Organisatieverordening 2011 gemeente Uitgeest

Geldend van 07-07-2011 t/m heden

Intitulé

Organisatieverordening 2011 gemeente Uitgeest

ORGANISATIEVERORDENING 2011 GEMEENTE UITGEEST

Verordening vastgesteld bij besluit van Burgemeester en wethouders d.d. 28 juni 201 , nr. B2011.0397, gepubliceerd 6 juli 2011, in werking getreden met ingang van 7 juli 2011, onverminderd hetgeen in andere wetten en verordeningen ter zake is bepaald. Met ingang van deze datum is de organisatieverordening gemeente Uitgeest, vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders van 15 mei 2007 vervallen.

Deze verordening is vastgesteld in verband met wijziging van de organisatiestructuur van de gemeente Uitgeest

Gebaseerd op artikel 160 van de Gemeentewet;

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft.

  • b.

    taakveld: iedere organisatie-eenheid binnen een afdeling die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het afdelingshoofd van de desbetreffende afdeling heeft.

  • c.

    middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van:

    het financiële beleid;

    het informatie- en automatiseringsbeleid;

    het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat;

    het personeelsbeleid;

    het communicatiebeleid;

    het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen;

    alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer.

  • d.

    budgethouder: ambtenaar van de gemeente, of diens vervanger, aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem/haar toegekende budgetten en investeringskredieten.

  • e.

    juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving.

  • f.

    financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

§ 1 De ambtelijke organisatie

Artikel 2 Organisatie-eenheden

  • 1.

    Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, uitgaande van het directiemodel ingedeeld in de volgende afdelingen:

  • a.

    Stafafdeling;

  • b.

    afdeling Middelen;

  • c.

    afdeling Ruimte;

  • d.

    afdeling Publiekszaken.

  • 2.

    De taken van een afdeling kunnen worden ingedeeld in taakvelden. De gemeentesecretaris/algemeen directeur doet hiertoe in overleg met het managementteam een voorstel aan het college.

Artikel 3 Bestuursopdrachten en projectmatig werken

  • 1.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten van het college.

  • 2.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur wijst in overleg met het managementteam de uitvoering van de bestuursopdracht toe aan een afdeling en bepaalt daarbij of deze uitvoering projectmatig of binnen de structuur van de afdeling plaatsheeft.

  • 3.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan voor zover de uitvoering van de bestuursopdracht op grond van het vorige lid projectmatig plaatsheeft het projectplan ter goedkeuring voorleggen aan het college.

Artikel 4 Organisatie brandweer

De organisatie, het beheer en de taken van de gemeentelijke brandweer, alsmede de benoeming en verantwoordelijkheden van de brandweercommandant zijn op grond van artikel 10 van de Wet veiligheidsregio’s opgedragen aan het bestuur van de Veiligheidsregio Kennemerland.

Artikel 5 Structuur afdelingen

  • 1.

    In wijzigingen van de indeling van de organisatie in afdelingen en taakvelden of de toewijzing van taken aan afdelingen en taakvelden doet de gemeentesecretaris/algemeen directeur in overleg met het managementteam een voorstel aan het college.

  • 2.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan in overleg met de afdelingshoofden de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en taakvelden nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

Artikel 6 Leiding dagelijks beheer

  • 1.

    Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Hij/zij treedt op als algemeen directeur. Hij/zij kan uit eigen beweging aanwijzingen geven en na overleg met het college aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.

  • 2.

    Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur berust het dagelijks beheer van een afdeling bij het afdelingshoofd.

  • 3.

    Onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd berust het dagelijks beheer van een taakveld bij de coördinator van het taakveld.

  • 4.

    De functie van afdelingshoofd van de stafafdeling wordt uitgeoefend door de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

  • 5.

    Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de afdelingshoofden.

    Bij de verlening van mandaten wordt onderscheid gemaakt tussen afdoenings-, vertegenwoordigings- en ondertekeningsmandaten. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten, is de ambtenaar aan wie het desbetreffende mandaat is verleend bevoegd tot het verlenen van ondermandaten.

Artikel 7 Ambtenaren financiële organisatie

  • 1.

    Voor het financieel beleid en beheer worden onderscheiden de functies: afdelingshoofd middelen, coördinator financieel beleid, beleidsmedewerker, coördinator financieel beheer, operationeel medewerker administratieve taken en kassier. Een ambtenaar kan meerdere functies toegewezen krijgen, indien dit niet strijdig is met de uitgangspunten van controletechnische functiescheiding.

  • 2.

    De functie van afdelingshoofd Middelen is onverenigbaar met die van coördinator financieel beheer en kassier, alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie. De functies coördinator financieel beheer en kassier zijn onverenigbaar met het budgethouderschap.

