Mandaatregeling en mandaatregister

1. Het college en de burgemeester kunnen mandaat, volmacht of machtiging verlenen aan de volgende mandatarissen, gevolmachtigden of gemachtigden: wethouders, gemeentesecretaris / algemeen directeur, loco-secretaris / adjunct directeur, afdelingshoofden, clustercoördinatoren, taakhouders of budgethouders, projectleiders en voor de uitvoering van een taak speciaal aangewezen medewerkers. Er kan ook mandaat, volmacht of machtiging worden verleend aan personen die niet in een ondergeschikte positie tegenover de mandans, volmachtgever of machtigingverlener verkeren. Bij mandaat aan een afdelingshoofd wordt het hoofd van de afdeling bedoeld van de afdeling die aan het begin van het hoofdstuk in het mandaatregister genoemd wordt. In het hoofdstuk “Algemeen” wordt met afdelingshoofd alle hoofden van alle afdelingen bedoeld.

2. Bij de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in het register wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen.

1. Het aan een bepaalde functionaris opgedragen mandaat, volmacht of machtiging wordt geacht eveneens opgedragen te zijn aan diens leidinggevende en aan de door het college als zodanig benoemde plaatsvervanger. Daarnaast kunnen afdelingshoofden horizontaal worden vervangen door een hoofd van een andere afdeling.

2. Indien een bevoegdheid is uitgeoefend door een plaatsvervanger, dient dit in de ondertekening tot uitdrukking te worden gebracht door gebruikmaking van de woorden "bij afwezigheid" of "plv (plaatsvervanger)".

3. Indien een bevoegdheid aan een externe functionaris wordt gemandateerd wordt daarmee het mandaat eveneens geacht te zijn opgedragen aan het hoofd van de betrokken functionele afdeling binnen de gemeentelijke organisatie.

1. Een in mandaat-, volmacht- of machtigingverhouding te nemen besluit dient vooraf aan het college c.q. de burgemeester te worden voorgelegd, indien:

• a.

  het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe gevoerde beleid;

• b.

  het besluit niet past binnen de daartoe bestemde budgetten;

• c.

  de betrokken portefeuillehouder of de burgemeester dit kenbaar heeft gemaakt;

• d.

  bij het besluit meerdere wethouders betrokken zijn;

• e.

  bij betrokkenheid van meerdere afdelingen één van de afdelingen over het te nemen besluit een afwijkend of negatief advies heeft uitgebracht;

• f.

  voorzienbaar is, dat het besluit politiek gevoelige en/of publicitaire consequenties heeft of het een besluit is dat strategisch van belang is;

• g.

  er persoonlijke betrokkenheid van de mandataris, gevolmachtigde of gemachtigde bij het te nemen besluit bestaat;

• h.

  artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet van toepassing is; of indien de mandataris, gevolmachtigde of gemachtigde enige twijfel koestert of zulks het geval is.

2. Ingeval de mandataris, gevolmachtigde of gemachtigde op basis van het bepaalde in het eerste lid een te nemen besluit voorlegt aan het college c.q. de burgemeester, nemen deze bestuursorganen het besluit zelf of geven de condities, waaronder de mandataris, gevolmachtigde of gemachtigde gebruik mag maken van zijn bevoegdheid, zulks onverminderd het bepaalde in het vierde lid.

3. Ingeval artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet van toepassing is neemt het college het besluit zelf.

4. Indien door de mandataris wordt gehandeld in strijd met het bepaalde in het eerste lid van dit artikel, doet dit niets af aan de rechtsgeldigheid van het in mandaat genomen besluit, met uitzondering van het besluit dat is genomen in strijd met het eerste lid onder g van dit artikel.

1. Indien het college c.q. de burgemeester mandaat, volmacht of machtiging verleent ten aanzien van de uitvoering van een bevoegdheid, geschiedt deze verlening in de ruimste zin des woord, onverminderd het bepaalde in het tweede lid van artikel 2. Naast het nemen van besluiten in positieve of negatieve zin wordt hieronder dan ook mede verstaan:

• a.

  Het nemen van alle voorbereidende besluiten cq ontwerpbesluiten;

• b.

  Het geven van inlichtingen c.q. houden van voorlichtingsbijeenkomsten;

• c.

  Het uitreiken van een gespecificeerd bewijs van ontvangst e.d.;

• d.

  Het vaststellen van formulieren voor het indienen van aanvragen e.d.;

• e.

  Verdagen en/of uitstellen;

• f.

  Verzoeken om aanvullende informatie;

• g.

  Het voeren van correspondentie, die direct te maken heeft met de opgedragen taken;

• h.

  Het stellen van nadere voorwaarden;

• i.

  Het toekennen van bedragen in termijnen;

• j.

  Het toekennen van voorschotten;

• k.

  Het afleggen van verantwoording aan het rijk;

• l.

  Het bekend maken van besluiten/beschikkingen, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

• m.

  Het toezenden van besluiten/beschikkingen, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

• n.

  Alle andere besluiten die genomen moeten worden en alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen het kader van de uitvoering van de verleende bevoegdheid.

2. Correspondentie in het kader van de voorbereiding en/of uitvoering van door het gemeentebestuur te nemen/genomen besluiten, kortom alle gewone correspondentie die geen rechtsgevolgen heeft, kan de ambtenaar zelf (in eigen naam) ondertekenen, tenzij in dit besluit anders is geregeld. Tevens is de ambtenaar bevoegd tot algemene voorbereidingshandelingen die geen besluit opleveren. Dit is inherent aan de uitoefening van de functie van de betreffende ambtenaar. Onder algemene correspondentie en algemene handelingen worden bijvoorbeeld verstaan:

• a.

  Het schriftelijk verstrekken en toezenden van gegevens en informatie;

• b.

  Het opvragen van inlichtingen, bescheiden en kosteloze adviezen aan derden;

• c.

  Het versturen van uitnodigingen voor een hoorzitting niet zijnde een hoorzitting voor de commissie rechtsbescherming;

• d.

  Het horen van belanghebbenden tijdens een hoorzitting;

• e.

  Kennisgeving ter inzage legging besluit/aanvraag;

• f.

  Het uitreiken van een algemeen bewijs van ontvangst;

• g.

  Het toezenden/doorzenden van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

• h.

  Het bekend maken van besluiten;

• i.

  Verzoeken om aanvullende informatie;

• j.

  Geven van algemene informatie, geen besluiten zijnde;

• k.

  Uitvoeren van de doorzendplicht.

3. Waar volmacht is verleend tot het besluiten en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan een gevolmachtigde wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot bewaking van uitvoering van die rechtshandeling, waartoe worden gerekend ingebrekestelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten, die hiermee verband (kunnen) houden.

1. Daar waar door het college c.q. de burgemeester een bevoegdheid is verleend tot het nemen van een besluit, wordt tevens de bevoegdheid tot ondertekening verleend, voor zover dit niet wettelijk is uitgesloten.

2. In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht, dat het besluit is genomen krachtens (onder)mandaat, volmacht of machtiging. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden: “Het college van burgemeester en wethouders c.q. de burgemeester, namens hem” en dan “de functie en naam van de mandataris, gevolmachtigde of gemachtigde”.

3. Indien een bevoegdheid is uitgeoefend door een plaatsvervanger, dient dit in de ondertekening tot uitdrukking te worden gebracht door gebruikmaking van de woorden "bij afwezigheid" of "plv (plaatsvervanger)".

1. Aan de afdelingshoofden, ieder voor zover het hun afdeling betreft, wordt de bevoegdheid verleend tot het instellen van gerechtelijke middelen, waaronder begrepen verhaals- en incassoprocedures, het nemen van procesbesluiten en het aanspannen van civielrechtelijke procedures. Tevens wordt aan de afdelingshoofden de bevoegdheid verleend tot het voeren van verweer in administratiefrechtelijke, strafrechtelijke en civielrechtelijke procedures.

2. Aan de afdelingshoofden, ieder voor zover het hun afdeling betreft, wordt de bevoegdheid verleend tot het aanspannen van administratiefrechtelijke procedures en het daarbij voeren van verweer in administratiefrechtelijke procedures.

3. De afdelingshoofden en de medewerkers wordt daarbij de bevoegdheid verleend tot het verrichten van alle proceshandelingen, die het belang van de gemeente dienen.

4. De afdelingshoofden, ieder voor zover het hun eigen afdeling betreft, wordt de bevoegdheid verleend om bij geschillen te besluiten tot het volgen, uitvoeren en bewaken van een mediationtraject.

5. Aan de afdelingshoofden wordt de bevoegdheid verleend tot het doen van aangifte, indien aan de gemeente schade is veroorzaakt, het verhalen van die schades op de veroorzaker daarvan, waaronder begrepen het desgewenst voegen in eventuele strafrechtelijke procedures.

6. De afdelingshoofden zijn bevoegd bovengenoemde bevoegdheden op te dragen aan hun medewerkers. Het bepaalde in artikel 8 is hierop van toepassing.

1. Afdelingshoofden zijn bevoegd om de uitoefening van aan hen volgens het mandaatregister opgedragen bevoegdheden op te dragen aan medewerkers van hun afdeling.

2. Ondermandaat en het doorgeven van volmacht of machtiging geschiedt bij schriftelijk besluit van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingsverkrijger.

3. Van het verlenen van ondermandaat en het doorgeven van volmacht of machtiging wordt het college van burgemeester en wethouders in kennis gesteld.

4. Voorschriften verbonden aan het mandaat blijven onverminderd van toepassing op de uitoefening in ondermandaat. Daarnaast kunnen bij het verlenen van het ondermandaat nadere voorschriften of instructies worden verbonden.

1. Dit besluit wordt aangehaald als de “Algemene Mandaat-, Volmacht- en Machtigingregeling 2013”.

2. Het besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking.

3. Het “Algemeen mandaatbesluit” vastgesteld op 2 maart 2010 wordt ingetrokken.

4. Het vertegenwoordigingsmandaat, vastgesteld op 4 oktober 2011 wordt hierbij ingetrokken.