Besluit van provinciale staten van Utrecht van 13 maart 2017, nr. 81A484EC, tot vaststelling van regels over de verstrekking van systematische toezichtinformatie provincie Utrecht (Verordening systematische toezichtinformatie provincie Utrecht)

Ondertekening

Bijlage als bedoeld in artikel 3 van deze verordening Toezichtinformatie Archiefwet

De toezichtinformatie die op grond van artikel 3 van deze verordening wordt verstrekt, geeft informatie over de volgende toezichtcriteria op het terrein van de Archiefwet:

• 1e.

  er is een actuele archiefverordening of, bij Wgr-regelingen, een voorziening betreffende de zorg voor archiefbescheiden die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving en is gemeld aan GS (artikelen 30.1, 32.2, 37.2 en 40 Aw);

• 2e.

  er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) in geval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan (artikel 4 Aw);

• 3e.

  het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem (artikelen 3 Aw, 11 en 12 Ab en 16 Ar);

• 4e.

  de in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet/voldoen aan de wettelijke normen (artikelen 21 Aw, 13 Ab, hoofdstukken 4 tot en met 7 en artikel 59 Ar);

• 5e.

  de in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet/voldoen aan de wettelijke normen (artikelen 21 Aw, 13 Ab, hoofdstukken 4 tot en met 7 en artikel 59 Ar;

• 6e.

  er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager (artikelen 31 en 36Aw);

• 7e.

  de door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de wet (artikelen 32, 37 en 40 Aw);

• 8e.

  de archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat conform de Archiefwet- en regelgeving; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren (artikelen 1, 3 en 21 Aw, 11 Ab, hoofdstuk 2 Ar);

• 9e.

  de archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk conform de Archiefwet- en regelgeving (artikelen 1, 3 en 21 Aw, 12 Ab, hoofdstuk 3 Ar);

• 10e.

  de authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadataschema conform de Ar (artikelen 17 tot en met 19, 23 en 24 Ar);

• 11e.

  de zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld of de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door gedeputeerde staten (artikelen 12 tot en met 17 Aw, 9 en 10 Ab);

• 12e.

  de overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 van de wet;

  de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt;

  beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van gedeputeerde staten;

  beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging;

  de overgebrachte archieven zijn voor ieder kosteloos raadpleegbaar;

  de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar;

  een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet- en regelgeving en het algemeen belang:

  • –

    besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en

  • –

    besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen (artikelen 12 tot en met 18 en 19 Aw).

• 13e.

  de vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld (artikelen 7 Aw, 6 en 8 Ab, hoofdstuk 3a en artikel 59a Ar);

• 14e.

  selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld conform de wet-en regelgeving (artikelen 3, 5 en 9 Aw, 2 tot en met 5 en 8 Ab);

• 15e.

  archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld (artikelen 3, 8 en 10 Aw, 7 en 8 Ab);

• 16e.

  archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving (artikelen 3, 18 en 19 Aw).

TOELICHTING

Wettelijk kader interbestuurlijk toezicht:

De Wet revitalisering generiek toezicht (Wet RGT) is in werking getreden in 2012.1 Deze wet brengt wijzigingen aan in de wijze van toezicht tussen bestuurslagen; het interbestuurlijk toezicht (IBT). Door deze wet is de wijze van toezicht verschoven van specifiek toezicht naar generiek toezicht. In de Wet RGT is aan besturen van gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen de plicht opgelegd om informatie over de uitvoering van medebewindstaken aan gedeputeerde staten te verstrekken.2

Gedeputeerde staten hebben voor het uitoefenen van het interbestuurlijk toezicht toezichtinformatie nodig. Zo kunnen zij controleren of de uitvoering van de medebewindstaken door de gemeente, het waterschap of de gemeenschappelijke regeling voldoet aan wettelijke eisen. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie stelt regels over de wijze van het aanleveren en het gebruik van de aangeleverde toezichtinformatie.3 Dit maakt adequaat toezicht mogelijk, maar zorgt er ook voor dat er niet te veel informatie aan gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen wordt uitgevraagd. Gedeputeerde staten mogen nadere regels stellen in een verordening. Dat wordt gedaan in deze Verordening systematische toezichtinformatie provincie Utrecht. Deze verordening bevat geen plicht tot het aanleveren van toezichtinformatie voor financieel toezicht, de huisvesting van vergunninghouders en de taken van de waterschappen (met uitzondering van toezichtinformatie over de uitvoering van de Archiefwet en op het gebied van milieutoezicht en -handhaving als onderdeel van het omgevingsrecht), omdat voor deze toezichtvelden de informatieafspraken op andere wijze zijn vastgelegd.4

