Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid houdende bepalingen omtrent het treasurystatuut

Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid houdende bepalingen omtrent het treasurystatuut

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

Gelet op

- artikel 216 van de Provinciewet;

- artikel 14 van de Financiële verordening Omgevingsdienst ZHZ;

- de Wet financiering decentrale overheden;

Besluit:

vast te stellen:

het Treasurystatuut Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

1. In dit statuut wordt verstaan onder:

a. accountant: de accountant als bedoeld in artikel 1 van de Controleverordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

b. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst;

c. controller: de controller van de Omgevingsdienst,

d. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst;

e. directeur: de directeur van de Omgevingsdienst, bedoeld in artikel 23 van de regeling;

f. financiële onderneming: een kredietinstelling, een beleggingsinstelling, een effecteninstelling, een verzekering of een pensioenfonds;

g. Omgevingsdienst: de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, zoals ingesteld bij de regeling;

h. regeling: de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

i. units: de units als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Regeling ambtelijke organisatie Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;  

j. unitmanager: een unitmanager als bedoeld in artikel 2, vierde lid, van de Regeling ambtelijke organisatie Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

k. voorzitter: de voorzitter van de Omgevingsdienst als bedoeld in artikel 15 van de regeling;

l. Wet: de Wet financiering decentrale overheden;

2. In dit statuut en bij de toepassing ervan wordt verstaan onder:

a. derivaten: financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

b. financiering: het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;

c. geldstromenbeheer: al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten in het betalingsverkeer te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden;

d. intern liquiditeitsrisico: de risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

e. kasgeldlimiet: een bedrag op basis van de Wet ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de Omgevingsdienst bij aanvang van het jaar;

f. koersrisico: het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

g. kredietrisico: de risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet of niet tijdig na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

h. liquiditeitenbeheer: het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

i. liquiditeitenplanning een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;

j. primaire renterisico: het gevaar van rentestijgingen als sprake is van financiering tegen een variabele rente;

k. rating: de inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;

l. renterisico: de renterisico’s zijn onder te verdelen in primaire en secundaire risico’s;

m. secundaire renterisico: het niet kunnen profiteren van een gunstige renteontwikkeling omdat de rente voor een langere periode vaststaat;

n. renterisiconorm: een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de Omgevingsdienst dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

o. rentetypische looptijd: het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

p. saldobeheer: het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

q. rentevisie: toekomstverwachting over de renteontwikkeling;

r. solvabiliteitsratio van 0%: status die door een bancaire toezichthouder in de Europese Economische Ruimte aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend;

s. treasurybeheer: de uitvoering van de treasuryfunctie binnen de kaders van het treasurystatuut;

t. treasurybeleid: het vastlegging van de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie ter uitvoering van de treasuryfunctie;

u. treasuryfunctie: de treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s, de treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, financiering van de Omgevingsdienst, kasbeheer en debiteurenbeheer en crediteurenbeheer;

v. treasuryparagraaf: het begrotingsonderdeel dan wel rekeningsonderdeel waarin het beleid voor het komende jaar wordt vastgelegd resp. waarin verantwoording wordt afgelegd van de realisatie van het voorgenomen beleid;

w. uitzetting: het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer. 

x. Schatkistbankieren: het dagelijks overboeken van overtollige kasgelden boven het drempelbedrag naar het Rijk.

Artikel 2 Doelstellingen van de treasuryfunctie

De treasuryfunctie van de Omgevingsdienst dient tot:

a. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

b. Het beschermen van de Omgevingsdienst tegen ongewenst vermogens- en (rente-)resultaten en financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;

c. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

d. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit statuut.

Hoofdstuk 2: Risicobeheer

Artikel 3 Uitgangspunten risicobeheer

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

a. De Omgevingsdienst mag leningen of garanties uitsluitend verstrekken conform de Wet en na tussenkomst van het dagelijks bestuur. 

b. Het gebruik van derivaten is toegestaan conform de Wet, maar deze worden uitsluitend toegepast ter beperking van financiële risico’s. Alvorens een derivatentransactie wordt afgesloten wint de Omgevingsdienst het advies in van een externe onafhankelijke adviseur.

Artikel 4 Renterisicobeheer

1. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet. 

2. De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet.

3. Nieuwe leningen en uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning.

4. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening / uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie. 

5. Binnen de kaders gesteld onder het derde en vierde lid streeft de Omgevingsdienst tevens naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen en uitzettingen.

Artikel 5 Koersriscobeheer

1. De Omgevingsdienst beperkt de koersrisico’s op uitzettingen door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: vastrentende waarden, dan wel producten waarbij de hoofdsom gegarandeerd is aan het einde van de looptijd.

