Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR622390
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR622390/1
Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden houdende regels omtrent gegevensbescherming medewerkers Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HM
Geldend van 27-10-2017 t/m heden
Intitulé
Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden houdende regels omtrent gegevensbescherming medewerkers Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HM[Deze bekendmaking is slechts een tekstplaatsing. De oorspronkelijke bekendmaking is op 26 oktober 2017 beschikbaar via Blad gemeenschappelijke regeling 2017, 610.]
Het dagelijks bestuur van de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden (RDOG HM);
Overwegende dat het wenselijk is regels vast te stellen betreffende het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van medewerkers in dienst van de RDOG HM;
Gelet op het ter zake gestelde in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
Gelet op de verkregen instemming van de Centrale Ondernemingsraad d.d. 20 september 2017
BESLUIT
vast te stellen de navolgende
”Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HM”
Artikel 1 Begripsomschrijvingen/Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
- 1.1
RDOG HM
Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden, zoals omschreven in artikel 1.1. van de organisatieverordening RDOG HM.
- 1.2
Verantwoordelijke
Het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt: zijnde het dagelijks bestuur van de RDOG HM.
- 1.3
Beheerder
Medewerkers van de personeelsadministratie en salarisadministratie van de RDOG HM welke tot taak hebben zorg te dragen voor het beheer van personeelsgegevens.
- 1.4
Persoonsgegeven
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Anonieme gegevens zijn geen persoonsgegevens en vallen niet onder deze regeling.
- 1.5
Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens.
- 1.6
Medewerker
Diegene die is aangesteld of is tewerkgesteld bij de RDOG HM en op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. Onder medewerker wordt ook verstaan de uitzendkracht, de vrijwilliger, de stagiaire, de stagiaire met een werkervaringsplaats, de zpp’er en freelancer waarvan de RDOG HM persoonsgegevens verwerkt.
- 1.7
Personeelsdossier
Het geheel van – schriftelijk en/of digitaal – vastgelegde informatie met betrekking tot een medewerker.
- 1.8
Personeelsinformatiesysteem
Alle digitale systemen waarin de gegevens van de medewerker worden verwerkt en opgenomen.
Artikel 2 Grondslag
Het verwerken van persoonsgegevens van een medewerker in een personeelsdossier of personeelsinformatiesysteem is noodzakelijk in het kader van de uitvoering van een arbeidsovereenkomst, een publiekrechtelijke aanstelling als ambtenaar of (stage)overeenkomst overeenkomstig de geldende wettelijke verplichtingen.
Artikel 3Verantwoordelijkheden en beheer
-
3.1 Het dagelijks bestuur van de RDOG HM is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van de medewerker als bedoeld in deze regeling.
-
3.2 De verantwoordelijke is belast met de organisatie, uitvoering, controle en beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens van de medewerker overeenkomstig de Wbp/AVG.
-
3.3 De beheerder draagt zorg voor het correct verwerken van persoonsgegevens. Hieronder valt ook een periodieke controle of gegevens nog kloppen.
Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
-
4.1 De in het personeelsdossier en/of het personeelsinformatiesysteem opgenomen gegevens bevatten geen andere gegevens dan vermeld in bijlage 1 behorende bij deze regeling. Deze bijlage maakt integraal deel uit van deze regeling.
-
4.2 De persoonsgegevens worden verkregen door toedoen van of met medewerking van de medewerker.
Artikel 5 Inzagebevoegdheid vanuit functie
-
5.1 De volgende personen kunnen de persoonsgegevens / personeelsdossiers van medewerkers raadplegen, voor zover dit noodzakelijk is voor de goede uitoefening van hun functie:
- a.
de verantwoordelijke;
- b.
de directie van de RDOG HM;
- c.
de direct leidinggevende van de betrokken medewerker;
- d.
de betrokken personeelsadviseur;
- e.
de beheerder;
- f.
de (arbeids)jurist;
- g.
de Arbo-adviseur;
- h.
de opleidingscoördinator;
- i.
de calamiteitenadviseur;
- j.
Een externe deskundige voor zover deze schriftelijk toestemming heeft van de verantwoordelijke en/of de directie van de RDOG HM of de desbetreffende medewerker.
