Klachtenverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2010

Artikel 1.2 Algemene bepalingen

• 1. Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan.

• 2. Een gedraging van een persoon, bedoeld in artikel 1.1 onder c. sub 2, wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan.

• 3. Het bestuursorgaan draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen en over gedragingen van bestuursorganen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn.

• 4. Tegen een besluit inzake de behandeling van een klacht over een gedraging van een bestuursorgaan kan geen beroep worden ingesteld.

Artikel 1.4 Samenstelling en benoeming

• 1. De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden, die worden benoemd, geschorst en ontslagen door het college van burgemeester en wethouders.

• 2. Dit college benoemt overeenkomstig het eerste lid een genoegzaam aantal plaatsvervangende leden.

• 3. De commissie regelt de vervanging van de voorzitter.

Artikel 1.5 Secretaris

• 1. Het college van burgemeester en wethouders benoemt een ambtenaar als secretaris van de commissie.

• 2. Dit college wijst tevens één of meer plaatsvervangers als secretaris aan.

Artikel 1.6 Zittingsduur

• 1. De voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden van de commissie treden af op de dag van het aftreden van de gemeenteraad.

• 2. De aftredende voorzitter, de aftredende leden en de plaatsvervangende leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

Artikel 1.7 Klachtencoördinator

• 1. Burgemeester en wethouders stellen een klachtencoördinator aan.

• 2. De klachtencoördinator ziet er op toe dat de behandeling van een klacht conform het bepaalde in deze verordening plaatsvindt.

• 3. Indien klager dit wenst, verleent de klachtencoördinator hem medewerking bij het op schrift stellen van een klacht.

• 4. De klachtencoördinator adviseert het bestuursorgaan over het voorkomen van klachten.

Artikel 2.1 Indiening

• 1. Een klacht wordt ingediend bij het bestuursorgaan.

• 2. Indien iemand zich persoonlijk of telefonisch met een klacht tot het bestuursorgaan wendt, wordt getracht de klacht direct op te lossen en de klager tevreden te stellen. De klager wordt altijd gewezen op de mogelijkheid om – als hij ontevreden is over de wijze van afhandeling – alsnog schriftelijk een klacht in te dienen. Een eventueel verzoek om hulp hierbij wordt gehonoreerd.

• 3. Een schriftelijke klacht wordt ondertekend.

• 4. Klachten kunnen ook via het digitale loket van de gemeentelijke website ingediend worden.

• 5. De klacht dient te omvatten:

  • a.

    de naam en het adres van de indiener;

  • b.

    de dagtekening;

  • c.

    een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

• 6. Indien het klaagschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de klager zorg te dragen voor een vertaling.

Artikel 2.2 Tussentijdse beëindiging procedure

• 1. Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van dit hoofdstuk.

• 2. De klachtencoördinator bevestigt dit schriftelijk aan klager en aan degene over wie werd geklaagd.

Artikel 2.3 Registratie

• 1. Elke ingediende klacht over een gedraging wordt na registratie voorgelegd aan de klachtencoördinator.

• 2. Een mondeling ingediende klacht die niet conform artikel 2.1 lid 2 is afgehandeld, wordt door de klachtencoördinator op schrift gesteld en ter ondertekening aan klager voorgelegd ter bevestiging van de juiste notering van de klacht.

Artikel 2.4 Ontvangstbevestiging

• 1. De ontvangst van een klacht wordt door de klachtencoördinator binnen één week schriftelijk aan de klager bevestigd.

• 2. In de bevestiging wordt meegedeeld wie de klacht behandelt en hoe de verdere gang van zaken is.

• 3. Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft krijgt de klacht, de eventueel daarbij meegezonden stukken en de ontvangstbevestiging in afschrift toegezonden.

