algemeen bestuur.

5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4: Inrichting accountantscontrole

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant en het algemeen bestuur, de directeur en de controller. Het algemeen bestuur laat zich daarbij vertegenwoordigen door de auditcommissie.

4. In zijn rol als adviseur van het algemeen bestuur en de auditcommissie heeft de accountant periodiek (afstemmings-) overleg met de auditcommissie.

Artikel 5: Toegang tot informatie

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren en informatiedragers van de Omgevingsdienst.

2. De accountant is bevoegd om van alle functionarissen van de Omgevingsdienst mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de Omgevingsdienst zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6: Overige controles en opdrachten

1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Omgevingsdienst is.

3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, de Sociale verzekeringsbank, CBS en dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Omgevingsdienst is.

Artikel 7: Rapportering

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

2. De accountant bevestigt jaarlijks aan het algemeen bestuur dat zijn onafhankelijkheid afdoende is gewaarborgd, conform van de Nadere Voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbare accountant van de Nederlandse Beroepsorganisatie van accountants.

3. In aanvulling op het in artikel 217 van de Provinciewet voorgeschreven Verslag van Bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde deelcontroles en controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de directeur, de controller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

4. Het verslag van bevindingen behorende bij de (interim) controle ten behoeve van het management (de managementletter) wordt door het dagelijks bestuur aangeboden aan de auditcommissie.

5. De accountantsverklaring en het Verslag van Bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

6. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling in het algemeen bestuur van de jaarstukken, het Verslag van Bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8: Bekendmaking en inwerkingtreding

1. De Controleverordening Omgevingsdienst ZHZ van 2 september 2010 (Provinciaal Blad 2010, nr. 125) wordt ingetrokken met ingang van de dag waarop deze verordening in werking treedt.

2. Deze verordening wordt bekendgemaakt in het publicatieblad van de gemeenschappelijke regeling en treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking.

Artikel 9: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Controleverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid van 24 november 2016.

De directeur

Mr. R. Visser

De voorzitter,

Mr. R.A. Janssen