Verordening op de raadscommissies Son en Breugel 2015

Toelichting op de Verordening op de raadscommissies Son en Breugel 2015

Algemene toelichting

In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden.

Deze verordening heeft betrekking op de raadscommissies. Op grond van artikel 82, eerste lid, Gemeentewet kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van de raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. Deze verordening voorziet hierin. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, is in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

In deze verordening is, in het verlengde van de Verordening op de raadscommissies 2011, gekozen voor een stelsel van meerdere raadscommissies. Uiteraard zijn allerlei andere modellen denkbaar. Zo zullen sommige gemeenten ervoor kiezen één raadscommissie in te stellen om te bevorderen dat de discussie zich van de raadscommissies naar de raad verplaatst.

Het tweede, derde en vierde lid zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden. In deze verordening is ervoor gekozen om de voorzitters van de betrokken raadscommissies hierover zeggenschap te geven en in twijfelgevallen het presidium te laten beslissen.

In geval van een gezamenlijke vergadering vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de rol van voorzitter. Het spreekt voor zich dat dan ook de commissiegriffier van die commissie de functie van commissiegriffier vervult.

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de

Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en

overleggen met het college of de burgemeester.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de

taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit

eigener beweging advies aan de raad uitbrengen; ook dit advies kan aanleiding zijn voor

besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die

van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het

college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de

raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover kan uiteraard ook overleg plaatsvinden in het presidium, bestaande uit de fractievoorzitters en de voorzitter van de raad. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Zoals ook uit het derde lid blijkt, hoeven de leden van de raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel is er in deze verordening vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste lid bedoelde leden voordragen. Daarnaast moeten de in het eerste lid bedoelde leden op grond van deze bepaling op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan.

Op grond van het derde lid moeten commissieleden die geen raadslid zijn, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 Gemeentewet mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15 Gemeentewet.

Om er voor te zorgen dat iedere fractie – met name ook de kleinere fracties – in staat is om

deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het vierde lid dat

iedere fractie een plaatsvervangend lid kan voordragen. Voor hen gelden dezelfde eisen als

voor commissieleden.

Artikel 82, vierde lid, Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Er is voor gekozen om de voorzitters van de raadscommissies door de raad te laten benoemen. De voorzitter is geen lid van de raadscommissie. Op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van

raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de

raad hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van de raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege indien een

lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad.

De raad kan een lid van de raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft

voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een

fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid,

recht op een eigen lid.

De (plaatsvervangend) voorzitter van de raadscommissie kan door de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslagen worden, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit.

Artikel 6. De commissiegriffier

Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier. De commissiegriffier is een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het college is de werkgever. De raad zal in overleg met het college moeten beslissen welke ambtenaar deze functie vervult en wie hem bij zijn verhindering vervangt. De facto zal de secretaris bij deze beslissing vaak een rol vervullen. De commissiegriffier is bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, maar hij kan hiertoe, op grond van het vierde lid van dit artikel, wel uitgenodigd worden.

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

De leden van de raadscommissie ontvangen een oproep, inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken, op een zodanig tijdstip dat er tussen de verzending en de vergadering ten minste twee weekeinden zitten. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor de vergadering. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de commissiegriffier worden ingezien. Vóór het verzenden van de oproep, stelt de voorzitter de agenda voorlopig vast. De agenderende rol van de raadscommissie komt ook tot uitdrukking in het derde lid.

In dit artikel (en artikel 8) is een procedure voor spoedeisende zaken geregeld.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de

commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In

een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen.

Uiteindelijk bepaalt de raadscommissie zijn eigen agenda.

In het vierde lid is bepaald dat een onderwerp op de agenda van de vergadering wordt geplaatst indien ten minste twee leden daarom verzoeken. Deze bepaling is overgenomen uit de Verordening op de raadscommissies 2011. Daarvóór vond besluitvorming hierover plaats bij meerderheid van stemmen. Door deze bepaling wordt bereikt dat het voor agendering van een onderwerp voldoende is als een gekwalificeerde minderheid dat wenst. Dit doet recht aan de rol van (ook) minderheden binnen de commissies wat betreft de voorbereiding en invulling van het gemeentelijk beleid;

Artikel 9. Digitale beschikbaarheid stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden

alle vergaderstukken, behoudens vertrouwelijke documenten, gelijktijdig met het verzenden van de oproep op de internetsite van de gemeente geplaatst.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

Op grond van artikel 82, vijfde lid, Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie

tegelijkertijd met de oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor.

In de verordening is bepaald dat de agenda en bijbehorende stukken ook op de internetsite van de gemeente worden geplaatst.

Artikel 11. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de commissievoorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de

presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de

raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de

raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet

hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de

presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.

Het tweede en derde lid voorzien in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van de raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip de volgende vergadering plaatsvindt, nog niet vast op welk moment de oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 13. Verslag

Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorstel tot wijziging of aanvulling van het verslag geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie het verslag vaststelt.

Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State).

In de raadsvergadering van 31 mei 2007 is besloten om in aanvulling op het schriftelijke verslag van de vergadering een tot op sprekersniveau geïndexeerde geluidopname te maken, die op de internetsite van de gemeente wordt geplaatst. Dit besluit is in dit artikel opgenomen.

Artikel 14. Rondvraag

In het VNG-model zijn geen bepalingen opgenomen over de rondvraag.

In deze verordening is er voor gekozen de bepaling uit de Verordening op de raadscommissies 2011 te handhaven en de rondvraag te houden aansluitend aan de bespreking van de “Ter kennisname”-stukken. Voordeel hiervan is dat de voor een deel van de vergadering uitgenodigde portefeuillehouders op dat moment van de vergadering in ieder geval aanwezig zijn om op eventuele vragen aan hen in te gaan.

Artikel 15. Advies; geen stemmingen

Het gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in

de commissievergadering ook ‘echte’ Algemene wet bestuursrecht-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. De raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan de raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden in het advies de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Door bij de advisering uitdrukkelijk de standpunten van alle fracties op te nemen, wordt eveneens de in het presidium gevraagde duidelijkheid verschaft in hoeverre de (stem)verhoudingen in de commissies corresponderen met de (stem)verhoudingen in de gemeenteraad.

Artikel 16. Spreektermijnen

Bij de evaluatie van de dualisering in 2006 heeft uw raad uitgesproken er –ter verlevendiging

van het debat- voorstander van te zijn bij raadscommissievergaderingen een minder strakke

vergaderdiscipline te hanteren, door het loslaten van de twee termijnenregel.

In verband hiermee is in deze verordening de bepaling uit het VNG-model, dat de beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, niet overgenomen. Wel is de mogelijkheid opengehouden dat de voorzitter, als het belang van de orde van de vergadering daar aanleiding toe geeft, het aantal spreektermijnen beperkt tot twee.

Artikel 17. Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet

geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van

overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere

personen die aan de beraadslaging deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat de

raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de

beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de

voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde

lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslaging deel te nemen. Op

grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben

deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder

meer geen recht om een voorstel te doen over de wijziging van het verslag, de spreektijd of de orde van de vergadering.

Artikel 17a. Overdracht woordvoerderschap

Vanuit de raad is bij aanvang van de zittingsperiode 2014 – 2108 de wens uitgesproken bij commissievergaderingen te komen tot een ruimere regeling rond het woordvoerderschap. Per geagendeerd onderwerp zou dat moeten kunnen wisselen.

In dit artikel wordt dat geregeld.

Er is voor gekozen aan het woordvoerderschap te verbinden dat de betrokkene tijdens de laatste raadsverkiezingen geplaatst moest zijn op de kandidatenlijst van de fractie waarvoor het woordvoerderschap geldt. Dit om de kring van woordvoerders niet onbeperkt te laten zijn en te waarborgen dat er een zekere band met de betreffende fractie aanwezig is.

Het behoort uiteraard tot de verantwoordelijkheid van de fracties zelf een geschikte woordvoerder af te vaardigen.

Om elke onduidelijk te voorkomen is uitdrukkelijk bepaald dat over het betreffende onderwerp niet het commissielid maar de woordvoerder aan de beraadslagingen deelneemt en het fractiestandpunt uitbrengt.

Op de woordvoerder zijn de bepalingen van artikel 19 rond handhaving orde en schorsing van overeenkomstige toepassing.

Net zoals bij personen die op grond van artikel 17 deelnemen aan de beraadslaging, is het in de artikelen 22 en 82, vijfde lid van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht ook op de woordvoerder van toepassing.

De woordvoerder is geen lid van de commissie. Dit betekent o.a. dat geen aanspraak gemaakt kan worden op vergoedingen op grond van de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden gemeente Son en Breugel 2012, zoals presentiegeld, onkostenvergoeding voor het gebruik van computer en internetverbinding en aanschaf van een tablet / computer.

Artikel 18. Spreekrecht burgers

Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur. Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de raadscommissie staan, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van de raadscommissie.

In veel gemeenten, waaronder onze gemeente, is er een mogelijkheid voor een burgerinitiatief. Burgers hebben daarmee het instrument van een initiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen. Onderwerpen die burgers belangrijk vinden kunnen op deze manier geagendeerd worden.

De burgers die wensen in te spreken moeten zich vóór de vergadering melden bij de commissiegriffier. Als een burger zich meldt voor een onderwerp dat een andere raadscommissie aangaat, ligt het voor de hand dat de commissiegriffier de betreffende persoon naar de juiste raadscommissie verwijst. Door niet uitdrukkelijk een termijn voor aanmelding op te nemen, kan flexibel worden gehandeld en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.

Er is voor gekozen om een burger slechts één maal, maximaal vijf minuten, het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Op voorstel van de voorzitter, die in

eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet

kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van

deze bepaling worden afgeweken.

Op basis van artikel 13, derde lid, wordt het verslag toegezonden aan de burgers die hebben

ingesproken.

Artikel 19. Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij de raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling;

deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in

bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over

het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering

schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het

uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen

verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de

vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens

niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden

beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de

publieke tribune wordt verwezen naar artikel 25 van deze verordening.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun

mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22

van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies.

Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of

verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk

overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 20. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er

inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel

van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het

staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de

Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het

schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking

van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Artikel 21. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten

vergadering en het behandelde zal de raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding

als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 22. Verslag besloten vergadering

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet

van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft

voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet

openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus de raadscommissie anders beslist.

Artikel 23. Besloten vergadering: Geheimhouding

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de

geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 Gemeentewet nodig. Niet alleen de raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van de raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan

de raadscommissie opleggen. Overigens kan de raadscommissie ook geheimhouding

opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, Gemeentewet en artikel 55, tweede lid, Gemeentewet).

De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar

opheft.

Artikel 24. Besloten vergadering: Opheffing geheimhouding

Zoals uit de toelichting op artikel 23 blijkt kan de raad de geheimhouding die de raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 25. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad

toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de

toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de

Gemeentewet; het derde lid van dit artikel voorziet hierin.

Artikel 26. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van de raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen

radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het

een besloten vergadering betreft.

Artikel 27. Intrekken oude verordening en artikel 28. Inwerkingtreding en citeertitel

Deze artikelen behoeven geen toelichting.