Budgethoudersregeling SSC-ZL

De regels van het budgethouderschap

• 1. Een budget is gekoppeld aan een product of project en de ter zake gemaakte prestatieafspraken.

• 2. Het budgetrecht is voorbehouden aan het Bestuur. Een wijziging van budget en/of bestemming dient door middel van een formele begrotingswijziging te worden vastgesteld.

• 3. Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met goedkeuring van de budgethouder. Voor betalingsopdrachten is tevens het fiat van de budgetbewaker vereist.

• 4. De budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar. Een budget heeft maar één budgethouder, dit kan wel onder-gemandateerd zijn. De budgethouder is dus onder alle omstandigheden eindverantwoordelijk voor het hem toevertrouwde budget.

• 5. De budgethouder is ervoor verantwoordelijk dat uitgaven en inkomsten in overeenstemming zijn met het budget en de bestemming daarvan.

• 6. De budgethouder is verantwoordelijk voor een doelmatige en rechtmatige besteding van zijn middelen. Voor de rechtmatige besteding van middelen wordt onder meer ook gekeken of de verplichting door de bevoegde persoon is aangegaan conform de vigerende regelgeving waaronder het Mandaatbesluit Bestuur aan Directie en Managers SSC-ZL.

• 7. De budgethouder is verantwoordelijk voor de financiële registratie, budgetbewaking en verslaglegging conform de door het Bestuur en de directie vastgestelde spelregels en processen. Hij verstrekt daartoe aan de directie, alsook aan de administratie en de betreffende controlefunctionarissen tijdig alle benodigde en documenten conform de vigerende spelregels en formats.

• 8. De budgethouder bewaakt tijdigheid, juistheid en volledigheid van de registratie van de te ontvangen middelen, de ingezette middelen en de bereikte resultaten en signaleert onvolkomenheden aan de directie en de controller.

• 9. De budgethouder signaleert proactief risico’s en afwijkingen en heeft een actieve informatieplicht jegens de directie en de controller.

• 10. De budgethouder bepaalt zelf uit welke budgetten de verplichten en direct de daarmee samenhangende facturen worden bekostigd, zolang dit binnen de spelregels blijft.

• 11. De financiële administratie legt het budgethouderschap alsook de verantwoordelijke budgetbewaker en eventuele mandatarissen onder meer met behulp van een handtekeningen- en parafenkaart vast in het financiële systeem en onderhoudt deze registratie op basis van de besluiten van het Bestuur.

• 12. Het is de verantwoordelijkheid van de Directie om te beschikken over een actueel overzicht van budgethouders inclusief handtekeningenlijsten.

• 13. De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van kassier en/of betaler en/of budgetbewaker.

• 14. De budgethouder analyseert periodiek de risico’s met betrekking tot de hem toevertrouwde budgetten en rapporteert de directie tijdig ten aanzien van relevante risico’s en te nemen bijsturingsmaatregelen.

• 15. Facturen worden pas betaald na fiattering door de verantwoordelijke budgethouder en budgetbewaker.

Artikel 1 – definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1. Budget: op geld gewaardeerde middelen, die op basis van een bestuursbesluit beschikbaar zijn voor een product of project

• 2. Budgethouder: degene die aangewezen is tot het fiatteren van uitgaven van de beschikbaar gestelde budgetten

• 3. Budgetbewaker: degene die vaststelt of over voldoende financiële middelen wordt beschikt en aanwending rechtmatig plaatsvindt (Controller)

• 4. Betaler: de functionaris die belast is met de feitelijke betaling van facturen

• 5. Kassier: de functionaris die contant geld transacties uitvoert

• 6. Bestuur: het Bestuur van het SSC-ZL

• 7. Directie: de directeur van het SSC-ZL

Artikel 2 - Slotbepalingen

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 14-12-2017

• 2. Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam “Budgethoudersregeling SSC-ZL”.