Gedragscode Integriteit dagelijks bestuur Veere 2019

Ondertekening

Bijlage 1 Toelichting gedragscode inclusief wettelijk kader

Naast deze gedragscode bestaan er voorschriften die in wet of elders geregeld zijn bijvoorbeeld over fraude, valsheid in geschrifte en over nevenfuncties. De gedragscode bevat zowel normen over hoe in een bepaalde situatie te handelen als regels over procedures die moeten worden gevolgd. In deze bijlage worden de normen nader toegelicht en de relatie met het wettelijke kader weergegeven.

Artikel 2.1 Algemene bepalingen

Een gedragscode is een belangrijk instrument en hulpmiddel om een open, transparante en integere organisatiecultuur te realiseren. Gedragscodes zijn voor gemeenten verplicht op grond van de Gemeentewet. Iedere gemeente heeft de vrijheid om de gedragscode zelf in te vullen vanwege het rechtskarakter van de gedragscode als interne regeling ter aanvulling op de wettelijke regels.

Voor de opstelling van deze gedragscode is onder andere gebruik gemaakt van de volgende landelijke richtlijnen:

• Modelgedragscode Integriteit (dagelijkse) bestuurders in gemeenten, provincies en waterschappen, maart 2015. Een gezamenlijke publicatie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg, de Unie van Waterschappen en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• Handreiking integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen, derde gewijzigde druk maart 2016. Een gezamenlijke publicatie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg, de Unie van Waterschappen en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Wettelijk kader

De gemeenteraad stelt een gedragscode vast voor de voorzitter en overige leden van het dagelijks bestuur [artikel 41c, tweede lid en 69, tweede lid van de Gemeentewet]

Artikel 2.2 Voorkomen van belangenverstrengeling

Van belangenverstrengeling is sprake als het publiek belang wordt vermengd met het persoonlijk belang van een bestuurder of dat van derden. Hierdoor is zuiver besluiten of handelen in het publiek belang niet langer gewaarborgd. Niet alleen feitelijke belangenverstrengeling, maar ook de schijn ervan moet worden vermeden.

Onverenigbaarheid van functies

Als een bestuurder andere functies uitoefent naast zijn politieke ambt, kan dit leiden tot belangenverstrengeling. Dat kan de ambtsdrager in kwestie bij zijn onafhankelijk oordeel in de weg staan. Daarom is voor alle groepen politieke ambtsdragers op vrijwel dezelfde wijze vastgelegd welke functies hoe dan ook onverenigbaar zijn met het politieke ambt.

Verboden handelingen

Om de verhouding tussen bestuurders en bestuursorgaan zuiver te houden, zijn bepaalde handelingen, vooral in de economische sfeer, verboden. Welke dat zijn en op wie dit verbod betrekking heeft, staat in de Gemeentewet [artikelen 41c en 69 Gemeentewet]. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om werkzaamheden als advocaat of adviseur voor het gemeentebestuur of voor de tegenpartij daarvan. Ook is het verboden om een derde te vertegenwoordigen of te adviseren die met het bestuursorgaan een bepaalde overeenkomst sluit, bijvoorbeeld voor de verkoop of verhuur van onroerend goed of het aannemen van werk.

Deelname aan stemming

Soms moet een bestuurder stemmen over een onderwerp waar hij direct of indirect persoonlijk bij betrokken is. De wet noemt dat ‘een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken’, of ‘de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort’ [artikelen 58 Gemeentewet].

In deze gevallen moet betrokkene zelf de afweging maken of het nodig is zich van stemming te onthouden. Als hij concludeert dat hij (de schijn van) belangenverstrengeling moet tegengaan, dan zal hij niet meestemmen. De verantwoordelijkheid daarvoor legt de wet dus allereerst bij de betrokkene zelf.

Zaken die een bestuurder direct of indirect aangaan, zijn onder meer familierelaties, eigendommen, financiële belangen (zoals aandelen), of bestuurderslidmaatschappen van gesubsidieerde instellingen.

Bestuurders zijn tegelijkertijd ook burgers; zij maken deel uit van het economische en sociale leven in de gemeenschap die zij besturen. Net als iedere andere burger zijn zij afnemer van producten en diensten, lid van verenigingen en wijkbewoner.

