Reglement voor het CentraalRegistratie- en Inlichtingenbureau (CRIB)

Geldend van 18-09-2009 t/m heden

Intitulé

Reglement voor het CentraalRegistratie- en Inlichtingenbureau (CRIB)

Paragraaf 1: Algemene bepalingen.

Privacyreglement CRIB

Burgemeester en wethouders hebben vastgesteld het volgende reglement voor het Centraal Registratie- en Inlichtingenbureau (CRIB).

Artikel 1

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • (a)

    de wet: de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • (b)

    de verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • (c)

    de beheerder: de functionaris, die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de registratie;

  • (d)

    technische werkzaamheden: werkzaamheden die verband houden met onderhoud en reparatie van apparatuur en programmatuur;

  • (e)

    slachtoffer: degene van wie de verblijfplaats tijdens of na een ramp of zwaar ongeval niet bekend is en degene die –al dan niet gewond of overleden- op het rampterrein wordt aangetroffen dan wel degene die verbleef op de locatie waar de ramp of het zware ongeval zich heeft voorgedaan en die het rampterrein is ontvlucht;

  • (f)

    derden: personen afkomstig uit de intergemeentelijke pool van CRIB ambtenaren en van het Rode Kruis die de beheerder bijstaan in de uitoefening van zijn taak.

Artikel 2: Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van gegevens vanslachtoffers,van degenen diein het kader van het Centraal Registratie- en inlichtingenbureau bijde registratie van voornoemde personen zijn betrokken en van de daaraan ten grondslag liggende documenten die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn daarin te worden opgenomen.

Artikel 3

De verwerking wordt geautomatiseerd gevoerd. Hiervoor wordt gebruik gemaakt het Systeem BUS4ALL van Centric.

Artikel 4: Doelstellingen van de verwerking

  • 1. Het doel van het geheel van verwerkingen is het verzamelen en verder verwerken van gegevens van slachtoffers met het oog op:

    • (a)

      het opsporen en identificeren van personen van wie de verblijfplaats tijdens of na een ramp niet bekend is;

    • (b)

      het registreren van aangetroffen personen;

    • (c)

      het informeren van de verantwoordelijke over personen die als slachtoffer bij een ramp of zwaar ongeval zijn betrokkenen;

    • (d)

      het informeren van familieleden en naasten van personen van wie de verblijfplaats niet bekend was;

    • (e)

      het informeren van een officiële vertegenwoordiging van het desbetreffende landindien personen met de niet-Nederlandse nationaliteit als slachtoffer bij een ramp of zwaar ongeval zijn betrokken.

  • 2. Persoonsgegevens kunnen tevens worden verwerkt ten behoeve van:

    • (a)

      het verstrekken van informatie aan gemeentelijke diensten of dienstonderdelen met het oog op nazorg aan degenen van wie de identiteit na een ramp of een zwaar ongeval is vastgesteld;

    • (b)

      historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek in de situatie, bedoeld in artikel 9, tweede lid.

  • 3. Niet tot individuele personen te herleiden informatie kan worden verwerkt voor:

    • (a)

      beleidsinformatie;

    • (b)

      historisch, statistisch ofwetenschappelijk onderzoek.

Artikel 5 Rechtmatige grondslag van de verwerking

De rechtmatige grondslag van de verwerking is dat de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de wettelijke plicht van de verantwoordelijke, bedoeld in artikel 4, eerste lid, aanhef en onderdeel n, van de Wet Rampen en zware ongevallen.

Artikel 6 Categorieën van personen van wie gegevens worden verwerkt

Van de volgende categorieën worden gegevens verwerkt:

(a) personen van wie, ten gevolge van een ramp of een zwaar ongeval, de verblijfplaats onbekend is;

(b) personen die tijdens of na een ramp of zwaar ongeval worden aangetroffen;

(c) personen die een melding hebben gedaan met betrekking tot een persoon van wie de verblijfplaats tijdens of na een ramp of zwaar ongeval onbekend is;

(d) personen bij wie aanvullende informatie verkregen kan worden over personen van wie de verblijfplaats tijdens of na een ramp onbekend is.

