Reglement elektronisch bestuurlijk verkeer Raalte 2013

Ondertekening

Toelichting 1

Inleiding

Sinds 1 juli 2004 is de Algemene wet bestuursrecht uitgebreid met regels voor het verkeer langs elektronische weg tussen burgers/bedrijven en bestuursorganen en tussen bestuursorganen onderling (de zogenaamde Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). De Awb biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan tussen beide partijen en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als conventioneel (schriftelijk) verkeer en in welke andere gevallen verkeer langs elektronische weg gelijkgesteld kan worden aan andere vormen van berichtenverkeer. Tevens legt de wet een basis voor elektronische dienstverlening door overheidsinstanties. Naast de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer geven de Wet elektronische handtekeningen, de Grondwet en de al bestaande artikelen in de Awb ook voorwaarden voor het elektronisch communiceren en het elektronisch afhandelen van verzoeken en aanvragen van burgers door overheidsinstanties.

Inwoners gaan steeds meer gebruik maken van het communicatiemiddel e-mail. In plaats van het schrijven van brieven naar de gemeenten zullen zij ook belangrijke e-mails naar de gemeente willen sturen. E-mail dient op dezelfde wijze te worden behandeld als brieven. Er kunnen dus rechten aan worden ontleend die overeenkomen met de rechten die aan berichten op papier kunnen worden ontleend. De gemeente dient daarom duidelijke regels voor e-mail gebruik op te stellen en na te leven.

Het gebruik van e-mail neemt toe terwijl de registratie en de archivering ervan maar weinig aandacht krijgen. Hiermee loopt de gemeente het risico dat belangrijke berichten kwijtraken wat gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het e-mail Reglement is opgenomen wanneer medewerkers berichten ter registratie moeten aanbieden.

Het Reglement elektronisch bestuurlijk verkeer bevat de gebruiksregels die gelden voor het omgaan met e-mail door de gemeente. Deze gebruiksregels zijn opgesteld omdat het berichtenverkeer via e-mail steeds meer status krijgt. Burgers en maatschappelijke organisaties die via e-mail met de gemeente willen communiceren moeten hiertoe in de gelegenheid worden gesteld. In de Awb staat beschreven dat de gemeente nadere regels moet geven over de manier waarop en wanneer er via de elektronische weg gecommuniceerd kan worden. De gemeente Raalte doet dit in de vorm van dit Reglement elektronisch bestuurlijk verkeer.

Aan dit document is ook een privacyreglement e-mail- en internetgebruik gekoppeld voor de medewerkers van de gemeente Raalte. Hierin staat beschreven op welke wijze in de ambtelijke organisatie dient te worden omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en welke regels voor een verantwoord gebruik zijn opgesteld. De wijze waarop het geheel wordt gecontroleerd is ook beschreven.

Artikelsgewijs toelichting

Artikel 1

Voor dit Reglement zijn elektronische berichten ingedeeld in een aantal categorieën. Primair wordt onderscheid gemaakt tussen functionele en privé berichten. Dit reglement heeft enkel betrekking op de functionele berichten. Functionele berichten worden op hun beurt verdeeld in formele en informele berichten. Formele berichten zijn die welke direct of beoogd rechtsgevolg hebben zoals aanvrage, bezwaarschriften, zienswijzen, beschikkingen, meldingen, klachten etc. Informele berichten zijn functionele berichten die niet formeel zijn.

Artikel 2

Het Reglement is van toepassing op elektronisch berichtenverkeer tussen de gemeente Raalte en externe partijen. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer handelt alleen over elektronische verkeer tussen burgers (natuurlijke en rechtspersonen) en bestuursorganen.

De werking van het Reglement is breder en strekt zich uit tot alle functionele berichten, d.w.z. berichten die een medewerk(st)er uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt. Het Reglement beoogt geen regels te geven omtrent privé gebruik van e-mail. Voor privé gebruik geldt het Reglement: Gebruiksregels e-mail voor medewerkers van de gemeente Raalte.

Daarnaast wordt aangegeven dat het Reglement van toepassing is op e-mailberichten, en berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld SMS berichten en sociale media (twitter, facebook, Hyves etc.), zijn uitgesloten. Faxverkeer valt wel onder de werking van dit Reglement.

Artikel 3

Dit artikel geeft aan dat het Reglement zowel een externe als een interne oriëntatie heeft. Hetgeen extern wordt beloofd moet intern worden waargemaakt.

Artikel 4

Alle bestuurders en medewerkers van de gemeente Raalte zijn zelf verantwoordelijk voor het naleven van de regels die in het Reglement zijn vastgelegd.

Artikel 5

Lid 1

Hierin wordt het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 (Verkeer langs elektronische weg) van de Algemene wet bestuursrecht geregeld. De (bestuursorganen van de) gemeente Raalte geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor haar burgers en andere partijen via de elektronische weg. Ook blijkt hieruit dat het reglement niet het oogmerk heeft om regels te stellen omtrent privé gebruik van e-mail. Voor privé gebruik geldt het protocol: Gebruiksregels e-mail voor medewerkers van de gemeente Raalte.