Artikel 8 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen

  • 1.

    De gemeentesecretaris/ algemeen directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

  • 2.

    Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt zijn functie uitgeoefend door een door het college aan te wijzen plaatsvervanger.

  • 3.

    De afdelingshoofden en medewerkers worden op voordracht van de gemeentesecretaris/ algemeen directeur benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

Artikel 7 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen

  • 1.

    Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt de gemeentesecretaris/algemeen directeur, welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

  • 2.

    Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

  • 3.

    De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen afdelingen bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels, die gelden voor de gemeentelijke organisatie.

§ 2 Functies

Artikel 8 Gemeentesecretaris/algemeen directeur

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt bij het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie in het bijzonder de zorg voor:

  • a.

    De beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering.

  • b.

    Implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving en bewaking van de juridische rechtmatigheid.

  • c.

    De behandeling van burgerreacties, de behandeling van beroepschriften en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften, de behandeling van juridische procedures.

  • d.

    Het personeelsbeleid en de aansturing van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie.

  • e.

    Het communicatiebeleid en de voorlichting richting bestuur, burgers en medewerkers.

  • f.

    De ondersteuning van de bestuursorganen.

  • g.

    Het opstellen van een afdelingsplan voor de stafafdeling en het bewaken van de voortgang van de overige afdelingsplannen.

Artikel 9 Afdelingshoofd Middelen, specifieke taakvelden

  • 1.

    Het afdelingshoofd Middelen draagt onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college en de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur de zorg voor:

  • a.

    Het middelenbeheer en het opstellen van een afdelingsplan.

  • b.

    Het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning-en-controlsysteem van de gemeente. Hij/zij legt de administratieve organisatie en het planning-en-controlsysteem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Hij/zij legt het geheel ter goedkeuring voor aan het college.

  • c.

    De bewaking van de financiële planning van de gemeentelijke planning-en-controlcyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning, de afdelingsplannen en het door de raad vastgestelde beleid.

  • d.

    De voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Hij/zij neemt hierbij de kaders uit de ‘Doelmatigheidsverordening’ in acht.

  • e.

    De voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van de gemeenterekening. Hij/zij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier en de controlecommissie. Hij/zij draagt eveneens de zorg voor het faciliteren van de accountant bij de voorbereiding en uitvoering van de accountantscontrole en neemt hierbij het gestelde in artikel 5 van de ‘Controleverordening’ in acht en ziet erop toe, dat ook de andere ambtenaren van de gemeente deze regels in acht nemen.

  • f.

    De bewaking van de financiële rechtmatigheid. In dit kader doet hij/zij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits.

  • g.

    Het toetsen van beleidsvoornemens en voorstellen aan het college op bedrijfseconomische aspecten.

  • 2.

    Het afdelingshoofd Middelen treedt bij de uitoefening van zijn taken op in nauw overleg met de gemeentesecretaris/algemeen directeur en geeft rechtstreeks leiding aan de medewerkers financiën, voor zover het het middelenbeheer, de administratieve organisatie, het planning-en-controlsysteem, de informatievoorziening, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid, en de voorbereiding en ondersteuning van de accountantscontrole betreft.

Artikel 10 Afdelingshoofd Middelen, Ruimte en afdelingshoofd Publiekszaken

  • 1.

    Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt een afdelingshoofd met inachtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: het opstellen en de uitvoering van het afdelingsplan, de bewaking van de juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan, de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten, zorgdragen voor het opgedragen budgethouderschap en het opvolgen van de aanwijzingen van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

  • 2.

    Onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Middelen dragen de afdelingshoofden Ruimte en Publiekszaken met inachtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: het middelenbeheer van de afdeling, het in stand houden van de administratieve organisatie van de afdeling, het bijhouden van de aan de afdeling toegewezen administraties, het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie, de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan, en de uitvoering van het gestelde in de planning-en-controlcyclus van de afdeling.

  • 3.

    Een afdelingshoofd is belast met het omgaan met vragen, suggesties en klachten van burgers en het informeren van de gemeentesecretaris/algemeen directeur over deze acties.

  • 4.

    Een afdelingshoofd draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor het college worden voorbereid, op:

    de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

    de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid.

    Tevens draagt hij/zij de zorg voor de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

  • 5.

    Het afdelingshoofd is onverminderd de bevoegdheden van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor:

    een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel ten behoeve van de beleidsvoorbereiding als de beleidsuitvoering;

    de inhoudelijke kwaliteit van de adviezen en producten die van de afdeling komen;

    het inschakelen van (een) andere afdeling(en) daar waar een zaak vanuit zijn functionele afdeling taakgebieden van een of meer andere afdelingen raakt.

