Algemeen mandaat-, volmacht-, en machtigingsbesluit Oosterhout 2011

Besluit college en burgemeester

ALGEMEEN MANDAAT-, VOLMACHT- EN MACHTIGINGSBESLUIT OOSTERHOUT 2011

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Oosterhout, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

gelet op het bepaalde in artikel 160 Gemeentewet en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

overwegende dat het ter bevordering van een efficiënte afdoening van zaken gewenst is gebruik te maken van de mogelijkheden tot mandaat, volmacht en machtiging;

BESLUITEN:

• I.

  per de datum van inwerkingtreding van dit besluit het op 14 januari 2008 vastgestelde en zoals nadien gewijzigde “Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit 2008” met de daarbij behorende bijlagen in te trekken;

• II.

  de uitoefening van de bevoegdheden en het verrichten van de handelingen, zoals vermeld in kolom 1, 2, 3 en 4 van schema A, B en C, met inbegrip van de ondertekening van stukken, op te dragen aan de in kolom 2 en 3 genoemde personen/functionarissen;

• Ill.

  ten aanzien van de uitoefening van de bevoegdheden en het verrichten van de handelingen zoals vermeld in schema A tot en met C de hieronder volgende voorschriften vast te stellen.

Toelichting

Schema A

Dit schema bevat de mandaten, volmachten en machtigingen van het college en de burgemeester. Het schema is onderverdeeld in een algemene lijst welke de mandaten, volmachten en machtigingen vermeldt die voor de gehele organisatie kunnen gelden en een lijst per afdeling. Een aantal afdelingen heeft geen specifieke lijst omdat voor deze afdelingen het algemene mandaat de taakuitoefening volledig dekt.

Schema B

Dit schema bevat mandaten, volmachten en machtigingen op rechtspositioneel gebied. Het betreft de bevoegdheden c.q. feitelijke handelingen die onder de werkingssfeer van de CAR-UWO vallen.

Schema C

Dit schema bevat de mandaten aan functionarissen die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het college of de burgemeester of aan functionarissen die niet werkzaam zijn binnen de gemeentelijke organisatie. De mandaten die in het kader van de gemeente Breda en de gemeente Oosterhout bij de uitvoering van de belastingtaken zijn verleend, zijn opgenomen in een apart besluit.

Artikel 1: Begripsomschrijvingen

In dit besluit wordt een aantal begrippen gehanteerd, waaronder het volgende wordt verstaan:

• 1.

  Ten aanzien van mandaat:

  • a.

    mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan

  • (de

    mandans) een besluit te nemen in de zin van artikel 1:3 Awb;

  • b.

    mandans: degene die het mandaat verleent;

  • c.

    mandataris/gemandateerde: degene die het mandaat ontvangt.

• 2.

  Ten aanzien van volmacht:

  • a.

    volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan

  • (de

    volmachtverlener) privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

  • b.

    volmachtverlener: degene die de volmacht verleent;

  • c.

    gevolmachtigde: degene die de volmacht ontvangt.

• 3.

  Ten aanzien van machtiging:

  • a.

    machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan

  • (de

    machtigingverlener) feitelijke handelingen te verrichten;

  • b.

    machtigingverlener: degene die de machtiging verleent;

  • c.

    gemachtigde: degene die de machtiging ontvangt.

• 4.

  College: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oosterhout.

• 5.

  Directie: de directeuren gezamenlijk.

• 6.

  Awb: Algemene wet bestuursrecht.

Toelichting

Een voorbeeld van de bevoegdheid om een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten is de bevoegdheid van het college op grond van artikel 160, eerste lid, aanhef en onder e, van de Gemeentewet om namens de gemeente te besluiten een overeenkomst aan te gaan.

Artikel 2: Afwezigheid gemeentesecretaris

In geval van afwezigheid van de (adjunct)gemeentesecretaris aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn opgedragen, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door de aangewezen loco-secretaris.

