Regeling vervallen per 04-04-2013

Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Geldend van 24-02-2011 t/m 03-04-2013

Intitulé

Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Peel en Maas;

gelet op de wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de wet bescherming persoonsgegevens;

besluit vast te stellen:

 

Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

a. wet GBA: Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

b. reglement: het Reglement gemeentelijke basisadministratie

persoonsgegevens;

c. verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

d. beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14

van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is

belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie

persoonsgegevens;

e. bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie,

het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich

heeft waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd;

f. ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in

artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie

persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;

g. binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in

artikel 1 van de wet.

 

Artikel 2 Authentieke gegevens

  • 1 Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, regelt de

    verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de

    GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA

    nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze

    afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de

    wet kunnen voldoen.

     

  • 2 In bijlage 2 bij dit reglement worden de in het eerste lid bedoelde

    afnemers aangewezen.

     

Artikel 3 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

  • 1 Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de

    functionaris als bedoeld in artikel 1 onder d.

     

  • 2 Bewerker van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder e.

  • 3 3 De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

    a. (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

    b. (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere

    geautomatiseerde toepassingen;

    c. verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden,

    die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie.

     

Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registratie

  • 1 Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de verantwoordelijken van andere gemeentelijke registraties, genoemd in lid 2, gegevens verstrekt.

  • 2 Key2 Geïntegreerd Heffen (GH): dagelijks wordt een file aangevuld met mutaties uit de GBA, vervolgens wekelijks geautomatiseerd wordt ingelezen in de applicatie Key2GH en verwerkt.

  • 3 De betreffende verbanden, genoemd in lid, kunnen in een convenant worden vastgelegd.

Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:

a. de beheerder;

b. de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam op de afdeling

burgerzaken;

c. de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente;

d. voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in de bijlage 2a en 2b bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden.

 

Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in de bijlage 3 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in die tabel aangegeven gegevens verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.

Artikel 7 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen

dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in de bijlage 4 bij dit

reglement aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Het college kan in afwijking van de in de bijlage 4 gestelde derden, in bijzondere gevallen tot versrekking overgaan, mits aan de voorwaarden gesteld in artikel 100 van de wet wordt voldaan.

 

Artikel 8 Terugmeldplicht

  • 1 Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke.

  • 2 In bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die

    tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die

    aan hen verstrekt zijn. Aangewezen wordt welke gegevens het betreft.

     

  • 3 De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

  • 4 De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de

    binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt

    gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de

    artikelen 62 en 63 van het besluit GBA.

     

Artikel 9 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het krachtens de verantwoordelijke vastgestelde beveiligingsplan.

Artikel 10 Slotbepalingen

  • 1 Dit reglement treedt in werking 1 dag na de dag van bekendmaking.

  • 2 Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement gemeentelijke

    basisadministratie persoonsgegevens Peel en Maas.

     

  • 3 Dit reglement ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

  • 4 De in dit reglement genoemde bijlagen bij de artikelen 2, 4, 5,

    6, 7 en 8 worden vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders.

     

  • 5 Wijzigen in de bijlagen mogen worden aangebracht door de verantwoordelijke informatiebeheerder genoemd in de beheerregeling GBA.

Artikel 11 Intrekkingen

  • 1 Het Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van Helden van 17 december wordt ingetrokken.

  • 2 Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van Kessel van 30 oktober 2006 wordt ingetrokken.

  • 3 Het Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van Meijel van 22 mei 2007 wordt ingetrokken.

Ondertekening

Peel en Maas 15 februari 2011,
Het college van burgemeester en wethouders van Peel en Maas,
de gemeentesecretaris/directeur,                                      de burgemeester,
drs. H.Mensink                                                                W.J. Delissen-van Tongerlo
 

1

2

Voor zover van belang voor de hun opgedragen taken hebben de hierna genoemde binnengemeentelijke afnemers rechtstreeks toegang tot de gemeentelijke basisadministratie (art. 5 Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens):

 

Team Openbare Ruimte:

• Factureren nota´s werken derden en schadeverhaal gemeente-eigendommen

• Aanschrijvingen bij specifieke projecten (bv. bij verkeersmaatregelen) en uitvoering van civieltechnische werken

• Controle NAW gegevens bij kadastrale eigendomsverhoudingen

• Administratie afvalcontainers

 

Team Buitendienst:

• Factureren nota´s werken derden en schadeverhaal gemeente-eigendommen

• Aanschrijvingen bij specifieke projecten (bv. bij verkeersmaatregelen) en uitvoering van civieltechnische werken

• Administratie afvalcontainers

• Controle NAW gegevens bij kadastrale eigendomsverhoudingen

 

