Regeling Vertrouwenspersonen Súdwest-Fryslân

Geldend van 12-04-2013 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-09-2012

Intitulé

Regeling Vertrouwenspersonen Súdwest-Fryslân

Het college van burgemeester en wethouder van Súdwest-Fryslân

overwegende dat;

• integriteit van de gemeente gewaarborgd moet worden;

• de gemeente een gedragscode voor politiek ambtsdragers en voor medewerkers heeft vastgesteld;

• op grond van de Arbeidsomstandighedenwet de gemeente beleid voert om psychosociale arbeidsbelasting tegen te gaan, waarin is opgenomen dat medewerkers die worden geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen zich kunnen wenden tot een vertrouwenspersoon;

• het wenselijk is dat medewerkers zich kunnen wenden tot een vertrouwenspersoon bij vragen en problemen ten aanzien van ongewenst gedrag en vermoedens van een misstand;

• de taak en verantwoordelijkheid van een vertrouwenspersoon duidelijk moet zijn;

• de instemming van de ondernemingsraad d.d. 29 oktober 2012;

B E S L U I T:

Vast te stellen de

“Regeling Vertrouwenspersonen Súdwest-Fryslân”

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a) gemeente: de gemeentelijke organisatie waarbinnen de klager/melder werkzaam is;

b) misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden over de gemeentelijke organisatie waar de melder werkzaam is over een strafbaar feit, een schending van regelgeving of beleidsregels, het misleiden van justitie, een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu of het bewust achterhouden van informatie over deze feiten;

c) integriteitschending: aantastingen van de integriteit door onder andere belangenverstrengeling, manipulatie van of misbruik van (de toegang tot) informatie, misbruik van bevoegdheden of positie, onverenigbare functies/bindingen/activiteiten, strafbare feiten binnen werktijd (diefstal, verduistering fraude en corruptie), (strafbare) misdragingen buiten werktijd of verspilling en misbruik van gemeentelijke eigendommen,

d) ongewenst gedrag: gedrag dat valt binnen de begrippen seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten zoals bedoeld in artikel 1, derde lid, sub e. van de Arbeidsomstandighedenwet, alsmede discriminatie zoals bedoeld in de Algemene wet gelijke behandeling;

e) klacht: een door de klager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft is omschreven;

f) klager: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en een klacht over ongewenst gedrag indient;

g) melder: een medewerker, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en een vermoeden heeft van een misstand;

h) aangeklaagde: een medewerker, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en over wiens gedrag geklaagd wordt of waarover een melding wordt gedaan.

 

Artikel 2 Benoemen vertrouwenspersoon

  • 1 Het College benoemt tenminste één in- en of externe vertrouwenspersoon, voor een periode van 3 jaar. Herbenoeming is mogelijk.

  • 2 Het College kan een vertrouwenspersoon uit die functie ontheffen indien daarvoor gegronde  redenen zijn of op verzoek van de vertrouwenspersoon.

  • 3 De interne vertrouwenspersoon verricht zijn werkzaamheden volledig in diensttijd. Voor de benodigde tijd, om deze functie uit te oefenen, wordt hij vrijgesteld van zijn werkzaamheden. 

  • 4 De interne vertrouwenspersoon ontvangt voor zijn werkzaamheden in het kader van deze regeling geen bijzondere beloning.

Artikel 3 Rol vertrouwenspersoon

  • 1 Een medewerker die met ongewenst gedrag wordt geconfronteerd, kan zich wenden tot de vertrouwenspersoon, dan wel rechtstreeks een klacht indienen bij de klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de gemeentelijke overheid.

  • 2 Een medewerker die een vermoeden heeft van een integriteitschending binnen de gemeente Súdwest-Fryslân, dan wel hinder ondervindt van ongewenst gedrag van een medewerker van deze gemeente, kan zich wenden tot een vertrouwenspersoon, dan wel rechtstreeks een melding doen bij de Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid of de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid.

  • 3 De vertrouwenspersoon staat uitsluitend aan de kant van de klager/melder

  • 4 De vertrouwenspersoon handelt uitsluitend met toestemming/instemming van de klager/melder. 

  • 5 De vertrouwenspersoon waarborgt te allen tijde de vertrouwelijkheid zoals deze met de klager of melder is afgesproken.

Artikel 4 Taken vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon heeft als taken:

a) het zorgdragen voor opvang, ondersteuning, advisering en begeleiding van de medewerker die rechtstreeks een beroep doet op de vertrouwenspersoon,

b) het adviseren van de medewerker of klager bij zijn overwegingen om een melding te doen. De uiteindelijke beslissing om melding te doen is aan de melder.

c) het zijn van een doorgeefluik tussen de melder en het College, indien de melder zijn identiteit niet bekend wenst te maken,

d) het voorlichten/informeren van medewerkers over zijn werkwijze,

e) een signalerende en adviserende rol ten opzichte van het management wat betreft het beleid inzake ongewenste omgangsvormen.

f) het verzorgen van een geanonimiseerd jaarverslag van de vertrouwenspersoon en het toezenden van een versie hiervan aan de ondernemingsraad.