Daarnaast wordt aangegeven dat het reglement van toepassing is op e-mailberichten, en berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld SMS berichten en Twitter, zijn uitgesloten.

Lid 2

In lid 2 wordt gesteld dat formele berichten als elektronische aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies), bezwaarschriften, klachten en zienswijzen alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.

Lid 3

Voor informele berichten is in lid 3 als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus info@Raalte.nl, algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door de gemeente Raalte of via een webformulier op de gemeentelijke website. Als een algemeen mailadres niet meer actief is, wordt dit gepubliceerd.

In de Awb wordt gesproken over een doorzendplicht wanneer post niet bij het juiste bestuursorgaan is terechtgekomen. Door aan te geven welke elektronische postbussen gebruikt kunnen en moeten worden zijn medewerkers niet gehouden aan de doorzendplicht. Zo worden situaties voorkomen waarin een medewerker functionele berichten via zijn postbus ontvangt in een periode dat hij voor langere tijd ziek thuis is of met vakantie is waar vervolgens langere tijd niets mee wordt gedaan.

Lid 4

Behoeft geen toelichting

Lid 5

Behoeft geen toelichting.

Lid 6

In dit lid wordt in het verlengde van lid 4 geregeld dat in aangegeven gevallen het elektronische bericht niet in behandeling wordt genomen. Het gaat hierbij om specifiek elektronische beperkingen waaraan het bericht wordt getoetst. De opsomming is niet limitatief.

Lid 7

Alvorens het bericht daadwerkelijk buiten behandeling wordt gelaten dient de inzender van het bericht in de gelegenheid worden gesteld om het bericht of de bijlagen zodanig aan te passen dat het voor de gemeente wel te verwerken is. De regeling vergelijkbaar met die als beschreven in artikel 4.5 Awb.

Lid 8

Behoeft geen toelichting.

Artikel 6

In dit artikel wordt vastgelegd dat de ontvangst als hier bedoeld niet de ontvangstbevestiging is als bedoeld in artikel 4:3a Awb, maar slechts een technische ontvangstbevestiging die aangeeft dat het bericht is ontvangen. Er wordt dus geen oordeel mee gegeven over hetgeen men heeft toegezonden.

Artikel 7

Lid 1

Analoog aan de papieren situatie wordt de afzender van een functioneel bericht op de hoogte gesteld wie de behandelend ambtenaar/afdeling is middels een ontvangstbevestiging. Wanneer een functioneel bericht binnen acht weken wordt beantwoord is het sturen van een tussentijds bericht niet nodig.

Indien er sprake is van een wettelijke termijn, dan wordt deze termijn in acht genomen. Het maakt dus niet uit of bijvoorbeeld een aanvraag elektronisch of via een brief is ingediend. De afhandeltermijn is in beide gevallen hetzelfde. Bij het ontbreken van een wettelijke termijn geldt een termijn van acht weken (artikel 4.13 lid 2 Awb).

Voor de afhandeling van functionele berichten geldt dat dit via de elektronische weg plaats mag vinden, mits de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. Zie ook hetgeen is bepaald in artikel 2.14 lid 1 Awb.

Uiteraard wordt, hoewel het af en toe lastig kan zijn, er van iedere medewerker van de gemeente Raalte verwacht dat de afhandeling van alle functionele berichten op een professionele wijze gebeurt ongeacht de toonzetting in het ontvangen bericht.

Artikel 8

Middels dit artikel wordt invulling gegeven aan de vereiste van artikel 2.14 lid 1 Awb. Het doen van een elektronisch verzoek houdt niet automatisch in dat de verzender impliciet kenbaar maakt in het vervolg van de procedure elektronisch te willen communiceren. Dit probleem kan deels worden opgelost door een afzender in een webformulier aan te laten geven of hij of zij elektronisch bereikbaar is.

Artikel 9

Het Reglement stelt als eis aan het elektronisch afhandelen van functionele berichten in het algemeen en bestuurlijke berichten in het bijzonder dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en de inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer verwijst voor wat betreft de elektronische handtekening naar de Wet elektronische handtekeningen. Deze wet regelt onder andere dat een met voldoende waarborgen omgeven handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (PKI) aan alle betrouwbaarheidseisen.

Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden. Voor een besluit van een bestuursorgaan geldt dat deze niet ondertekend hoeft te zijn om juridisch rechtsgeldig te zijn. Desgewenst kan ondertekend worden met een gescande handtekening. Voor overige berichten geldt, dat naarmate de gevolgen van het in twijfel trekken van de betrouwbaarheid verstrekkender zijn, de elektronische handtekening met meer waarborgen omkleed moet zijn.

Artikel 10

Behoeft geen toelichting.

Artikel 11

Behoeft geen toelichting.

Artikel 12

Behoeft geen toelichting.