Artikel 3: Algemeen

Bij de uitoefening van de bevoegdheden of het verrichten van de handelingen bedoeld in dit besluit, worden de bepalingen van dit besluit en de voorwaarden die zijn vermeld in kolom 4 van de bij dit besluit behorende schema’s A, B en C in acht genomen.

Voor zover mandaat is verleend aan een niet nader aangeduide groep medewerkers, geldt deze slechts voor zover de uitoefening van de bevoegdheid gerelateerd is aan de vervulling van de eigen functie.

Artikel 4: Verantwoordelijkheid

De bevoegdheden worden door de functionaris aan wie mandaat, volmacht of machtiging is verleend uitgeoefend in naam en onder verantwoordelijkheid van het ter zake bevoegde bestuursorgaan.

Toelichting

De bevoegdheid om te besluiten een overeenkomst aan te gaan of een andere privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten, ontleent de functionaris aan de bevoegdheid om namens het college daartoe te besluiten.

Artikel 5: Reikwijdte mandaat, volmacht of machtiging

• 1.

  Het door het college of de burgemeester verleende mandaat, de gegeven volmacht of de machtiging omvat mede:

  • -

    de weigering om een besluit te nemen;

  • -

    het nemen van alle voorbereidingsbesluiten en het verrichten van alle voorbereidingshandelingen;

  • -

    het uitreiken van een bewijs van ontvangst van de aanvraag;

  • -

    het verdagen of uitstellen;

  • -

    het verzoeken om aanvullende informatie;

  • -

    het buiten behandeling stellen als bedoeld in artikel 4:5 Awb van de aanvraag;

  • -

    het stellen van nadere voorwaarden;

  • -

    het voeren van correspondentie die direct te maken heeft met de opgedragen bevoegdheid;

  • -

    het toekennen van bedragen in termijnen;

  • -

    het toekennen van voorschotten;

  • -

    het besluit om een aanbestedingsprocedure te starten, alle (rechts-) handelingen en besluiten ter uitvoering van een aanbestedingsprocedure, het uitvoeren van een selectie, het uitvoeren van een gunning;

  • -

    het afleggen van verantwoording aan een bestuursorgaan van het Rijk;

  • -

    het bekend maken van besluiten indien dit bij of krachtens de wet verplicht is gesteld;

  • -

    het toezenden van besluiten of het in kennis stellen van de inhoud van het genomen besluit aan enige instantie indien dit bij of krachtens de wet verplicht is gesteld.

• 2.

  Daar waar door het college volmacht is gegeven om een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten omvat dit tevens het mandaat om daartoe te besluiten.

• 3.

  Daar waar door het college c.q. de burgemeester een bevoegdheid is verleend tot het nemen van een besluit omvat dit tevens de bevoegdheid tot ondertekening, tenzij dit wettelijk is uitgesloten.

• 4.

  Daar waar door het college volmacht is gegeven om een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten, wijst de burgemeester hierbij tevens de gevolmachtigde aan om namens hem de privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten overeenkomstig artikel 171, lid 2 van de Gemeentewet.

• 5.

  In geval van afwezigheid van de betrokken functionaris of persoon, aan wie mandaten, volmachten of machtigingen zijn verleend, worden deze mandaten, volmachten of machtigingen uitgeoefend door zijn plaatsvervanger.

• 6.

  Daar waar een medewerker wordt aangewezen als gemandateerde, gevolmachtigde dan wel gemachtigde, zijn ook diens hiërarchisch bovengeschikten en diens senior bevoegd.

• 7.

  In de ondertekening van een besluit moet tot uitdrukking worden gebracht dat het besluit is genomen in mandaat.

• In het geval het besluit wordt genomen namens het college, wordt de volgende formulering aangehouden:

• “Namens burgemeester en wethouders van Oosterhout,”

• (handtekening)

• (naam van de ondertekenaar),

• (functie van de ondertekenaar)

• In het geval het besluit wordt genomen namens de burgemeester, wordt de volgende formulering aangehouden:

• “Namens de burgemeester van Oosterhout,”

• (handtekening)

• (naam van de ondertekenaar)

• (functie van de ondertekenaar)

• 8.

  In geval de uitoefening van de bevoegdheid slechts de ondertekening van een door het college c.q. de burgemeester genomen besluit betreft, worden de uitgaande stukken als volgt ondertekend:

• “Overeenkomstig het door burgemeester en wethouders van Oosterhout (c.q. de burgemeester van Oosterhout) op (datum) genomen besluit,”

• (handtekening)

• (naam van de ondertekenaar)

• (functie van de ondertekenaar).

Toelichting

Het besluit om een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten, bijvoorbeeld om een overeenkomst aan te gaan, is een besluit in de zin van artikel 1:3, eerste lid, van de Awb (waartegen overigens geen bezwaar of beroep mogelijk is, zie artikel 8:3 van de Awb). Ingevolge het eerste lid behoort tevens de weigering om te besluiten om een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten tot de bevoegdheid van de gemandateerde/gevolmachtigde.

Ook allerlei besluiten en handelingen die bedoeld zijn om het besluit of de privaatrechtelijke of feitelijke handeling voor te bereiden, bekend te maken of uit te voeren vallen onder het mandaat, de volmacht of machtiging.

Ingevolge artikel 10:10 van de Awb moet uit het besluit blijken dat het in mandaat is genomen.

Artikel 6: Uitgangspunten

Het college c.q. de burgemeester hanteert de volgende uitgangspunten bij de verlening van een mandaat, volmacht of machtiging:

• 1.

  bestuurlijk c.q. politiek gevoelige zaken komen niet in aanmerking voor mandaat, volmacht of machtiging;

• 2.

  er moet sprake zijn van efficiëntie en tijdwinst;

• 3.

  de in het kader van het budgethouderschap opgelegde regels dienen in acht te worden genomen;

• 4.

  het verlenen van een mandaat, volmacht of machtiging moet juridisch rechtmatig zijn.

Artikel 7: Grenzen

• 1.

  De (onder)gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde dient het voornemen tot het nemen van een besluit, het weigeren daarvan, of het verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling of feitelijke handeling vooraf aan het college c.q. de burgemeester voor te leggen als:

  • a.

    de betrokken portefeuillehouder, de burgemeester of directeur dit kenbaar heeft gemaakt;

  • b.

    de financiële verplichtingen die uit het besluit of de (rechts-)handeling voortvloeien niet passen binnen de daartoe bestemde (afdelings-, programma- of alliantie-)budgetten, als het daartoe bestemde budget niet toereikend is of als er niet voorziene financiële consequenties kunnen voortvloeien uit het besluit of de (rechts-)handeling;

  • c.

    de betrokken budgethouder niet instemt met het voorgenomen besluit of de voorgenomen (rechts-)handeling of indien de Concerncontroller of de Concern Jurist negatief heeft geadviseerd hierover;

  • d.

    het voorgenomen besluit of de voorgenomen (rechts-)handeling bestuurlijk/politiek gevoelig is;

  • e.

    er persoonlijke betrokkenheid van de gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde bij het te nemen besluit of de te verrichten (rechts-)handeling bestaat;

  • f.

    artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet van toepassing is of indien de gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde enige twijfel heeft of dit het geval is.

• 2.

  Ingeval de gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde op basis van het bepaalde in het eerste lid een te nemen besluit of (rechts-)handeling voorlegt aan het college c.q. de burgemeester, nemen deze bestuursorganen het besluit respectievelijk verrichten zij de (rechts-)handeling zelf of bepalen zij de condities waaronder de gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde gebruik mag maken van zijn bevoegdheid, zulks onverminderd het bepaalde in het vierde lid.

• 3.

  Ingeval artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet van toepassing is neemt het college het besluit zelf of geven de condities, waaronder de gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde gebruik mag maken van zijn bevoegdheid, zulks onverminderd het bepaalde in het vierde lid.

• 4.

