Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Veenendaal houdende regels omtrent evenementenbeleid

Hoofdstuk 1. Inleiding en beleving

Inleiding

De gemeente Veenendaal wil graag het gehele jaar door een aantrekkelijke woon- en leefgemeente zijn en evenementen hebben daar een belangrijke bijdrage aan. Evenementen hebben een positief effect op de onderlinge interactie tussen inwoners en evenementen zorgen voor levendigheid.

Beiden zijn van invloed op het leefklimaat. Dit maakt Veenendaal aantrekkelijker voor bewoners en bedrijven om te wonen en werken en voor bezoekers als dagje uit.

Het belang van evenementen is in de afgelopen jaren toegenomen. De bezoekersuitgaven per evenement zijn de laatste jaren gestegen, wat betekent dat de organisatie van evenementen steeds meer economische voordelen met zich meebrengt. Evenementen zijn er in allerlei soorten en maten. Door keuzes te maken kunnen evenementen ertoe bijdragen ons imago duidelijker uit te stralen en ons beter te positioneren.

Veenendaal heeft veel mensen de laatste jaren verrast. In 2012 zijn wij er in samenwerking met veel partners en vrijwilligers in geslaagd om op een onvergetelijke wijze samen met de Koninklijke familie Koninginnedag in Veenendaal te vieren.

In 2013 hebben we Veenendaal wederom positief landelijk op de kaart gezet door onze deelname aan 538 voor Warchild wat een groot succes was.

“Het was een superbel evenis. Eén grote deinende massa op de Markt met de Veenendaalse deejays Headhunterz en Wildstylez. Op 27 maart moest je er gewoon bij zijn in Veenendaal. Geweldig!”

En in 2016? Het Glazen Huis? Op dit moment worden de mogelijkheden voor samenwerking met 3FM en het Project Serious Request onderzocht.

De gemeente organiseert zelf geen evenementen. Het is aan de ondernemer om te ondernemen. De gemeente stelt een ieder die iets wil organiseren daartoe graag in de gelegenheid. De gemeente faciliteert, coördineert en behandelt aanvragen voor vergunningen.

Wij zorgen dat het voor de aanvrager duidelijk is wat hij van ons mag verwachten en hoe wij omgaan met zijn aanvraag. Wij zorgen er voor dat onze werkprocessen op orde zijn. Daar waar digitalisering mogelijk is zal dit verder worden doorgevoerd. De klant heeft er zelf ook een belangrijk aandeel in om processen soepel en goed te laten verlopen. Zo moeten aanvragen om vergunning volledig en tijdig worden ingediend.

Evenementen kunnen ook nadelige effecten met zich meebrengen. Een van die nadelen is de overlast die inwoners kunnen ervaren. Ook veiligheid bij evenementen is een steeds belangrijker thema. Evenementen moeten veilig zijn voor bezoekers en omgeving. Het is dan ook onze verantwoordelijkheid hier op een juiste manier mee om te gaan en de juiste balans in te vinden.

Zoals gezegd organiseert de gemeente zelf geen evenementen. Dat betekent dat de organisatie vanuit de samenleving moet worden opgepakt. Initiatieven daartoe worden door ons toegejuicht. Daarbij is het onze taak om aan initiatiefnemers duidelijk te maken wat de voorwaarden zijn. Daar hebben wij kaders voor opgesteld. Hoe die kaders tot stand zijn gekomen en eruit zien? Dat vindt u nader beschreven in deze nota.

1.2 Coalitieakkoord 2014-2018 'de Kracht van Veenendaal'

Wij hebben de ambitie om de kracht van Veenendaal duidelijk te laten zien en deze te gebruiken. Die kracht zit in onze inwoners, zit in onze ondernemers en zit ook in onze maatschappelijke organisaties.

In Veenendaal staat de inwoner centraal. De Veense samenleving is divers van samenstelling, maar voor iedereen is er een plek. Dat is de kracht van Veenendaal.

In de raadsperiode 2014-2018 vindt geen uitbreiding van het aantal buitenevenementen op zondag plaats. Er is wel ruimte om de keuze over de aangewezen locaties te heroverwegen.

Beleving

Bij de opstelling van dit nieuwe beleid is niet alleen gekeken naar onze eigen bevindingen en wensen, maar is juist ook nadrukkelijk onderzoek gedaan naar wat de gevoelens en ideeën in de Veenendaalse samenleving zijn op het gebied van ons imago en evenementen. Evenementen zijn er namelijk niet voor ons, maar voor iedereen.

Veenendaal staat bekend als een stad met goede voorzieningen voor jonge gezinnen. Dat blijkt uit een imago-onderzoek dat in 2012 is gedaan door studenten van de Universiteit Utrecht. Veel ondervraagden zijn positief over onderwijs, bereikbaarheid en sportvoorzieningen in de stad. De deelnemers aan het onderzoek waren minder enthousiast over het aantal culturele en andere evenementen in de stad.

Promotie Veenendaal heeft onderzocht hoe het evenementenbeleid van Veenendaal in de komende jaren verder verbeterd kan worden. Inwoners, raadsleden en organisatoren hebben hier ook aan bijgedragen in de discussiebijeenkomsten hierover. De afgelopen jaren is er met beperkte middelen veel bereikt. De vergunningverlening loopt over het algemeen soepel en de samenwerking tussen politie, brandweer en gemeente is over het algemeen heel constructief. Bovendien zijn er allerlei succesvolle evenementen georganiseerd, met dank aan de vele vrijwilligers die hieraan mee hebben geholpen. Maar er is volgens Promotie Veenendaal nog wel ruimte voor verbetering op het gebied van onderscheidende kernwaarden van de gemeente, doelstellingen en kwaliteitscriteria voor evenementen en hun organisatoren.

De gemeente heeft in 2014 een digitaal onderzoek laten doen onder 500 Veenendalers naar de bevindingen over diverse onderwerpen. Eén van die onderwerpen betrof ‘Publieksevenementen’ (Hoofdstuk 2.2 Burgerpanel Veenendaal 2014).

Het merendeel van de ondervraagden heeft belangstelling voor evenementen en is van mening dat evenementen een toegevoegde waarde hebben en goed zijn voor de economie, de naamsbekendheid en het imago van Veenendaal. Evenementen dragen bij aan een bruisende binnenstad en zorgen voor ontmoeting en verbroedering en dat mensen in aanraking komen met cultuur en sport.

“Het is en blijft geweldig om in je eigen woonplaats het internationale wielercircus van dichtbij mee te kunnen maken. Anders zi e je dat alleen op de t v ”.

1.4 Het jaar in evenementen

Naast de hierboven al genoemde evenementen wordt er in Veenendaal jaarlijks een groot aantal geweldige evenementen georganiseerd. Zonder enig evenement te kort te willen doen volgt hierbij een doorkijkje door het jaar.

Januari

Nieuwjaarsduik Veenendaal. Sinds 2010 kunnen liefhebbers ook in Veenendaal het nieuwe jaar beginnen met een frisse duik.

Februari

Twee dagen van muziek, zang, dans, voordracht, cabaret, film en toneel tijdens het Amateurkunstfestival Veenendaal dat zo’n 5.000 bezoekers trekt. Gezellige drukte in de Cultuurfabriek, bij het Spectrum mensen in de rij voor ‘Veenendaal Filmt!’ en natuurlijk ook in De Lampegiet een komen en gaan van zowel bezoekers als artiesten. Een zeer gevarieerd programma met ruim 85 verschillende optredens door ruim 850 enthousiaste Veenendaalse artiesten.