Team Omgevingsontwikkeling:

• Opstellen van koop/verkoop/pachtovereenkomsten

• Bijhouding van Administratieve Kadastrale Registratie (AKR)

• Toetsing bezwaar- en beroepschriften

• Onderhouden subjectgegevens

• Verificatie van premiebeschikkingen

• Verificatie cliënt-gegevens t.b.v. intake, mutatieverwerking, controle en verhaal voor WWB en aanverwante regelingen; het afdrukken van uittreksels

• Raadplegen bewoningsgegevens t.b.v. huursubsidie

• Voeren van de debiteuren- en crediteurenadministratie

• T.b.v. gemeentegaranties (ontslag hoofdelijke aansprakelijkheid)

• Controle NAW gegevens bij kadastrale eigendomsverhoudingen

• Verificatie cliëntgegevens voor startersleningen

• Verificatie cliënt-gegevens t.b.v. facturen maken ingebruikgevingen e.d.

 

Team Maatschappelijke Ontwikkeling:

• Raadplegen bewoningsgegevens t.b.v. huursubsidie

• Raadplegen t.b.v. gebruikers sportaccomodaties

• Verificatie cliënt-gegevens t.b.v. intake, mutatieverwerking, controle en verhaal voor WWB en aanverwante regelingen; het afdrukken van uittreksels

• Uitvoering en controle naar aanleiding van netwerkoverleggen Maatschappelijke Opvang: kwetsbare burgers uit deze gemeenten.

• Voeren van de debiteuren- en crediteurenadministratie

 

 

Team Vergunningen, Toezicht en Handhaving:

• Werkzaamheden buitengewoon opsporingsambtenaar

• Verificatie t.b.v. aanvraag milieuvergunningen, -klachten en actualiseren van inrichtingenbestand (“milieudossiers”)

• Bijhouding van Administratieve Kadastrale Registratie (AKR)

• Verificatie cliënt-gegevens t.b.v. intake, mutatieverwerking, controle en verhaal voor WWB en aanverwante regelingen; het afdrukken van uittreksels

• Onderhouden subjectgegevens

• Controle NAW gegevens bij kadastrale eigendomsverhoudingen

• Verificatie t.b.v. handhaving

• Verificatie t.b.v. aanvragen diverse vergunningen

• Verificatie toezicht bouwzaken

• Verificatie t.b.v. openbare orde & veiligheid

• Uitvoering t.b.v. drank en horecawet

• Uitvoering APV/ bijzondere wetten

 

Team Beheer en Uitvoering:

• Voeren van de debiteuren- en crediteurenadministratie

• Heffing en invordering van alle gemeentelijke belastingen

• Behandeling verzoeken om kwijtschelding gemeentelijke belastingen

• T.b.v. gemeentegaranties (ontslag hoofdelijke aansprakelijkheid)

• Controle persoonsgegevens t.b.v. de salarisadministratie en vergoedingen aan commissies en derden

• Toetsing bezwaar-en beroepschriften

 

Team Informatisering en Automatisering:

• Applicatiebeheerder Key2 burgerzaken

• Controle persoonsgegevens woz-administratie

• Onderhouden subjectgegevens

 

Team Werk, Zorg en Inkomen:

• T.b.v. administratie Regeling Opvang Asielzoekers en Regeling Voorwaardelijke vergunning tot verblijf (VVTV)

• Uitvoering voorzieningen gehandicapten

 

3

4

De gegevens als bedoeld in artikel 7 betreffen de algemene en verwijsgegevens over:

• de naam

• de geslachtsnaam van de (eerdere) echtgenoot, dan wel de (eerdere) geregistreerd partner

• het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner

• het adres

• de gemeente van inschrijving

• de geboortedatum

• de datum van overlijden

De verstrekking van voormelde gegevens geschiedt uitsluitend aan de hieronder genoemde categorieën, zijnde niet-commerciële instellingen.

1. Door de gemeente gesubsidieerde instellingen zoals omschreven in de gemeentelijke subsidielijst:

Doel van de gegevensbevraging:

De gegevensverstrekking dient ten behoeve van de uitvoering van de aan de instellingen opgedragen taken of de taken die de instellingen zich tot doel hebben gesteld. Voor zover binnen het doel, waarvoor de subsidie is verstrekt.

 

2. Woningverenigingen/woningcorporaties:

Doel van de gegevensbevraging:

Ten behoeve van werkzaamheden in het kader van huursubsidiewet en om handhavend te kunnen optreden en daarmee problemen als illegale inwoning, niet toegestane onderverhuur, overlastsituaties en dergelijke te kunnen aanpakken.