Interventietraject:

Gedeputeerde staten beoordelen op basis van de aan hen toegezonden toezichtinformatie of de taakuitvoering adequaat is. De toezichtinformatie is een instrument, waaruit gedestilleerd kan worden of de gemeente, het waterschap of de gemeenschappelijke regeling de beleidscyclus op orde heeft.

Wanneer dit niet of onvoldoende het geval is, kan een interventietraject worden gestart. Voor een uitwerking van de stappen van de interventieladder wordt verwezen naar het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk toezicht 2016–2019 provincie Utrecht.

https://www.provincie-utrecht.nl/onderwerpen/alle-onderwerpen/interbestuurlijk-toezicht/

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 – Aanleveren toezichtinformatie.

Lid 1:

De opgevraagde gegevens en informatie worden aangeleverd door het college van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van de waterschappen en de gemeenschappelijke regelingen. Ook als het college of het dagelijks bestuur de uitvoering van de wettelijke taken aan een andere instantie heeft gemandateerd, bijvoorbeeld aan een uitvoeringsdienst, blijft zij verantwoordelijk voor het aanleveren van de informatie.

Lid 2:

De opgevraagde gegevens en informatie worden elk jaar voor 15 juli aan gedeputeerde staten aangeleverd. De reden voor de datum van 15 juli is dat deze datum gelijk loopt met de planning- en control cyclus van gemeenten en waterschappen.

Lid 3:

De opgevraagde gegevens en informatie worden per toezichtveld aangeleverd. Dit betekent dat er toezichtinformatie wordt aangeleverd voor alle beleidsvelden die in hoofdstuk 2 van deze verordening worden genoemd. Dat zijn dus achtereenvolgens de Archiefwet 1995, de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (uitvoering, toezicht en handhaving), Wet ruimtelijke ordening en de Erfgoedwet 2016 (archeologie en monumenten).

Lid 4:

De opgevraagde informatie mag schriftelijk of digitaal worden aangeleverd aan gedeputeerde staten. Informatie mag worden ingevuld in www.waarstaatjegemeente.nl van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Echter, het is daarbij van belang voor gemeenten om zich te realiseren dat de informatie die via www.waarstaatjegemeente.nl wordt gepubliceerd op punten afwijkend is van de informatie die wordt uitgevraagd door gedeputeerde staten en dus mogelijk onvolledig is voor een beoordeling door gedeputeerde staten.

Artikel 3 – Archiefwet 1995

Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor het kunnen uitoefenen van een goed bestuur. Het op orde zijn van de digitale en papieren informatie huishouding, en dus een goede archivering, is een voorwaarde om alle taken goed te kunnen uitoefenen. Als de informatie bij de overheid niet op orde is, schaadt dit de bedrijfsvoering en staat dit een deugdelijke verantwoording aan de maatschappij in de weg.

De uitvoering van de Archiefwet, met name de overgang van papier naar digitaal, is voor het Interprovinciaal Overleg (IPO) aanleiding geweest om een aanvullend kader op te stellen voor het interbestuurlijk archieftoezicht.5 Er is voor gekozen om de archiefwettelijke toetsingscriteria uit dit provinciale beleidskader niet op te nemen in dit artikel zelf, maar om deze ten behoeve van de leesbaarheid op te nemen in een bijlage bij deze verordening. De bijlage maakt onlosmakelijk deel uit van de verordening.

