Beheerregeling Basisregistratie Personen

1. De beheerder van de Gemeentelijke basisadministratie is het hoofd van de afdeling Levenszaken en in die hoedanigheid tevens gegevensbeheerder.

2. De gegevensbeheerder wijst een functionaris aan die wordt belast met het applicatiebeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging, de aanwijzing maakt als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.

3. De gegevensbeheerder wijst een functionaris aan die wordt belast met het privacybeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging, de aanwijzing maakt als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.

4. Het hoofd van de afdeling Interne zaken wijst een functionaris aan die wordt belast met het systeembeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging, de aanwijzing maakt als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.

5. De gegevensbeheerder wijst minimaal drie functionarissen aan die worden belast met de gegevensverwerking, de aanwijzingen maken als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.

6. De gegevensbeheerder wijst de functionarissen aan die, namens de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, zijn belast met het afleggen van de verklaring onder ede of belofte, zoals vermeld in artikel 36, lid 2 onder e van de wet, de aanwijzingen maken als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.

1. De gegevensbeheerder ziet toe op de naleving van de in deze regeling opgenomen bepalingen, alsmede op een juiste uitvoering van de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van de inrichting en bijhouding van de Gemeentelijke basisadministratie.

2. De gegevensbeheerder beslist inzake de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van een GBA-toepassingssysteem. Hij/zij ziet er op toe dat alle in de bijlage genoemde functionarissen op de hoogte zijn gesteld van deze installatie.

3. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de Gemeentelijke basisadministratie.

4. Vanuit de in het vorige lid bedoelde verantwoordelijkheid is de gegevensbeheerder bevoegd de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van de GBA gegevens. De aanwijzingen mogen niet strijdig zijn met de door of bij de wet gestelde regels.

5. De gegevensbeheerder behandelt verzoeken als bedoelt in artikel 81 en 82 van de wet en heeft toezicht op de afhandeling van verzoeken overeenkomstig artikel 102, lid 1 van de wet.

6. De gegevensbeheerder toetst aan de hand van artikel 36 van de wet en in overleg met de ambtenaar van de burgerlijke stand belast met de huwelijksvoorbereiding, de waarde die aan de overgelegde documenten kan worden toegekend.

7. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor een juiste archivering van brondocumenten, vanuit deze verantwoordelijkheid kan hij de gegevensverwerkers op dit punt aanwijzingen geven, deze aanwijzingen kunnen niet strijdig zijn met de bepalingen die in bijlage B, van deze regeling zijn opgenomen.

8. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor het onderzoek naar woon- en/of briefadressen. Hij/zij kan hieromtrent de medewerk(st)er van afdeling Levenszaken, die is belast met het onderzoek aanwijzingen geven, deze aanwijzingen kunnen niet strijdig zijn met de bepalingen die in bijlage C, van deze regeling zijn opgenomen.

9. De gegevensbeheerder behandelt behoudens de periodieke gegevensverstrekking het netwerkverkeer. De behandeling vindt plaats volgens de in de handleiding van PIV4ALL beschreven procedures.

10. De gegevensbeheerder kan de communicatie met de afnemers en andere houders van Gemeentelijke basisadministraties verzorgen met betrekking tot de gegevensvraagstukken en netwerkverkeer.

11. De gegevensbeheerder kan de bij deze regeling behorende bijlagen wijzigen of aanvullen. De wijziging/aanvulling is voor een ieder direct raadpleegbaar.

12. De gegevensbeheerder neemt namens de verantwoordelijke de beslissingen op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hier op andere wijze niet is voorzien.

1. Door of namens de gegevensbeheerder wordt het gemeentebestuur (de houder) advies verstrekt op de navolgende aspecten die voortvloeien uit de Gemeentelijke basisadministratie, te weten: persoonsinformatievoorziening, beveiliging, privacy en gegevenskwaliteit.

2. Door of namens de gegevensbeheerder wordt steekproefsgewijs doch minimaal éénmaal per week, de actualiseringen van een persoonslijst in de Gemeentelijke basisadministratie van de gemeente Uden gecontroleerd.

3. De gegevensbeheerder ziet er op toe, dat de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten worden afgehandeld.

4. Van stagnatie bij de in het vorige lid bedoelde controlewerkzaamheden, doet de gegevensbeheerder direct mededeling aan de directeur Publiekszaken.

