Besluit van provinciale staten van Utrecht van 19 mei 2003, tot vaststelling van de gedragscode voor gedeputeerde staten van Utrecht

Geldend van 25-10-2013 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2012

Intitulé

Besluit van provinciale staten van Utrecht van 19 mei 2003, tot vaststelling van de gedragscode voor gedeputeerde staten van Utrecht

Besluit van provinciale staten van Utrecht van 19 mei 2003, prov. blad 2004, 14, tot vaststelling van de gedragscode voor gedeputeerde staten van Utrecht

Provinciale staten van Utrecht;

Gelet op artikel 40c, tweede lid, en artikel 68, tweede lid, van de Wet dualisering provinciebestuur;

Besluiten tot vaststelling van de navolgende artikelen:

Artikel 1. Algemene bepalingen

  • 11 Onder het college wordt verstaan: gedeputeerde staten.

  • 12 Onder bestuurder wordt verstaan: de voorzitter en de andere leden van het college.

  • 13 Deze gedragscode geldt voor de bestuurders als bedoeld in artikel 1.2.

  • 14 In gevallen waarin de code niet voorziet of onduidelijkheid over de toepassing ervan bestaat, vindt bespreking plaats in het college.

  • 15 De code wordt gepubliceerd in het provinciaal blad.

  • 16 De voorzitter en de andere leden van het college ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code.

Artikel 2. Belangenverstrengeling en aanbesteding

  • 21 Een bestuurder doet tenminste eenmaal per jaar opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de provincie zakelijke betrekkingen onderhoudt. Deze opgave wordt jaarlijks -samen met de opgave van de andere bestuurders- in het provinciaal blad gepubliceerd.

  • 22 Onverminderd het gestelde in artikel 2.1. doet een bestuurder, indien hij:

    • -

      financiële belangen krijgt in ondernemingen en organisaties waarmee de provincie zakelijke betrekkingen onderhoudt dan wel

    • -

      financiële belangen heeft in ondernemingen en organisaties waarmee de provincie zakelijke betrekkingen aangaat, daarvan binnen 14 dagen na aanvang van bedoelde financiële relatie opgave. Deze opgave wordt in het provinciaal blad gepubliceerd.

  • 23 Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt de bestuurder (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.

  • 24 Een oud-bestuurder wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de provincie.

  • 25 Een bestuurder die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de provincie, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over een opdracht aan die aanbieder.

  • 26 Een bestuurder neemt van een aanbieder van diensten aan de provincie geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden.

Artikel 3. Nevenfuncties

  • 31 Een bestuurder vervult geen nevenfuncties waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op:

    • -

      de goede vervulling van het ambt of

    • -

      de handhaving van zijn onpartijdigheid en onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin.

  • 32 Een bestuurder maakt tenminste eenmaal per jaar melding van al zijn nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de nevenfunctie wel of niet bezoldigd is. Een overzicht hiervan wordt jaarlijks - samen met het overzicht van de nevenfuncties van de andere bestuurders - in het provinciaal blad gepubliceerd.

  • 33 Een bestuurder die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in het college. Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot de te maken kosten.

  • 34 Het college beslist, voor zover het daartoe beslissingsruimte heeft, over het door een bestuurder aangaan van een nevenfunctie uit hoofde van zijn ambt.

Artikel 4. Informatie

  • 41 Een bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt.

  • 42 Een bestuurder houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het verstrekken van informatie achterwege blijft op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.

  • 43 Een bestuurder maakt niet ten eigen bate of ten bate van zijn persoonlijke relaties gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

Artikel 5. Aannemen van geschenken

  • 51 Geschenken, giften en diensten worden gemeld in het college. Zij worden geregistreerd. Geschenken en giften zijn eigendom van de provincie. Er wordt een provinciale bestemming voor gezocht.

  • 52 Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit eveneens gemeld in het college, waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen.

  • 53 Indien een bestuurder een geschenk of gift ontvangt die een waarde van minder dan € 50,- vertegenwoordigt, kan deze in afwijking van het gestelde in art. 5.1 en 5.2 worden behouden en behoeft deze niet te worden gemeld en geregistreerd.

  • 54 Geen geschenken worden in ontvangst genomen zolang sprake is van overleg- of onderhandelingssituaties met de gever. Geschenken en giften worden nooit aangenomen in ruil voor een bestuurlijke tegenprestatie.