Financiële belangen

Er is een risico van belangenverstrengeling als een bestuurder financiële belangen heeft bij organisaties of ondernemingen die een relatie met de gemeente hebben of kunnen krijgen, en waarvan de gemeente besluiten neemt. In de praktijk kan dit risico optreden bij besluiten over bijvoorbeeld:

• aanbesteding,

• subsidieverstrekking/garantstellingen,

• steunverlening,

• verstrekking van leningen en

• verlening van advies- en onderzoeksopdrachten.

Bestuurders zouden in de verleiding kunnen worden gebracht zich bij het nemen van functionele beslissingen mede te laten leiden door persoonlijk financieel belang. Het begrip ‘financieel belang’ moet ruim worden opgevat. Een deelneming in een bedrijf of onderneming valt er uiteraard onder, maar ook het bezit van effecten, onroerend goed of een vorderingsrecht. Ook negatieve financiële belangen, zoals schulden uit hypothecaire vorderingen, kunnen in verband met mogelijke belangenverstrengeling relevant zijn. Waakzaamheid is geboden als er sprake is van bezit van bouwgrond en het aankopen van grond of onroerend goed door bestuurders.

Het melden van financiële belangen voor bestuurders is wettelijk niet verplicht. Wel is in het kader van de afspraken in de Modelaanpak basisnormen integriteit destijds als basisnorm vastgesteld dat er een regeling nodig is om financiële belangen van politieke ambtsdragers te melden. Daarom hebben wij in deze gedragscode afspraken vastgelegd met betrekking tot de opgave via een interne melding.

In de praktijk blijkt dat integriteitsincidenten zich vaak voordoen in het domein van de ruimtelijke ordening en grond- en bouwzaken. Daarom is het raadzaam om niet alleen actueel grondbezit te melden, maar ook voorgenomen vastgoedtransacties.

Draaideurconstructie

De draaideurconstructie betekent dat oud-bestuurders als externe of in dienst van een externe partij direct na hun aftreden betaalde activiteiten verrichten voor dezelfde overheid waar zij bestuurder zijn geweest.

Wettelijk kader

Afleggen eed of belofte:

Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen leggen de bestuurder in de vergadering, in handen van de voorzitter, de eed of belofte af [41a en 65 Gemeentewet].

Persoonlijke belangen:

Een bestuurder neemt niet deel aan de stemming over:

• 1.

  Een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken;

• 2.

  De vastlegging of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij hoort

[artikel 58 Gemeentewet]

Het bestuursorgaan waakt ertegen dat tot het bestuursorgaan behorende of daarvoor werkzame personen die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden [artikel 2:4 tweede lid, Algemene wet bestuursrecht].

Verboden overeenkomsten/handelingen:

Bestuurders mogen in geschillen waar de gemeente partij is, niet als advocaat, adviseur of gemachtigde werkzaam zijn. Zij mogen bepaalde overeenkomsten waar de gemeente bij betrokken is, niet rechtstreeks of middellijk aangaan. Van verboden overeenkomsten kan ontheffing worden verleend [artikelen 41c, eerste lid en 69, eerste lid, Gemeentewet].

Onverenigbaarheid van functies:

Het zijn van een bestuurder sluit een aantal andere functies uit [artikel 36b en 68, Gemeentewet]. Op overtreding door een bestuurder staat uiteindelijk de sanctie van ontslag [artikelen 46, tweede lid en 47 Gemeentewet].

Artikel 2.3 Nevenfuncties

Naast het politieke ambt hebben veel bestuurders (neven)functies, betaald of onbetaald. Er zit een risico aan nevenfuncties. Nevenfuncties kunnen het onafhankelijke oordeel van de ambtsdrager in gevaar brengen, het aanzien van het ambt schaden en de ambtsdrager belemmeren om optimaal te functioneren.

Wettelijk is bepaald dat de burgemeester en wethouder geen nevenfuncties vervullen waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op een goede invulling van het politieke ambt.

Bij het aanvaarden van nevenfuncties zijn de volgende afwegingen van belang:

• 1.

