Reglement betreffende de ambtelijke organisatie van de gemeente met uitzondering van de griffie

Geldend van 18-01-2013 t/m heden

Organisatiereglement

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug,

gelet op de artikelen 103, 106 en 160, lid 1, sub c van de Gemeentewet;

gezien het advies van de ondernemingsraad;

BESLUIT:

Vast te stellen het volgende

REGLEMENT betreffende de ambtelijke organisatie van de gemeente met uitzondering van de griffie

De structuur van de ambtelijke organisatie

Artikel 1

  • 1. de ambtelijke organisatie van de gemeente is ingericht in domeinen.

  • 2. de ambtelijke organisatie wordt geleid door de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren Beleid, Dienstverlening en Bedrijfsvoering.

  • 3. de ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende domeinen:

    • a.

      Beleid

    • b.

      Dienstverlening

    • c.

      Bedrijfsvoering

  • 4. het domein Beleid bestaat uit de volgende afdelingen:

    • a.

      Ruimtelijke Ontwikkeling

    • b.

      Maatschappelijke Ontwikkeling

    • c.

      Vastgoed, Grondzaken en Projecten

  • 5. het domein Dienstverlening bestaat uit de volgende afdelingen:

    • a.

      Openbare Ruimte

    • b.

      Vergunning en Handhaving

    • c.

      Wijkbeheer

    • d.

      Burgerzaken

  • 6. het domein Bedrijfsvoering bestaat uit de volgende afdelingen:

    • a.

      Bestuursondersteuning

    • b.

      Financiën en Belastingen

    • c.

      Service Centrum

  • 7. de ambtelijke organisatie bestaat verder uit de volgende onderdelen:

    a.Concernstaf

  • 8. binnen een afdeling kunnen door de leiding clusters worden gevormd.

  • 9. de leiding kan besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen domeinen/afdelingen ter voorbereiding en/of uitvoering van het beleid dat meerdere domeinen/afdelingen aangaat. Het beheer van zo’n verband wordt opgedragen aan een directeur.

Artikel 2

  • 1.

    met inachtneming van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders berust het beheer van de organisatie bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

  • 2.

    de domeinen staan onder leiding van een directeur.

  • 3.

    de afdelingen staan onder leiding van een afdelingshoofd.

  • 4.

    de concernstaf staat onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

  • 5.

    de leiding van de organisatie vindt plaats volgens het beginsel van integraal management.

  • 6.

    in een afzonderlijk vast te stellen regeling kan het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeuren, de afdelingshoofden en de medewerkers mandaat verlenen met betrekking tot het namens hen uitoefenen van bestuursbevoegdheden.

Het ambtelijk management

Artikel 3 Gemeentesecretaris/algemeen directeur

Voor taken en bevoegdheden zie het functieboek.

Artikel 4 Directeur

Voor taken en bevoegdheden zie het functieboek.

Artikel 5 Directieteam

  • 1. ter bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken en in verband met de strategiebepaling van de ambtelijke organisatie wordt wekelijks vergaderd door het directieteam.

  • 2. het directieteam draagt zorg voor:

    • a.

      domeinoverschrijdende beleidscoördinatie en integrale advisering op hoofdlijnen

    • b.

      domeinoverschrijdende vormgeving van het middelenbeleid.

  • 3. het directieteam bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeuren, de concerncontroller als vaste adviseur en een ambtelijk secretaris..

  • 4. de gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het directieteam en draagt als zodanig zorg voor agenda en bijbehorende stukken.

  • 5. op uitnodiging van de voorzitter kunnen derden aan dit overleg deelnemen.

  • 6. de leden van het directieteam adviseren de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

  • 7. van de vergaderingen wordt een beknopt verslag gemaakt, dat binnen de organisatie wordt verspreid en dat ter kennisneming wordt verzonden aan het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 6 Afdelingshoofd

Voor taken en bevoegdheden zie het functieboek

Artikel 7 Concernstaf

1.met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur is de concernstaf verantwoordelijk voor:

  • a.

    de beoordeling van de kwaliteit van adviezen aan de bestuursorganen

  • b.

    het uitvoeren van doelmatigheids- , doeltreffendheids- en rechtmatigheids onderzoeken

  • c.

    het systeem van (juridische) kwaliteitszorg, waaronder het houden van een legal audit

  • d.

    het initiëren en stimuleren van de verdere ontwikkeling van een systeem van planning en control

  • e.

    het maken van een meerjarenconcernplan

  • f.

    de optimalisering van de administratieve organisatie en de informatievoorziening

    g het opzetten van maatregelen van interne controle en de controle op het uitvoeren daarvan

  • 2.

    de concerncontroller informeert de bestuursorganen gevraagd en ongevraagd.

  • 3.

    ten behoeve van de uitvoering van de in dit artikel omschreven taken hebben de medewerkers van de concernstaf het recht bij elke medewerker van de ambtelijke organisatie inlichtingen in te winnen.

  • 4.

    de concernstaf rapporteert aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Artikel 8 Mandaat, machtiging en volmacht

1.bij de uitvoering van de bevoegdheden in mandaat, bij machtiging of bij volmacht worden de door het college dan wel de burgemeester gestelde kaders in acht genomen.

Artikel 9 Vervanging

  • 1.

    de gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt bij afwezigheid vervangen door de eerste loco-secretaris. Bij afwezigheid van de eerste loco-secretaris als eerste plaatsvervanger treedt de tweede loco-secretaris op als tweede plaatsvervanger.

  • 2.

    de directeur wordt vervangen door een door hem/haar aan te wijzen afdelingshoofd.

  • 3.

    het afdelingshoofd wordt vervangen door een door hem/haar aan te wijzen medewerker.

Slot- en overgangsbepalingen

Artikel 10

1.voor zover dit nodig is kunnen door het college van burgemeester en wethouders voor bepaalde aangewezen domeinen of delen daarvan afwijkende en/of aanvullende regels worden vastgesteld.

Artikel 11

  • 1.

    dit reglement treedt in werking na de datum van bekendmaking.

  • 2.

    dit reglement kan worden aangehaald als Organisatiereglement gemeente Utrechtse Heuvelrug.

Aldus vastgesteld in de collegevergadering van

Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug

de gemeentesecretaris, de burgemeester,

Drs. T.P. van der Steen G.F. Naafs