Artikel 6. Excursies, studiereizen en evenementen, lunches, diners en recepties

  • 61 Excursies en studiereizen en deelname aan evenementen, lunches, recepties en diners moeten functioneel zijn en in het belang van de provincie.

  • 62 Uitnodigingen worden nooit aanvaard in ruil voor een bestuurlijke tegenprestatie.

Artikel 7. Bestuurlijke uitgaven

  • 71 Kosten verbonden aan de uitoefening van het ambt worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.

  • 72 Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd:

    • -

      met de uitgave is het belang van de provincie gediend en

    • -

      de uitgave vloeit voort uit de functie.

Artikel 8. Declaraties

  • 81 De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.

  • 82 Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde procedure.

  • 83 Een declaratie wordt ingediend met behulp van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

  • 84 Gemaakte kosten worden binnen drie maanden gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voor zover mogelijk binnen een maand afgerekend.

  • 85 De secretaris directeur is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Hij wijst een ambtenaar aan die wordt belast met de afhandeling van declaraties van bestuurders.

  • 86 In geval de ambtenaar, genoemd in artikel 8.5 twijfelt omtrent een declaratie, legt hij deze voor aan de secretaris directeur. Zonodig wordt de declaratie door de secretaris directeur ter besluitvorming aan het college voorgelegd.

Artikel 9. Creditcards

  • 91 Een creditcard mag uitsluitend worden gebruikt voor uitgaven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen. Het gebruik van deze creditcard voor binnenlands gebruik wordt zo veel mogelijk beperkt.

  • 92 Gedeputeerde staten regelen de wijze van aanvragen en verstrekken alsmede het intrekken van een creditcard van de provincie. Daarbij kan tevens nader worden geregeld voor welke soort kosten deze creditcard kan worden gebruikt.

  • 93 Bij de afhandeling van betalingen verricht met de creditcard wordt een daartoe vastgesteld formulier ingediend. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

  • 94 Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen.

  • 95 Ingeval de ambtenaar, genoemd in artikel 8.5, twijfelt over correct gebruik van de creditcard meldt hij dit bij de secretaris directeur. Deze legt het zo nodig ter besluitvorming aan het college voor.

  • 96 Indien met de creditcard een uitgave is gedaan die voor rekening van de bestuurder dient te blijven, wordt aan hem een factuur gezonden ter hoogte van deze uitgave.

Artikel 10. Gebruik van provinciale voorzieningen

  • 101 Gebruik van provinciale eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan.

  • 102 Bestuurders kunnen op basis van een overeenkomst ter zake voor zakelijk gebruik een fax, mobiele telefoon en computer in bruikleen krijgen.

  • 103 Als het belang van de provincie daarmee is gediend kunnen bestuurders en de secretaris directeur voor hun dienstreizen gebruik maken van een dienstauto met chauffeur. Het gebruik van deze voorziening wordt centraal geregistreerd.

  • 104 Vervallen

Artikel 11. Reizen buitenland

  • 111 Een bestuurder die het voornemen heeft in het kader van zijn ambt een buitenlandse reis te maken, heeft vooraf toestemming nodig van gedeputeerde staten. Provinciale staten worden van het besluit tot het maken van een buitenlandse reis op de hoogte gesteld.

  • 112 Een bestuurder die het voornemen van een buitenlandse reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten.

  • 113 Uitnodigingen voor buitenlandse reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in gedeputeerde staten en worden onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het provinciaal belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming.

  • 114 Van de buitenlandse reis wordt een verslag opgesteld. Buitenlandse reizen worden vermeld in een jaarverslag.

  • 115 Het ten laste van de provincie meereizen van de partner van een bestuurder is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de provincie daarmee is gediend. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van gedeputeerde staten betrokken.

  • 116 Het anderszins meereizen van derden -zonder dat sprake is van een aantoonbaar belang voor de provincie- op kosten van de provincie is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van gedeputeerde staten betrokken.

  • 117 Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van gedeputeerde staten. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de bestuurder.

  • 118 De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen.

Artikel 12. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin het wordt geplaatst.