  Tussen het ambt en de nevenfunctie mag geen belangenverstrengeling optreden of de schijn daarvan worden gewekt. Het risico van belangenverstrengeling hoeft overigens niet altijd te betekenen dat de nevenfunctie moet worden opgegeven. Soms is het risico incidenteel. Een mogelijke oplossing is dat de betrokken bestuurder zich in dat geval buiten de concrete besluitvorming houdt. Terughoudendheid is in elk geval geboden bij functies in organisaties die substantieel subsidie ontvangen of die op welke manier dan ook, betrokken (kunnen) zijn bij de overheid waar men het politieke ambt vervult.

• 2.

  Het vervullen van de nevenfunctie mag geen afbreuk doen aan het aanzien van het ambt. De beslissing om een nevenfunctie te aanvaarden of aan te houden is primair de verantwoordelijkheid van de bestuurder zelf, maar hij moet er wel open over zijn en zich erover verantwoorden. Hij moet daarom zijn nevenfuncties zelf openbaar maken alsmede de inkomsten daaruit en de manier van verrekening van die inkomsten.

Q.q.-nevenfuncties

Sommige nevenfuncties vervullen gemeentebestuurders en in mindere mate raadsleden, uit hoofde van hun politieke functie. Dat zijn de nevenfuncties waarin zij ‘qualitate qua’ zijn benoemd. Aan de hand van de volgende criteria kan worden bepaald of een nevenfunctie een q.q.-nevenfunctie is:

• 1.

  Er is een aantoonbaar belang voor de gemeente dat de nevenfunctie door een bestuurder wordt vervuld. Hij behartigt dan (in)direct de belangen van de gemeente [artikelen 41b en 67 Gemeentewet].

• 2.

  De nevenfunctie is gekoppeld aan de inhoud en duur van het politieke ambt. Wordt die beëindigd, dan moet de nevenfunctie ook worden neergelegd.

Of sprake is van een q.q.-nevenfunctie zal uiteindelijk uit de feitelijke context moeten blijken. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de statuten van een stichting geen grenzen stellen aan de termijn waarin een commissariaat of bestuursfunctie wordt vervuld, zodat deze niet lijkt te voldoen aan de criteria voor een q.q. nevenfunctie. Echter, als er ook gemeentebestuurders (of raadsleden) van andere gemeenten, in hetzelfde stichtingsbestuur zitting hebben, dan kan er wel degelijk sprake zijn van een q.q.-nevenfunctie. Net als bij ‘algemene’ nevenfuncties, kan zich ook bij q.q.-nevenfuncties belangenverstrengeling voordoen. Het belang van de regio waarvan de burgemeester voorzitter is, is niet altijd gelijk aan dat van de gemeente.

Een q.q.-nevenfunctie waarvoor veel aandacht bestaat, is die van het commissariaat bij bedrijven. De rijksoverheid is zeer terughoudend geworden in het benoemen van overheidscommissarissen. De Staat wil transparante verhoudingen met zijn deelnemingen en wil daarom geen bijzondere positie innemen jegens private aandeelhouders. Ook de andere overheden hebben - mede onder invloed van het rijksbeleid en de ontwikkelingen op het gebied van corporate governance - de positie van de overheidscommissaris tegen het licht gehouden. Gemeenten hebben overigens ook de mogelijkheid om anderen dan overheidsbestuurders als commissarissen te benoemen. Dat kan helpen om de schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan.

Melding en openbaarmaking nevenfuncties

Bestuurders hebben een wettelijke meldplicht als zij het voornemen hebben om een nevenfunctie te aanvaarden. Zij melden dit aan de gemeenteraad. Bestuurders zijn wettelijk verplicht om hun (neven)- functies openbaar te maken. Dat gebeurt dan via de website van de gemeente Veere.

Bestuurders hoeven hun q.q.-functies wettelijk niet te melden of openbaar te maken, maar het wordt wel raadzaam geacht.

Het is van groot belang om de lijst van nevenfuncties actueel te houden. De inhoud van de hoofd- of de nevenfunctie kan bijvoorbeeld veranderen, of de instantie waarbij de nevenfunctie wordt vervuld kan een andere relatie krijgen tot de overheid in kwestie. Bij dit soort veranderingen kan ook de toelaatbaarheid van de nevenfunctie anders worden beoordeeld dan in de oorspronkelijke situatie.

Inkomsten uit nevenfuncties en q.q.-nevenfuncties / melding en verrekening ervan

Bestuurders moeten de inkomsten uit hun nevenfuncties openbaar maken. Het is wenselijk en gebruikelijk dat bij de openbaarmaking van de nevenfuncties en de inkomsten daaruit, tevens wordt aangegeven hoeveel tijd de nevenfuncties in beslag neemt.