Maart

Shopping Festival Veenendaal. Waanzinnige aanbiedingen en in de winkels de nieuwe collecties.

Op zaterdag 29 maart 2014 vond de eerste editie plaats van Spot & Shop. In het centrum van Veenendaal kon ieder half uur een Absoluut Absurde Aanbieding gescoord worden. Maar welke aanbieding op welk moment actief wordt – dat blijft tot het laatste moment geheim.

Stichting Winkelstad Veenendaal zorgt er samen met de gemeente Veenendaal en Promotie Veenendaal voor dat het winkelcentrum even op z’n kop staat!

April

Koningsdag wordt in Veenendaal nog steeds groots en massaal gevierd. Onder coördinatie van Stichting Oranjedag Veenendaal vindt er een breed scala aan activiteiten plaats en de dag wordt nog altijd afgesloten met een spetterend vuurwerk in het Stadspark.

De Stichting Vrienden van de Scheepjeswolharmonie organiseert jaarlijks op Koningsdag de taptoe. Deelnemende orkesten komen uit het hele land en zelfs daarbuiten. De Koningsspelen hebben hun plek in Veenendaal gevonden door een combinatie met de Schoolsportdag.

Ook de traditionele toertocht Veenendaal-Veenendaal van AXA Valleirenners vindt in april plaats. Ongeveer 3.000 fietsers vertrekken ieder jaar vanuit Veenendaal voor een tocht van 105 of 135 km door de regio.

Mei

De lustrumviering van Bevrijdingsdag wordt iedere 5 jaar uitgebreid gevierd met optochten met oude voertuigen, muziek en veel activiteiten en versieringen.

In samenwerking met Sportservice Veenendaal en Recreatielopers Veenendaal zijn we er in 2013 in geslaagd een oude traditie nieuw leven in te blazen door weer deel te nemen aan de Bevrijdingsloop en het bevrijdingsvuur weer vanuit Wageningen naar Veenendaal te brengen.

In mei vindt ook Spring in het Park plaats: het Lentefestival van Veenendaal! In en om het Stadspark veel activiteiten georganiseerd voor en door Veenendalers. Er zijn diverse podia met muziek- en dansoptredens. Natuurlijk kan het publiek ook het eigen talent verbeteren door mee te doen aan de verschillende workshops op de podia. Jaarlijks komen hier zo’n 4.000 á 5.000 bezoekers op af.

Een leuke ontwikkeling hier is dat er in 2015 samengewerkt gaat worden met het nieuwe evenement Eten op Rolletjes waarbij verdeeld over 3 dagen 8.000 bezoekers verwacht worden.

Juni

Begin juni vindt de Avondvierdaagse Veenendaal plaats. De Avondvierdaagse wordt georganiseerd door wandelsportvereniging VDZ en is één van de grootste van Nederland! Ieder jaar doen er 5.500 deelnemers mee. Als je begeleiders en niet-geregistreerde wandelaars meetelt komt het totaal op ruim 8.500 mensen. De avondvierdaagse is niet meer weg te denken uit Veenendaal. Wandelen is bij uitstek een sport om te ontspannen. Tijd speelt geen rol als je te voet kan genieten van de omgeving.

Na een wandeling door afwisselende landschappen, kleurige bossen en af en toe een venijnig stukje helling, komen de deelnemers weer terug op het Panhuis, met als hoogtepunt de intocht tijdens de laatste avond in het centrum van Veenendaal en de welverdiende bloemen en medaille na afloop.

Ook in juni het Muziekfestival Veenendaal en Klassiek aan de Grift. Vanaf podia op diverse locaties, zoals het Horecaplein, de JG Sandbrinkstraat en de Markt wordt live muziek gespeeld. Aan dit evenement werken mee de Stichting Horeca Veenendaal, TOON Veenendaal!, Veens en de Stichting Klassiek aan de Grift.

Augustus

In 2015 vindt al weer de 30e editie van de internationale Profwielerklassieker Arnhem-Veenendaal Classic plaats. Op de 1 na laatste zaterdag van augustus wordt elk jaar de Triathlon Veenendaal georganiseerd. Dit unieke sportevenement is daarmee één van de drie oudste triathlons van Nederland en met ruim 1.000 deelnemers de op één na grootste. De wedstrijd maakt ook deel uit van de Triathlon Eredivisie, waarbij de beste clubs van Nederland strijden om de titel van Beste Triathlonteam. Daardoor is de complete Nederlandse top aanwezig.

Bouwdorp is een jaarlijks terugkerend spektakel in de laatste week van de zomervakantie voor de jongere jeugd van 6 t/m 12 jaar. Bouwdorp wordt georganiseerd door Veens en vele vrijwilligers en de kinderen zien er ieder jaar weer naar uit. Vaak komt de burgemeester alle bouwwerken bewonderen en beoordelen en worden de gouden, zilveren en bronzen spijkers uitgereikt aan de winnaars. Voor de grootste pechvogels is er de kromme spijker.

September

Lampegietersfestival en Dance-event Fuze Outdoor. In 2004 is vanuit de gemeente de aanzet gegeven tot de realisatie van een feestweek in Veenendaal in de maand september. Uitgangspunt daarbij was een reeds plaatsvindend evenement met Veenendaalse historie: Lampegietersavond.

De optochten worden tegenwoordig gecoördineerd door Veens en de coördinatie van het festival in het centrum is in handen van Winkelstad Veenendaal. Naast de lampionnenoptochten vindt er een grote diversiteit aan activiteiten plaats zoals de start van het Culturele seizoen met onder meer het Cultuurbal en vele andere culturele activiteiten.

Dance-event Fuze Outdoor vond in 2008 voor het eerst plaats tijdens Lampegietersweek onder de naam Fullhouse. Inmiddels is dit evenement uitgegroeid tot een 2-daags muziekevent dat zo’n 7.500 bezoekers trekt. Op vrijdagavond jaren ’80 muziek en dj’s en op zaterdag 12 uur lang hardstyle en dance! Ook dat is Veenendaal!

In september verder ook de Classic Races waar genoten kan worden van de geur van olie en het geluid van oude motoren van voor 1973. Georganiseerd door de Stichting Klassieke Motorsport Veenendaal en in 2014 al weer voor de 20e keer gehouden. Op en rond het groene bedrijventerrein De Faktorij langs de A12 wordt een uitdagend circuit gecreëerd waarbij veel oude motoren te bewonderen zijn. Je hoeft niet perse een motorfanaat te zijn om een leuke dag te hebben.

Oktober

Door de horeca wordt in Oktober het Bokbierfestival of Bocktoberfest georganiseerd. Op verschillende locaties kan men zowel binnen als buiten van een drankje en muziek genieten.

November

Sinterklaas wordt ook in Veenendaal ieder jaar hartelijk ontvangen en welkom geheten.

December

Uiteraard in December het Winterfestival met onder andere de Santa Run. In 2014 voor het eerst georganiseerd in het centrum van Veenendaal. Een ludieke en sfeervolle (hard)looptocht, waarbij deelnemers in kerstmanpak zo’n 3 kilometer afleggen voor het goede doel. De Santa Run wordt georganiseerd door Rotary Club Veenendaal Regio in samenwerking met Rotaract Veenendaal en maakt deel uit van de kerstactie Veenendaal Verlicht Veenendaal.