- a.
-
5.2 In bijlage 2 van deze regeling is opgenomen welke gegevens door de in het eerste lid van dit artikel genoemde personen mogen worden ingezien.
-
5.3 Het raadplegen van het (digitale) personeelsdossier geschiedt door tussenkomst van de beheerder of de betrokken personeelsadviseur, tenzij het via het digitale systeem mogelijk is voor de in het eerste lid van dit artikel genoemde personen om direct toegang te krijgen tot het personeelsdossier.
Artikel 6 Inzagebevoegdheid medewerker
-
6.1 Indien een personeelsdossier niet direct digitaal toegankelijk is voor een medewerker, krijgt de medewerker of zijn gemachtigde desgevraagd inzage in zijn personeelsdossier. Deze inzage geschiedt op afspraak en onder toezicht van de beheerder of de betrokken personeelsadviseur.
-
6.2 De beheerder of betrokken personeelsadviseur eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzocht om (digitale) inzage of afschrift.
-
6.3 Indien (digitale) inzage of afschrift geweigerd wordt, dan wordt dit desgevraagd schriftelijk en gemotiveerd door de verantwoordelijke aan de medewerker meegedeeld.
Artikel 7 Verstrekken van gegevens aan derden
-
7.1 Persoonsgegevens van medewerkers worden enkel verstrekt aan derden indien:
- a.
zulks voortvloeit uit het doel van de registratie;
- b.
dit wordt vereist door een wettelijk voorschrift;
- c.
dit geschiedt met toestemming van de medewerker.
- a.
-
7.2 De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden.
Artikel 8 Correctierecht
-
8.1 De medewerker of zijn gemachtigde heeft het recht de beheerder om verbetering, aanvulling of verwijdering te vragen van de gegevens die over hem zijn verwerkt, indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van deze regeling niet ter zake doende zijn, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen of niet verwijderd.
-
8.2 Indien de beheerder van mening is dat aan het verzoek zoals bedoeld in het eerste lid niet tegemoet gekomen kan worden neemt hij contact op met de medewerker.
-
8.3 Een afwijzing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd door de verantwoordelijke aan de medewerker meegedeeld.
Artikel 9 Bewaring en vernietiging
Bewaring en vernietiging van persoonsgegevens in (digitale) dossiers geschieden in overeenstemming met hetgeen in bijlage 1 is opgenomen.
Artikel 10 Bezwaar en beroep
Op besluiten, zoals deze voortkomen uit de in deze regeling opgenomen bepalingen, zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing, onverminderd het bepaalde in hoofdstuk 8 van de Wet bescherming persoonsgegevens.
Artikel 11 Bijzondere gevallen
In gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het dagelijks bestuur van de RDOG HM.
Artikel 12 Slotbepalingen en citeertitel
-
12.1 Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling gegevensbescherming medewerkers RDOG HM”.
-
12.2 Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na vaststelling door ons bestuur.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de vergadering van 12 oktober 2017.
Het dagelijks bestuur van de RDOG HM,
De secretaris,
J.M.M. de Gouw
De voorzitter,
J.A. de Jager
Bijlage 1 Overzicht indeling en bewaartermijnen
Algemene uitgangspunten:
Algemene uitgangspunten:
Tijdens dienstverband
Na dienstverband (eind dienstverband, pensionering of overlijden)
Uitzondering wat betreft de bewaartermijn na dienstverband
|
De personeelsdossiers worden ingedeeld in onderstaande hoofdstukken, weergegeven met bewaartermijnen.