 

3. Particulieren:

Doel van de gegevensbevraging:

Indien een inwoner van de gemeente Peel en Maas bij de afdeling burgerzaken een verzoek doet om een uittreksel van zijn of haar echtgenoot/echtgenote/geregistreerd partner wordt aan dit verzoek voldaan indien betrokkenen op hetzelfde adres wonen. Ook mag een vader of moeder een verzoek doen om een uittreksel voor wat betreft hen inwonende kinderen.

4. Stichtingen met een maatschappelijk doel:

Doel van de gegevensbevraging:

De gegevens worden gevraagd voor de zorgtaak van de instelling op het terrein van de gezondheidszorg of de maatschappelijke dienstverlening of het bijhouden van hun patiëntenadministratie.

 

5. NLW Group:

Doel van de gegevensbevraging:

Voor zover het verzoek bedoeld is ter verificatie van personen, die binnen NLW in een Wsw (Wet Sociale Werkvoorziening) -dienstverband worden geplaatst. Een van de vereisten is dat de betreffende persoon woonachtig is in een van de aangesloten gemeenten.

 

6. Verstrekkingen aan instellingen en bedrijven in opdracht van het gemeentebestuur:

Doel van de gegevensbevraging:

Er kunnen algemene gegevens verstrekt worden aan instellingen of bedrijven, indien deze gegevens noodzakelijk zijn in verband met de uitvoering van een opdracht van het gemeentebestuur. Bij de verstrekking van deze gegevens moeten de verstrekte gegevens na vervulling van de opdracht door de betreffende instelling of het bedrijf vernietigd worden of te worden geretourneerd aan het gemeentebestuur zonder dat er enig gegeven achterblijft.

 

7. Buitenlandse EU-overheden:

Doel van de gegevensbevraging:

Voor zover het verzoek voldoet aan de eisen, gesteld in artikel 13 van de Europese Richtlijnen zoals die in 1995 zijn vastgesteld (richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995).

 

 

5

De volgende binnengemeentelijke afnemers worden aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.

• Team Openbare Ruimte;

• Team Buitendienst;

• Team Omgevingsontwikkeling;

• Team Maatschappelijke ontwikkeling;

• Team Vergunningen, Toezicht en Handhaving;

• Team Beheer en Uitvoering;

• Team Informatisering en Automatisering en

• Team Werk, Zorg en Inkomen.

 

Toelichting 1 op het reglement

Met ingang van 1 april 2007 is de wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) op een aantal punten gewijzigd. Afnemers worden verplicht de in het Besluit GBA aangewezen authentieke persoonsgegevens te gebruiken bij hun beslissingen en bij gerede twijfel omtrent de juistheid van deze gegevens dit aan gemeenten terug te melden.

Voor de binnengemeentelijke verstrekking van GBA-gegevens dient een verordening aanwezig te zijn. Dit reglement bevat overigens in de meeste gemeenten ook een voorziening voor de verstrekking aan zogenaamde vrije derden, bedoeld in artikel 100 van de wet GBA.

Zoals voorgeschreven in artikel 96, eerste lid, van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, regelt dit reglement:

1. de verstrekking van gegevens uit de GBA aan de binnengemeentelijke

afnemers die deze gegevens nodig hebben voor de vervulling van hun taken

en die deze gegevens uit hoofde van artikel 3b van de Wet GBA moeten

gebruiken;

2. de systematische verstrekking van de gegevens uit de GBA aan de

binnengemeentelijke afnemers;

3. de toegang van de binnengemeentelijke afnemers tot de GBA;

4. de verbanden tussen de GBA en de andere gegevensverzamelingen van de gemeente.

Daarbij wordt aangegeven welke de binnengemeentelijke afnemers als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA zijn en voor welke taken zij welke gegevens verstrekt krijgen uit de GBA.

Overeenkomstig artikel 62, vierde lid, van de wet GBA geeft dit reglement voorts:

5. nadere regels omtrent de terugmelding door de binnengemeentelijke afnemers

aan de GBA;

6. nadere regels omtrent de kennisgeving door het college aan de

binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding;

7. een overzicht van de binnengemeentelijke afnemers die een terugmelding

doen op andere dan de authentieke gegevens in de GBA, waarbij is

aangegeven welke gegevens dit betreft.

Op diverse plaatsen in dit reglement wordt verwezen naar een bijlage. Het is uiteraard mogelijk dat deze bijlagen worden vastgesteld en eventueel worden gewijzigd door besluiten van het college van burgemeester en wethouders. Deze bevoegdheid moet dan wel in het reglement worden opgenomen. De optie is verwoord bij de slotbepalingen in artikel 10.