Organisatiebesluit gemeente Ridderkerk 2011

Geldend van 29-11-2011 t/m heden

Intitulé

Organisatiebesluit gemeente Ridderkerk 2011

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk;

gelet op artikelen 103 en 160 van de Gemeentewet en de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2003;

besluit:

vast te stellen het

Organisatiebesluit gemeente Ridderkerk 2011

§ 0 Algemeen

Artikel 0.1 Begripsbepaling

Dit besluit verstaat onder:

  • a.

    ambtelijke organisatie: het directieteam en de organisatorische eenheden van de gemeente, met uitzondering van de griffie;

  • b.

    gemeentesecretaris/algemeen directeur: de ambtenaar zoals bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet, die tevens belast is met de algemene eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie;

  • c.

    adjunct gemeentesecretaris/directeur: de ambtenaar, die onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur, mede belast is met taken van de gemeentesecretaris en verantwoordelijk is voor het richten, inrichten en aansturen van de afdeling Sturing en Beleid;

  • d.

    directiesecretaris: de ambtenaar die belast is met de ondersteuning van de algemeen directeur en de directeur;

  • e.

    directieteam: de gemeentesecretaris, de adjunct gemeentesecretaris en de directiesecretaris tezamen;

  • f.

    afdeling: de organisatorische eenheid binnen de ambtelijke organisatie zoals die op grond van dit besluit is vastgesteld;

  • g.

    afdelingshoofd (hr): de ambtenaar, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene en dagelijkse zorg voor en ontwikkeling van de medewerkers van de afdeling;

  • h.

    afdelingshoofd(resultaat): de ambtenaar, die belast is met en verantwoordelijk is voor het richten, inrichten en aansturen van een afdeling;

  • i.

    hoofdproces: een verzameling van processen, die met elkaar verband houden;

  • j.

    proces: een aaneenschakeling van activiteiten die met elkaar verband houden en tot een vooraf vastgesteld resultaat moeten leiden;

  • k.

    productenraming: door het college vastgesteld totaaloverzicht van producten;

  • l.

    budgethouder: persoon die verantwoordelijk is voor de inkomsten en uitgaven binnen een vastgesteld budget;

  • m.

    budgetbeheerder: door de budgethouder gemandateerde persoon die het beheer voert over (een deel van) het budget van de budgethouder;

  • n.

    concerncontroller: de ambtenaar, als bedoeld in de door het college vastgestelde notitie Concerncontrol;

  • o.

    algemeen controller: de medewerker concerncontrol zoals bedoeld in de door het college vastgestelde notitie Concerncontrol;

  • p.

    team: elke eenheid binnen een afdeling, als zodanig door de algemeen directeur aangewezen;

  • q.

    teamcoördinator: de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering van een team binnen de daarvoor gestelde kaders.

  • r.

    strategische eenheid: de eenheid die verantwoordelijk is voor de strategische visieontwikkeling van de gemeente in de meest brede zin van het woord.

§ 1 De ambtelijke organisatie

Artikel 1.1 Structuur

  • 1. De ambtelijke organisatie van de gemeente is ingedeeld in een directie, afdelingen en een strategische eenheid.

  • 2. De algemeen directeur bepaalt, na consultatie van het Breed Management Overleg, welke afdelingen er zijn.

Artikel 1.2 Processen

  • 1. De activiteiten in de ambtelijke organisatie worden gerelateerd aan een proces.

  • 2. De resultaten worden vastgesteld door het college. Elk resultaat wordt toegewezen aan één of meerdere processen.

  • 3. Een proces wordt ondergebracht in een hoofdproces.

  • 4. De algemeen directeur, stelt, na consultatie van het Breed Management Overleg, de indeling van de hoofdprocessen vast.

  • 5. Elk hoofdproces valt samen met een afdeling of de directie.

Artikel 1.3 Sturing

  • 1. Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor de bedrijfsvoering van ambtelijke organisatie bij de algemeen directeur.

  • 2. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de aansturing van de ambtelijke organisa- tie en rechtstreeks verantwoordelijk voor de aansturing van de directeur, de directiesecretaris, de afdelingshoofden en de strategische eenheid.

  • 3. De directeur is onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur verantwoordelijk voor de aansturing van de afdelingshoofden (resultaat);

  • 4. Het afdelingshoofd (HR) draagt, met inachtneming van de gemeentebrede kaders zorg voor de capaciteit van de afdeling en de ontwikkeling en inzetbaarheid van de medewerkers van de afdeling.

  • 5. Het afdelingshoofd(resultaat) is verantwoordelijk voor de aansturing van de teamcoördinatoren.

  • 6. Het afdelingshoofd(resultaat) is verantwoordelijk voor de resultaten die behaald moeten worden binnen de afdeling en voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de algemeen directeur voor het college worden voorbereid, op:

    • ·

      de tijdigheid, juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

    • ·

      de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid.

  • 7. Het afdelingshoofd(resultaat) zorgt voor de afstemming en verbinding met andere afde- lingshoofden (resultaat).

§ 2 Instructie algemeen directeur

Artikel 2.1 Ondersteuning college

De algemeen directeur ondersteunt de collegeleden in de uitoefening van hun functie door de benodigde informatie te verzamelen en gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen over de onderwerpen waarmee zij zich bezighouden.

Artikel 2.2 Ondersteuning raad/commissies

De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de ambtelijke bijstand aan de raad en individuele raadsleden, zulks overeenkomstig het gestelde in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003, gewijzigd d.d. 26 januari 2004.

Artikel 2.3 Bestuursopdrachten

  • 1.