  Indien door de gemandateerde wordt gehandeld in strijd met het bepaalde in het tweede lid van dit artikel, doet dit niets af aan de rechtsgeldigheid van het in mandaat genomen besluit. Uitgezonderd is de situatie als bedoeld in lid 1 onder f, waarbij wel sprake is van een onbevoegd genomen besluit.

• 5.

  De gemandateerde bevoegdheden omvatten niet:

  • a.

    de correspondentie van het college c.q. de burgemeester met de gemeenteraad;

  • b.

    de bevoegdheid tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften

  • of

    beleidsregels of andere besluiten van algemene strekking;

  • c.

    de bevoegdheid tot het nemen van besluiten, ten aanzien waarvan bij enig wettelijk voorschrift is bepaald dat zij met versterkte meerderheid moeten worden genomen of waarvan de aard van de wettelijk of bij besluit van het bevoegde orgaan voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich tegen mandaatverlening verzet;

  • d.

    de bevoegdheid tot het beslissen op een beroepschrift in administratief beroep;

  • e.

    het beslissen op een bezwaarschrift door degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen.

  • f.

    artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet van toepassing is of indien de gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde enige twijfel heeft of dit het geval is.

Toelichting

In artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet is bepaald dat het college de raad vooraf inlichtingen moet verstrekken over de uitoefening van onder andere de bevoegdheden als opgenomen in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder e (besluiten tot en verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen) en onder f (voeren van rechtsgedingen), indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening van die bevoegdheid ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. In het laatste geval neemt het college geen besluit voordat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college te brengen. Vanwege deze specifieke verantwoordingsplicht van het college jegens de raad is er nauwelijks ruimte om de uitoefening van de bevoegdheid aan een ander op te dragen. Voor de overige gevallen is bepaald dat dit een interne terugkoppelingsplicht is die geen externe werking heeft. Dit voorkomt rechtsonzekerheid bij burgers.

Artikel 8: Ondermandaat en het doorgeven van een volmacht of machtiging

De gemeentesecretaris, voor wat betreft Schema B, respectievelijk de directeuren bij gezamenlijk besluit, voor wat betreft Schema A en C, zijn bevoegd om de functionarissen van de gemeente Oosterhout te mandateren tot het uitoefenen van de hen bij dit besluit verleende bevoegdheden (ondermandaat) c.q. om de hen gegeven volmacht of machtiging door te geven aan functionarissen van de gemeente Oosterhout. De gemeentesecretaris respectievelijk de directie stelt het college hiervan zo spoedig mogelijk in kennis in de vergadering van het college.

De ondergemandateerde en de functionaris aan wie een volmacht of machtiging is doorgegeven zijn tevens aan dit besluit gebonden.

Artikel 9: Naleven wetten en rechtstreeks werkende richtlijnen en verdragen

De (onder)gemandateerde, gevolmachtigde, gemachtigde en de functionaris aan wie een volmacht of machtiging is doorgegeven zijn verplicht om bij de uitoefening van de bevoegdheid of het verrichten van de privaatrechtelijke rechtshandeling of feitelijke handeling de Nederlandse wet na te leven en rechtstreeks werkende richtlijnen en verdragsbepalingen te eerbiedigen.

Artikel 10: Verslag

Het college c.q. de burgemeester kan verlangen dat op nader door haar c.q. hem te bepalen wijze de gemandateerden aan het college of de burgemeester verslag doen van de wijze waarop gebruik is gemaakt van de gemandateerde bevoegdheden.

Artikel 11: Citeertitel en inwerkingtreding

• 1.

  Dit besluit wordt geciteerd als het “Algemeen mandaat-, volmacht-, en machtigingsbesluit Oosterhout 2011”.

• 2.

  Dit besluit wordt overeenkomstig artikel 3:40 van de Awb bekend gemaakt en wordt ter inzage gelegd bij de informatiebalie van het gemeentehuis aan het Slotjesveld 1 te 4900 GB Oosterhout.

• 3.

  Dit besluit treedt in werking op 1 september 2011.