Besluit tot retrospectieve vervanging personeelsdossiers

1. Tot retrospectieve vervanging van de documenten (archiefbescheiden), zoals die onder de noemer van personeelsdossiers zijn geordend, door reproducties ingevolge artikel 6, lid 1 van het Archiefbesluit 1995

van de navolgende archiefbescheiden, waarvan ingevolge de Selectielijst voor archiefbescheiden van

gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996

(Selectielijst 2012) een groot percentage voor vernietiging in aanmerking komt.

Omschrijving van de te vervangen en te vernietigen bescheiden:

De substitutie (vervanging) door reproducties omvat de personeelsdossiers van alle gemeentelijke medewerkers zoals die in dienst waren op – en vanaf 1 november 2013 tot aan het beëindigen van de betreffende analoge archiefvorming per 1 april 2016.

Waarborging van de belangen:

• a.

  De reproductie is geschiedt op de wijze zoals omschreven in het bij dit besluit behorende Handboek retrospectieve vervanging personeelsdossiers DOWR gemeenten, zoals door ons vastgesteld d.d. 10 september 2019.

• b.

  De reproductie van desbetreffende archiefbescheiden is wenselijk vanuit oogpunt van ‘digitaal – en flexibel kunnen werken’ alsmede een efficiënte bedrijfsvoering en ruimtebesparing

• c.

  Het belang van de gegevens voor de gemeente Raalte is gewaarborgd; de analoge documenten zijn op een dusdanige wijze gescand dat er geen enkel verlies van gegevens op is getreden

• d.

  Ook het belang van de gegevens voor recht- en bewijszoekenden, eventueel historisch onderzoek en de eventuele waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed is door de scanprocedure gewaarborgd

• e.

  De vervangen analoge bestanden zullen 6 weken na dit besluit worden vernietigd. Die vernietiging gebeurt onder verantwoordelijkheid van het Team PSA

2. Tot vervanging van de documenten (archiefbescheiden) zoals die onder de noemer van het postproces specifiek ter behandeling in personele processen worden ontvangen of verzonden, door reproducties ingevolge artikel 6, lid 1 van het Archiefbesluit 1995

van de navolgende archiefbescheiden, waarvan ingevolge de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017 (Selectielijst 2016) een groot percentage voor vernietiging in aanmerking komt.

Omschrijving van de te vervangen en te vernietigen bescheiden:

De substitutie (vervanging) door reproducties omvat alle documenten zoals die in de context van de personele processen, zoals omschreven in de nieuw opgenomen paragraaf in het Handboek Vervanging documenten postproces gemeente Raalte, vastgesteld bij collegebesluit van 13 december 2016, de organisatie inkomen of uitgaan, dan wel zijn ingekomen of uitgegaan.

Waarborging van de belangen:

• a.

  De reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek Vervanging documenten postproces Gemeente Raalte wat daarvoor gewijzigd is conform de tekst vastgesteld bij collegebesluit van 10 september 2019.

• b.

  De reproductie van desbetreffende archiefbescheiden is wenselijk vanuit oogpunt van ‘digitaal – en flexibel kunnen werken’ alsmede een efficiënte bedrijfsvoering en ruimtebesparing

• c.

  Het belang van de gegevens voor de gemeente Raalte is gewaarborgd; de analoge documenten zijn op een dusdanige wijze gescand dat er geen enkel verlies van gegevens op is getreden

• d.

  Ook het belang van de gegevens voor recht- en bewijszoekenden, eventueel historisch onderzoek en de eventuele waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed is door de scanprocedure gewaarborgd

• e.

  De vervangen analoge bestanden zullen periodiek worden vernietigd. De vernietiging gebeurt onder verantwoordelijkheid van het Team PSA

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad.

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit retrospectieve vervanging analoge archiefbescheiden door digitale reproducties personeelsdossiers gemeente Raalte 2019

Bezwaar

Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 expliciet vermeldt. Het vervangingsbesluit staat dan ook open voor bezwaar.

Een belanghebbende kan op grond van de Algemene wet bestuursrecht binnen 6 weken na de datum van bekendmaking van dit besluit schriftelijk een bezwaarschrift indienen.

De regels waaraan dit bezwaarschrift moet voldoen zijn als volgt:

• -

  U stuurt het bezwaarschrift aan het College van burgemeester en wethouders van Raalte, Postbus 140, 8100 AC Raalte;

• -

  U stuurt het binnen 6 weken na de datum van bekendmaking van het besluit. Daarmee voorkomt u dat we uw bezwaarschrift niet meer in behandeling kunnen nemen, omdat het te laat binnen is;

• -

  In het bezwaarschrift schrijft u tegen welke beslissing(en) u bezwaar maakt en de redenen waarom u het er niet mee eens bent;

• -

  Als u niet in staat bent binnen de hiervoor genoemde termijn van 6 weken de redenen van bezwaar goed te omschrijven, kunt u een zogenoemd pro forma bezwaarschrift indienen en hiervoor een (extra) termijn vragen;

• -

  U vermeldt de datum waarop u het bezwaarschrift schrijft, uw naam, adres en ondertekent de brief met uw handtekening;

• -

  U stuurt, zo mogelijk, een kopie mee van het besluit waartegen u bezwaar maakt.

Hebt u een spoedeisend belang, dan kunt u een voorlopige voorziening vragen. U vraagt een voorlopige voorziening aan de voorzieningenrechter van de rechtbank Overijssel, Team Bestuursrecht, Postbus 10067, 8000 GB Zwolle (tel. 088 361 1037). U kunt pas een voorlopige voorziening vragen nadat u een bezwaarschrift hebt ingediend. Een kopie van het bezwaarschrift voegt u bij uw verzoek aan de voorzieningenrechter. De rechtbank brengt u voor het in behandeling nemen van een verzoek om voorlopige voorziening kosten in rekening (griffierecht).