De loop start bij de Cultuurfabriek en eindigt bij dé Kerstboom op de Markt. Een geweldig, gezellig en sportief begin van de kerstvakantie, dat wil je niet missen!

Hoofdstuk 2. Uitgangspunten en doelstellingen

2.1 Uitgangspunten

Evenementen zijn dus een belangrijk middel om de aantrekkelijkheid van Veenendaal als woon- en leefstad te bevorderen. Dat daarbij keuzes gemaakt moeten worden is onvermijdelijk. Over een aantal keuzes zijn inwoners, evenementenorganisatoren en de gemeente het duidelijk met elkaar eens, zo is tijdens diverse discussiebijeenkomsten gebleken. Dat resulteert in de volgende uitgangspunten:

• ·

  Beter focus dan versnippering: durf te kiezen voor evenementen die extra ondersteuning verdienen (ook al gaat dat ten koste van andere bestaande evenementen)

• ·

  Gebruik evenementen vooral om verder te bouwen aan het onderscheidende imago van Veenendaal (bijvoorbeeld door ICT-toepassingen bij evenementen te stimuleren, evenementen naar de binnenstad te halen en het winkelend publiek te vermaken)

• ·

  Promotie Veenendaal is er voor heel Veenendaal. Maar marketing is keuzes maken. We hebben gekozen voor positionering als winkelstad, ICT centrum en gezinsstad. Als je daarbij optelt, dat je in de binnenstad de grootste economische spinoff kunt realiseren kom je vervolgens tot de logische conclusie dat publieksevenementen vaak het best in de binnenstad kunnen worden georganiseerd.

• ·

  Richt je op de regio: organiseer niet alleen evenementen voor inwoners, maar ook voor bezoekers uit de (wijde) regio. Ook mensen uit de rest van Nederland zijn welkom, maar realisme is daarbij op zijn plaats.

• ·

  Stimuleer samenwerking: de trend naar bundeling van evenementen in festivalconcepten zoals het Lampegietersfestival moet worden doorgezet, maar ook op het gebied van collectieve inkoop, kennisuitwisseling en dergelijke liggen kansen.

2.2 Gemeentelijke beleidskaders

Evenementenbeleid staat niet op zichzelf, maar komt mede voort uit andere gemeentelijke keuzes. Het evenementenbeleid is als het ware dan ook een uitwerking van die keuzes die direct dan wel indirect in relatie staan tot evenementen. Evenementenbeleid kan ingezet worden om de doelstellingen van deze beleidskaders te realiseren.

Strategische Visie Veenendaal 2025

In onze Strategische Visie Veenendaal 2025 staat beschreven welke koers wij willen varen en welke ambities Veenendaal heeft. Evenementenbeleid zal worden ingezet om een bijdrage te leveren aan het realiseren van deze ambities.

Nota Cultuur

De beleidskaders met betrekking tot cultuur zijn vastgelegd in de cultuurnota ‘continuïteit, participatie, innovatie!’ 2013-2016. Continuïteit, participatie en innovatie zijn de culturele speerpunten van de Gemeente Veenendaal voor de komende jaren. Op basis van de speerpunten participatie en innovatie zet de Gemeente Veenendaal de komende jaren in op het leggen van verbindingen. Eén van de verbindingen die hierbij wordt gelegd is de verbinding tussen cultuur, toerisme, promotie, evenementen en economie.

Nota Sport

De beleidskaders met betrekking tot sport zijn vastgelegd in de sportnota ´Veenendaal: Fit & Vitaal 2012-2015’. De hoofddoelstelling met betrekking tot sport is het bevorderen van breedtesport en het scheppen van mogelijkheden voor sport en bewegen. Sport moet voor iedereen bereikbaar zijn. Daarnaast gaat Sportservice de komende tijd meer aandacht geven aan de prestatiesport in Veenendaal. De organisatie van diverse sportevenementen zorgt er, naast het sportieve- en gezondheidselement, ook voor dat er wat te beleven is in Veenendaal.

Beleidskaders vanuit Citymarketing

De Stichting Promotie Veenendaal is sinds 2009 verantwoordelijk voor de profilering en promotie van Veenendaal. Citymarketing Veenendaal maakt onderdeel uit van de middelen die worden ingezet om de koers die de Gemeente Veenendaal wil varen ten uitvoer te brengen. Als hoofddoel heeft Stichting Promotie Veenendaal: 'Het promoten van Veenendaal met als kerntaak het regisseren van het imago van de stad en het stimuleren van de economie/werkgelegenheid’. Eén van de manieren waarop Stichting Promotie Veenendaal de verbetering van het imago van Veenendaal probeert te realiseren, is door het (laten) organiseren van evenementen in de stad.

2.3 Het positieve effect van synergie nastreven

Veenendaal werkt er hard aan om wonen, werken en recreëren op een goede manier te mengen. Winkelstad Veenendaal is regionaal onderscheidend en van groot economisch belang. Het verbeteren en versterken van het culturele aanbod van de stad hoort daarbij, ook om extra bezoekers te trekken. Vooral het aantrekken en organiseren van evenementen is daarvoor een kansrijke strategie. Bovendien kunnen aansprekende culturele evenementen bijdragen aan de stadstrots van de bewoners.

2.4 Kernwaarden in overzicht

2.5 Centrale ligging en goede voorzieningen

Door de centrale ligging in midden-Nederland is Veenendaal aantrekkelijk voor organisatoren en bezoekers.

• ·

  centrale ligging in Nederland aan de A12

• ·

  goede verbinding met de A15

• ·

  goede bereikbaarheid met openbaar vervoer (NS Station Veenendaal Centrum en De Klomp)

• ·

  goede parkeergelegenheden (voor fiets en auto) en goed bereikbaar door middel van parkeergeleidsysteem. Gratis bewaakte fietsenstallingen

• ·

  uitstekend voorzieningenniveau en winkelcentrum.

2.6 Bekende Veenendalers

Veenendaal kent een aantal (wereld)beroemde artiesten en sporters. Zo noemen we hier Stef Bos (muzikant), Nicky Romero (dj), Willem Rebergen (hardstyle-dj), Wilco Kelderman (wielrenner),

DJ Jean (dj), Jan-Willem Roodbeen (radio-dj) en Wildstylez (hardstyle-dj). Diverse artiesten hebben inmiddels al een keer hun medewerking verleend of aangegeven op enigerlei wijze graag hun medewerking aan evenementen te willen verlenen. Hier zal in de praktijk dankbaar gebruik van worden gemaakt.

“Nicky Romero wil zich sterk maken voor de komst van het Glazen Huis naar Veenendaal. Dat bevestigde de dj maandagochtend in de radioshow van Giel Beelen op 3FM. Romero zei op 3FM dat de Markt in Veenendaal bij uitstek geschikt is voor het Glazen Huis. V oor zo'n evenement is dit plein eigenlijk gemaakt."

2.7 Doelstellingen en randvoorwaarden

We maken onderscheid in soorten evenementen:

• ·

  Evenementen waarbij de nadruk ligt op het bevorderen van de saamhorigheid, ook wel aangeduid als de ‘sociale cohesie’. Samenlevingsopbouw is hierbij de achterliggende gedachte.