5. De gegevensbeheerder start minimaal een keer per jaar de kwaliteitsprogramma’s overeenkomstig de procedure die hiertoe is opgenomen in het kwaliteitshandboek GBA en de handleiding van PIV4ALL. Van de geconstateerde fouten stelt hij /zij de directeur Publiekszaken in kennis. Hij /zij ziet toe op een juiste correctie van deze fouten.

6. Eenmaal in het jaar verricht de gegevensbeheerder een kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van ingezetenen, de steekproef en vaststelling van de resultaten vindt plaats overeenkomstig de in bijlage D beschreven methodiek.

7. De gegevensbeheerder ziet toe op een tijdige opschoning van de via het GBA-netwerk ontvangen berichten, die zijn afgehandeld.

1. De applicatiebeheerder behandelt verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie.

2. De applicatiebeheerder kent de autorisatieniveaus van actualiseringen toe aan de gegevensbeheerder en gegevensverwerker.

3. De applicatiebeheerder voorziet in de uitvoering van de bepalingen die zijn opgenomen in de procedure “Back-Up, restore, herstel en uitwijk” van het kwaliteitshandboek GBA van de gemeente Uden, voor zover deze bepalingen betrekking hebben op het toepassingssysteem van de gemeentelijke basisadministratie. Ingeval van een werkelijke inwerkingtreding van de uitwijkprocedure coördineert de applicatiebeheerder in overleg met de systeembeheerder de werkzaamheden.

4. De applicatiebeheerder beoordeelt de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem.

5. De applicatiebeheerder kan de gegevensbeheerder, de privacybeheerder, de systeembeheerder, de gegevensverwerker, alsmede het personeel van de afdelingen die direct toegang hebben tot de basisadministratie aanwijzingen geven met betrekking tot het gebruik van het toepassingssysteem. Hij/zij kan met betrekking tot het gebruik gedragsregels opstellen en interne opleidingen ontwikkelen.

6. De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de Gemeentelijke basisadministratie worden ontleend.

7. De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de afhandeling van verzoeken omtrent statische gegevens, voor zover deze niet tot een persoon zijn te herleiden.

8. De applicatiebeheerder is in overleg met de gegevensbeheerder verantwoordelijk voor het beheer van de GBA-tabellen en PIV4ALL-tabellen, voor de uitvoering van deze taak kan hij/zij een of meerdere gegevensverwerkers aanwijzen om hem/haar bij deze taak te assisteren.

9. De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van artikel 5 van de verordening.

10. De applicatiebeheerder kan een of meerdere medewerkers van de afdeling Levenszaken aanwijzen die hem/haar bijstaan in de werkzaamheden die voortvloeien uit de plichten genoemd in artikel 7.

1. De applicatiebeheerder houdt een verzameling bij van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6, lid 1 en 2 zijn toegekend en controleert deze periodiek.

2. De applicatiebeheerder verstrekt voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem.

3. De applicatiebeheerder stelt overeenkomstig de voorschriften die krachtens de wet zijn gesteld, de Minister in kennis van de installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem.

4. De uitwisseling van periodieke gegevensverstrekking op basis van een autorisatiebesluit van de Minister, verstrekking anders dan over het netwerk, geschiedt uitsluitend overeenkomstig de bij wet gestelde beveiligingsvoorschriften. Voor wat betreft de systematische verstrekking van gegevens op grond van de verordening handelt de applicatiebeheerder, voor zover mogelijk, overeenkomstig deze beveiligingsvoorschriften.

5. De applicatiebeheerder maakt eenmaal per drie maanden een planning gebaseerd op het autorisatiebesluit van de Minister met betrekking tot de periodieke gegevensverstrekking. Bij een te verwachte afwezigheid van de applicatiebeheerder laat deze een werkinstructie achter voor zijn/haar vervanger.

6. De applicatiebeheerder verzorgt na overleg met de systeembeheerder de communicatie bij storingen in de hard- en/of software.

7. Nadat de resultaten van de steekproef, genoemd in artikel 5 lid 4, bekend zijn, voorziet de applicatiebeheerder voor zover mogelijk en noodzakelijk in een variabele uitvoer die kan worden gebruikt bij de in artikel 5 lid 3 genoemde activiteiten.

8. Van bijzondere gebeurtenissen die voortvloeien uit de bevoegdheid, zoals genoemd in artikel 6 lid 9 van de applicatiebeheerder, houdt de applicatiebeheerder een logboek bij.

9. De applicatiebeheerder verzorgt het beheer van documentatie op het gebied van de GBA-wet en/of regelgeving en de gebruikersdocumentatie.