  • 6.

    De afdelingshoofden hebben binnen het door burgemeester en wethouders gevoerde beleid de zorg voor:

    een effectieve leiding van de afdeling;

    de uitvoering van taken van de afdeling;

    een kwalitatief goede en waar nodig integrale beleids- en besluitvoorbereiding en –uitvoering, alsmede een effectieve werkplanning dienaangaande;

    een goede hantering en toepassing van vastgestelde processen, procedures en prioriteiten;

    het scheppen van voorwaarden voor een goed werkklimaat en een goed kwaliteitspeil van de medewerkers;

    een optimale informatieoverdracht zowel aan de medewerkers als aan de portefeuillehouders en aan de gemeentesecretaris/ algemeen directeur.

  • 7.

    Het afdelingshoofd zorgt voor een regelmatig gestructureerd overleg met de portefeuillehouder(s) over beleidsaangelegenheden die het taakgebied van de afdeling betreffen. Essentiële punten uit dat overleg worden door hem/haar in de vergadering van het managementteam aan de orde besteld.

  • 8.

    Het afdelingshoofd heeft regelmatig overleg, overeenkomstig de daartoe vastgestelde richtlijnen, met de medewerkers binnen zijn/haar afdeling over:

    het te voeren beleid binnen de afdeling;

    de voortgang van de werkzaamheden;

    alle overige zaken de afdeling betreffende, waaronder de informatie die voortvloeit uit de besprekingen in het managementteamoverleg.

  • 9.

    Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de directe begeleiding van de medewerkers van de afdeling en voor de werkresultaten van de afdeling.

Artikel 11 Coördinator

  • 1.

    Onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd draagt een coördinator de zorg voor het dagelijks beheer van het betreffende taakveld.

  • 2.

    De coördinator stuurt de medewerkers binnen zijn taakveld functioneel aan.

§ 3 Managementteam

Artikel 12 Managementteam

  • 1.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de afdelingshoofden vormen het managementteam.

  • 2.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het managementteam.

  • 3.

    Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur treedt de plaatsvervangend secretaris op als voorzitter van het managementteam.

  • 4.

    De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. Ieder lid van het managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt ervoor, dat de agenda en bijbehorende stukken gereed worden gemaakt en voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het managementteam.

  • 5.

    Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter anderen dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het managementteam deel te nemen.

  • 6.

    De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het managementteam, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

Artikel 13 Taken managementteam

Het managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

  • a.

    de coördinatie van en de advisering over het middelenbeleid;

  • b.

    het vaststellen van de inhoud van afdelingoverstijgende adviezen;

  • c.

    de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

  • d.

    de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

  • e.

    de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

  • f.

    het tijdig signaleren van relevante interne en externe ontwikkelingen.

Artikel 14 Overleg college van burgemeester en wethouders met managementteam

Tenminste twee keer per jaar worden werkbesprekingen gehouden tussen het managementteam en het college van burgemeester en wethouders.

§ 4 Juridische rechtmatigheid

Artikel 15 Juridische rechtmatigheid

  • 1.

    Een door de gemeentesecretaris/algemeen directeur aangewezen beleidsadviseur Juridische Zaken draagt onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden de zorg voor:

  • a.

    het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

  • b.

    het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de afdelingen;

  • c.

    het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;

  • d.

    het toezicht op een juiste toepassing door de afdelingen van gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving;

  • e.

    de juridische ondersteuning bij de behandeling van beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften;

  • f.

    de juridische ondersteuning bij het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures;

  • g.

    het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen; voor zover deze taken niet door de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.

  • 2.

    De beleidsadviseur Juridische Zaken deelt een afdelingshoofd zijn bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving door diens afdeling.

  • 3.

    Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de beleidsadviseur Juridische Zaken aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur verslag van zijn bevindingen.

Artikel 16 Juridische rechtmatigheid bij afdelingen

Een afdelingshoofd draagt onder de verantwoordelijkheid van gemeentesecretaris/algemeen directeur de zorg voor:

  • a.

    de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren, waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen van de juridische control worden nageleefd;

  • b.

    de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het college en de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.

§ 5 Vaststelling en ingangsdatum

Artikel 17 Slotbepalingen

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na die waarop zij bekend is gemaakt.

  • 2.

    De Organisatieverordening, zoals vastgesteld door de gemeenteraad op 15 mei 2007, wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.

  • 3.

    Deze verordening kan worden aangehaald als Organisatieverordening 2011 gemeente Uitgeest.