Artikel 2.5 Ontvankelijkheid

• 1. Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen, indien zij betrekking heeft op een gedraging:

  • a.

    waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van het bepaalde in deze verordening is behandeld;

  • b.

    die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

  • c.

    waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden, of

  • d.

    waartegen door de klager beroep kan worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of beroep kon worden ingesteld;

  • e.

    die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of,

  • f.

    zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

• 2. Een klacht wordt niet in behandeling genomen, indien:

  • a.

    het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is;

  • b.

    niet is voldaan aan het bepaalde in artikel 2.1, derde en vijfde lid en klager de voor behandeling vereiste gegevens niet binnen twee weken nadat klager op de tekortkoming is gewezen, heeft verstrekt.

• 3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld.

Artikel 2.6 Behandeling

• 1. De medewerker die de klacht inhoudelijk behandelt is, in verband met de voorbereiding van de behandeling van de klacht, bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen.

• 2. Indien het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, wordt dit schriftelijk aan de klager bevestigd. Na instemming van de klager vervalt de verplichting tot het verder toepassen van hoofdstuk 3.

Artikel 3.1 Horen

• 1. De klachtencommissie kan bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en deze zo nodig uitnodigen daartoe op de zitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van burgemeester en wethouders vereist.

• 2. De klachtencommissie stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord.

• 3. De klachtencommissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of lid van de klachtencommissie.

• 4. Van het horen van de klager kan worden afgezien, indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

• 5. De klachtencommissie beslist over de toepassing van lid 4.

• 6. Van het horen wordt een verslag gemaakt met inachtneming van de volgende bepalingen:

  • a.

    Het verslag wordt gemaakt door middel van een geluidsopname.

  • b.

    Op deze geluidsopname worden een omschrijving van het klaagschrift, de datum en tijd van de zitting en de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid ingesproken.

  • c.

    Indien belanghebbenden, respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, wordt dit eveneens op de geluidsopname ingesproken.

  • d.

    Indien één der aanwezigen zwaarwegende bezwaren heeft tegen het maken van de geluidsopname, kan de voorzitter besluiten dat in plaats hiervan een schriftelijk verslag wordt opgesteld. Dit verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen en kan verwijzen naar de op de zitting overlegde bescheiden.

  • e.

    Er wordt op basis van de geluidsopname een schriftelijke samenvatting van het besprokene gemaakt wanneer het bestuursorgaan dat nodig acht voor zijn besluitvorming of wanneer de Zeeuwse Ombudsman daarom verzoekt in het kader van een onderzoek. 

• 7. De klachtencommissie zendt een rapport van bevindingen, vergezeld van het advies en eventuele aanbevelingen, aan het bestuursorgaan. Het rapport bevat het verslag van het horen.

Artikel 3.2 Bevindingen schriftelijk meedelen

• 1. Het bestuursorgaan handelt de klacht af binnen zes weken of – indien artikel 3.1 van toepassing is – binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift.

• 2. Het bestuursorgaan stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, de beslissing over de klacht alsmede van de eventuele conclusies die daaraan zijn verbonden.

• 3. Indien de conclusies van het bestuursorgaan afwijken van het advies als bedoeld in artikel 3.1 lid 7, wordt in de conclusies de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies meegezonden met de kennisgeving, bedoeld in lid 2.

• 4. Indien de klacht niet binnen de in het eerste lid genoemde termijn kan worden afgehandeld, kan het bestuursorgaan de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. De klachtencoördinator deelt de verdaging schriftelijk mee aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

• 5. Indien vervolgens nog een klacht kan worden ingediend bij de Zeeuwse Ombudsman wordt daarvan bij de kennisgeving melding gemaakt.

Artikel 4 Jaaroverzicht

• 1. De klachtencoördinator brengt jaarlijks vóór 1 april verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders over de ingekomen mondelinge en schriftelijke klachten, alsmede over de wijze van afhandeling.

• 2. Dit verslag wordt vóór 1 mei ter kennis gebracht van de gemeenteraad.

• 3. Dit verslag wordt tevens op de in de gemeente gebruikelijke wijze bekend gemaakt.