    Voor de beleidsvoorbereiding kan het college bestuursopdrachten aan de algemeen directeur geven.

  • 2.

    Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

  • 3.

    De algemeen directeur draagt zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

§ 3 Budgethouderschap

Artikel 3.1 Budgethouder en budgetbeheerder

  • 1. Budgethouders worden aangewezen bij de procesraming.

  • 2. De budgethouder kan (delen van) het toegewezen budget laten beheren door budgetbeheerders.

  • 3. De budgetbeheerders kunnen (delen van) het budgetbeheer mandateren aan medewerkers.

  • 4. De aanwijzing als budgetbeheerder wordt in de gemeentelijke financiële administratie schriftelijk vastgelegd op een parafenlijst.

Artikel 3.2 Taken en bevoegdheden

  • 1. De budgethouder/-beheerder levert alle relevante gegevens en informatie ten behoeve van: het opstellen van de programmabegroting en procesraming, het voeren van de centrale administraties, het voeren van het centrale budgetsysteem, het opstellen van periodieke monitors en de jaarstukken, zodat gerichte verantwoordingsinformatie aan het college van burgemeester en wethouders en de raad kan plaatsvinden.

  • 2. Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de budgethouder gerechtigd tot het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten die nodig zijn om de vastgelegde prestaties te kunnen verrichten waarvoor budget is toegewezen.

  • 3. De budgethouder draagt zorg voor een doorlopende budgetbewaking.

  • 4. De budgethouder rapporteert aan de algemeen directeur over de stand van zaken van de toegewezen budgetten.

  • 5. Met inachtneming van het inkoopbeleid, blijvend binnen de grenzen van het vastgestelde budget mag de budgethouder ter realisering van de vastgelegde prestaties verplichtingen aangaan.

  • 6. De budgethouder of –beheerder kan een verplichting vastleggen in de financiële administratie.

  • 7. De budgethouder neemt de bepalingen van de Financiële Verordening in acht.

  • 8. Een budgethouder realiseert zich welke politieke en bestuurlijke gevolgen zijn handelen kan hebben. In voorkomende gevallen overlegt de budgethouder met de algemeen directeur en de verantwoordelijke bestuurder(s).

Artikel 3.3 Budgetafwijkingen

  • 1. Budgetafwijkingen met een financiële dekking.

    • 1.1.

      Een budgethouder mag zelfstandig schuiven met de geraamde uitgaven en inkomsten binnen het proces (inclusief wijziging van de procesraming).

    • 1.2.

      Budgetverschuivingen tussen producten die binnen hetzelfde raadsprogramma vallen (inclusief wijziging van de procesraming), dienen door het college te worden besloten.

    • 1.3.

      Budgetverschuivingen tussen raadsprogramma’s worden aan de raad voorgelegd (inclusief wijziging van de programmabegroting).

  • 2. Budgetafwijkingen zonder directe financiële dekking (tegenvallers) of waarop geen directe financiële aanspraak is begroot (meevallers), worden aan de raad voorgelegd (inclusief wijziging van de programmabegroting).

§ 4 Concerncontrol

Artikel 4.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

  • 1. De concerncontroller is belast met de beheersing van de gemeentelijke activiteiten en de bevordering van de rechtmatigheid en doelmatigheid van het beleid en het beheer.

  • 2. De medewerker concerncontrol is belast met de uitvoering van de feitelijke werkzaamheden met betrekking tot concerncontrol.

  • 3. Het college legt in een notitie nadere richtlijnen vast inzake het functioneren, de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de concerncontroller en de medewerker concerncontrol.

§ 5 Overlegvormen en vervanging

Artikel 5.1 Breed Management Overleg

  • 1. Het Breed Management Overleg wordt op tactisch niveau gevoerd door de algemeen directeur, de directeur, de afdelingshoofden (hr) en de afdelingshoofden (resultaat) met als doel de samenwerking onderling te bevorderen.

  • 2. Aspecten die aan de orde komen zijn o.a. gezamenlijke bespreking organisatiebrede zaken, behandeling van thema’s en uitwisseling van ervaringen.

  • 3. De algemeen directeur is voorzitter van bijeenkomsten van het breed management overleg.

Artikel 5.2 Overig overleg

  • 1. De algemeen directeur voert periodiek overleg met de afdelingshoofden(hr).

  • 1. Het afdelingshoofd (hr) is verantwoordelijk voor het op adequate wijze voeren van afdelingsoverleg.

  • 2. Het afdelingshoofd(resultaat) is verantwoordelijk voor het op adequate wijze voeren van overleg over de voortgang van het werk.

Artikel 5.3 Vervanging

  • 1.

    Bij verhindering vervangen de algemeen directeur en de directeur elkaar onderling.

  • 2.

    Bij verhindering van de algemeen directeur en de directeur worden zij vervangen door de directiesecretaris.

  • 3.

    Bij verhindering wordt het directieteam vervangen door de afdelingshoofden (resultaat).

  • 4.

    Bij verhindering vervangen de afdelingshoofden (resultaat) elkaar onderling.

  • 5.

    Bij verhindering vervangen de afdelingshoofden (hr) elkaar onderling.

§ 6 Overige bepalingen

Artikel 6.1 Overgangs- en slotbepalingen

  • 1.

    Dit besluit treedt in werking op de dag nadat het is bekendgemaakt.

  • 2.

    Het Organisatiebesluit gemeente Ridderkerk 2009 wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop dit besluit in werking treedt.

Artikel 6.2 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit 2011”.

Ondertekening

Ridderkerk, 29 november 2011
Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,
de secretaris, de burgemeester,
M.H.J.C. Nienhuis-van Doremaele A. Attema