• ·

  Op de tweede plaats kunnen evenementen het imago in positieve zin bevorderen. Dit is belangrijk voor het aantrekken van toerisme en voor het bevorderen van het vestigingsklimaat voor nieuwe inwoners, bedrijven en instellingen. Promotie van Veenendaal is hierbij de achterliggende gedachte.

• ·

  Op de derde plaats kunnen evenementen een bijdrage vormen aan het culturele leven in een stad om op die manier tevens de cultuurdeelname te vergroten. Cultuurbevordering is hierbij de achterliggende gedachte.

Randvoorwaarden

In aanvulling op voorgaande worden nu de volgende randvoorwaarden gesteld:

• ·

  Evenementen moeten veilig zijn voor bezoekers en omgeving;

• ·

  We willen graag het gehele jaar door een aantrekkelijke woon- en leefgemeente zijn;

• ·

  Evenementen vinden het gehele jaar door plaats. Toch zullen uit oogpunt verdeling beschikbare middelen, overlast en concurrentie keuzes gemaakt moeten worden;

• ·

  Beter focus dan versnippering: kiezen voor evenementen die extra ondersteuning verdienen (ook al gaat dat ten koste van andere bestaande evenementen);

• ·

  Evenementen gebruiken om verder te bouwen aan het onderscheidende imago van Veenendaal: bijvoorbeeld door ICT-toepassingen bij evenementen te stimuleren, evenementen naar de binnenstad te halen en het winkelend publiek te vermaken.

• ·

  Richt je ook op de regio: organiseer niet alleen evenementen voor inwoners, maar ook voor bezoekers uit de (wijde) regio. Ook mensen uit de rest van Nederland zijn welkom, maar realisme is daarbij op zijn plaats;

• ·

  Stimuleren van samenwerking: de trend naar bundeling van evenementen in festivalconcepten zoals het Lampegietersfestival moet worden doorgezet, maar ook op het gebied van collectieve inkoop, kennisuitwisseling en dergelijke liggen kansen.

Doelstellingen

Met het vernieuwde evenementenbeleid willen we:

• ·

  meer duidelijkheid en transparantie met betrekking tot onze processen bieden;

• ·

  stimuleren dat er evenementen worden georganiseerd die:

  • -

    er voor zorgen dat Veenendaal het gehele jaar door een aantrekkelijke woon- en

leefgemeente is;

• -

  bijdragen aan de onderscheidende profilering van Veenendaal als Jonge Leefstad (met daarbij de nadruk op de positionering als Winkelstad, ICT Centrum en gezinsstad);

• -

  bijdragen aan het welzijn, cultuur, sport en de lokale economie;

• -

  een gezond evenwicht vinden tussen omvang en mate van eventuele overlast;

• -

  veilig, duurzaam en professioneel worden georganiseerd.

Hoofdstuk 3. Realiseren doelstellingen

Voor het realiseren van onze doelstellingen en ambities zijn wij afhankelijk van de medewerking van veel partners, organisaties en vrijwilligers. Wij moeten er samen voor zorgen dat er een goede balans ontstaat. Daarbij is het onze taak om aan initiatiefnemers duidelijk te maken wat de mogelijkheden, maar ook de voorwaarden zijn. De volgende instrumenten worden ingezet om een bijdrage te leveren aan het realiseren van onze doelstellingen.

3.1 Regie op de verdeling van evenementen

Wij vinden het belangrijk om een goede spreiding van evenementen door het jaar heen te realiseren. De gemeente ondersteund initiatieven tot samenwerking. Verbindingen leggen en samenwerken waar het kan en zin heeft en spreiden waar het op die manier beter tot zijn recht komt. Een goede regie op de verdeling van evenementen in de evenementenkalender door middel van coördinatie bij de planning en ondersteuning van evenementen zorgt daar voor.

3.2 Verdeling beschikbare middelen

Voor komende jaren stelt het college nieuwe regels vast voor de verdeling en toewijzing van subsidies. Ook hier zullen keuzes gemaakt moeten worden. Het betekent dat evenementen die beter aansluiten bij de doelstellingen van het evenementenbeleid (zoals de gewenste profilering, publieksbereik en economische spin-off) eerder in aanmerking komen voor ondersteuning dan evenementen die niet of minder aantoonbaar bijdragen aan onze doelstellingen. Het betekent dus ook dat initiatieven die tot op heden een financiële bijdrage ontvingen, het mogelijk in de toekomst zonder deze of met minder subsidie zullen moeten doen. De toewijzing gebeurt op basis van objectieve richtlijnen die door het college worden vastgesteld.

3.3 Onderzoek en metingen

Evenementen zijn er in veel soorten en maten. Het is belangrijk om te weten of een evenement bij onze gemeente past, maar het is even goed om te weten of het evenement het gewenste resultaat levert. Een gewenst resultaat kan zijn het bereiken van een bepaald aantal (betalende) bezoekers, meer bezoekers in het centrumgebied, een verhoging van de inkomsten van ondernemers of vergroting van onze naamsbekendheid in de regio. Met diverse meetpunten in het centrumgebied kan worden gemeten hoeveel bezoekers er op bepaalde tijden in het centrum aanwezig zijn. Bij de evaluatie van onze evenementen worden uiteraard ook de meningen en resultaten gevraagd.

Objectieve metingen over hoeveel bezoekers een bepaalde activiteit bezoeken of welke (financiële) effecten evenementen op de middenstand hebben zijn er echter nog niet. Hierdoor kan niet goed worden achterhaald of er voldoende rendement wordt behaald en of er een meerwaarde is om een dergelijk evenement vanuit de gemeente (financieel) te ondersteunen. De komende periode zal hier onderzoek naar gedaan worden. De medewerking van bezoekers, organisatoren en ondernemers is hierbij vereist.

3.4 Vergunningenproces en veiligheid

Door aanpassing van onze werkprocessen wordt het proces van vergunningverlening verder verbeterd voor de klant. Steeds meer informatie is digitaal beschikbaar. Maar persoonlijke begeleiding bij het indienen van een aanvraag is mogelijk.

“Mijn complimenten voor alle informatie met betrekking tot vergunnin gen op uw website. Dat is in veel gemeenten wel anders.”

Bij de behandeling van een aanvraag vindt toetsing aan eisen en criteria en een afweging van belangen plaats. Veiligheid en leefbaarheid zijn belangrijke thema's. In Veenendaal moet het voor iedereen veilig zijn. Als er twijfel bestaat bij de veiligheid van een evenement of het niet wenselijk is dat een evenement in een bepaalde periode plaatsvindt, wordt er geen medewerking aan verleend.

Hoofdstuk 4. Diverse ontwikkelingen

4.1 Werkgroep Cultuur Promotie en Evenementen

In het kader van Project Beste Binnenstad 2013 zijn diverse werkgroepen ingesteld. Zo ook de werkgroep Werkgroep Cultuur, Promotie en Evenementen (CPE). Hierin participeren onder andere Promotie Veenendaal, BinnenstadManager, Stichting Winkelstad Veenendaal, horeca, vertegenwoordigers overdekte winkelcentra, VVV, EF2, evenementencoördinator, warenmarkt en diverse interne afdelingen.

Na beëindiging van het project BB’13 hebben de deelnemers van de werkgroep CPE besloten om gelet op de toegevoegde waarde van deze bijeenkomsten, de werkzaamheden te continueren in de werkgroep Winkelstad Veenendaal.

