Klachtenregeling bij aanbesteden gemeente Oudewater 2017

Artikel 1 Begrippen

• 1.

  Klacht: een schriftelijke melding of een melding per e-mail van een ondernemer die belang heeft bij de aanbesteding aan de aanbestedende dienst, waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan.

• 2.

  Ondernemer:

  - een (potentiële) inschrijver of (potentieel) gegadigde;

  - een onderaannemer van een (potentiële) inschrijver en (potentiële) gegadigde;

• - een brancheorganisatie of een branche gerelateerd adviescentrum van ondernemers.

• 3.

  Klachtafhandeling: het schriftelijk en gemotiveerd in kennis stellen van de klager over de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, alsmede van de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden.

• 4.

  Klachtenmeldpunt: meldpunt dat wordt bemand door minimaal één medewerker die onafhankelijk onderzoek uitvoert naar de klacht en daarover een advies uitbrengt aan de aanbestedende dienst.

• 5.

  Aanbestedende dienst: het verantwoordelijke aanbestedende team van of namens de gemeente Oudewater.

• 6.

  Commissie van Aanbestedingsexperts: externe en onafhankelijke Commissie van Aanbestedingsexperts ingesteld door de minister van Economische Zaken.

Artikel 2 Reikwijdte

• 1.

  Deze regeling is van toepassing op de behandeling en afhandeling van klachten bij aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen en welke aanbesteding door de gemeente Oudewater is uitgeschreven.

• 2.

  Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid van de gemeente Oudewater.

Artikel 3 Het indienen van een klacht

• 1.

  De gemeente Oudewater stelt een Klachtenmeldpunt in.

• 2.

  De ondernemer dient zijn klacht schriftelijk of per e-mail in bij het klachtenmeldpunt. Het klachtenmeldpunt is bereikbaar via klachtenmeldpuntaanbestedingen@oudewater.nl.

• 3.

  De ondernemer meldt bij de indiening van zijn klacht dat het een aanbestedingsklacht betreft, een inhoudelijke beschrijving van zijn klacht en hoe volgens hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen.

• 4.

  De klacht bevat verder de dagtekening, naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de ondernemer en de aanduiding van de aanbesteding.

• 5.

  Aan de indiening van een klacht zijn geen kosten verbonden.

• 6.

  Klachten waarover reeds een gerechtelijke procedure aanhangig is kunnen niet worden voorgelegd aan het klachtenmeldpunt.

Artikel 4 Klachtbehandeling door klachtenmeldpunt

• 1.

  Het klachtenmeldpunt bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht. In de bevestiging wordt aangegeven dat de aanbestedende dienst ervan uitgaat dat de ondernemer kiest voor een afhandeling volgens de onderhavige regeling. Ook wordt aangegeven dat als de ondernemer wil dat de klachtenprocedure in de zin van titel 9.1 van de Awb (een klacht die ziet op een gedraging van de gemeente Oudewater of een persoon die werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Oudewater) wordt toegepast, hij dit moet laten weten.

• 2.

  Het klachtenmeldpunt onderzoekt en beoordeelt vervolgens, eventueel aan de hand van door de ondernemer en de aanbestedende dienst aanvullend verstrekte gegevens, de klacht. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure.

• 3.

  Het indienen van een klacht schort de lopende aanbestedingsprocedure niet op.

• 4.

  Het indienen van een klacht over de gunningsbeslissing schort de rechtsbeschermingstermijn niet op.

• 5.

  Het klachtenmeldpunt brengt aan de aanbestedende dienst schriftelijk verslag uit van het onderzoek naar de klacht en haar bevindingen met betrekking tot de klacht. Een afschrift van dit verslag wordt naar de klager gestuurd.

Artikel 5 Klachtafhandeling door de aanbestedende dienst

• 1.

  Wanneer de aanbestedende dienst op grond van  het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie komt dat de klacht gegrond of gedeeltelijk gegrond is en de aanbestedende dienst corrigerende en/of preventieve maatregelen treft, dan deelt de aanbestedende dienst dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer en het klachtenmeldpunt. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen door de contactpersoon van de aanbesteding bij de aanbestedende dienst aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen.

• 2.

  Wanneer de aanbestedende dienst na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie komt dat de klacht niet gegrond is, wijst hij de klacht gemotiveerd af en bericht hij de ondernemer en het klachtenmeldpunt.

Artikel 6 Inschakelen van externe Commissie van Aanbestedingsexperts

• 1.

  Het klachtenmeldpunt kan op verzoek van de ondernemer of de aanbestedende dienst voorstellen dat de klacht, voordat daarop door de aanbestedende dienst wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts.

• 2.

  Als de aanbestedende dienst aan de ondernemer heeft laten weten hoe hij de klacht beoordeelt, of als de aanbestedende dienst nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren, kan een klager de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.

Artikel 7 Klachtregistratie

Het klachtenmeldpunt draagt zorg voor de registratie van de klachten.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag volgend waarop zij bekend is gemaakt.

• 2.

  De ‘Klachtenregeling bij aanbesteden gemeente Oudewater 2014, zoals vastgesteld op 14 oktober 2014, wordt gelijktijdig ingetrokken.

Artikel 9 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Klachtenregeling bij aanbesteden gemeente Oudewater 2017’.