2. Tevens beperkt de Omgevingsdienst de koersrisico’s door overeenkomstig artikel 7 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.

Artikel 6 Kredietrisicobeheer

1. Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury geldt als uitgangspunt dat uitzettingen uitsluitend plaatsvinden na tussenkomst van het dagelijks bestuur in:

a. Producten waarbij de hoofdsom ten minste aan het einde van de looptijd intact is, uitgezet bij een instelling die voldoet aan artikel 2 van de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden;

b. Vastrentende waarden, uitgegeven door een instelling die voldoet aan artikel 2 van de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden;

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist. Er zal via geratificeerde jaarrekeningen aangetoond moeten worden dat er voldoende middelen zijn om de lening terug te kunnen betalen en dat een zeer beperkt risico wordt gelopen bij het geven van garanties.

Artikel 7 Intern liquiditeitsrisicobeheer

De Omgevingsdienst beperkt zijn interne liquiditeitsrisico’s door zijn treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning, met een looptijd tot één jaar, alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning die aansluit op het meerjareninvesteringsprogramma.

Artikel 8 Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden in de Omgevingsdienst uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in Euro's.

Hoofdstuk 3: Financiering van de Omgevingsdienst

Artikel 9 Financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

a. financiering wordt uitsluitend aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van taken van de Omgevingdienst;

b. financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s te minimaliseren en het renteresultaat te optimaliseren;

c. toegestane instrumenten bij het aantrekken van financiering zijn: geld- en kapitaalmarktleningen;

d. financiering van een financiële instelling kan slechts worden aangetrokken indien ten minste drie offertes bij instellingen zijn opgevraagd;

e. de offertes, bedoeld onder d, worden door de Omgevingsdienst schriftelijk vastgelegd.

Artikel 10 Langlopende uitzettingen

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

a. uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 5, 6 en 7 genoemde voorwaarden;

b. de Omgevingsdienst vraagt offertes op bij minimaal drie instellingen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan.

c. de offertes, bedoeld onder b, worden door de Omgevingsdienst schriftelijk vastgelegd.

Artikel 11 Relatiebeheer

 

De Omgevingsdienst beoogt het realiseren van gunstige en marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

a. bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de vier jaar beoordeeld;

b. bankrelaties dienen, wat betreft hun kredietwaardigheid, minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6;

c. financiële ondernemingen dienen onder Nederlands of anderszins toezicht binnen de Europese Economische Ruimte te vallen, zoals De Nederlandsche Bank of de Verzekeringskamer;

d. tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

Hoofdstuk 4: Kasbeheer

Artikel 12 Geldstromenbeheer

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

a. het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op het niveau van de Omgevingsdienst op elkaar af te stemmen door saldoregulatie van verschillende rekeningen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen;

b. het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

Artikel 13 Saldo- en liquiditeitenbeheer

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

a. de Omgevingsdienst streeft naar concentratie van liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;

b. indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kan de Omgevingsdienst kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt de kasgeldlimiet niet overschreden, overeenkomstig artikel 4, eerste lid;

c. toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld leningen, kasgeldleningen en rekening courantkredieten;

d. toegestane instrumenten bij het extern uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar moeten voldoen aan de eisen van artikel 5;

e. bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan. 

f. Conform het Schatkistbankieren is de Omgevingsdienst verplicht om dagelijks overtollige kasgelden over te boeken naar het Rijk. OZHZ mag gemiddeld 250.000 euro aan middelen aanhouden buiten de schatkist (het zogenaamde drempelbedrag).

Hoofdstuk 5: Administratieve organisatie en interne controle

Artikel 14 Uitgangspunten

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle:

a. de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;

b. de administratieve organisatie en interne controle ten aanzien van de treasuryfunctie waarborgen dat:

1. de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

2. de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

3. de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn;

c. bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

1. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd;

2. de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

3. de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

d. tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie van de Omgevingsdienst zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;

e. de transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle.

f. de totale cyclus van de treasuryfunctie loopt synchroon met de cycli van begroting en rekening.

Artikel 15 Verantwoordelijkheden

1. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor:

a. het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten middels de financiële verordening van de Omgevingsdienst;

b. het vaststellen van de treasuryparagraaf in de begroting en de jaarrekening van de Omgevingsdienst;

c. het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering van dat beleid, en

d. het evalueren en als gevolg daarvan bijstellen, indien nodig, van het treasurybeleid.

2. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het door het algemeen bestuur vastgestelde treasurybeleid. Het dagelijks bestuur rapporteert hieromtrent jaarlijks in juli aan het algemeen bestuur.

3. De directeur legt verantwoording af aan het dagelijks bestuur over de uitvoering van het treasurybeheer en over de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie.

4. De controller is belast met:

a. het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van de treasury;

b. het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen;

c. het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie, en

d. het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties.

5. De controller rapporteert jaarlijks voor 1 april aan de directeur over het bepaalde in het vierde lid onder d.

6. De unitmanagers dragen zorg voor:

a. het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen;

b. een goede kwaliteit aan informatie van de toekomstige uitgaven en ontvangsten.

7. De controller is belast met:

a. het uitvoeren van activiteiten met betrekking tot de deelfuncties risicobeheer, financiering en kasbeheer, binnen de kaders van dit statuut;

b. het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer;

c. het beheren van de geldstromen;

d. het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en andere financiële instellingen;

e. het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit de deelfuncties, bedoeld onder a;

f. het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties;

g. het voorbereiden van beleidsvoorstellen op het terrein van de treasury, en

h. het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de directeur.

8. Eén van de units binnen de organisatie is belast met het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen, inkomsten en uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen en de financiele administratie.

9. De accountant controleert de feitelijke naleving van dit statuut en adviseert het algemeen bestuur hieromtrent.

Artikel 16 Bevoegdheden

Het algemeen bestuur legt in een bijlage bij dit statuut de bevoegdheden vast met betrekking tot de treasuryactiviteiten en de daarbij behorende autorisaties.

Artikel 17 Informatievoorziening

Het algemeen bestuur legt in een bijlage bij dit statuut de informatie vast die tenminste moet worden verstrekt door de betreffende functionarissen.

Artikel 18 Overgangsbepaling

Tot de in artikel 9 van de Regeling ambtelijke organisatie Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid genoemde of door de directeur vastgestelde datum dient in dit statuut voor unit en unitmanager gelezen te worden afdeling en afdelingshoofd als bedoeld in de Organisatieverordening Omgevingsdienst ZHZ van 7 februari 2014 (Provinciaal Blad 2014, nr. 56).

Artikel 19 Slotbepaling

1. Het Treasurystatuut Omgevingsdienst ZHZ 2010 van 2 september 2010 (Provinciaal Blad 2010, nr. 157) wordt ingetrokken met ingang van de dag waarop dit statuut in werking treedt.

2. Dit statuut wordt bekend gemaakt in het publicatieblad van de gemeenschappelijke regeling en treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking.

3. Dit statuut wordt aangehaald als: Treasurystatuut Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid op 24 november 2016.

De directeur,

Mr. R. Visser

De voorzitter,

mr. R.A. Janssen

Bijlage 1, behorend bij artikel 16

Taken : deeltaken : autorisatie

Risicobeheersing : aangaan rente-instrumenten : directeur

Risicobeheersing : langdurig uitzetten van gelden : directeur

Geldstromen : betalingen op aangewezen rekeningen : directeur

Geldstromen : openen van bankrekeningen : directeur

Geldstromen : transacties in de geldmarkt (tot 1 jaar) : directeur

Geldstromen: transacties in de kapitaalmarkt (langer dan 1 jaar) : directeur

Opvragen informatie : opvragen van financële en overige informatie t.a.v. controle op en het maken van analyses van de uitoefening van de treasuryfunctie : controller

Bijlage 2, behorend bij artikel 17

• Informatie	Frequentie	Bron	Informatie verstrekkers	Informatie ontvangers
  Liquiditeitenplanning korte termijn	Maandelijks	Financiële administratie, verplichtingsadministratie,	Verantwoordelijke functionaris	Controller
  Liquiditeitenplanning lange termijn	Jaarlijks	Meerjaren investeringsplan	Verantwoordelijke functionaris	Controller
  Rentevisie	Halfjaarlijks	Bankrelaties en overige marktbronnen	Verantwoordelijke functionaris	Dagelijks bestuur
  Analyse leningen en beleggingsportefeuille	Jaarlijks	Bankrelaties	Verantwoordelijke functionaris	Dagelijks bestuur
  Opstellen van de treasuryparagraaf voor de begroting	Jaarlijks		Verantwoordelijke functionaris	Algemeen bestuur
  Evaluatie onderdelen treasuryparagraaf via bestuursrapportage	Jaarlijks		Verantwoordelijke functionaris	Algemeen bestuur
  Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in artikel 8 van de Wet financiering decentrale overheden	Kwartaal		Verantwoordelijke functionaris	Derden