Reglement van orde B&W

Ondertekening

1 Nieuwe Toelichting

Algemeen

Op grond van artikel 52 van de Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder andere werkzaamheden wordt blijkens de Memorie van Toelichting bij dit artikel onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten en de onderlinge vervanging tussen wethouders.

Het huidige reglement stamt uit 2001. Door een aantal gewijzigde afspraken, maar ook vanwege het feit dat het reglement taalkundig niet meer helemaal up-to-date was, is er een geheel nieuw reglement opgesteld.

Het college stelt dit reglement zelfstandig vast. Wel is het verplicht het tot stand gekomen reglement toe te zenden aan de gemeenteraad. De plicht van het college zijn reglement aan de raad te overleggen, heeft een tweeledig doel. In de eerste plaats kan het de controlerende taak van de gemeenteraad vergemakkelijken. In de tweede plaats is de kennisneming van het reglement voor de raad in procedureel opzicht van belang. Raadsleden kunnen in hun contacten met het college rekening houden met de procedures die in het reglement zijn neergelegd.

Artikel 1 Verdeling van de werkzaamheden

In dit artikel wordt de verdeling van de werkzaamheden in portefeuilles geregeld. Dit gebeurt in de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Het artikel is van overeenkomstige toepassing bij de benoeming van nieuwe wethouders anders dan vanwege raadsverkiezingen. Het kan dan gaan om een coalitiewisseling, een ontslag of een overlijden van een wethouder. Het artikel is tevens van toepassing bij de benoeming van een nieuwe burgemeester.

Artikel 2 Vervanging van wethouders

Ingevolge dit artikel zal onderlinge vervanging moeten worden geregeld. Tussen de leden van het college moeten goede afspraken worden gemaakt over de onderlinge vervanging, ook zodanig dat altijd tenminste één lid aanwezig is.

Artikel 3 Vervanging van de burgemeester

Met dit artikel wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 van de Gemeentewet, dat verlangt dat bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester zijn ambt wordt waargenomen door een wethouder die daartoe door het college is aangewezen.

Artikel 4 Dag en plaats van vergaderingen

Met dit artikel wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Het college bepaalt in onderling overleg dag en tijdstip van de reguliere vergadering. De burgemeester stelt de vergadering vast.

De voorzitter of één van de wethouders kan ervoor zorgen dat er een extra vergadering wordt gehouden. Een extra vergadering kan niet door de burgemeester of door één van de andere wethouders worden tegengehouden.

Indien een reguliere vergadering niet doorgaat, dan worden de wethouders daarvan tijdig op de hoogte gesteld.

Artikel 5 Verhindering

In verband met de voorbereiding van het voorzitterschap tijdens de vergadering, dient de loco-burgemeester bij verhindering tijdig door de burgemeester op de hoogte te worden gesteld. Als één van de andere leden verhinderd is, moet dit worden gemeld bij de voorzitter.

Artikel 6 Quorum

Dit artikel handelt over het aantal leden dat minimaal aanwezig moet zijn, wil er kunnen worden beraadslaagd en besloten. Artikel 56 van de Gemeentewet bevat een regeling met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum. In de Tweede Kamer is tijdens de behandeling van dit artikel van de Gemeentewet een discussie gevoerd of het quorumvereiste op “ten minste de helft” of op “meer dan de helft” gesteld diende te worden. Het verschil daartussen is dat er in de eerste situatie sprake is van een vereiste aanwezigheid van precies de helft van het aantal leden en in de tweede situatie de helft van het aantal leden plus één. Voor de huidige situatie in de gemeente Twenterand maakt dit overigens geen verschil. Uit de discussie in de Tweede Kamer is uiteindelijk gevolgd dat het eerste lid van artikel 56 van de Gemeentewet bepaalt dat in de vergadering van het college slechts kan worden beraadslaagd of besloten indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. De wetgever heeft dus gekozen voor het lichtere quorumvereiste. Dat is neergelegd in het reglement van orde.

Artikel 7 De voorzitter

Ingevolge artikel 34, tweede lid, van de Gemeentewet is de burgemeester voorzitter van het college. Hij is belast met de handhaving van de orde in de vergadering.

Artikel 8 De secretaris

Ingevolg artikel 104 van de Gemeentewet is de secretaris in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders aanwezig. De secetaris staat het college en de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij heeft in het college een adviserende stem.

Artikel 9 Ambtenaren, deskundigen, burgers en belanghebbenden

In dit artikel is de mogelijkheid opgenomen om ambtenaren, deskundigen, burgers en belanghebbenden uit te nodigen deel te nemen aan de beraadslaging in een vergadering van het college. Voor deze andere personen die deelnemen aan de vergadering geldt eveneens de geheimhouding als geregeld in artikel 55 van de Gemeentewet.

