Verordening op de fora van de gemeente Oudewater 2014

1 Het presidium zendt ten minste acht dagen voor een vergadering de forumleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken. Een kopie van deze stukken gaat naar de leden van de raad en het college.

2 Het presidium reserveert een bepaalde tijd voor behandeling van een agendapunt. Naar gelang de omstandigheden is de voorzitter bevoegd om hiervan af te wijken. Hij dient er overigens wel zorg voor te dragen dat de agenda dezelfde avond wordt afgehandeld.

3 Tegelijkertijd met de oproep zal het presidium per onderwerp inwoners en/of andere belanghebbenden uitnodigen voor de vergadering, op voorstel van de leden van het presidium, de raad, het forum of het college.

4 Het presidium kan in bijzondere gevallen, in afwijking van het door de raad vastgestelde vergaderschema, een andere dag of aanvangsuur aanwijzen.

5 Het presidium kan in bijzondere gevallen, in afwijking van het door de raad vastgestelde vergaderschema, een extra vergadering uitschrijven, op voorstel van de leden van het presidium, de raad, het forum of het college.

6 Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 11, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden. Een kopie van deze stukken gaat naar de leden van de raad en het college.

7 Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kan de voorlopige agenda en stukken ook op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking worden gesteld.

1 In spoedeisende gevallen het presidium na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt

2 Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de leden raad, fora en college op verzoek inzage.

3 Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door het forum vastgesteld, met dien verstande dat het forum de door het presidium voorgelegde voorlopige agenda uitsluitend voor wat betreft de volgorde van behandeling van de agendapunten kan wijzigen.

4 Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kan de aanvullende agenda en stukken ook op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking worden gesteld

1 Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op de griffie ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de leden van de raad, fora en college en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

2 Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.

3 Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de leden van de raad, fora en college op verzoek inzage.

4 Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen stukken ook op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking worden gesteld.

1 De leden kunnen in de week voorafgaand aan het forum technische vragen die noodzakelijk zijn om het voorstel helder te krijgen, voorleggen aan de opsteller van het stuk, rechtstreeks of via de griffier. Politieke vragen dienen aan de portefeuillehouder te worden voorgelegd.

2 Het bepaalde in het eerste lid laat onverlet de mogelijkheid dat de leden hun technische vragen in de vergadering kunnen stellen.

1 De vergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in een huis-aan-huisblad en door plaatsing op de website van de gemeente ter openbare kennis, tenminste 48 uur voor aanvang van de vergadering.

2 De openbare kennisgeving vermeldt:

a. de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

b. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en daarbij behorende stukken kan inzien.

1 De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

2 Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen de leden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

3 Na het tekenen van de presentielijst door de aanwezige leden opent de voorzitter de vergadering.

1 De griffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

2 Een verslag bevat in ieder geval:

a. de namen van de voorzitter, de griffier, de burgemeester, de wethouders en de leden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

b. een aantekening van welke leden afwezig waren;

c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

d. een zakelijke samenvatting van het gesprokene onder vermelding van de namen van de sprekers, inclusief een lijst van de door de collegeleden gedane toezeggingen;

e. een samenvatting van het advies aan de raad.

3 Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de (schriftelijke en/of elektronische) verzending aan de leden verzonden aan de raad en het college.

4 Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en de griffier.

5 De concept en vastgestelde verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.

1 Burgers en belanghebbenden kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn.

2 Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen een redelijke termijn voor de aanvang van de vergadering aan de griffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

3 De voorzitter nodigt sprekers uit plaats te nemen aan de vergadertafel en geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering. Om dezelfde reden kan hij insprekers verzoeken om een vertegenwoordiger aan de vergadertafel plaats te laten nemen.

4 De spreker zit aan de vergadertafel gedurende het onderwerp waarvoor hij zich heeft aangemeld, en kan deelnemen aan het gesprek als de voorzitter hem hiertoe het woord heeft verleend.

5 Burgers en belanghebbenden kunnen zich niet aanmelden voor het agendapunt ‘Gelegenheid tot het stellen van vragen aan de portefeuillehouders’

1 Een besluit wordt genomen met één stem per fractie.

2 Het forum beslist bij meerderheid van stemmen. Uitzonderingen op deze regel, zie artikel 9.

3 Staken de stemmen, dan is het voorstel / verzoek verworpen.

4 In het geval van een ordevoorstel of voorstellen betreffende de uitleg van deze verordening heeft de voorzitter de doorslaggevende stem.