Inkoop- en aanbestedingsbeleid SSC-ZL

De Aanbestedende dienst spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de aanbestedende dienst plaatsvindt. De Aanbestedende dienst leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Aanbestedende dienst continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De doelstelling van de Aanbestedende dienst zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Aanbestedende dienst.

Daarnaast gaat de Aanbestedende dienst bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:

• 1.

  Juridische uitgangspunten: hoe gaat de Aanbestedende dienst om met de relevante regelgeving?

• 2.

  Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de Aanbestedende dienst om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces?

• 3.

  Economische uitgangspunten: hoe gaat de Aanbestedende dienst om met de markt en Ondernemers?

• 4.

  Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de Aanbestedende dienst in?

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

• 1.

  Contractant: De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Aanbestedende dienst.

• 2.

  Diensten: Diensten als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet.

• 3.

  Aanbestedingswet: Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012) en recent gewijzigd per 1 juli 2016.

• 4.

  Aanbestedende dienst: Gemeenschappelijke Regeling Shared Service Center Zuid-Limburg (SSC-ZL).

• 5.

  Inkoop: (Rechts)handelingen van de Aanbestedende dienst gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

• 6.

  Leveringen: Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet.

• 7.

  Offerte: Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

• 8.

  Offerteaanvraag: Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Aanbestedende dienst voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU.

• 9.

  Ondernemer: Een aannemer, leverancier of dienstverlener.

• 10.

  Werken: Werken als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet.

De Aanbestedende dienst wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a.

  Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

De Aanbestedende dienst leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Aanbestedende dienst efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen van de aanbestedende dienst staan centraal. De Aanbestedende dienst houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot opdrachten van de aanbestedende dienst.

• b.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Aanbestedende dienst en de Contractant. De Aanbestedende dienst spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• c.

  Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.

Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Aanbestedende dienst ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

• d.

  Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie- niveau van de Aanbestedende dienst.

Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Aanbestedende dienst en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van de aanbestedende dienst.

• e.

  De Aanbestedende dienst stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.

Zowel de Aanbestedende dienst als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Aanbestedende dienst verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Aanbestedende dienst hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Aanbestedende dienst maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

• f.

  Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Aanbestedende dienst.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3.1 Algemeen juridisch kader

• a.

  De Aanbestedende dienst leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Aanbestedende dienst restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• •

  Aanbestedingswet: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (Aanbestedingsrichtlijnen) en Richtlijn 2007/66/EG (Rechts-beschermingsrichtlijn) gewijzigd door richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU. Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. De Aanbestedingswet is gewijzigd bij besluit van 24 juni 2016 in verband met de implementatie van aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/ en in werking getreden op 1 juli 2016.

• •

  Aanbestedingsbesluit: een aantal bepalingen uit de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is nader uitgewerkt in een algemene maatregel van bestuur (Aanbestedingsbesluit). Het gaat hier om een uitvoeringsbesluit bij de Aanbestedingswet 2012. Onderdeel van dit besluit zijn de Gids proportionaliteit, het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Met de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 per 1 juli 2016 is ook het Aanbestedingsbesluit in werking getreden.

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• •

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• •

  Provinciewet resp. Gemeentewet: het wettelijke kader voor aanbestedende diensten.

3.2 Uniforme documenten

De Aanbestedende dienst streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Aanbestedende dienst past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

• •

  Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016);

• •

  Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

• •

  Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

• •

  Gids Proportionaliteit;

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Aanbestedende dienst neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• •

  Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• •

  Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• •

  Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• •

  Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Aanbestedende dienst past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• •

  Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Aanbestedende dienst.

  • b.

    Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Aanbestedende dienst neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Aanbestedende dienst de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Aanbestedende dienst een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Aanbestedende dienst op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Aanbestedende dienst. De Aanbestedende dienst wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een besluit van het Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling SSC-ZL en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

4.1 Integriteit

• a.

  De Aanbestedende dienst stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De Aanbestedende dienst heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  De Aanbestedende dienst contracteert enkel met integere Ondernemers.

De Aanbestedende dienst wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Duurzaam Inkopen

• a.

  Bij Inkopen neemt de Aanbestedende dienst milieuaspecten in acht.

De Aanbestedende dienst heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Aanbestedende dienst streeft er naar om, 100 % duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

• •

  Bij de product- en marktanalyse inventariseert de Aanbestedende dienst welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

• •

  In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen.

• •

  De Aanbestedende dienst kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.).

• •

  De Aanbestedende dienst zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de Aanbestedende dienst en haar werkwijze.

Met betrekking tot een aantal ‘product- groepen’ zijn door Pianoo.nl zogenaamde ‘duurzaamheids-criteria’ opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’.

• b.

  Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.

Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De Aanbestedende dienst heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

4.3 Innovatie

De Aanbestedende dienst moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Aanbestedende dienst ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

5.1 Product- en marktanalyse

• a.

  Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De Aanbestedende dienst acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  De Aanbestedende dienst acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De Aanbestedende dienst streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Aanbestedende dienst moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  De Aanbestedende dienst kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Aanbestedende dienst door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Aanbestedende dienst kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB

• a.

  De Aanbestedende dienst heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Aanbestedende dienst moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Local sourcing kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

• b.

  De Aanbestedende dienst heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Aanbestedende dienst houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Aanbestedende dienst doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De Aanbestedende dienst hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gids proportionaliteit heeft ten aanzien van de keuze voor een aanbestedingsprocedure opgenomen dat de aanbestedende dienst per opdracht dient te beoordelen welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is waarbij in ieder geval de volgende aspecten in acht worden genomen: omvang van de opdracht, transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers, aantal potentiële inschrijvers, gewenst eindresultaat, complexiteit van de opdracht en type van de opdracht en het karakter van de markt. De aanbestedende dienst zal met in acht name van hetgeen is gesteld in de Gids Proportionaliteit de te volgen inkoopprocedure bepalen.

5.6 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve vooraf- gaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Aanbestedende dienst wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Aanbestedende dienst bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Aanbestedende dienst een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Aanbestedende dienst wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.