Zowel in het genoemde aanvullend beleidskader als in deze verordening wordt aangegeven over welke wettelijke vereisten de provincie informatie wenst te ontvangen om te kunnen toetsen in hoeverre de gemeente of een waterschap voldoet aan die punten uit de Archiefwet en bijbehorende regelgeving. Er wordt daarbij geen rapportagevorm als verplichtend voorgeschreven. De aan te leveren toezichtinformatie dient wel dusdanig van kwaliteit en volledigheid te zijn dat de provincie op basis van die informatie de uitvoering van de Archiefwet voldoende kan toetsen. De VNG heeft in samenwerking met de gemeentelijke archiefinspecteurs verschillende instrumenten ontwikkeld (zoals VNG-handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), april 2013 en het VNG-KPI-Excel-formulier) die gebruikt kunnen worden als hulpmiddel bij het opstellen van archieftoezichtinformatie.

Artikel 4 – Wet algemene bepalingen omgevingsrecht

Bij het opstellen van deze nieuwe verordening is rekening gehouden met de aanstaande wijziging van het Besluit omgevingsrecht (Bor).6 Het was ten tijde van het opstellen van deze verordening nog niet duidelijk wanneer de voorgenomen wijzigingen van het Bor in werking zouden treden. De inhoud van de wijzigingen zijn al wel langere tijd bekend en de nummering van de artikelen in het huidige Bor blijft hoogstwaarschijnlijk ongewijzigd. De belangrijkste reden om bij het opstellen van deze verordening alvast op de voorgenomen wijzigingen te anticiperen, is dat het niet wenselijk is om deze verordening opnieuw te moeten wijzigen en vast te moeten stellen als de wijzigingen van het Bor in werking treden.

De belangrijkste wijziging die wordt doorgevoerd is dat het Bor in de toekomst meer aandacht zal besteden aan de samenhang tussen uitvoering (vergunningverlening), toezicht en handhaving. De in het Bor opgenomen procescriteria worden uitgebreid met criteria voor ‘uitvoering’. Onder ‘uitvoering’ wordt verstaan: vergunningverlening en taken die voortvloeien uit algemene regels zoals de afhandeling van meldingen (bijvoorbeeld op grond van het Activiteitenbesluit milieubeheer of het Bouwbesluit), het nemen van maatwerkbeschikkingen en beschikkingen betreffende gelijkwaardigheid. De procescriteria die met de wijziging van het Bor in werking zullen treden, gaan ook deel uitmaken van de BIG-8 beleidscyclus. Daarom moeten deze taken voortaan ook opgenomen worden in het beleid (of in een aanvulling op het handhavingsbeleid), in het uitvoeringsprogramma, in de jaarlijkse evaluatie en in de periodieke evaluatie.

Lid 1:

Het beleid en de uitvoering van de taken van het dagelijks bestuur van een bestuursorgaan op het gebied van omgevingsrecht moeten voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen en procescriteria. Het is van belang dat de analyse van problemen, strategieën, prioriteiten en doelstellingen van de instrumenten op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving van de gemeenten en waterschappen worden vastgesteld en transparant zijn voor de buitenwereld. Alleen na aanleveren van deze vastgestelde documenten kan de toezichthouder vaststellen of de interne organisatie en de beleidscyclus van de gemeenten en waterschap zodanig zijn dat zij hun wettelijke taken adequaat kunnen uitvoeren.

Lid 2:

In dit lid worden de bescheiden genoemd die gemeenten en waterschappen dienen toe te zenden aan de toezichthouder. Het gaat om bescheiden die zij op basis van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en het Besluit omgevingsrecht (Bor) verplicht moeten opstellen om aan de wet te voldoen. Het gaat dus expliciet niet om extra documenten die de gemeenten en waterschappen moeten opstellen om aan de eisen te voldoen die systematisch toezicht stelt.

Voor alle gevraagde toezicht informatie op basis van de Wabo en Bor geldt dat deze betrekking heeft op het toetsingsjaar: de periode lopend van 1 januari tot en met 31 december van het jaar voorafgaand aan het verstrekkingsjaar. Uitzondering daarop is het onder lid 2, b gevraagde uitvoeringsprogramma. Aangezien dit uitvoeringsprogramma volgens de wettelijke vereisten voor het begin van het kalenderjaar waar het betrekking op heeft vastgesteld dient te worden, ontvangen wij graag het uitvoeringsprogramma dat betrekking heeft op het verstrekkingsjaar.