Artikel 13. Werktitel

Deze regeling kan worden aangehaald als: Gedragscode voor gedeputeerde staten van Utrecht.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van 19 mei 2003
Voorzitter, B. Staal
Griffier, W.L.F. van Herwijnen

Inleiding

 Een kwestie van mentaliteitIntegriteit is in de eerste plaats een kwestie van mentaliteit en bewustwording. "Het moet tussen de oren zitten". Bestuurders moeten zich permanent realiseren dat zij voor de gemeenschap werken en verantwoordelijk zijn voor de besteding van gemeenschapsgeld. Dit stelt hoge eisen aan de bestuurlijke integriteit bijvoorbeeld bij aanbestedingen, het indienen van declaraties of het aanvaarden van nevenfuncties. Bestuurders moeten zich steeds bewust zijn van het belang van een goede democratische controle en bereid zijn verantwoording af te leggen voor hun bestuurlijk handelen.

Maar ook meer dan een mentaliteitEen juiste mentaliteit en bewustwording alleen zijn niet voldoende. Er is een systeem nodig van "checks and balances". Met heldere regels en afspraken waaraan bestuurders houvast hebben. Met een organisatiestructuur die integriteit bevordert en met controlemechanismen waardoor het gedrag van bestuurders voor elkaar en voor anderen controleerbaar wordt. Het opstellen van gedragsregels is een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid. Gedragsregels bevatten de normen waaraan de bestuurders zich binden en vormen een belangrijk toetsingskader.

Gedragsregels Deze gedragscode geeft geen regels die rechtskracht hebben, maar heeft vooral bestuurlijke en politieke relevantie. Bestuurders zijn op de naleving van de gedragscode aanspreekbaar. Wanneer zij zich niet aan de gedragsregels houden, kan dat gevolgen hebben voor hun positie. Naast deze gedragscode zijn er allerlei wettelijke voorschriften die betrekking hebben op aspecten van integriteit. Te denken is bijvoorbeeld aan de regeling van aanvaardbaarheid en vergoeding van nevenfuncties in de Provinciewet en de strafbaarstelling van fraude en valsheid in geschrifte. In de brochure "Integriteit van bestuurders bij gemeenten en provincies; een handreiking" -een gezamenlijke publicatie van de VNG, het IPO en het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties- is een beeld van deze wettelijke voorschriften gegeven. Deze voorschriften zijn niet in deze gedragscode opgenomen.

Opzet gedragscodeDe code bestaat uit twee onderdelen. Deel I beschrijft een aantal kernbegrippen van integriteit en plaatst daarmee het vraagstuk in een breder kader. Zij vormen de algemene uitgangspunten voor de gedragscode. Deel II bevat de feitelijke gedragsregels, waarbij de volgende thema’s zijn te onderscheiden:

algemene bepalingen; belangenverstrengeling en aanbesteding; nevenfuncties; informatie; aannemen van geschenken; excursies, studiereizen etc.; bestuurlijke uitgaven; declaraties; creditcards; gebruik van gemeentelijke en provinciale voorzieningen; reizen buitenland. Deel I. Kernbegrippen van bestuurlijke integriteit

Bestuurlijke integriteit impliceert dat de verantwoordelijkheid, die met de functie samenhangt, wordt aanvaard en dat de bereidheid bestaat om daarvoor verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt afgelegd aan collega-bestuurders en provinciale staten maar ook aan organisaties en burgers door wie bestuurders hun functie vervullen. Het gaat er daarbij vooral om dat het handelen van bestuurders transparant wordt gemaakt.

Bestuurlijke integriteit wordt gekenmerkt door een aantal kernbegrippen.

DienstbaarheidHet handelen van een statenlid is altijd en volledig gericht op het belang van de provincie en op de organisaties en burgers die daarvan onderdeel uitmaken.

Functionaliteit Het handelen van een bestuurder houdt herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur.

OnafhankelijkheidHet handelen van een bestuurder wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging met oneigenlijke belangen optreedt en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.

OpenheidHet handelen van een bestuurder is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de bestuurder en zijn beweegredenen daarbij.

BetrouwbaarheidOp een bestuurder moet men kunnen rekenen. Een bestuurder houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor deze zijn gegeven.

ZorgvuldigheidHet handelen van een bestuurder is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.

Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de onderstaande gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen getoetst kunnen worden