4.2 Stichting Winkelstad Veenendaal

Door de gebiedsvertegenwoordigers van Stichting Winkelstad Veenendaal is er voor gekozen om met ingang van 2015 het budget vooral in te zetten op twee grotere evenementen: Shoppingfestival in het voorjaar en Lampegietersfestival in het najaar en de Sinterklaasintocht. Hierdoor is er dus geen budget over voor kleinschalige activiteiten die geld kosten. Er zal meer worden ingezet op activiteiten die geen geld kosten zoals de Autodealerdag of Dag van de Bouw waarvoor interesse bij sponsoren bestaat.

4.3 Cultuurcoördinator

Met het beëindigen van de Cultuurkoepel is ook de functie van Cultuurcoördinator vervallen. Hiervoor in de plaats heeft de gemeente onder meer in de prestatieafspraken 2015 met Stichting Theater De Lampegiet afspraken gemaakt over de organisatie en coördinatie van diverse activiteiten, zoals het Muziekfestival en de invulling van de culturele zaterdagen. Maar ook Amateurkunst en initiatieven zoals het Amateurkunstfestival worden door ons omarmd en kunnen zeker bijdragen tot de realisering van de culturele doelstelling ‘de stad als podium’. Dit komt onze (winkel)stad zeker ten goede!

4.4 Warenmarkt

Naar aanleiding van de wens van de gemeente om bij een aantal evenementen in het centrum op zaterdag ook de locatie Markt te kunnen gebruiken, zijn in overleg met de warenmarkt (die op zaterdag op deze locatie plaatsvindt) de mogelijkheden voor –gedeeltelijke- verplaatsing van de warenmarkt besproken. Eén van de uitgangspunten daarbij was om de warenmarkt zo veel mogelijk bij de betreffende evenementen te betrekken. Vertegenwoordigers van de warenmarkt maken tegenwoordig ook deel uit van de hierboven genoemde werkgroep Winkelstad Veenendaal.

Constructief overleg met alle belanghebbenden heeft er in 2014 in geresulteerd dat er een meerdaags Muziekfestival (inclusief Klassiek aan de Grift) heeft plaatsgehad op de Markt. Maar ook de intocht en ontvangst van Sinterklaas kon hierdoor in 2014 weer op grootse en uitbundige wijze in het centrum gevierd worden.

4.5 Samenwerking en verbinden, de kracht tot succes

In 2011 zijn er pogingen gedaan tot oprichting van een stichting voor de gezamenlijke organisatie van evenementen. Helaas is het de stichting i.o. niet gelukt voldoende draagvlak en medewerking te krijgen en is toen besloten hier niet mee door te gaan.

De gemeente ondersteund initiatieven tot samenwerking. Zoals eerder beschrijven heeft bundeling van krachten al tot leuke successen geleid, maar nog niet in alle situaties is het gelukt om de verschillende individuele wensen om te zetten in een gezamenlijk project met betere kansen op succes en een hoger rendement. In de praktijk zullen keuzes gemaakt moeten worden en zullen soms ook de individuele wensen en ideeën even terzijde geschoven moeten worden om een gezamenlijk succes te kunnen vieren. De mogelijkheden voor verbetering van de samenwerking tussen organisatoren en de bundeling van evenementen blijft de komende tijd met een positieve insteek nadrukkelijk verder onderzocht worden.

Naast samenwerking door organisatoren en onze coördinatie daarbij om te komen tot nog betere resultaten levert synergie van cultuur en evenementen en citymarketing en evenementen, niet alleen positieve economische spin-off maar ook een bijdrage om Veenendaal die leefstad te laten zijn die we willen dat het is.

4.6 Innovatiefonds

De gemeente Veenendaal stelt een ‘revolverend innovatiefonds’ in en daar kunnen evenementenorganisatoren ook van profiteren. Bovendien verwachten we dat de relatie tussen de citymarketing en het evenementenbeleid van Veenendaal wordt versterkt. Promotie Veenendaal wil evenementenorganisatoren helpen om hierop in te spelen en zet daarvoor in 2015 de masterclasses onder de titel ‘Veenendaal Organiseert’ op.

4.7 Algemene Plaatselijke Verordening

De Algemene Plaatselijke Verordening (APV) is het juridisch kader voor de vergunningverlening bij evenementen. In 2013 is de APV Veenendaal voor het laatst geheel herzien.

In het kader van het project ‘Minder regels, meer service’ is ook een inventarisatie van onderwerpen uit de APV gemaakt die voor (verdere) deregulering in aanmerking kwamen. Naar aanleiding van de motie van de raad (motie VVD ‘Beleidskader cultuurbeleid 2013-2016 dd. 24 mei 2012) is een inventarisatie gedaan naar hinderlijke en/of overbodige regels, zoals deze door culturele instellingen in Veenendaal worden ervaren.

Eén van de opmerkingen daarbij betrof dat het voorkomt dat de vergunning pas zeer kort voor aanvang van het evenement wordt verleend en het verzoek is om de vergunning eerder te verlenen. Hierop is bij herziening van de APV de categorie vergunningsvrije activiteiten verder uitgebreid en is de indienings- en behandeltermijn voor vergunningen aangepast.

4.8 Legesverordening

De administratie kosten voor een vergunning noemen we leges. De tarieven worden jaarlijks vastgesteld in de Legesverordening. Een regelmatig terugkerende opmerking betreft de hoogte van de leges. Uitgangspunt is dat de leges voor de behandeling van aanvragen om vergunning kostendekkend moeten zijn. Daarom is een inventarisatie gemaakt van de daadwerkelijke uren en kosten die met de behandeling van een vergunning zijn gemoeid. Voor diverse vergunningen en met name voor de grote publieksevenementen vallen de in 2013 gewijzigde tarieven hoger uit.

Ook was een verzoek ingediend tot verlaging van de leges voor vergunningen voor sport- en culturele instellingen. Gelet op uitgangspunt dat de leges kostendekkend moeten zijn, is niet tot differentiatie in tarieven (onderscheid naar cultureel of commercieel) besloten. Wat wel tot de mogelijkheden behoort, is om bepaalde activiteiten/evenementen een subsidie te verstrekken ten laste van het Evenementenbudget. Dat lijkt vestzak-broekzak, maar dan hou je het uitgangspunt dat leges kostendekkend moeten zijn wel zuiver.

4.9 Veiligheidsregio Utrecht (VRU)

De gemeente Veenendaal participeert in de Expertcommissie Evenementen van de VRU. Andere partners zijn de gemeente Utrecht, GHOR, politie en brandweer.

Grote evenementen en/of evenementen met een bepaald risico moeten uiterlijk op 1 november door de gemeenten aan de VRU zijn gemeld. Op basis van een inventarisatie van de risico's en de beschikbare capaciteit in de regio wordt door de VRU een positief of negatief advies afgegeven worden.

In 2014 is de VRU gestart met multi-disciplinaire advisering over evenementen. Naast de gebruikelijke brandveiligheids- en overige veiligheidsaspecten, maakt ook een Gezondheidskundig advies hier deel van uit. In 2015 zal de VRU verder gaan met de ontwikkeling en implementatie van de Regionale Handreiking Evenementenproces en een webbased portal.