10. De applicatiebeheerder verzorgt het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur.

11. De applicatiebeheerder ziet toe, dat alle wachtwoorden die noodzakelijk zijn voor de toegang tot het toepassingssysteem en daarmee tot de verschillende processen worden opgeslagen overeenkomstig de in de procedure “Back-up, restore, herstel en uitwijk” van de gemeente Uden voorgeschreven wijze.

12. De applicatiebeheerder verzamelt alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het GBA toepassingssysteem ontstaan, en tracht, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor en oplossing te zorgen.

13. De applicatiebeheerder verzamelt alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het GBA toepassingssysteem ontstaan, en tracht, eventueel door inschakeling van het systeembeheer of een derde, voor een oplossing te zorgen.

1. De privacybeheerder heeft het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de verordening, alsmede de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

2. De privacybeheerder kan op grond van het in het vorige lid genoemde toezicht, de medewerkers van de afdeling Levenszaken aanwijzingen geven.

3. De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de GBA wet en regelgeving.

4. De privacybeheerder heeft het algemeen toezicht op de naleving van de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de procedure “Back-up, restore, herstel en uitwijk” van de gemeente Uden".

5. De privacybeheerder heeft het toezicht op de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA.

6. De privacybeheerder kan ongevraagd advies uitbrengen over alle GBA procedures en producten waarbij de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

7. De privacybeheerder kan voor de afhandeling van verzoekschriften om gegevensverstrekking als bedoelt in artikel 11 lid 1, een of meerdere medewerkers van de afdeling Levenszaken aanwijzen.

1. De privacybeheerder behandelt alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de wet worden ontvangen.

2. De privacybeheerder draagt zorg voor het feitelijke beheer van het 'openbare register'.

3. De privacybeheerder draagt zorg voor een zodanig deugdelijke vernietiging c.q. verwijdering van persoonsgegevens op papier, tape, diskette, cd en andere gegevensdragers zodat derden hiervan geen gebruik kunnen maken.

1. De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van en de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem.

2. De systeembeheerder is bevoegd direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is, mits achteraf rapportage plaatsvindt aan de informatiebeheerder.

3. De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de beveiliging van het toepassingssysteem.

4. De systeembeheerder is verantwoordelijk voor een zo optimaal mogelijk gebruik van de toegangsbeveiligingen tot het toepassingssysteem.

5. De systeembeheerder beslist na overleg met de informatiebeheerder en applicatiebeheerder over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van de processen, zoals die zijn beschreven in de "procedure Back-up, restore, herstel en uitwijk” gemeente Uden.

6. De systeembeheerder is bevoegd aanwijzingen te geven met betrekking tot:

• -

  beheer toepassingssysteem;

• -

  beheer van bestanden;

• -

  productieplanningen;

• -

  reconstructiemaatregelen.

7. De systeembeheerder is bevoegd de beschikbaarheidtijden van het toepassingssysteem in overleg met de informatiebeheerder en applicatiebeheerder vast te stellen.

8. De in de vorige leden genoemde bevoegdheden behoudens de bevoegdheid genoemd in lid 2 worden door de systeembeheerder gebruikt, na overleg met de coördinator I&A.

1. Voor de beveiliging van de GBA gegevensbestanden neemt de systeembeheerder de maatregelen als genoemd in de procedure Back-up, restore, herstel en uitwijk van de gemeente Uden.

2. De systeembeheerder zorgt voor een beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig de daarvoor op basis van artikel 10 lid 2, gemaakte afspraken.

3. De systeembeheerder of namens hem het hoofd van de afdeling stelt de informatiebeheerder op de hoogte van de personele wisselingen inzake de systeembeheerderfunctie of de vervanging hierin.

1. De gegevensverwerker is verantwoordelijk voor het verzamelen van gegevens.

2. De gegevensverwerker is, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd, verantwoordelijk voor het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het "Logisch Ontwerp, Handleiding Uitvoeringsprocedures" voorgeschreven wijze, alsmede de daarop in de Handleiding PIV4ALL beschreven toepassing.

3. De gegevensverwerker is verantwoordelijk voor de archivering van de brondocumenten op grond waarvan hij de gegevens heeft verwerkt.

4. De gegevensverwerker ziet erop toe, dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen "ontleningstatus” is gegeven.

5. De gegevensverwerker is bevoegd de verwerking van gegevens aan te houden, voor zover hij twijfels heeft over de ontleningwaarde in de zin van de wet. Van deze aanhouding stelt hij de gegevensbeheerder in kennis.