Archiefverordening Overijssel 2013

Noot

[Toelichting: Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277, 1995, laatstelijk gewijzigd Stb. 243, 2012), het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671, 1995, sedert gewijzigd) en de Archiefregeling (Stcrt. Nr. 70, 6 januari 2010, laatstelijk gewijzigd Stcrt. Nr. 26238, 17 december 2012). De verordening dient door Provinciale Staten te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen van de Archiefwet 1995.

De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die gedeputeerde staten dragen voor de archieven van de provinciale organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

De regeling is niet van toepassing op de archiefbescheiden van de commissaris van de Koning, voor zover bedoeld in artikel 23, tweede lid, van de wet en artikel 182, eerste en tweede lid, van de Provinciewet. De commissaris van de Koning is zorgdrager voor de archiefbescheiden die op grond van de rijkstaken van de commissaris worden gevormd. Na overbrenging van deze bescheiden naar de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie is de rijksarchivaris in de provincie belast met het beheer.]

Noot

[Toelichting: Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. ]

Noot

[Toelichting: De Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr. 70 , sedertdien gewijzigd) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats voor het historisch archief en archiefruimten voor de semi-statische archieven moeten voldoen.

In de Bestuursafspraken met het Rijk is vastgelegd, dat in de periode 2011-2015 de provincies als archiefbewaarplaats de rijksarchiefbewaarplaats in de hoofdplaats van elke provincie aanwijzen. In deze rijksarchiefbewaarplaats, voor onze provincie het Historisch Centrum Overijssel (HCO), werden tot aan de wetswijziging de provinciale historische archieven ook bewaard. De archieven zijn en blijven daar wettelijk openbaar voor bezoekers, tenzij het college van Gedeputeerde Staten op grond van de wet daaraan beperkingen stelt.

Vanaf 2015 zijn de provincies vrij een archiefbewaarplaats aan te wijzen, mits deze voldoet aan de wettelijke eisen. Zij kunnen dan eventueel een andere keus maken dan de rijksarchiefbewaarplaats. De wettelijke regels over openbaarheid van de historische  archieven en mogelijke uitzonderingen daarop blijven in alle gevallen gelden.

De Archiefwet stelt, dat archieven ongeacht hun vorm in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard moeten worden. Ook digitale archieven vallen daaronder. Wanneer de provincies overgaan op digitaal archiveren en geen nieuw papieren archief meer wordt gevormd, ontstaat er op den duur origineel digitaal historisch archief. Dit vereist specifieke beheersomstandigheden en maatregelen. De provincies worden ook daarvoor verantwoordelijk. Landelijk zijn initiatieven genomen voor gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen, waarin digitaal historisch archief langdurig toegankelijk kan blijven. Onze opdracht van 2012 aan het Historisch Centrum Overijssel om te komen tot de ontwikkeling van gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen in Overijssel sluit daarop aan.

De archiefruimten, waar archieven jonger dan twintig jaar worden bewaard, bevinden zich in het provinciehuis. ]

Noot

[Toelichting: De beheerder en beheereenheid van de niet overgebrachte archieven worden aangewezen in het Besluit Informatiebeheer, zie artikel 7 en de toelichting daarop. ]

Noot

[Toelichting: Door de wetswijziging krijgen de provincies naast de al bestaande verantwoordelijkheid voor de recente archieven die nog in de eigen organisatie berusten, ook de verantwoordelijkheid voor de historische provinciale archieven vanaf 1801, die momenteel bij de Regionaal Historische Centra in de provinciehoofdsteden berusten. De provincies betalen sinds 2012 voor dit beheer.Tot en met 2015 zal het beheer van de historische provinciale archieven als gevolg van de genoemde Bestuursafspraken met het Rijk worden uitgevoerd door het HCO. Het geheel van deze kosten is al vastgesteld voor de periode van het Bestuursakkoord. De uitvoering kan in overeenkomsten en afspraken met het HCO worden geregeld, afhankelijk van de gekozen juridische vorm. Voor beheer van digitaal historisch archief is in de toekomst gespecialiseerd personeel nodig, zie de toelichting bij artikel 2. ]

Noot

[Toelichting: De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Dit geldt voor archieven ongeacht hun vorm, dus ook voor digitaal archief.

Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne archiefbescheiden. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit te beperkt. Als toezichthouder op mede-overheden heeft het college van gedeputeerde staten ook meer recht van spreken als het zichzelf dezelfde normen oplegt. De provincie heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte archiefbescheiden daarvan zelf ook profijt.]

Noot

[Toelichting: Deze voorschriften worden in het Besluit Informatiebeheer en eventueel andere uitvoeringsregelingen opgenomen. Omdat gedeputeerde staten na de dualisering ook zorgdrager zijn gebleven voor de archiefbescheiden van Provinciale Staten, dienen Provinciale Staten formeel op de hoogte te worden gesteld van de ook voor hen geldende uitvoeringsregels op grond van deze Archiefverordening. ]

Noot

[Toelichting: Binnen één zittingsperiode vernemen Provinciale Staten dus vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

Een jaarlijkse verslaglegging is op grond van de versterking van het horizontale toezicht tengevolge van de Wet Revitalisering generiek toezicht wenselijk (1). Het wordt aan Gedeputeerde Staten overgelaten in welke vorm zij de rapportage aan Provinciale Staten uitbrengen.

Het beheer van het historisch archief zal onder de verantwoordelijkheid van de provinciearchivaris door het Historisch Centrum Overijssel worden uitgevoerd. De jaarlijkse verslaglegging door de archivaris geldt ook voor het beheer van het historisch archief.

Ad (1) Een van de principes van het nieuwe interbestuurlijk toezicht, zoals neergelegd in de Wet Revitalisering generiek toezicht, is dat de horizontale verantwoording of interne toezichtsmechanismen van decentrale overheden versterkt moeten worden. Dan kan het interbestuurlijk toezicht meer op afstand blijven. Versterking van de horizontale verantwoording geldt ook voor de provincies, des te meer omdat op het terrein van de Archiefwet geen interbestuurlijk toezicht vanuit het Rijk op de provincies wordt ingevuld.]

Noot

[Toelichting: Binnen één zittingsperiode vernemen Provinciale Staten dus vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

Een jaarlijkse verslaglegging is op grond van de versterking van het horizontale toezicht tengevolge van de Wet Revitalisering generiek toezicht wenselijk (1). Het wordt aan Gedeputeerde Staten overgelaten in welke vorm zij de rapportage aan Provinciale Staten uitbrengen.

Het beheer van het historisch archief zal onder de verantwoordelijkheid van de provinciearchivaris door het Historisch Centrum Overijssel worden uitgevoerd. De jaarlijkse verslaglegging door de archivaris geldt ook voor het beheer van het historisch archief.

Ad (1) Een van de principes van het nieuwe interbestuurlijk toezicht, zoals neergelegd in de Wet Revitalisering generiek toezicht, is dat de horizontale verantwoording of interne toezichtsmechanismen van decentrale overheden versterkt moeten worden. Dan kan het interbestuurlijk toezicht meer op afstand blijven. Versterking van de horizontale verantwoording geldt ook voor de provincies, des te meer omdat op het terrein van de Archiefwet geen interbestuurlijk toezicht vanuit het Rijk op de provincies wordt ingevuld.]

Noot

[Toelichting: De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale archiefbescheiden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd; wij hebben ook het begrip technische ruimten toegevoegd aan artikel 10. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.]

Noot

[Toelichting: Slechts die aspecten van de uitoefening van de archiefzorg en het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. ]