Inkomsten uit q.q.-nevenfuncties mogen niet worden behouden. Bij wet is geregeld dat de wethouder/ burgemeester geen vergoedingen, in welke vorm dan ook, geniet voor q.q.- nevenfuncties. Dit geldt ongeacht of de vergoeding ten laste van de gemeentekas komt.

De q.q.-functie wordt beschouwd als behorend bij het ambt. De bezoldiging voor dat ambt is daarom tevens voor de q.q.-werkzaamheden. Eventueel persoonlijk ontvangen inkomsten uit q.q.-functies moeten dan ook in de gemeentekas worden gestort, bij voorkeur rechtstreeks en niet via de privérekening. De Gemeentewet voorziet in een ontheffingsmogelijkheid voor gemeentebestuurders in bijzondere omstandigheden. De genoemde stortingsplicht betreft alleen de beloning voor geleverde diensten. De vergoeding voor (daadwerkelijk gemaakte) onkosten voor een q.q.-functie hoeft dus niet in de gemeentekas te worden gestort.

Voor bestuurders die het ambt voltijds uitoefenen, worden ook de inkomsten verrekend uit nevenfuncties die niet behoren bij het ambt. Voor hen geldt daarmee dezelfde verrekeningssystematiek als voor leden van de Tweede Kamer. De systematiek van verrekening is vastgelegd in de Circulaire neveninkomsten politieke ambtsdragers 2018 en 2019 van het Ministerie van Binnenlandse zaken (ingangsdatum 1 maart 2019).

Wettelijk kader

Vervulling nevenfuncties:

Voor bestuurders is bepaald dat zij geen nevenfuncties hebben die ongewenst zijn met het oog op een goede invulling van hun ambt. Voor burgemeesters is daaraan toegevoegd dat zij evenmin nevenfuncties hebben die ongewenst zijn met het oog op de handhaving van hun onpartijdigheid en onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin. Bestuurders melden het voornemen tot aanvaarding van de nevenfunctie aan de volksvertegenwoordiging. Voor de burgemeester geldt deze meldplicht niet voor ambtshalve nevenfuncties [artikelen 41b en 67 Gemeentewet].

Openbaarmaking nevenfuncties:

Bestuurders maken openbaar welke nevenfuncties zij vervullen. Voor burgemeesters zijn ambtshalve nevenfuncties daarvan uitgezonderd. De lijst met nevenfuncties ligt ter inzage in het gemeentehuis [artikelen 41b en 67 Gemeentewet].

Openbaarmaking inkomsten nevenfuncties:

Fulltime bestuurders maken hun inkomsten uit nevenfuncties openbaar; de opgave van neveninkomsten wordt ter inzage gelegd op het gemeentehuis uiterlijk 1 april na het jaar waarin de inkomsten zijn genoten [artikelen 41b en 67 Gemeentewet].

Verrekening inkomsten nevenfuncties:

Bestuurders mogen geen vergoedingen ontvangen voor ambtshalve nevenfuncties; die worden in de gemeentekas gestort. Voor fulltime bestuurders is geregeld dat de inkomsten uit andere nevenfuncties voor een deel worden verrekend, volgens dezelfde verrekenings-systematiek als voor de leden van de Tweede Kamer (artikelen 44 en 66 Gemeentewet].

Artikel 2.4 Informatie

Bestuurders beschikken over veel informatie. Daar moeten zij goed mee omgaan.

Oneigenlijk gebruik van niet-openbare informatie

De integriteit van een bestuurder komt in gevaar als hij informatie die (nog) niet openbaar is, gebruikt om er zichzelf of anderen mee te bevoordelen. Het kan dan gaan om informatie waar hij vanuit zijn ambt over beschikt, of die hem ongevraagd wordt toegespeeld door relaties, of onbedoeld in bezit zijn gekomen. De verleiding kan groot zijn om hierover uiting te geven aan een ander of in de privésfeer melding te maken van informatie die voor anderen van direct belang is. Soms is dat informatie die weliswaar ooit openbaar wordt, maar waarbij voordeel ontstaat door het eerder verkrijgen ervan. Voorbeelden zijn de aan- en verkoop van een huis of een stuk grond, de gunning van opdrachten, et cetera.