 

Artikel 5 Rol vertrouwenspersoon tijdens klachtenprocedure

a) meedenken/adviseren over al dan niet indienen van klacht/melding.

b) meehelpen bij formulering klacht/melding, indien gewenst.

c) begeleiding/ondersteuning klager/melder tijdens het horen, indien gewenst.

d) begeleiding/ondersteuning na afhandeling klacht/melding, indien gewenst.

e) gedurende de behandeling van een klacht/melding geldt voor zowel de klager/melder als de aangeklaagde en de vertrouwenspersoon een geheimhoudingsplicht.

 

Artikel 6 Verschoningsrecht

  • 1 De vertrouwenspersoon kan zich desgewenst beroepen op verschoningsrecht, voor hetgeen dat aan hem is toevertrouwd.

  • 2 De vertrouwenspersoon kan in het algeheel of alleen ten aanzien van bepaalde vragen weigeren te antwoorden. 

  • 3 Het wettelijk verschoningsrecht behoort niet toe aan de vertrouwenspersoon.

Artikel 7 Waarborgen vertrouwelijkheid

  • 1 De vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met de klager/melder of andere personen die een beroep op hem doen of tot wie hij zich richt. Daarom belooft de vertrouwenspersoon alle betrokkenen geheimhouding van hetgeen hem bij de uitoefening van zijn functie als vertrouwenspersoon ter kennis komt.

  • 2 Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als de klager/melder of andere personen schriftelijk toestemming geven tot het doorbreken van deze belofte tot geheimhouding, of wanneer zeer dringende redenen aanwezig zijn, zoals in 3 omschreven. 

  • 3 Bij het ontbreken van uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon om informatie aan derden te verstrekken kan de vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding indien tenminste voldaan is aan al de vijf hieronder genoemde voorwaarden:

    • Alles is in het werk gesteld de toestemming van de betrokken persoon te verkrijgen;

    • De vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding;

    • Er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen;

    • Het is vrijwel zeker dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of voor derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren;

    • De vertrouwenspersoon is er vrijwel zeker van dat de doorbreking van de geheimhouding die schade aan betrokkenen of anderen in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.

  • 4 Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal de vertrouwenspersoon zijn redenen om de geheimhouding te doorbreken met een ter zake kundige partij bespreken alvorens de geheimhouding te doorbreken. 

  • 5 De vertrouwenspersoon brengt klager/melder op de hoogte van het voornemen de geheimhouding te doorbreken alvorens dit daadwerkelijk te doen. 

  • 6 Indien het doorbreken van de geheimhouding dit noodzakelijk maakt, verwijst de vertrouwenspersoon klager/melder onverwijld naar een andere vertrouwenspersoon en/of andere instantie.

  • 7 Ter bescherming van de vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid geniet de interne vertrouwenspersoon voor de werkzaamheden als vertrouwenspersoon dezelfde rechtsbescherming als een lid van de ondernemingsraad op grond van de Wet op de Ondernemingsraden.

Artikel 8 Dossier

  • 1 De vertrouwenpersoon kan ervoor kiezen om een dossier aan te leggen. 

  • 2 Het dossier is vertrouwelijk en wordt beheerd door de vertrouwenspersoon. 

  • 3 Het dossier kan alleen worden ingezien door klager/melder of met zijn nadrukkelijke toestemming door derden. 

  • 4 Het dossier wordt door de vertrouwenspersonen vernietigd nadat de klacht volledig is afgehandeld, hetzij binnen de gemeente, hetzij in beroep. Bij beëindiging van de functie als vertrouwenspersoon, zorgt hij voor een goede overdracht van lopende zaken en dossiers aan zijn opvolger of andere vertrouwenspersoon.

Artikel 9 Inwerkingtreding

De “Regeling Vertrouwenspersonen Súdwest-Fryslân” treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 september 2012.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van 4 december 2012,
het college van burgemeester en wethouders van Súdwest Fryslân,
burgemeester,                                                 gemeentesecretaris,
drs. H.H. Apotheker                                         drs. J. Krul
 
 

Toelichting 1

Toelichting op de regeling Vertrouwenspersonen Súdwest-Fryslân

Binnen de gemeente Súdwest-Fryslân  worden vertrouwenspersonen aangewezen in het kader van de het bevorderen van de integriteit en het voorkomen van ongewenst gedrag. Gekozen is voor een aanbod van vertrouwenspersonen voor de onderwerpen integriteit en ongewenst gedrag. En voor een combinatie van in- en externe vertrouwenspersonen. Dit om medewerkers een brede keuze te bieden tot wie ze zich willen wenden bij vragen of problemen met betrekking tot ongewenst gedrag en integriteit.