4.10 Bestuurlijke verdeling portefeuille evenementen

Evenementen zijn bij de laatste coalitiebesprekingen bestuurlijk ondergebracht in de portefeuilles van twee collegeleden:

• ·

  de burgemeester voor wat betreft openbare orde en veiligheid (vergunningen) en daar waar hij vanuit de publieke functie van burgemeester overigens bij betrokken is;

• ·

  de wethouder voor wat betreft evenementenbeleid en –budget.

Deel 2. Locaties, regels en facilitering

Hoofdstuk 5. Beschikbare locaties

Hoofdstuk 6. Facilitering en subsidieregeling evenementen

6.1 Subsidie evenementenbudget

Voor bepaalde evenementen bestaat de mogelijkheid om voor een subsidie in aanmerking te komen.

Uitgangspunt is evenwel dat de organisator zelf ook inspanningen doet om een sluitende begroting te krijgen. Mede vanwege de stijgende kosten, onder andere door toegenomen veiligheidseisen en leges, maar ook door afnemende inkomsten krijgen veel organisatoren hun begroting echter niet rond. Ook staan sponsoren niet voor alle evenementen in de rij, maar ook in het algemeen is de bereidheid tot sponsoring de afgelopen jaren afgenomen.

De procedure voor het aanvragen van een subsidie ten behoeve van evenementen is overeenkomstig de algemene subsidieverordening Veenendaal. Dit betekent onder meer dat aanvragen om subsidie in

beginsel uiterlijk op 1 mei van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement gehouden wordt, ingediend moeten zijn.

6.3 Subsidieregels

Voor komende jaren stelt het college nieuwe regels vast voor de verdeling en toewijzing van subsidies. Ook hier zullen keuzes gemaakt moeten worden. Het betekent ook, dat evenementen die beter aansluiten bij de doelstellingen van het evenementenbeleid (zoals de gewenste profilering, publieksbereik en economische spin-off) eerder in aanmerking komen voor ondersteuning dan evenementen die niet of minder aantoonbaar bijdragen aan onze doelstellingen.

6.4 Sponsoring

Grootschalige evenementen kunnen niet bestaan zonder bijdrage van de particuliere sector. Om de continuïteit te waarborgen en aan planontwikkeling op de langere termijn te kunnen doen, zijn financiële zekerheden vereist. Voor deze evenementen zal dus naast een eventuele bijdrage door de gemeente, nadrukkelijk de mogelijkheid voor inbreng van de particuliere sector moeten worden gezocht.

6.5 Innovatiefonds

De gemeente Veenendaal stelt een ‘revolverend innovatiefonds’ in en daar kunnen evenementenorganisatoren ook van profiteren.

6.6 Hand- en spandiensten

Uitgangspunt is dat door de gemeente verleende diensten altijd aan de organisator van het evenement worden doorberekend. Voor sommige evenementen, die geen aanspraak doen op of niet in aanmerking komen voor een financiële bijdrage, kan besloten worden gratis hand- en spandiensten beschikbaar te stellen in de vorm van het afsluiten van straten en het leveren van hekwerken.

Het betreft hier bijvoorbeeld de evenementen Triatlon Veenendaal en de Avondvierdaagse.

6.7 Evenementenkalender

Door de gemeente is een evenementenkalender opgesteld. Deze kalender wordt regelmatig ververst en op de website geplaatst. Ook bestaat de mogelijkheid om via de website op www.veenendaal.nl melding te maken van evenementen.

6.8 Gemeentepagina

De mogelijkheid bestaat voor gratis publiciteit voor het evenement door een artikel op de gemeentepagina te plaatsen.

Hoofdstuk 7. Regelgeving

7.1 Algemene Plaatselijke Verordening

In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) zijn regels opgenomen voor evenementen. Deze regels zijn gericht op de handhaving van de openbare orde. De APV Veenendaal is dan ook het juridisch kader voor de vergunningverlening bij evenementen. In 2013 is de APV Veenendaal voor het laatst geheel herzien. De categorie vergunningsvrije activiteiten is verder uitgebreid en de indienings- en behandeltermijn voor vergunningen is aangepast.

Voor de actuele informatie en aanvraagformulieren voor vergunningen kijk op onze website www.veenendaal.nl

7.2 Drank- en horecawet

Artikel 35 van de Drank- en Horecawet biedt de mogelijkheid om onder voorwaarden zwak-alcoholhoudende dranken te schenken zonder vergunning bij bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard. Als voorwaarde voor het verkrijgen van een dergelijke ontheffing moet de aanvrager tenminste in het bezit zijn van een Verklaring Sociale Hygiëne. De ontheffing geldt uitsluitend voor het verstrekken van zwak-alcoholhoudende drank en voorverpakte premix-dranken en er mag alleen geschonken worden in zogenaamd ‘evenementenglas’.

Vanaf 1 januari 2014 is de minimum leeftijd voor het verstrekken van alcohol aan jongeren 18 jaar.

De aanvrager van een ontheffing moet daarom bij het indienen van de aanvraag aangeven welke maatregelen hij/zij zal treffen om te voorkomen dat er alcohol aan jongeren onder de 18 jaar wordt verstrekt.

7.3 Geluidseisen

Op grond van artikel 4:6 van de Algemene Plaatselijke Verordening Veenendaal kan ontheffing worden verleend voor het ten gehore brengen van muziek en aankondigingen door middel van

Geluidsinstallaties. De geluidsnormen worden vastgesteld in overleg en op advies van de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU). Voor een aantal locaties gelden algemene geluidseisen. Voor nieuwe en bijzondere evenementen wordt een geluidsadvies op maat gemaakt.

Voor activiteiten in een inrichting gelden de geluidseisen zoals vermeld in het activiteitenbesluit Wet Milieubeheer.

7.4 Opstellingsplan (brandveiligheid)

Een brandveiligheidstoets maakt deel uit van iedere aanvraag om vergunning. Als er gebruik wordt gemaakt van losstaande elementen zoals tafels, stoelen, kramen, podia etc moeten deze op tekening worden weergegeven en bij de aanvraag worden gevoegd.

7.5 Bouwtechnische eisen

Alle attributen en tijdelijke opstallen van enige constructie zoals tenten, overkappingen, tribunes en andere bouwwerken dienen te voldoen aan de bouwtechnische eisen die hiervoor gesteld worden. Toetsing vindt tijdens het Evenementenvergunningenproces plaats aan de hand van de ingediende bescheiden zoals bouwtekeningen en certificaten. Voorafgaand aan het evenement worden de constructies in de praktijk gecontroleerd.

7.6 Beveiligingspersoneel

Beveiligingspersoneel (voorheen ook wel ordepersoneel genoemd) dient te voldoen aan de eisen van de Wet Particuliere Beveiliging Organisaties en Recherchebureaus. Een landelijke norm die daarbij wordt gehanteerd is 1 beveiliger op de 250 verwachte bezoekers.

7.7 Tijdelijke reclame-uitingen

Op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening Veenendaal zijn er regels gesteld voor het plaatsen van tijdelijke reclame-uitingen. Als de aanvrager hier gebruik van wil maken, dan kan dat de aanvraag Evenementenvergunning worden aangegeven. Ook kan men van te voren de gewenste periode bij ons reserveren.

7.8 Sportevenementen

Sportevenementen moeten voldoen aan de eisen en richtlijnen die daarvoor door de betreffende sportbond zijn opgesteld.