Beslotenheid en geheime informatie

In de Gemeentewet staan regels over de beslotenheid van vergaderingen en de geheimhouding over wat in een vergadering is behandeld. Uiteraard mag de mogelijkheid om in beslotenheid te vergaderen, niet worden misbruikt om burgers in onwetendheid te laten over bepaalde zaken. In meer algemene zin moet worden voorkomen dat om bijvoorbeeld politieke redenen informatie wordt achtergehouden die eigenlijk helemaal niet vertrouwelijk is. Wettelijk is voorgeschreven dat er onderwerpen zijn die nooit in beslotenheid mogen worden behandeld, zoals de begroting en de jaarrekening, evenals de invoering, wijziging en afschaffing van een belasting.

Het feit dat een zaak in een besloten vergadering wordt behandeld en de notulen niet openbaar zijn, betekent niet zonder meer dat de leden verplicht zijn tot geheimhouding. Deze moet nadrukkelijk worden opgelegd. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), kan geheimhouding worden.

voorgesteld door onder andere:

• gemeenteraad/ raadscommissie;

• college van b en w;

• burgemeester.

De verplichting tot geheimhouding moet worden bevestigd door de volksvertegenwoordigende organen. Het schenden van een geheimhoudingsplicht is een misdrijf in de zin van het Wetboek van Strafrecht.

Vertrouwelijke informatie

De omgang met vertrouwelijke informatie verschilt in wezen niet van de omgang met geheime informatie. Het Wetboek van Strafrecht (Art. 272) stelt dat als ‘hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren’ dat geheim schendt, gestraft kan worden met een celstraf of een geldboete. Jurisprudentie heef uitgewezen dat daarbij geen onderscheid gemaakt wordt tussen vertrouwelijke en geheime informatie. Beide termen hebben als strekking dat de bewuste informatie niet openbaar gemaakt mag worden.

Sociale media

Sociale media is een verzamelnaam voor alle internettoepassingen waarmee informatie kan worden gedeeld op een snelle en gebruiksvriendelijke manier. Het is voor politieke ambtsdragers een van de mogelijkheden om de dialoog met de burgers aan te gaan. Hoewel sociale media veelvuldig worden ingezet, kan het gebruik ervan ook risico’s met zich meebrengen. Online verklaringen hebben bijvoorbeeld ook juridische gevolgen.

Wettelijk kader

Informatieplicht:

Burgemeesters en wethouders en elk van zijn leden zijn verplicht alle inlichtingen te geven die de volksvertegenwoordiging nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. Het betreft zowel een actieve als een passieve informatieplicht. Ook als individuele volksvertegenwoordigers informatie vragen zal die informatie aan de volksvertegenwoordiging moeten worden verstrekt. De informatie kan alleen worden geweigerd als die in strijd is met het openbaar belang [artikel 169 en 180 Gemeentewet].

Geheimhouding:

Een ieder die is betrokken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit [artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht].

Burgemeester en wethouders kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen. Ook de burgemeester heeft die bevoegdheid. De geheimhoudingsplicht moet worden bevestigd door de volksvertegenwoordiging. Ook de gemeenteraad onderscheidenlijk (de voorzitter van) een commissie kan geheimhouding opleggen [artikel 25, 55 en 86 Gemeentewet].

Het schenden van de geheimhoudingsplicht is een misdrijf (artikel 272 Wetboek van Strafrecht).

Artikel 2.5 Omgaan met geschenken, faciliteiten en diensten

Nooit in ruil voor een tegenprestatie Als de ambtseed of belofte wordt afgelegd, verklaren bestuurders dat zij geen giften of gunsten hebben gegeven of beloofd om te worden benoemd. Ook beloven ze dat ze geen geschenken zullen aannemen of beloften zullen doen in ruil voor een tegenprestatie. Het gaat hierbij niet alleen om persoonlijke bevoordeling zoals een goedkope verbouwing of tuinaanleg. Het kan ook gaan om bijvoorbeeld donaties aan de partij van de bestuurder met het oog op een gunstige overheidsbeslissing.

Geschenken aan individuele bestuurders

Als bestuurders persoonlijk geschenken ontvangen, brengt dit meer risico’s met zich mee dan als dit gebeurt namens de gemeente. Mede uit het oogpunt van de voorbeeldfunctie houden bestuurders zich aan de volgende regels:

• •

  Geschenken van welke waarde dan ook kunnen niet worden geaccepteerd als de onafhankelijkheid in de besluitvorming hierdoor op enigerlei wijze kan worden aangetast. Dit is bijvoorbeeld in het geval zolang overleg- of onderhandelingssituaties gaande zijn.

• •

  Geschenken tot een waarde van € 50,00 mogen in principe worden geaccepteerd. Bestuurders melden geschenken in de wekelijkse vergaderingen van hun bestuur. Een raadslid doet er goed aan het krijgen van een geschenk te melden in zijn fractie.

• •

  Geschenken boven € 50,00 mogen niet worden geaccepteerd door een bestuurder. Er zijn echter wel situaties dat een bestuurder uit hoofde van zijn ambt een geschenk met een waarde van meer dan € 50,00 aangeboden krijgt. De bestuurder besluit, eventueel in overleg met de ambtelijke leiding, of hij het geschenk kan accepteren. Bij acceptatie worden dergelijke geschenken geregistreerd en worden ze eigendom van de gemeente. Geschenken die niet worden geaccepteerd, worden met een uitleg geretourneerd aan de schenker.

• •

  Bij het ontvangen van geschenken past openheid. Geschenken worden daarom niet op het huisadres ontvangen.

Wettelijk kader

Afleggen eed of belofte

De eed of belofte die op grond van de artikelen 41a en 65 van de Gemeentewet moet worden afgelegd heeft onder meer betrekking op het geven, aannemen of beloven van giften, gunsten of geschenken.

Artikel 2.6 Omgaan met uitnodigingen voor excursies, evenementen en buitenlandse dienstreizen

Dit artikel gaat over excursies, evenementen en buitenlandse dienstreizen die de betrokkene burgemeester of wethouder aanvaardt. Excursies, evenementen en dienstreizen in de hoedanigheid van een politieke partij vallen hier dus niet onder.

Enkele vuistregels voor de acceptatie van uitnodigingen:

• •

  Voorwaarde om op een uitnodiging voor bijvoorbeeld een excursie, werkbezoek of een diner in te gaan, is dat deze functioneel is, sober en in het belang van de gemeente. Bij de afweging is het van belang de context van de uitnodiging te kennen, zoals de vraag of er sprake is van een onderhandelingssituatie, Afweging van deze elementen kan ertoe leiden dat de gemeente de reis- en verblijfskosten betaalt.

• •

  Meerdere personen of instanties waarmee het bestuursorgaan contacten onderhoudt, hebben een uitnodiging ontvangen.

• •

  Openheid (melding) en registratie zijn essentieel. Dit geldt temeer bij deelname aan excursies, (internationale) evenementen en buitenlandse reizen voor rekening van anderen dan de gemeente.

Wettelijk kader

Buitenlandse dienstreis voor wethouders (modelverordeningen VNG en IPO):

Als de wethouder in het gemeentelijk belang een reis buiten Nederland maakt, worden in redelijkheid gemaakte noodzakelijke reis- en verblijfskosten vergoed. Voor een reis in het gemeentelijke belang buiten Nederland, niet zijnde een reis naar een Europese instelling, is vooraf toestemming van het college vereist. De gemeenteraad kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden.

Artikel 2.7 Gebruik van voorzieningen

Aan bestuurders worden rechtspositionele voorzieningen, vergoedingen en andere verstrekkingen geboden die een goed functioneren van de bestuurders mogelijk maken. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

• •

  in beginsel worden voorzieningen en verstrekkingen in bruikleen ter beschikking gesteld;

• •

  indien een voorziening of verstrekking niet in bruikleen ter beschikking kan worden gesteld, wordt de factuur direct ten laste van de begroting van het bestuursorgaan betaald;

• •

  het vergoeden van voorzieningen en verstrekkingen achteraf door het indienen van declaraties, wordt tot een minimum beperkt;

• •

  Stelregel is dat privé gebruik van gemeentelijke voorzieningen is niet toegestaan tenzij anders overeengekomen.