Artikel 7 Soorten van gegevens

  • 1. Omtrent personen, bedoeld in onderdeel a, kunnen de volgende gegevens worden opgenomen:

    • (a)

      naam-, adres- en woonplaatsgegevens;

    • (b)

      geslacht;

    • (c)

      geboortedatum;

    • (d)

      geboorteplaats;

    • (e)

      nationaliteit;

    • (f)

      naam van de (eventuele) partner;

    • (g)

      een omschrijving van de (familie)relatie waarin betrokkene staat ten opzichte van personen, bedoeld in artikel 6, onderdeel c;

    • (h)

      de namen van overige personen, van wie de verblijfplaats eveneens onbekend is;

    • (i)

      het laatste bericht dat met betrekking tot de desbetreffende personen bekend is;

    • (j)

      overige relevante informatie die van toepassing is in geval van een ramp of zwaar ongeval.

  • 2. Omtrent personen, bedoeld in artikel 6, onderdeel b, kunnen ten hoogste de volgende gegevens worden opgenomen:

    • (a)

      naam-, adres- en woonplaatsgegevens;

    • (b)

      geslacht;

    • (c)

      geboortedatum;

    • (d)

      nationaliteit;

    • (e)

      naam van de eventuele partner;

    • (f)

      tijdelijk adres, bestaande uit: naam-, adres- en woonplaatsgegevens;

    • (g)

      de indicatie dat betrokkene is overleden en de datum van overlijden.

  • 3. Omtrent personen, bedoeld in artikel 6, onderdeel c, kunnen de volgende gegevens worden opgenomen:

    • (a)

      naam-, adres- en woonplaatsgegevens;

    • (b)

      e-mail adres;

    • (c)

      geslacht;

    • (d)

      geboortedatum;

    • (e)

      naam van de (eventuele) partner;

    • (f)

      een omschrijving van de familierelatie van betrokkene tot degene van wie de verblijfplaats tijdens of na een ramp of zwaar ongeval onbekend is:

    • (g)

      de datum van het laatste contact dat betrokkene had met degene van wie de verblijfplaats tijdens of na een ramp of zwaar ongeval onbekend is en de redenen waarom betrokkene denkt dat degene wiens verblijfplaats onbekend is,

    • (h)

      betrokken is bij de ramp of het zware ongeval;

    • (i)

      overige relevante informatie die van toepassing is in geval van een ramp of zwaar ongeval.

  • 4. Omtrent personen, bedoeld in artikel 6, onderdeel d, kunnen ten hoogste de volgende gegevens worden opgenomen:

    • (a)

      naam-, adres- en woonplaatsgegevens;

    • (b)

      een omschrijving van relatie van betrokkene tot degene van wie de verblijfplaats tijdens of na een ramp of zwaar ongeval onbekend is;

    • (c)

      de datum van het laatste contact dat betrokkene had met degene van wie de verblijfplaats tijdens of na een ramp of zwaar ongeval onbekend is.

Artikel 8 Herkomst van de gegevens

  • 1.

    De gegevens, bedoeld in artikel 7, eerste lid, zijn afkomstig van:

    • (a)

      personen die een melding hebben gedaan met betrekking tot personen van wie de

verblijfplaats tijdens of na een ramp of zwaar ongeval onbekend is;

  • (b)

    ambtenaren, werkzaam bij het GSC van de gemeente waar zich een ramp of zwaar ongeval heeft voorgedaan.

    • 2.

      De gegevens, bedoeld in artikel 7, tweede lid, zijn onder meer afkomstig van:

  • (a)

    de betrokkenen zelf;

  • (b)

    personeel van hulpverleningsdiensten;

  • (c)

    personeel van ziekenhuizen.

    • 3.

      De gegevens, bedoeld in artikel 7, derde lid, zijn afkomstig van de betrokkenen zelf.

    • 4.

      De gegevens, bedoeld in artikel 7, vierde lid, zijn afkomstig van:

  • (a)

    personen die een melding hebben gedaan met betrekking tot personen van wie de verblijfplaats tijdens of na een ramp of zwaar ongeval onbekend is;

  • (b)

    personeel van hulpverleningsdiensten.

Artikel 9 Vernietiging van persoonsgegevens

  • 1) Zodra het Centraal Registratie- en inlichtingenbureau wordt opgeheven, worden de gegevens van slachtoffers, van degenen die in het kader van het Centraal Registratie- en inlichtingenbureau bij de registratie van voornoemde personen zijn betrokken en de daaraan ten grondslag liggende documentendie in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn daarin te worden opgenomen, niet meer gebruikt.

