Reiskosten

Inhoudsopgave

• •

  Begripsomschrijving

• •

  Artikel 2 declaratie openbaar vervoer

• •

  Artikel 3 vergoeding woon-werkverkeer met eigen vervoer

• •

  Artikel 4 dienstreizen

• •

  Artikel 5 afwezigheidssituaties

• •

  Fietsregeling

• •

  Uitruilmogelijkheid via het Individueel Keuze Budget (IKB)

• •

  Werkkostenregeling

Begripsomschrijving

De regeling is niet van toepassing op personeel vallende onder de cao Ambulancezorg of het personeel in dienst bij de Vrijwillige brandweer.

Artikel 2 declaratie openbaar vervoer

Om voor tegemoetkoming in de reiskosten openbaar vervoer aanmerking te komen dient gedeclareerd te worden door de (plaats)bewijzen danwel de contractbescheiden van het openbaar vervoer abonnement te scannen en te uploaden in Workforce e-hrm.

Originele bewijsstukken dienen in hardcopy te worden bewaard voor belastingcontroles in de eigen administratie van de medewerker. In e-hrm wordt aangegeven hoelang deze termijn is.

Artikel 3 vergoeding woon-werkverkeer met eigen vervoer

Voor de meeste medewerkers is een vaste reiskostenvergoeding woon-werk verkeer in het personeelsinformatiesysteem gezet voor de voorspelbare reisbewegingen. Indien de medewerker hiervan in overleg met zijn leidinggevende afwijkt door meer reisbewegingen te maken of op een VRK-locatie verder weg, dan kan dit separaat worden gedeclareerd in Workforce e-hrm. Indien een medewerker incidenteel thuiswerkt hoeft dit niet in mindering te worden gebracht op de vaste vergoeding. We vertrouwen erop dat de medewerker rekening houdt bij het declareren van de extra reisbewegingen met de dagen dat zij geen of minder reisbewegingen hebben gemaakt en die wel zijn meegenomen in de vaste vergoeding.

Voorbeeldberekening:

De medewerker werkt 24 uur, verdeeld over 3 dagen en woont 3 kilometer van het werk.

De berekening is als volgt. 2 x 3 km x € 0,19 = € 1,14 vergoeding per dag.

Het aantal reisdagen waar maximaal rekening mee wordt gehouden is 3/5 x 214 is 129 dagen.

129 x € 1,14 = € 147,06 per jaar. Deel dit door 12 maanden. Per maand € 12,26.

Indien een medewerker minder dan 5 dagen per week werkt, worden de in aanmerking te nemen dagen op hele dagen naar boven afgerond. Bijvoorbeeld als men op 4 dagen werkt dan wordt met 4/5 x 214 dagen rekening gehouden. De uitkomst is 171,2 dagen. Dit wordt afgerond op 172 dagen.

De medewerker die géén voorspelbare reisbewegingen naar zijn werk heeft (qua onregelmatige dagen (of werkt op oproepbasis) en/ of wisselende locatie) daarvoor is het soms handiger om géén vaste reiskostenvergoeding in de administratie op te nemen. De medewerker die geen vaste reiskostenvergoeding heeft, kan zijn daadwerkelijke reisbewegingen ieder maand achteraf declareren in ADP Workforce. Ook voor deze medewerker gelden de spelregels voor wat betreft de maximale vergoeding gezien beperking in afstand, 30 km enkele reis. De 214-dagen grens is in dit geval niet aan de orde omdat de daadwerkelijke reisdagen vergoed worden. Dat betekent echter ook dat dat op dagen dat er niet gereisd is, tijdens bijvoorbeeld verlof-en verzuim, er ook geen declaratie ingediend wordt.

Artikel 4 dienstreizen

In het georganiseerd overleg zijn functies genoemd voor wie de nieuwe reiskostenregeling mogelijk een negatief inkomenseffect heeft. De hogere vergoeding van €0.28 per gereden kilometer voor deze medewerkers blijft vooralsnog gehandhaafd tot duidelijkheid is over het inkomenseffect, danwel dat er andere oplossingen geboden kunnen worden. Medio 2017 vindt nacalculatie en eventueel herziening plaats van besluitvorming. Indien leidinggevenden aangegeven dat er voor andere functies ook een substantiële inkomensachteruitgang is, daar zij een functie bekleden waarvoor het noodzakelijk is om het eigen vervoersmiddel te gebruiken voor het werk, dan dient dit aangetoond te worden. De directie besluit over deze uitzonderingssituaties.