Artikel 10 De agenda

Dit artikel handelt over de totstandkoming van de agenda en de bevoegdheid om voorstellen ter agendering aan te bieden. Er is in dit reglement niet gekozen voor een gedetailleerde beschrijving van de wijze waarop de agenda tot stand komt. Dit om de nodige flexibliteit te waarborgen. Belangrijk is dan ook het derde lid dat een opdracht geeft aan het college om regels te stellen voor de wijze van totstandkoming van de agenda. In dit lid staan slechts een aantal onderwerpen die ten minste dienen te worden geregeld. Het betreft geen limitatieve opsomming.

Bijgevoegd vindt u een exemplaar van deze nadere regels.

Gelijk aan de huidige praktijk is de secretaris verantwoordelijk voor de opstelling van de agenda. Het is echter het college dat, ingevolge het vijfde lid, de definitieve inhoud van de agenda bepaalt, door deze na opening van de vergadering vast te stellen.

Het zesde lid vermeldt dat het college besluit over de openbaarheid van voorstellen. Dit is met name van belang voor de uit de voorstellen voortvloeiende besluiten en de wijze van kennisgeving en openbaarmaking daarvan, zoals geregeld in de artikel 16 en 17 van dit reglement.

Artikel 11 Verslaglegging

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van het college. Verslaglegging gebeurt via de besluitenlijst. Artikel 55 van de Gemeentewet regelt de mogelijkheid om in bepaalde gevallen een geheimhoudingsplicht op te leggen. In het artikel is, door te verwijzen naar artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, een normering opgenomen. Het is dan ook niet mogelijk om een geheimhoudingsplicht op te leggen ten aanzien van andere dan de in artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur geregelde onderwerpen. Van de besluiten waaromtrent geheimhouding is opgelegd, wordt door de secretaris een afzonderlijke besluitenlijst gemaakt. Deze besluitenlijst wordt door de secretaris bewaard.

Artikel 12 Stemming over zaken

Ten aanzien van het stemmen moet worden opgemerkt dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Vandaar dat het eerste lid van dit artikel bepaalt dat indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, het voorstel wordt geacht te zijn aangenomen.

In de Gemeentewet is een uitgebreide regeling over stemming opgenomen. Artikel 58 van de Gemeentewet verklaart de artikelen 28, eerste tot het derde lid, 29 en 30 van overeenkomstige toepassing op de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders. Opvallend is dat in artikel 59 van de Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dit artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Dit neemt niet weg dat er ruimte is om de mogelijkheid van een schriftelijke stemming in het reglement op te nemen. Van de geboden ruimte is in dit reglement gebruik gemaakt. De eventuele schriftelijke stemming over personen heeft een plaats gekregen in het volgende artikel van dit reglement. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd, indien één van de leden dit wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd. Ook over personen. Dit is slechts anders indien ten aanzien van personen door één van de leden om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus niet of mondeling gestemd.

Artikel 13 Stemming over personen

Zoals bij de toelichting op het vorige artikel reeds is opgemerkt, laat de Gemeentewet de regeling betreffende het stemmen over personen over aan het college. Stemming over personen geschiedt in de regel hoofdelijk. Wanneer een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over benoeming, voordracht of aanbeveling van personen echter schriftelijk gestemd. Indien is besloten tot een schriftelijke stemming zijn de bepalingen over stembriefjes als bedoeld in artikel 31 van de Gemeentewet van toepassing.

Artikel 14 Herstemming over personen

Indien de stemmen na een eerste stemming staken, wordt een herstemming gehouden. De herstemming zal in de regel worden gehouden in dezelfde vergadering, tenzij anders wordt besloten. De herstemming vindt plaats op de wijze als ook de eerste stemming heeft plaatsgevonden. Als bij een tussenstemming of een derde of vierde stemming de stemmen staken, dan beslist analoog aan artikel 31, derde lid van de gemeentewet, terstond het lot.

Artikel 15 Beslissing door het lot

In dit artikel wordt bepaald op welke wijze de beslissing door het lot wordt vormgegeven. Hierin is een belangrijke rol weggelegd voor de in leeftijd jongste wethouder.

Artikel 16 Kennisgeving van besluiten aan de leden van de raad en de ambtelijke organisatie.

In artikel 60 van de Gemeentewet kan de raad regelen van welke besluiten van burgemeester en wethouders aan de leden van de raad kennisgeving wordt gedaan. De raad kan daarbij gevallen aangeven waarin met terinzagelegging kan worden volstaan. Zolang de raad echter nog geen bepalingen heeft vastgelegd omtrent de kennisgeving van besluiten, kan dit onderwerp op deze wijze een plaats krijgen in het reglement. Door toezending van de besluitenlijst voldoet het college aan de inlichtingenplicht aan de leden van de raad.

Het tweede lid regelt de kennisgeving van niet-openbare besluiten. Niet openbare besluiten kunnen vertrouwelijk ter kennis van de leden van de raad of van de fractievoorzitters van de in de raad vertegenwoordigende partijen worden gebracht. Het college kan op grond van artikel 55 van de Gemeentewet een strafrechtelijk gesanctioneerde geheimhoudingsplicht opleggen, wanneer dit door hem noodzakelijk wordt geacht.