7.9 Buitenevenementen op zondag

Buiten evenementen op zondag worden toegestaan:

·op het Evenemententerrein, het Stadspark, Horecaplein, Kees Stipplein, Scheepjeshofplein

en Op de Brink in Veenendaal Oost;

• ·

  op maximaal 6 zondagen per jaar worden buiten evenementen toegestaan;

• ·

  buiten evenementen op zondag starten niet voor 13.00 uur.

Daarnaast zijn de algemene bepalingen van de Zondagswet van kracht zoals het verbod om op zondag zonder strikte noodzaak gerucht te verwekken dat op een afstand van meer dan 200 meter van het punt van verwekking hoorbaar is.

7.10 Evenementen met gemotoriseerde voertuigen

Evenementen met gemotoriseerde voertuigen moeten voldoen aan de eisen en richtlijnen die daarvoor door de betreffende bond of overkoepelende bracheorganisatie zijn opgesteld.

Evenementen met stuntvoertuigen zoals ‘monstertrucks’ mogen overigens alleen plaatsvinden op daarvoor geprepareerde terreinen.

7.11 Verkeersregelaars

Voor evenementen met wegafsluitingen en/of andere verkeersaspecten wordt de inzet van verkeersregelaars gevraagd. Er mogen alleen gecertificeerde (evenementen)verkeersregelaars worden ingezet die een instructie hebben gevolgd. Dit kan vanaf 2014 alleen nog digitaal.

Voor informatie kijk op de website: www.verkeersregelaarsexamen.nl

7.12 Aansprakelijkheid

De vergunninghouder en/of organisator is te allen tijde verantwoordelijk voor de plaatsvindende activiteiten en aansprakelijk voor geleden schade. De organisator dient een evenementenverzekering af te sluiten en op verzoek een acceptatie van de verzekeraar te kunnen tonen.

Hoofdstuk 8. Kosten gemeentelijke diensten

8.1 Leges

De administratie kosten voor het in behandeling nemen van een vergunning noemen we leges. Leges zijn verschuldigd op het moment dat de aanvraag wordt ingediend. Bij weigering van een vergunning vindt geen restitutie van leges plaats. De tarieven worden jaarlijks vastgesteld in de Legesverordening.

Voor de actuele tarieven zie de Legesverordening of de informatie op onze website www.veenendaal.nl

8.2 Precario

Als een evenement plaatsvindt op gemeentegrond worden daarvoor precario geheven. Voor de actuele tarieven verwijzen wij naar onze Precarioverordening of de informatie op onze website.

8.3 Gebruik Evenemententerrein

De exploitatie van en de regie op het gebruik van het Evenemententerrein is in handen van Sportservice Veenendaal. Voor het gebruik van het evenemententerrein is daarom toestemming van Sportservice Veenendaal nodig. Aan het gebruik van het Evenemententerrein zijn kosten verbonden.

Voor informatie en actuele tarieven zie: www.sportserviceveenendaal.nl

8.4 Stroomkosten

Op verschillende locaties in Veenendaal zijn stroomkasten aanwezig. Indien men gebruik wenst te maken van deze kasten kan dat op de aanvraag vermeld worden. De kosten voor stroomgebruik worden doorberekend. Voor actuele tarieven zie de website.

8.5 Dranghekken

Als een organisator dranghekken nodig heeft kan men deze –tegen betaling- bij de gemeente bestellen. Uiteraard kan men ook gebruik maken van de dranghekken van andere aanbieders.

Graag merken wij op dat er een verschil is tussen ‘gewone’ hekwerken en ‘evenementenhekwerken’.

Voor nadere informatie en actuele tarieven zie onze website.

8.6 Overige kosten

Wanneer door de gemeente kosten moeten worden gemaakt voor reiniging, herstel, plaatsen hekwerken of anders, dan worden deze kosten bij de organisator in rekening gebracht.

Hoofdstuk 9 Evenementenvergunning en vergunningsvrije activiteiten

9.1 Evenementenvergunning

Op grond van artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) is het verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Voor bepaalde kleinschalige activiteiten is er geen vergunning nodig.

Een evenement is elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak, inclusief herdenkingen, waarbij een verzameling mensen zich in een bepaald tijdvak in/op (meestal) begrensde en (eventueel beperkt) toegankelijke inrichting of terrein bevindt of beweegt.

9.2 Verschillende categorieën evenementen

Evenementen zijn onderverdeeld in 3 categorieën:

• ·

  evenement categorie 1:

  Onder een evenement categorie 1 wordt verstaan een klein evenement met een beperkte omvang, een beperkte uitstraling naar de (woon)omgeving en een beperkt risico en eventueel een wegafsluiting.

  Voorbeelden: straatbarbecue met straatafsluiting, Nieuwjaarsduik.

• ·

  evenement categorie 2:

  Onder een evenement categorie 2 wordt verstaan een middelgroot één- of meerdaags evenement met een behoorlijke omvang, een uitstraling naar de (woon)omgeving en een redelijk risico en eventueel een wegafsluiting.

  De aanvraag voor een evenement categorie 2 wordt behandeld in de adviescommissie evenementen. Een brandveiligheidstoets en adviesprocedure bij de Omgevingsdienst Regio Utrecht met betrekking tot de geluidsvoorschriften maken hier deel van uit. Tevens vindt er een afstemmingsoverleg en nulmeting + eindinspectie van het terrein plaats.

  Voorbeelden: kermis, circus, muziekevenement/festival en braderie.

• ·

  evenement categorie 3:

  Onder een evenement categorie 3 wordt verstaan een groot één- of meerdaags evenement met aanzienlijke omvang, een uitstraling naar de (woon)omgeving en een aanzienlijk risico en eventueel een of meerdere wegafsluitingen. De aanvraag voor een evenement categorie 3. wordt behandeld in de adviescommissie evenementen. Bij de aanvraag dient tevens een Veiligheidsplan gevoegd te worden. Een brandveiligheidstoets en adviesprocedure bij de Omgevingsdienst Regio Utrecht met betrekking tot de geluidsvoorschriften maken hier deel van uit. Tevens vindt er een afstemmingsoverleg en nulmeting + eindinspectie van het terrein plaats. Voorafgaand aan het evenement vindt er een zogenaamd rood-wit-blauw overleg plaats met de hulpdiensten, ambtenaar crisisbestrijding en evenementencoördinator.

  Voorbeelden: profwielerronde, grootschalig dance-event

9.3 Indienings- en behandeltermijn

Een aanvraag om een evenementenvergunning voor een middelgroot (categorie 2) en groot evenement (categorie 3) moet tenminste 12 weken voor aanvang van het evenement worden

ingediend. Voor overige evenementen (categorie 1) geldt een termijn van 8 weken.

9.4 Vergunningsvrije activiteiten

Er is geen vergunning vereist voor een kleinschalige activiteit zoals bedoeld in artikel 2:24 lid 4.

De organisator dient ten minste 10 werkdagen voorafgaand aan de activiteit daarvan een melding te doen aan de burgemeester.

9.5 Activiteiten in gebouwen

Voor activiteiten in gebouwen dient een melding Brandveilig gebruik gedaan te worden bij het Omgevingsloket.

Hoofdstuk 10. Proces en werkwijze

Proces voorafgaand aan vergunningaanvraag

10.1 Coördinatie en afstemming – regiefunctie gemeente

Gelet op onze doelstelling om enerzijds evenementen en activiteiten te clusteren en anderzijds een bepaalde mate van spreiding van evenementen door het jaar heen te realiseren vindt voortdurend coördinatie en afstemming plaats om een goede verdeling van evenementen over voorjaar, zomer en najaar gestalte te geven.