Stukken personeelsdossier, voor zover relevant |
|
Kopie van het paspoort of identiteitsbewijs |
5 jaar na dienstverband (dv). |
Kopie van de verblijfsvergunning |
overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. |
Kopie van rijbewijs |
5 jaar na dv. |
Echtscheiding |
overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. |
Overlijden echtgenoot |
overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. |
Geheimhoudingsverklaring/ambtseed |
functievervulling: 10 jaar na dv. |
Verzoek wijziging arbeidsduur |
10 jaar na dv. |
Besluit verandering arbeidsduur |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Buitengewoon verlof |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Onbetaald verlof |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Ouderschapsverlof |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Zorgverlof |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Opgave diensttijd |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Toeslagen |
bereiken 67-jarige leeftijd of overlijden |
Eerbewijzen 25/40/50 in dienst |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Bevorderingsbesluit |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Persoonlijke toelage |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
fiscaal relevant: 7 jaar na dv. |
|
Verhuiskostenvergoeding |
fiscaal relevant: 7 jaar na dv. |
Vervangings- en waarnemingstoelage |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
FLO gegevens |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Correspondentie omtrent ontslag |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Ontslagverzoek (op verzoek medewerker) |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Ontslagbesluit |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Kopie laatste salarisstrook |
fiscaal relevant: 7 jaar na dv. |
Individuele loonstaat |
fiscaal relevant: 7 jaar na dv. |
Einde diensttijduitkeringen |
fiscaal relevant: 7 jaar na dv. |
Sollicitatiebrief |
2 jaar na einde dv. |
CV |
2 jaar na einde dv. |
VOG |
2 jaar na einde dv. |
Antecedentenonderzoek/assessment |
2 jaar na einde dv. |
Bestuurlijk traject: AB/DB besluit |
rechtspositie/functievervulling 10 jaar na dv. |
Benoeming (evt. met proeftijd) |
rechtspositie: 10 jaar na dv. |
Aanstelling in vaste dienst |
rechtspositie: 10 jaar na dv. |
Brief wijziging inhoud functie |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Beoordelingen |
rechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na dv. |
Disciplinaire maatregelen |
rechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na dv. |
Persoonlijk functioneren en gegevens m.b.t. gesprekscyclus |
rechtspositie/functievervulling/gedrag: 10 jaar na dv. |
Aanvang / beëindiging deelnemerschap IZA |
informatie administratie: 2 jaar tijdens dv. |
Arbeidsongeschiktheid (correspondentie) |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Werkplekonderzoek |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
UWV correspondentie |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Korting / verlofstop bezoldiging bij langdurige ziekte |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Re-integratiedocumenten |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Zwangerschaps- en bevallingsverlof |
overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. |
Dienstongeval |
overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. |
Correspondentie omtrent pensioen |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Getuigschriften/diploma’s |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Studiefaciliteiten |
rechtspositie/functievervulling: 10 jaar na dv. |
Mededeling dat cursussen zijn doorlopen |
overige bescheiden: 7 jaar tijdens dv. |
Studiekostenvergoeding |
fiscaal relevant: 7 jaar na dv. |
Nevenwerkzaamheden |
2 jaar na einde dv. |
Bijlage 2 Autorisatietabel Inzage en bewerken personeelsgegevens
Er zijn twee soorten autorisatie voor de documenten in het personeelsdossier:
- 1.
Wie mag welke dossier items inzien (lezen);
- 2.
Wie mag welke acties ondernemen (beheer).
LEZEN 1 |
Mede-werker |
Verant-woordelijke en directie |
Direct leiding-gevende |
Perso-neels-adviseur |
Pers. & saladm |
Arbeids-jurist |
Arbo- adviseur |
Oplei-dings coör-dinator |
Calamiteiten-adviseur |
Persoonlijk |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
Dienstverband |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
Loopbaan |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
|
V |
|
Verlof |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
|
|
|
Gezondheid en Verzuim |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
|
Salarisbesluiten |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
|
|
|
Loonstroken en jaaropgave |
V |
|
|
V |
V |
V |
|
|
|
Loonbeslag |
V |
|
|
V |
V |
V |
|
|
|
Juridische zaken |
V |
V |
V |
V |
V |
V |
|
|
|
BEHEER 2 |
Personeelsadministratie |
Salarisadministratie |
Persoonlijk |
V |
|
Dienstverband |
V |
|
Loopbaan |
V |
|
Verlof |
V |
V |
Gezondheid en verzuim |
V |
V |
Salaris (incl. loonbeslag) |
V |
V |
Loonstroken en jaaropgave |
|
V |
Juridische zaken |
V |
|
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl