Archiefverordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden Arnhem 2015

Geldend van 24-12-2015 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-12-2015

Intitulé

Archiefverordening 2015

Het algemeen bestuur van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden,

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden,

gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 34 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2015

besluit in te trekken:

De “Archiefverordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2012”,

 

en vast te stellen:

 

De " verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats". (Archiefverordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2015).

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    de archiefbewaarplaats: de door het dagelijks bestuur aangewezen archiefbewaarplaats;

  • c.

    de archivaris: de door het dagelijks bestuur overeenkomstig de wet benoemde archivaris;

  • d.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • e.

    beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening;

  • f.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Hoofdstuk II. De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 4

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5

  • 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of een andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur doet ten minste éénmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 9

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 10

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 11

  • 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 12

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 13

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 14

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 15

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 december 2015.

Artikel 16

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2015.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 16 december 2015.
De voorzitter, H. Kaiser
De secretaris, P. Joosten