Opvang en begeleiding van medewerk(st)ers die last hebben van ongewenst gedrag

In het kader van het tegengaan van psychosociale arbeidsbelasting is de belangrijkste rol van de

vertrouwenspersoon de opvang en begeleiding van medewerk(st)ers die last hebben van pesten,

seksuele intimidatie, discriminatie of agressie, en met hem/haar zoeken naar de meest optimale

oplossing van de gerezen conflicten. Als het even kan zoekt de vertrouwenspersoon naar een

informele oplossing, dat wil zeggen een oplossing die bevredigend is voor klager/klaagster in die zin

dat hij/zij weer 'normaal' zijn/haar werk kan doen, zonder verder te worden lastig gevallen. De

vertrouwenspersoon staat in dat proces naast de klager. Dat wil zeggen dat hij/zij de klager

ondersteunt door - samen met de klager - te zoeken naar die informele oplossing. Soms heeft een

klager er genoeg aan door de vertrouwenspersoon te worden bevestigd in het feit dat het legitiem is

om last te ervaren van bepaalde bejegeningen. Waardoor een klager zelf maatregelen 'durft' nemen.

Andere keren zal een vertrouwenspersoon bewerkstelligen dat een leidinggevende intervenieert in

een conflict vanwege ongewenste omgangsvormen, of dat een P&O'er dat doet. Andere keren zal

naar een mediator worden verwezen. Het kan echter ook voorkomen dat 'zwaardere' ondersteuning

noodzakelijk is, bijvoorbeeld juridisch advies of ondersteuning, of psychotherapeutische hulp. In

voorkomende gevallen zal de vertrouwenspersoon naar deze echelons verwijzen. Het kan ook

voorkomen dat de vertrouwenspersoon samen met de klager tot de slotsom komt dat een informeel

traject voor het ervaren probleem niet toereikend is. In dat geval zal de vertrouwenspersoon klager

verwijzen naar en ondersteunen bij de gang naar de klachtencommissie en - bij strafbare feiten - voor

aangifte bij de politie.

Adviseren van medewerkers die misstanden binnen de gemeentelijke organisatie vermoeden

In het kader van de klokkenluidersregeling vervult de vertrouwenspersoon met name de functie van

adviseur van de medewerker en van doorgeefluik tussen ambtenaar en college. Denkbaar is dat een

medewerker te rade gaat bij een vertrouwenspersoon als hij overweegt om door te gaan naar het

externe meldpunt. Van belang daarbij is dat de ambtenaar en niet de vertrouwenspersoon bepaalt of

een vermoeden van een misstand wordt gemeld. Voorts kan de vertrouwenspersoon een rol, spelen

als adviseur van de medewerker bij andere vragen op het gebied van integriteit.

Het voorlichten/informeren van de medewerk(st)ers over zijn/haar werkwijze

Een taak van de vertrouwenspersoon is ook het voorlichten/informeren van de medewerk(st)ers over

zijn/haar werkwijze en hoe de medewerk(st)ers hem/haar kunnen benaderen.

Gevraagd en ongevraagd adviseren van het management over knelpunten in het beleid

De vertrouwenspersoon heeft nog een andere rol: gevraagd en ongevraagd adviseren van het

management over knelpunten in het beleid. De vertrouwenspersoon zal dat minimaal eens per jaar doen op basis van het jaarverslag waarin hij/zij de behandelde zaken analyseert. In voorkomende gevallen zal de vertrouwenspersoon dat eerder doen. Als de vertrouwenspersoon bijvoorbeeld duidelijk wordt dat bejegeningsproblemen op een bepaalde afdeling de kop op blijven steken ligt het niet voor de hand te wachten tot het einde van het jaar alvorens de leiding daarvan (geanonimiseerd) op de hoogte te brengen!

Wat de taken van de vertrouwenspersoon NIET zijn.

De vertrouwenspersoon vervangt niet de bedrijfsmaatschappelijk werker, is niet de persoon die een

beklaagde ondersteunt, is niet de mediator, participeert niet in de klachtencommissie en is niet

verantwoordelijk voor de bekendmaking van het gehele beleid tegen seksuele intimidatie, pesten en

agressie. En bij de vertrouwenspersoon horen niet de problemen rond 'gewone' arbeidsconflicten of

reorganisatieproblemen thuis.

Verschoningsrecht

De vertrouwenspersoon kan zich beroepen op het verschoningsrecht. Daarmee heeft hij het recht om

te weigeren een verklaring af te leggen, op voorwaarde dat het gaat om feiten en omstandigheden, die hij in zijn hoedanigheid van vertrouwenspersoon (geheimhouder) te weten is gekomen.

Het wettelijk verschoningrecht is niet op de vertrouwenspersoon van toepassing. Indien de klacht door een rechter wordt behandeld kan de vertrouwenspersoon worden opgeroepen en dan is ook hij

verplicht de vragen te beantwoorden.

Sneek, 27 november 2012.