Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Rijswijk 2013

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• b.

  de commissaris: de commissaris van de Koningin in Zuid-Holland;

• c.

  de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 2 Taak en werkwijze van de commissie

• 1.

  De commissie heeft tot taak de aanbeveling van de gemeenteraad tot benoeming van de burgemeester, als bedoeld in artikel 61 van de Gemeentewet, voor te bereiden.

• 2.

  De commissie brengt schriftelijk en vertrouwelijk verslag uit van haar bevindingen aan de raad en de commissaris. Dit verslag wordt voorzien van een conceptaanbeveling van tenminste twee kandidaten.

• 3.

  Bij de vervulling van haar taak neemt de commissie het bepaalde in de circulaire in acht.

Artikel 3 Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit de fractievoorzitters.

• 2.

  De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 3.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

• 2.

  De gemeentesecretaris wordt als plaatsvervangend secretaris aangewezen en tevensals adviseur aan de commissie toegevoegd in verband met de vervulling van de in artikel 2, lid 1 genoemde taken. Artikel 5, 2e en 3e lid, is van toepassing.

• 3.

  De secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 4.

  De secretaris is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.

Artikel 5 Adviseur

• 1.

  De gemeenteraad kan een wethouder aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 2, lid 1 genoemde taken.

• 2.

  De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3.

  De adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.

Artikel 6 Geheimhouding.

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 2.

  De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering.

• 3.

  De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

• 4.

  De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 12 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

• 5.

  De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 8, 9, tweede lid, en 13 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 6.

  De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk deze verordening verplicht, niet opheffen.

• 7.

  De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 8.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris en de adviseur.

Artikel 7 Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.

• 2.

  De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

• 3.

  De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

• 4.

  De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 8 Contactpersoon bij de benoemingsprocedure

• 1.

  De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

• 2.

  Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé-adres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

• 3.

  Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privé-adres van de secretaris verzonden.

Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

• 1.

  De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koningin de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

• 2.

  De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.

• 3.

  In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet in voorziet, beslist de commissie.

Artikel 10 Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

• a.

  een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,

• b.

  een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie over de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling,

• c.

  aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie,

  en heeft in ieder geval de volgende bijlage:

• d.

  de conceptaanbeveling van twee personen.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 12 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien.

Artikel 13 Archivering

• 1.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 12 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

• 2.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

• 3.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 14 Inwerkingtreding en vervaldatum

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 8 maart 2013.

• 2.

  Deze verordening vervalt met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister een besluit is genomen op de aanbeveling van de raad, met dien verstande dat het bepaalde in artikel 6 van kracht blijft.

Artikel 15 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Rijswijk 2013.