Aandachtspunt is dat de eerste en de laatste verplaatsing op een werkdag wordt reeds vergoed middels de vaste woonwerk-vergoeding. De reizen tussen eerste en laatste verplaatsing op die dag gelden als dienstreis.

Artikel 5 afwezigheidssituaties

De vaste maandelijkse vergoeding in de reiskosten woon-werkverkeer wordt automatisch stopgezet door P&O indien gedurende een aaneengesloten periode van tenminste 1 volledige kalendermaand niet is gereisd. Dat betekent dat in de praktijk dat de zieke medewerker de lopende en eerstvolgende maand nog recht heeft op de vaste reiskostenvergoeding. Deze bepaling vloeit voort uit belastingregels als gevolg waarvan bij voortzetting van de vergoeding die vergoeding als loon aangemerkt en daarmee belast moet worden.

Voorbeelden:

31 maart vier weken aaneengesloten ziek? 1 mei stopt vergoeding.

15 april vier weken aaneengesloten ziek? 1 juni stopt vergoeding.

2 april vier weken aaneengesloten zien? 1 juni stopt vergoeding.

Bij volledig herstel hervat de vaste vergoeding per de eerste van de daarop volgende kalendermaand. Indien de medewerker re-integreert en incidenteel naar de werkplek reist, kan deze reis worden gedeclareerd in ADP Workforce.

Fietsregeling

Fietsregeling Haarlemmermeer is vervallen per 1 januari 2017.

Medewerkers die gebruik maken van deze regeling hebben ingestemd met de voorwaarden van deze regeling en daarmee automatisch afgezien van hun recht op een vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer gedurende drie jaar. Dat verandert met de nieuwe reiskostenregeling niet.

In de overgangssituatie wordt aan de medewerker de optie geboden om de keuze voor de fiets Haarlemmermeer te herzien. In dat geval dient pro rata de ontvangen vergoeding terugbetaald te worden en kan de medewerker wel een vaste reiskostenvergoeding per 1-1-2017 ontvangen.

Het terugbetaalde deel van de fiets kan alsnog onder het IKB worden ingebracht.

Fietsregeling Haarlem is inhoudelijk gewijzigd per 1 januari 2017. De VRK stelt in de Regeling lokale bestedingsdoelen IKB VRK vast dat de medewerker om de drie jaar € 1.000,- via het Individueel Keuze Budget een fiets, inclusief verzekering en accessoires (fietspakket) mag uitruilen. De onder de fietsregeling Haarlem gemaakte keuzes voor aflossing (verlof, eindejaarsuitkering, vakantie-uitkering) van de fiets blijven gewaarborgd in de administratie.

In zowel de regeling fietsplan Haarlem als in fietsplan Haarlemmermeer is opgenomen dat de medewerker gedurende drie jaar onderhoudskosten/ accessoires kon declareren. Voor medewerkers die in 2015, 2016 hun fiets hebben aangeschaft kunnen de onderhoudskosten en accessoires nog in 2017 en 2018 declareren.

Uitruilmogelijkheid via het Individueel Keuze Budget (IKB)

De reiskosten die niet op grond van deze regeling voor vergoeding in aanmerking komen – meer dan 30 kilometer enkele reis – kunnen uitgeruild worden binnen het IKB voor een onbelaste vergoeding.

Voorheen was deze regeling bekend onder de regeling uitruil reiskosten woon-werkverkeer met eindejaarsuitkering. Deze regeling is onder gelijkblijvende voorwaarden opgenomen in de Regeling lokale bestedingsdoelen IKB IKB.

Werkkostenregeling

Het toekennen van een reiskostenvergoeding valt onder de werking van de Werkkostenregeling. Een vergoeding tot € 0,19 per kilometer valt onder de gerichte vrijstellingen en komt niet ten laste van de forfaitaire ruimte. Over het bedrag boven € 0,19 worden belastingen en premies ingehouden. Parkeerkosten worden netto vergoed aan de medewerker. Deze worden echter wel gebruteerd zodat de werkgever de belastingen voor zijn rekening neemt.