10.2 Evenementenplatform

Er is een evenementenplatform ingesteld. Dit platform komt bijeen onder voorzitterschap van de portefeuillehouder evenementen. Deelnemers zijn de evenementencoördinator en diverse ambtelijk vertegenwoordigers en externe partners en organisaties. Gesproken wordt over de ontwikkeling van nieuwe initiatieven voor evenementen, hoe bestaande evenementen nog verder verbeterd kunnen worden, het uitwisselen van relevante informatie en vooral het op structurele wijze samenbrengen van partijen die betrokken zijn bij de organisatie van evenementen.

10.3 Regionale evenementenkalender

Evenementen met een zeker risico moeten uiterlijk op 1 november door de gemeenten aan de VRU (Veiligheids Regio Utrecht) zijn gemeld. Op basis van een inventarisatie van de risico's en de verdeling van beschikbare personeelscapaciteit bij de hulpdiensten in de regio wordt door de VRU een positief of negatief advies afgegeven.

Proces vergunningverlening

10.4 Aanvragen vergunning

Sinds 2010 bestaat de mogelijkheid om een evenementenvergunning digitaal aan te vragen via: www.veenendaal.nl. In 2014 is een nieuw integraal aanvraagformulier ontwikkeld. Het nieuwe formulier zal in 2015 ook digitaal beschikbaar worden.

10.5 Integraal adviesoverleg

Er is een integraal adviesoverleg voor de behandeling van aanvragen ingesteld, waaraan wordt deelgenomen door interne adviesafdelingen en externe partners als politie, VRU en Bureau Binnenstad. De GHOR, ODRU, het Parkeerservicebureau en bijvoorbeeld Connexxion zijn agendalid en kunnen bij het overleg aansluiten als zij willen.

Wij vinden het belangrijk om evenementen mogelijk te maken, waar veel mensen plezier aan beleven maar ook om maatregelen te treffen waarbij de negatieve effecten zo beperkt mogelijk blijven.

Met name bij grote en nieuwe evenementen is het nog wel eens zoeken naar de (on)mogelijkheden. Daarbij vinden zorgvuldige belangenafwegingen plaats.

Het integraal adviesoverleg adviseert over binnengekomen aanvragen en evalueert gehouden evenementen. Bij de grotere evenementen worden de organisator en/of aanvrager van de vergunning uitgenodigd om een toelichting te geven. Dit overleg wordt zowel door de adviseurs als door de aanvrager als zeer constructief en positief ervaren.

10.6 Weigeringsgronden

Een aangevraagde vergunning kan worden geweigerd in het belang van:

• a.

  de openbare orde;

• b.

  de openbare veiligheid;

• c.

  de volksgezondheid;

• d.

  de bescherming van het milieu.

10.7 Afstemming met hulpdiensten (zogenaamd ‘rood-wit-blauw’ overleg)

Na vergunningverlening en voorafgaand aan een groot evenement vindt afstemming met de hulpdiensten plaats en wordt het Veiligheidsplan van de organisatie doorgenomen.

10.8 Informeren

Wij zijn ons er zeer van bewust van het feit dat voorafgaand aan een evenement informeren erg belangrijk is. Enerzijds om de inwoners te attenderen op het plaatsvinden van evenementen, anderzijds om mensen te informeren dat vergunning is verleend, eventueel bezwaar gemaakt kan worden en over de mogelijkheden hoe klachten kunnen worden ingediend.

10.9 Handhaving

Overtredingen bij evenementen kunnen zeer divers van aard zijn. Door de boa’s (buitengewone opsporingsambtenaren), politie, brandweer en de Omgevingsdienst Regio Utrecht kan bij overtreding van voorschriften handhavend opgetreden worden.

10.10 Geluidsmetingen

Tijdens een muziekevenement worden geluidsmetingen en controles gedaan. Indien blijkt van overtreding van de vergunningsvoorschriften kan hier direct tegen opgetreden worden. Afhankelijk van de ernst van de situatie betekent dat het laten bijstellen van het geluidsniveau, het opmaken van proces-verbaal of het stilleggen van de muziek. Bij muziekevenementen is de Omgevingsdienst Regio Utrecht aanwezig of op afroep stand-by.

10.11 Klachten en meldingen

Ingeval van klachten tijdens een evenement kan men:

• ·

  tijdens kantooruren: contact opnemen met de gemeente via telefoonnummer (0318) 538 538

• ·

  buiten kantooruren: contact opnemen met de politie op telefoonnummer 0900 8844

Bij een melding dient vermeld te worden wat de aard van de melding is.

Een melding van geluidsoverlast kan betrekking hebben op:

• -

  een overtreding van de voorschriften in de vergunning met betrekking tot de eindtijd.Dit is voor een ieder waarneembaar en hiertegen kan direct opgetreden worden.

• -

  een klacht van geluidsoverlast.

• -

  Om te constateren of in afwijking van de geluidseisen zoals in de vergunning zijn opgenomen gehandeld wordt, is in beginsel een geluidsmeting door de Omgevingsdienst Regio Utrecht vereist.

10.12 Evaluatie

Ieder groot en/of nieuw evenement in Veenendaal wordt achteraf geëvalueerd. Bij een dergelijke evaluatie worden alle op- en aanmerkingen en eventuele klachten meegenomen. De uitkomsten van deze evaluaties kunnen door ons worden gebruikt bij een eventueel volgende aanvraag voor het betreffende evenement (verbeter- of aandachtspunten) of om te bezien of aanpassing van het gemeentelijk beleid nodig is.

10.13 Waar vind ik wie?

De ambtelijke coördinatie en vergunningverlening is met ingang van 1 januari 2015 ondergebracht bij team Leefbaarheid & Veiligheid (Afdeling Wonen en Leven).

De coördinator is algemeen aanspreekpunt en zorgt voor afstemming met interne- en externe partners op het gebied van vergunningverlening en financiële bijdragen.

De behandeling van alle aanvragen en meldingen voor evenementen is in handen van de medewerker vergunningen.

Het gemeentehuis van Veenendaal is gevestigd aan het Raadhuisplein 1 in Veenendaal.

Telefoon: 0318 538 538

Bijlage

Overzicht verdeling evenementenbudget in de periode 2011-2014

*dit betreft jaarlijks terugkerende evenementen waarvoor ook jaarlijks een bijdrage ten laste van het evenementenbudget wordt gevraagd (ongeveer € 100.000,00).

Dit betekent dat er jaarlijks een bedrag van ongeveer € 20.000,00 overblijft voor incidentele aanvragen.

Het evenementenbudget voor subsidies bedraagt voor 2015 € 129.250,00 (jaarlijkse indexering).

In 2015 zal een bedrag van € 20.000,00 worden aangewend voor de Lustrumviering van Bevrijdingsdag.

Bronvermelding

• ·

  bij de opstelling van deze nota is ook gekeken naar de nota’s van andere gemeenten

• ·

  aangehaalde quotes komen voort uit contacten van onze medewerkers met de burger of uit media zoals de Veenendaalse Krant

• ·

  foto’s komen uit ons eigen archief , Veenendaalse Krant, De Gelderlander of zijn door middel van googelen op het internet verkregen.