Regeling Forum gemeente Rijswijk 2013

1. Drie weken vóór een raadsvergadering is de eerste Forumavond.

2. Deze avond start met een Plenair Forum. Na afsluiting van het Plenaire Forum kunnen er Fora plaatsvinden. Er kunnen maximaal twee Fora tegelijkertijd plaatsvinden.

3. Twee weken vóór een raadsvergadering is er weer een Forumavond. Op deze tweede Forumavond kan een Forum Stad of Samenleving worden gepland als het aantal te bespreken onderwerpen dit noodzakelijk maakt. Ook kan deze Forumavond gebruikt worden voor presentaties, hoorzittingen en andersoortige bijeenkomsten.

4. Een Forum wordt gehouden op dinsdagavond vanaf 20.00 uur in het stadhuis.

5. Het Raadspresidium kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Het voert hierover overleg met de griffier.

6. Het Raadspresidium kan besluiten om op andere tijdstippen en locaties dan in de vorige leden bepaald een Forum te houden over een specifiek onderwerp

7. Onverminderd hetgeen in deze regeling is vermeld, bepaalt het Raadspresidium het vergaderschema, de vergadertijden en –zalen van de fora.

1. Het opstellen en voorbereiden van de conceptagenda voor de vergaderingen van de Fora geschiedt door de agendacommissie als bedoeld in artikel 6 van het Reglement van Orde voor de raad van de gemeente Rijswijk (hierna te noemen: Reglement van Orde).

2. De agendacommissie bepaalt voor elke Forumavond:

a) het aantal Fora op die avond, de verdeling daarvan over de vergaderzalen, alsmede de tijdsduur en de agenda van ieder van de vergaderingen;

b) de aanwijzing van de personen die tijdens deze Fora zullen optreden als Forumvoorzitter.

3. Tijdens een Plenair Forum kunnen in ieder geval de volgende zaken aan de orde komen:

a) Algemeen spreekrecht burgers over onderwerpen die niet op de agenda staan;

b) Beantwoording van raadsadressen;

c) Vragenronde;

d) Mededelingen van het college en zijn leden in het kader van de actieve informatieplicht als bedoeld in artikel 169 van de Gemeentewet;

e) Verzoeken van het college voor het houden van presentaties;

f) Terugkoppeling inzake gemeenschappelijke regelingen;

g) Lijst van toezeggingen en moties;

h) Procedurebespreking van ingekomen stukken;

i) Vaststellen van Forumverslagen.

1. De griffie verzendt op last van de agendacommissie ten minste 10 dagen vóór de eerste Forumbijeenkomst een oproep aan alle raadsleden en fractieassistenten, onder vermelding van de dag, de tijdstippen en de locaties van de deelfora.

2. De agenda’s en de daarbij behorende stukken voor de betreffende Fora, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verzonden.

3. Stukken die gewijzigd moeten worden na behandeling tijdens in één van de Fora op de eerste dinsdag worden op de vrijdag, ten minste 10 dagen vóór de desbetreffende raadsvergadering aan de raad verzonden

4. Stukken die gewijzigd moeten worden na behandeling in één van de Fora op de tweede dinsdag worden op de vrijdag voorafgaand aan de raadsvergadering verzonden.

1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder in de inzagekast bij de griffie op het gemeentehuis ter inzage gelegd.

2. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

3. Indien voor stukken op grond van artikel 25 Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffie en verleent deze slechts inzage aan de personen die op grond van artikel 25, lid 1, Gemeentewet, de vertrouwelijke stukken mogen inzien.

1. De vergaderingen worden door aankondiging in één of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huis bladen, in het gemeentelijk informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en tevens door plaatsing op de gemeentelijke website ter openbare kennis gebracht.

2. De openbare kennisgeving vermeldt in ieder geval:

• a)

  de datum, aanvangstijd en plaats van het Forum;

• b)

  de wijze waarop en de plaats waar eenieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• c)

  de onderwerpen van de agenda;

• d)

  de mogelijkheden tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 15.

1. Iedere fractie is bevoegd om per agendapunt één persoon in een Forum het woord te laten voeren. Dit lid wordt geacht namens zijn fractie het woord te voeren.

2. In bijzondere gevallen kan de agendacommissie besluiten tot het houden van een Forum waaraan meer dan één deelnemer per fractie het woord mag voeren.

1. Het verslag bevat in ieder geval Het verslag moet inhouden:

• ·

  de adviezen als bedoeld in artikel 3, lid 2;

• ·

  de namen van de voorzitter, de griffier, de secretaris, de wethouders en aanwezige en niet aanwezige raadsleden, en de namen van overige personen die het woord gevoerd hebben;

• ·

  de onderwerpen die besproken zijn;

• ·

  een zakelijke samenvatting van wat gezegd is met vermelding van de namen van de personen die het woord voerden.

2. Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de Forumgriffier.

3. Het ontwerpverslag van de Fora wordt, behoudens bijzondere omstandigheden, tijdig voor de daaropvolgende vergadering toegezonden aan alle raadsleden en fractieassistenten, de burgemeester, de wethouders en de gemeentesecretaris, alsmede aan de overige deelnemers.

4. De verslagen van de fora wordt vastgesteld in de vergadering van het daarop volgende plenaire Forum. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier van het plenaire Forum ondertekend.

1. Een lid, de burgemeester en een wethouder spreken vanaf hun plaats of vanaf de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter. Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat zij vanaf een andere plaats spreken.

2. Een lid, de burgemeester of een wethouder voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

3. De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering.

1. De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen.

2. Voorafgaand aan de eerste termijn inventariseert de voorzitter de beoogde inbreng van de fracties en bepaalt aan de hand daarvan de volgorde van de sprekers.

3. Elke spreektermijn wordt door de Forumvoorzitter afgesloten.

4. Een deelnemer mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

5. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, worden niet meegerekend interrupties en het spreken over een voorstel van orde.

1. De voorzitter van het Forum en iedere deelnemer kunnen mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend betrekking hebben op de orde van het betreffende Forum.

3. Over een voorstel van orde beslist de vergadering direct.

1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

• a)

  de voorzitter van het Forum het nodig oordeelt om hem aan het opvolgen van deze regeling te herinneren;

• b)

  een deelnemer aan de vergadering hem interrumpeert; de voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

4. De voorzitter is bevoegd om uitvoering te geven aan het bepaalde in artikel 24, lid 2.