  • 2) De in het eerste lid bedoelde gegevens worden overgebracht naar een statisch archief en blijven uitsluitend toegankelijk voor historische, statische en wetenschappelijke doeleinden in die gevallen dat de verantwoordelijke daarvoor expliciet schriftelijk toestemming heeft gegeven.

  • 3) Vernietiging van het bestand of van de daarin opgenomen gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.

Artikel 10 Rechtstreeks toegang tot de persoonsgegevens

  • 1) Rechtstreekse toegang tot de verwerking hebben de beheerder, de ambtenaren van de gemeente waar een ramp of een zwaar ongeval heeft plaatsgevonden die daartoe door de beheerder zijn aangewezen en derden met het oog op de dagelijkse zorg voor en het goed functioneren van de verwerking.

  • 2) Rechtstreekse toegang tot de verwerking hebben de personen die door de beheerder zijn aangewezen om technische werkzaamheden te verrichten.

Artikel 11 Verstrekking van persoonsgegevens

Op grond van de doelstellingen en de rechtmatige grondslag kunnen persoonsgegevens binnen de organisatie van de verantwoordelijke worden verstrekt aan de volgende ontvangers:

  • (a)

    ambtenaren werkzaam bij gemeentelijke organisatieonderdelen, zoals de afdeling Gemeentelijk Service Centrum, loket inwoners;

  • (b)

    een gemeentelijke nazorgorganisatie van de gemeente waar zich een ramp of een zwaar ongeval heeft voorgedaan;

  • (c)

    onderzoekers met het oog op historisch, statistisch of wetenschappelijke onderzoek in de situatie, bedoeld in artikel 9, tweede lid.

Op grond van de doelstellingen en de rechtmatige grondslag kunnen persoonsgegevens buiten de organisatie van de verantwoordelijke worden verstrekt aan:

  • (a)

    de afdelingen burgerzaken van andere gemeenten dan de gemeente waarbinnen zich de ramp of het zware ongeval heeft voorgedaan;

  • (b)

    naasten, die een melding als bedoeld in artikel 6, onderdeel c, hebben gedaan, of familieleden.

  • (c)

    een officiële vertegenwoordiging van het desbetreffende land indien personen met de niet-Nederlandse nationaliteit als slachtoffer bij een ramp of zwaar ongeval zijn betrokken;

  • (d)

    het Rampen Identificatieteam, ressorterend onder het Korps landelijke politiediensten:

  • (e)

    onderzoekers met het oog op historisch, statistisch of wetenschappelijke onderzoek in de situatie, bedoeld in artikel 9, tweede lid.

Artikel 12 Verdere verwerking van persoonsgegevens

  • 1) De te verwerken persoonsgegevens zullen slechts verder worden verwerkt op een wijze die niet onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Daarbij zal rekening worden gehouden met de verwantschap van de doeleinden, de aard van de gegevens en de waarborgen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

  • 2) Gegevens mogen verder worden verwerkt indien dat noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke is onderworpen.

Artikel 13

De beheerder treft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, als bedoeld in artikel 13 van de wet, in overeenstemming met de door de verantwoordelijke opgestelde richtlijnen.

Artikel 14 Geheimhouding

De verantwoordelijke en een ieder die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke zijn, voor zover voor hen niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voorvloeit.

Artikel 15 rechten van betrokkene; recht op inzage en correctierecht

  • 1) Verzoeken met betrekking tot het recht op inzage en met betrekking tot het recht van correctie, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens kunnen door degene op wie de desbetreffende persoonsgegevens betrekking hebben, worden ingediend bij de beheerder.

  • 2) De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken en draagt zorg voor de verdere uitvoering van genomen besluiten.

Artikel 16 Inwerkingtreding en citeertitel.

  • 1)

    Dit reglement treedt in werking op het moment dat een ramp of zwaar ongeval zich voordoet.

  • 2)

    Dit reglement kan worden aangehaald als het Privacyreglement CRIB.

Aldus vastgesteld op 23 juni 2009 door het college van burgemeester en wethouders van Ridderkerk.

Burgemeester en wethouders van Ridderkerk,

de secretaris de burgemeester