Lid 3:

Dit lid bevat overgangsrecht voor het moment van inwerkingtreding van het Besluit tot wijziging van het Besluit omgevingsrecht (verbetering vergunningverlening, toezicht en handhaving; nr. I en M, BSK 2016-69055). De inwerkingtreding van dit besluit leidt er toe dat gemeenten en waterschappen in het vervolg uitvoeringsbeleid moeten opstellen en ter beoordeling dienen toe te zenden aan gedeputeerde staten. In dit lid is aangegeven met ingang van welk toetsingsjaar deze informatie dient te worden aangeleverd. Een definitie van ‘toetsingsjaar’ staat in artikel 1, eerste lid, sub g van deze verordening.

Lid 4:

Ingevolge de BIG-8 moet het handhavingsbeleid zijn gebaseerd op een analyse van problemen die zich kunnen voordoen met betrekking tot de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van het omgevingsrecht. Dit wordt ook wel de risico-analyse genoemd. Daarnaast dienen ten gevolge van de uitgevoerde risicoanalyse prioriteiten gesteld te worden ten aanzien van de aanpak van deze problemen. In dit lid zijn de risico-thema’s genoemd, waarvan gedeputeerde staten vinden dat daar in ieder geval aandacht aan besteed moet worden bij de risicoanalyse en in de prioritering, vanwege de grote milieu-, gezondheids- en maatschappelijke risico’s die ontstaan wanneer de taakuitvoering op deze gebieden niet adequaat is. Indien deze thema’s terugkomen in de prioritering worden de thema’s ook besproken in het jaarlijkse uitvoeringsprogramma en de evaluatie.

Het gaat om de volgende risico-thema’s:

• –

  asbest (toezicht bij asbestverwijdering en bij asbestbrand);

• –

  brandveiligheid bij de opslag van gevaarlijke stoffen (PGS 15 en PGS 29);

• –

  constructieve veiligheid en brandveiligheid van bouwwerken;

• –

  risicovolle inrichtingen (Besluit externe veiligheid inrichtingen);

• –

  toepassen van verontreinigde grond (uitvoering geven aan het Besluit bodemkwaliteit).

Artikel 5 – Wet ruimtelijke ordening

Lid 1:

In samenspraak met de voormalige VROM-Inspectie hebben provincies, bij het overgaan van de toezichthoudende taken in 2012, op het gebied van de ruimtelijke ordening de medebewindstaken benoemd waarvan de uitvoering door gemeenten (nog) niet op orde is.

Het gaat om het opstellen en actueel houden van bestemmingsplannen en het voldoende verwerken van de gestelde wettelijke normen en wettelijke eisen in die bestemmingsplannen.

Lid 2:

In het kader van Wro worden de gegevens opgevraagd die zijn benoemd in dit lid. Onder a worden de uitzonderingen genoemd welke niet in het overzicht van besluiten hoeven te worden opgenomen. Het gaat om:

• –

  binnenplanse afwijkingen (artikel 2.12, eerste lid, onder a, sub 1 van de Wabo);

• –

  buitenplanse afwijkingen voor gevallen die zijn vastgelegd in Bijlage II, artikel 4 van het Bor en/of in een door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld ‘Kruimelgevallenbeleid’ (de zogenaamde kruimelgevallenregeling op basis van artikel 2.12, eerste lid onder a, sub 2 van de Wabo).

Deze op te vragen informatie is ook opgenomen in onderstaande tabel die dient als een hulpmiddel voor gemeenten bij het aanleveren van de juiste en gevraagde informatie.

• 1)

  Hierbij graag een verwijzing naar de digitale versie van de plannen (op de eigen website of op ruimtelijkeplannen.nl).

• 2)

  Type procedure beschrijven, bijvoorbeeld vaststellen/wijzigen bestemmingsplan, buitenplanse afwijking als onderdeel van een omgevingsvergunning (artikel 2.12, lid 1 onder a, sub 3°).

• 3)

  Hier in een korte beschrijving aangeven wat met de procedure gerealiseerd wordt. Bijvoorbeeld het bouwen van x-aantal woningen, aanpassing van de bouwhoogte, herbestemmen, actualiseren bestemmingsplan.