Het derde lid stelt dat geheimhouding achterwege kan worden gelaten, indien er sprake is van strijd met het openbaar belang of het de bescherming van de persoonlijke levenssfeer betreft. De wetgever heeft het begrip “openbaar belang” niet nader gedefinieerd, maar stelt dat “slechts indien zeer zwaarwegende belangen in het geding zijn niet behoefd te worden voldaan aan de plicht de raad te informeren. Er zal dus slechts bij hoge uitzondering een beroep op deze bepaling mogen worden gedaan.

Artikel 17 Openbaarmaking van besluiten

Dit artikel is een weergave van de huidige praktijk. De vertegenwoordigers van de pers krijgen meestal tijdens de persconferentie met het college een besluitenlijst waarop de openbare besluiten staan genoemd.

Artikel 18, 19 en 20

Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting.

NADERE REGELS OMTRENT VASTSTELLING COLLEGEAGENDA

Artikel 1 Wijze van voorstellena. Bij voorstellen aan het college wordt gebruik gemaakt van een vooraf vastgesteld formulier (de adviesnota).b. Stukken die ter kennisneming aan het college worden aangeboden, kunnen worden voorzien van een stempel. Zij maken geen deel uit van de agenda.

Artikel 2 Tijdstip van aanleveren en ter inzage leggen stukkena. De secretaris draagt er zorg voor dat de stukken uiterlijk maandagmiddag om 17.00 uur in de week voorafgaande aan de vergadering waarin zij aan de orde worden gesteld, ter inzage liggen voor de leden van het college. b. De stukken circuleren in de volgorde zoals op het stuk is aangegeven.c. Stukken die niet voor de collegeleden ter inzage hebben gelegen, worden niet in behandeling genomen als één van de leden daar bezwaar tegen heeft.

Artikel 3 Agendering en toezendinga. Op de adviesnota wordt een ruimte gereserveerd, waarin de leden van het college door middel van een paraaf aangeven dat zij instemmen met het voorgestelde besluit of dat zij bespreking verlangen.b. Stukken waarvan op de adviesnota of op het stempel door de portefeuillehouder en twee andere collegeleden is aangegeven dat zij met het voorgestelde besluit instemmen en geen bespreking verlangen, worden niet in bespreking gebracht. Dit zijn de zogenaamde akkoordstukken.c. Bespreekstukken en akkoordstukken worden twee werkdagen tevoren door de secretaris aan de leden van het college toegezonden. Alle stukken liggen voor de collegeleden ter inzage.d. Bij bespreekstukken worden de adviesnota, het collegebesluit en de relevante achtergrondstukken meegezonden. Bij akkoordstukken gaan de adviesnota en het collegebesluit mee.

Artikel 4 Opbouw van de agendaDe agenda voor de collegevergadering heeft 5 vaste punten, te weten:

A. Collegebesluiten (akkoordstukken en bespreekstukken). Onder akkoordstukken worden verstaan de stukken, ingedeeld naar sector, geagendeerd die voldoen aan de volgende voorwaarden:1. de stukken zijn niet bestemd voor de raad(scommissie);2.de stukken bevatten tenminste 3 akkoord-parafen van collegeleden.

Onder bespreekstukken worden verstaan de stukken die door de portefeuillehouder ter bespreking zijn aangeboden en waarvan de besluiten behoren tot de (bestuurs)bevoegdheid van het college. In de agenda wordt het besluit voorafgegaan met de aanduiding “concept-besluit”.

B. Externe vertegenwoordigingenBij deze categorie worden alle bijeenkomsten vermeld van organen van gemeenschappelijke regelingen, aandeelhoudersvergaderingen en andere privaatrechtelijke rechtsvormen waarin de gemeente deelneemt. Verder wordt vermeld de standpuntbepaling van de gemeente en andere benodigde informatie.

C. Raad en raadscommissiesOnder deze categorie vallen stukken die volgens het voorgestelde besluit aangeboden worden aan het presidium voor overleg met een commissie, dan wel voor kaderstelling of voor de controlerende of volksvertegenwoordigende functie van de raad. Ook andere stukken aan raadsleden, fracties en presidium worden bij dit onderdeel geagendeerd.

D. Geheime agendaOnderwerpen die echt vertrouwelijk zijn conform artikel 55 Gemeentewet of waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang of de bescherming van de persoonlijke levenssfeer worden hier geagendeerd. Het college kan er voor kiezen deze onderwerpen toch ter kennisgeving aan de raad of de fractievoorzitters aan te bieden (zie artikel 15 reglement van orde). Hiervoor is een expliciet collegebesluit nodig.

E. Interne afstemming en overleg.Bij dit onderdeel is sprake van voorbereiding van besluitvorming en onderlinge afstemming. Stukken bij dit onderdeel bevatten geen afgeronde besluiten en zijn daarom niet openbaar.