Uitgangspunt hier is dat zo weinig mogelijk uitgaven door de bestuurder zelf worden gedaan via zijn of haar privérekening. Geldstromen tussen de rekening van het bestuursorgaan en de persoonlijke rekening van de bestuurder maken een zwaardere controle op de uitgaven noodzakelijk. De bestuurder zal zich uiteraard nauwgezet moeten houden aan de regels en procedures die er met het oog hierop voor hem of haar gelden.

Benoemde bestuurders bevinden zich, juist als het gaat over ‘vergoeding van kosten’ of ‘gebruik maken van voorzieningen’, in een glazen huis. Ze moeten zich voortdurend bewust zijn van het feit dat ze niet alleen verantwoord met publieke middelen behoren om te gaan, maar – omdat het uitgaven betreft die samenhangen met de uitvoering van hun ambt – ook helder moeten zijn over de hoogte van de door hen in dat verband gemaakte kosten. Voorkomen moet worden dat een bestuurder in een kwetsbare positie komt.

Bestuurders maken gebruik van voorzieningen die de organisatie hun ter beschikking stelt en ze maken kosten bij de uitoefening van hun ambt. Voor dat laatste krijgen zij een vergoeding, naast hun wedde of bezoldiging. In de Gemeentewet staat dat daarboven geen andere vergoedingen zijn toegestaan. De hoofdregel is dus dat ‘het alleen kan als het is geregeld’. Dit betekent dat alleen de voorzieningen die in de genoemde regelgeving staan, worden vergoed. Alle andere kosten komen voor rekening van de bestuurder zelf.

Bij de afweging of kosten al of niet worden vergoed, moet de bestuurder zich realiseren dat alles wat mag, niet vanzelfsprekend ook hóeft. Van bestuurders mag een zekere soberheid worden verwacht. Hoe het ook wordt vergoed, het gaat immers steeds om besteding van publieke middelen. De bestuurder heeft daarnaast ook een voorbeeldfunctie.

Als belangrijke uitgangspunten voor het vergoeden van voorzieningen voor bestuurders zijn te noemen:

• •

  Bij uitgaven voor voorzieningen van bestuurders gaat het uitsluitend om functionele kosten om het ambt te kunnen vervullen. Er moet een directe relatie zijn tussen de uitgave en de taken van de gemeente.

• •

  De functionaliteit van de uitgave moet aantoonbaar zijn.

• •

  Als met de uitgave geen duidelijk belang van de gemeente is gediend, blijven de kosten voor eigen rekening.

• •

  Kosten die een bestuurder uit hoofde van een (q.q.-)nevenfunctie maakt worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend. Er worden geen kosten gedeclareerd die reeds op andere wijze worden vergoed.

• •

  Voorzieningen en bestuurskosten worden zo veel mogelijk direct door het bestuursorgaan zelf betaald en verstrekt aan de bestuurder. Deze dient alleen bij hoge uitzondering een declaratie in.

• •

  Bestuurders dienen verantwoord om te gaan met publieke middelen. Verantwoording van kosten – en openheid daarover – is essentieel. Daarbij moet altijd worden beoordeeld of de uitgave in hoogte of soort ook in de openbaarheid kan worden gemotiveerd. Soberheid is en blijft de norm.

Vergoedingen voor voorzieningen voor bestuurders moeten – als hiervóór aangegeven – voor alles transparant zijn. Een heldere verantwoording van de uitgaven is van groot belang. Daarom moet de financiële en administratieve organisatie zo zijn ingericht dat er een getrouw beeld is van de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven. Ook zijn er procedures nodig over de wijze waarop functionele uitgaven rechtstreeks in rekening worden gebracht of worden gedeclareerd.

Wettelijk kader

Geen andere inkomsten:

Een bestuurder geniet geen andere vergoedingen ten laste van de gemeente dan die bij of krachtens wet toegestaan zijn [artikelen 44 en 66 Gemeentewet].

Procedures voor declaratie (modelverordeningen VNG en IPO):

Er zijn voor wethouders voorschriften opgenomen in de gemeentelijke verordening Rechtspositie over de wijze van declaratie (inclusief het overleggen van bewijsstukken) van vooruitbetaalde (zakelijke) kosten en over rechtstreekse facturering van (zakelijke) kosten bij de gemeente. Ook zijn in de gemeentelijke verordening voor wethouders voorschriften opgenomen over het (zakelijk) gebruik van een gemeentelijke creditcard.