Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR70961
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR70961/1
Regeling vervallen per 21-05-2021
Besluit Informatiebeheer Gemeente Schagen
Geldend van 30-12-2010 t/m 20-05-2021
Intitulé
Besluit Informatiebeheer Gemeente SchagenBurgemeester en wethouders van de Gemeente Schagen
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening
Besluit vast te stellen de navolgende:
Voorschriften betreffende het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1
Dit besluit verstaat onder:
- a.
wet: de Archiefwet 1995;
- b.
archief bescheiden bescheiden: ongeacht hun vorm, door de gemeentelijke organen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
- c.
archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de
gemeenteraad d.d. 29 februari 2000;
- d.
gemeentearchivaris: de tot gemeentearchivaris benoemde directeur van het Regionaal Archief van het Samenwerkingsverband Noord-Kennemerland;
- e.
beheer van archiefbescheiden: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- f.
informatiebestand: archiefbescheiden, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden
- g.
informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en archiefbescheiden;
- h.
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel.
Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheid
Artikel 2
Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatieonderdeel aangemerkt: Interne Zaken
Artikel 3
De bureauchef Interne Zaken is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de archiefbescheiden van de beheerseenheid, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 4
De bureauchef Interne Zaken kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit opdragen aan een of meer medewerkers.
Hoofdstuk 3 Archiefvorming en -ordening
Artikel 5
De bureauchef lnterne Zaken draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeen-stemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 6
De bureauchef lnterne Zaken draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Artikel 7
Van archiefbescheiden, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een gelijkluidend exemplaar bewaard als minuut.
Artikel 8
De bureauchef Interne Zaken draagt -voorzover van toepassing -zorg voor de opstelling van procedures voor transport van archiefbescheiden en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 9
-
1. De bureauchef Interne Zaken draagt er zorg voor, dat uit de archiefbescheiden, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer deze zijn ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak de bescheiden betrekking hebben, wat de status en het ontwikkelingsstadium van de bescheiden is, en wanneer en aan wie een exemplaar van de bescheiden is verzonden.
-
2. Ten aanzien van archiefbescheiden dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat de bescheiden op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
-
3. Het vorig lid heeft geen betrekking op archiefbescheiden, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettlijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Artikel 10
De bureauchef Interne Zaken draagt zorg voor bet opstellen van procedures, waarmee de registratie van, archiefbescheiden en bun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Artikel 11
De bureauchef lnterne Zaken draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
Artikel 12
De bureauchef Interne Zaken ziet erop toe, dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
Artikel 13
Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
Hoofdstuk 4 Beheer van archiefbescheiden
Artikel 14
De bureauchef Interne Zaken draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Artikel 15
De bureauchef Interne Zaken draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 16
De bureauchef Interne Zaken draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Artikel 17
De bureauchef Interne Zaken laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Artikel 18
Het is verboden archiefbescheiden uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Artikel 19
-
1. De bureauchef Interne Zaken draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden
-
2. Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
-
3. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.
Artikel 20
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Artikel 21
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Artikel 22
Overdracht van archiefbescheiden aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 26 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, gehoord de gemeentearchivaris.
Artikel 23
De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet. De bureauchef Interne Zaken zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
Artikel 24, tweede lid
Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde inventaris.
Artikel 25
De bureauchef Interne Zaken stelt, alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan, voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijs van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris. Deze goedkeuring wordt gegeven in de vorm van een schriftelijke machtiging tot vernietiging.
Artikel 26
Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Hoofdstuk 5 Slotbepalingen
Artikel 27
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer 2000 van de gemeente Schagen
Ondertekening
Toelichting
Dit model Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening (citeertitel vermelden). Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van archiefbescheiden en het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale archiefbescheiden als op papieren archiefbescheiden. Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van archiefbescheiden.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Onder f en g, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale archiefbescheiden regels te kunnen stellen.
Artikel 2
Tenminste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig archiefbescheiden registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt.
Artikel 5
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling.
Artikel 6
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Artikel 7
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit de kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
Artikel 8
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 9
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van archiefbescheiden dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
Artikel 10
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 11
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkeling maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Artikel 12 en 13
De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Artikel 15
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling.
Artikel 16
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 18
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Persoonsregistraties bepaalt - evenals verschillende andere privacywetten - in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Artikel 19
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat archiefbescheiden, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 20 en 21
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
Artikel 23
Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de archivaris worden genomen. Ook de hoofden van beheerseenheden kunnen dit voor hun organisatieonderdeel doen.
Artikel 24
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Artikel 25
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthoduer een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Artikel 26
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 te stellen ministeriële regels.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl