Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Sociale Dienst Oost Achterhoek Het Algemeen Bestuur van de Sociale Dienst Oost Achterhoek

Artikel 2. Programmabegroting

• 1. Het Algemeen Bestuur stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe bestuursperiode een programma-indeling vast.

• 2. Het Algemeen Bestuur stelt per programma vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten;

  • b.

    de te leveren prestaties;

  • c.

    de baten en lasten.

• 3. Het Dagelijks Bestuur stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren prestaties.

• 4. Het Algemeen Bestuur stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

• 5. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1. Het Dagelijks Bestuur biedt uiterlijk in de laatste vergadering van het Algemeen Bestuur van een kalenderjaar een memo aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar (kalenderjaar +2) en de drie opvolgende jaren. In dit memo worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

• 2. Het Algemeen Bestuur stelt dit memo uiterlijk in de eerste vergadering van het volgende kalenderjaar vast.

Artikel 5. Uitvoering begroting

• 1. Het Dagelijks Bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2. Het Dagelijks Bestuur draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

  • b.

    de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting;

  • c.

    de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

• 3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Beheersing en interne controle

Artikel 6. Interne controle

• 1. Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

• 2. Het Dagelijks Bestuur biedt ten minste elke vier jaar een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen. Het Algemeen Bestuur stelt deze nota vast binnen acht weken nadat deze is aangeboden.

• 3. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen. Ieder bedrijfsonderdeel van de Sociale Dienst Oost Achterhoek wordt minimaal eens in de vier jaar getoetst.

• 4. Het Dagelijks Bestuur zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het Dagelijks Bestuur neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 5. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van ten minste één tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de Sociale Dienst Oost Achterhoek.

• 2. De tussenrapportage wordt aan het Algemeen Bestuur aangeboden na afloop van de eerste vier maanden van het lopende begrotingsjaar.

• 3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 4. De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en lasten, de geleverde prestaties en zo mogelijk de maatschappelijke effecten.

• 5. Het Dagelijks Bestuur informeert in ieder geval vooraf het Algemeen Bestuur en neemt pas een besluit, nadat het Algemeen Bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Dagelijks Bestuur te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

  • a.

    investeringen groter dan € 50.000,00;

  • b.

    aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 50.000,00;

  • c.

    het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties zoals bedoeld in het treasurystatuut;

• 6. Het Dagelijks Bestuur informeert vooraf het Algemeen Bestuur en neemt pas een besluit nadat het Algemeen Bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Dagelijks Bestuur te brengen indien het Dagelijks Bestuur nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 10.000,00.

Artikel 8. Jaarstukken

• 1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording.

• 2. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    welke prestaties zijn geleverd;

  • c.

    wat de kosten zijn

  • d.

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 3. Het Algemeen Bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Artikel 9. Begroting

• 1. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het Algemeen Bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de begroting en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de begroting expliciet vermeld.

• 3. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringskredieten.

Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1. Kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden in één keer afgeschreven, ofwel direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven conform het in de begroting opgenomen afschrijvingsoverzicht (paragraaf kapitaalgoederen).

• 4. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000,00 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatstgenoemden worden altijd geactiveerd.

• 5. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken.

• 6. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

• 1. Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks een bijgesteld overzicht van de reserves en voorzieningen aan.

• 2. Het overzicht behandelt:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding voorzieningen;

  • c.

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

Artikel 13. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de Sociale Dienst Oost Achterhoek wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de Sociale Dienst Oost Achterhoek verleende diensten.

• 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en de BTW.

• 3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 14. Financieringsfunctie

• 1. Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en begrotingsposten.

• 2. Het Dagelijks Bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen zoals gegeven in het treasurystatuut in acht.

Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

• 2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de Sociale Dienst Oost Achterhoek systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal per bestuursperiode.

• 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

Artikel 16. Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de Sociale Dienst Oost Achterhoek als geheel en in de teams;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 17. Financiële administratie

• Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

• a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 18. Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de teams

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de teams;

• e. de te maken afspraken met de teams over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de diensten.