• 4)

  Wij gaan er van uit dat elke gemeente en elk adviesbureau beschikt over een checklist van aspecten die in het kader van wettelijke eisen en een goede ruimtelijke ordening een rol kunnen spelen. Het kan gaan om milieuaspecten als bodem, geluid en externe veiligheid, verkeersaspecten, flora en fauna enzovoort. Wij vragen slechts te benoemen, op basis van een redelijke ambtelijke beoordeling, wat de voornaamste aspecten waren die bij het bestemmingsplan of buitenplanse afwijking daadwerkelijk van betekenis waren. Dat geeft ons een beeld hoe een gemeente bewust ruimtelijke afwegingen maakt en biedt ons ook de gelegenheid in een later stadium nog eens te onderzoeken of te vragen hoe gemeenten met dergelijke aspecten omgaan.

• 5)

  Geef hier aan welke onderwerpen uit het Besluit algemene regels ruimtelijke ordening een rol speelden bij de besluitvorming.

• 6)

  Hier aangeven welke eisen van de PRV zijn meegenomen in bestemmingsplannen. Ook hier hoeven slechts die aspecten te worden genoemd die in betekenende mate een rol hebben gespeeld.

Artikel 6 – Erfgoedwet 2016

Lid 1:

Per 1 juli 2016 is de Erfgoedwet 2016 in werking getreden, die toeziet op de bescherming van archeologische waarden en monumenten. Het belangrijkste risico van inadequate uitvoering of borging van de wettelijke taken op dit gebied is het verloren gaan van onroerend cultureel erfgoed: cultuurhistorie, archeologie en monumenten. Een goede taakuitoefening op dit beleidsveld is gebaat bij adequate vergunningverlening en handhaving en het opnemen in bestemmingsplannen en het goed functioneren van de monumentencommissie. Het uitgangspunt is dat de toezichthouder voor het houden van generiek toezicht zoveel mogelijk gebruik maakt van bestaande horizontale toezichtinformatie. Echter, waar deze informatie onvoldoende is, vraagt zij aanvullende informatie. Dit is vooral het geval op het gebied van de archeologische monumentenzorg. Toezichtinformatie voor de toetsing van de borging van archeologische waarden en beschermde stads- en dorpsgezichten in bestemmingsplannen wordt uitgevraagd via artikel 5 van deze verordening.

Lid 2, sub a en b:

De Erfgoedwet 2016 geeft aan dat bij behandeling van vergunningen bij rijksmonumenten de monumentencommissie geraadpleegd dient te worden. De samenstelling van deze commissie geeft inzicht in de deskundigheid van de leden en op welke terreinen deze deskundigheid ligt. Wanneer de samenstelling van de monumentencommissie wijzigt gedurende een behandeljaar, is het noodzakelijk, om bij de informatie toezending voor 15 juli van elk jaar, de nieuwe leden door te geven aan de toezichthouder onder vermelding van hun expertise.

In dit kader van bovengrondse rijksmonumenten wordt onderstaande informatie opgevraagd; het schema is een hulpmiddel voor gemeenten bij de aanlevering van de juiste informatie.

Lid 2, sub c en lid 3:

De Erfgoedwet 2016 geeft aan dat de gemeente aan de aanvrager van een vergunning een rapport kan vragen, waarin de waarde van het terrein voldoende is vastgesteld. Daarnaast kan de gemeente aan de vergunning de voorwaarde verbinden dat het plan wordt aangepast, dat een opgraving wordt uitgevoerd of dat de werkzaamheden worden begeleid door een archeoloog. Het type onderzoek dat is of nog wordt uitgevoerd, en/of de aanpassingen aan het plan naar aanleiding van de aanwezige archeologische waarden, geven een inzicht in de wijze waarop de gemeente de betreffende archeologische waarden in situ (in de bodem) dan wel door onderzoek behoudt.

Het aantal verleende vergunningen met een archeologisch rapport of met technische aanpassingen in combinatie met het aantal vergunningen in totaal (art. 3.2 e) geeft een beeld of regelmatig archeologisch onderzoek gevraagd wordt. De bijbehorende waarde en ondergrens in het bestemmingsplan dienen ter achtergrond van de beschermde archeologische waarden. Dit wordt getoetst aan de hand van de bestemmingsplan-informatie die wordt aangeleverd op grond van artikel 5 van deze verordening. Onderstaande tabel is een hulpmiddel voor het aanleveren van de gegevens.