Reglement van orde voor het algemeen bestuur 2017

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. voorzitter: de voorzitter als bedoeld in artikel 11, tweede lid van de Wet veiligheidsregio’s;

b. secretaris: degene die het algemeen bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde staat;

c. adviseur: de functionarissen, bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Wet veiligheidsregio’s en artikel 7, tweede lid van de gemeenschappelijke regeling, alsmede overige door het algemeen bestuur als adviseur uitgenodigde personen;

d. gemeenschappelijke regeling: de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010;

e. lid: de burgemeester van één van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten;

f. amendement: voorstel tot wijziging van een voorgesteld besluit;

g. subamendement: voorstel tot wijziging van een aanhangig amendement;

h. motie: korte en gemotiveerde verklaring over een onderwerp waardoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken;

i. voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering.

Artikel 2 De voorzitter

1. De voorzitter is belast met:

a. het leiden van de vergadering;

b. het handhaven van de orde;

c. het doen naleven van het reglement van orde

d. wat de wet of dit reglement hem verder opdraagt.

2. De voorzitter verleent het woord, formuleert de conclusies van de beraadslagingen, geeft aan waarover zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemmingen mede.

Artikel 3 De secretaris

1. De secretaris is in elke vergadering van het algemeen bestuur aanwezig.

2. Bij verhindering of afwezigheid van de secretaris wordt deze vervangen door een door hem aangewezen ambtenaar.

3. De secretaris zorgt voor het bijhouden van de lijst met ter vergadering aanwezige leden van het algemeen bestuur (presentielijst).

4. De secretaris kan, indien deze daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.

Artikel 4 Tijd en plaats van vergaderen

1. Het algemeen bestuur vergadert tenminste viermaal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter of het dagelijks bestuur dit nodig oordeelt, dan wel indien tenminste één vijfde deel van het aantal leden waaruit het algemeen bestuur bestaat dit schriftelijk, met opgave van redenen, verzoekt.

2. Voor het begin van elk kalenderjaar stelt het dagelijks bestuur een vergaderschema op voor de in dat jaar te houden vergaderingen van het algemeen bestuur. Dit schema wordt tijdig ter kennis gebracht aan de leden van het algemeen bestuur.

3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en begintijdstip bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

Artikel 5 Uitnodiging en agenda

1. Namens de voorzitter zendt de secretaris -spoedeisende vergaderingen uitgezonderd– zoveel mogelijk tenminste twee weken voor een vergadering aan de leden van het algemeen bestuur een digitale oproep met de agenda voor de vergadering en bijbehorende stukken onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

2. De agenda bevat in ieder geval als te behandelen punt het vaststellen van het verslag dat betrekking heeft op de voorgaande vergadering van het algemeen bestuur.

3. Het algemeen bestuur kan besluiten de volgorde van behandeling van agendapunten te wijzigen.

4. Het algemeen bestuur kan besluiten in spoedeisende gevallen, op voorstel van een lid van het algemeen bestuur of de voorzitter, onderwerpen die niet in de oproep zijn vermeld terstond in behandeling te nemen.

5. Indien omtrent stukken op grond van artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen geheimhouding is opgelegd worden deze stukken vertrouwelijk digitaal aan de leden toegezonden.

6. Indien een lid verhinderd is de vergadering van het algemeen bestuur bij te wonen, geeft hij hiervan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 6 Openbare kennisgeving

1. De vergadering wordt door plaatsing op de website van Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland ter openbare kennis gebracht.

2. De openbare kennisgeving vermeldt:

a. de datum, starttijd en plaats van de vergadering;

b. de openbare vergaderdocumenten.

Artikel 7 Opening vergadering; quorum

1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden van het algemeen bestuur aanwezig is.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde starttijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen van de afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, met inachtneming van artikel 20 van de Gemeentewet.

Artikel 8 Verslag

1. Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de secretaris.

2. Het ontwerp-verslag van de voorgaande vergadering wordt uiterlijk met de overige voorstellen aan de leden toegezonden.

3. De leden hebben het recht een voorstel tot verandering aan het algemeen bestuur te doen indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is.

4. Het verslag moet inhouden:

a. de namen van de voorzitter, de secretaris, de leden en de overige aanwezigen. Ook vermeld worden de leden die afwezig waren;

b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest alsmede een zakelijke samenvatting van het besprokene met vermelding van de namen van de leden die het woord voerden;

c. een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben onthouden;

d. de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties en amendementen;

e. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie op grond van het bepaalde in artikel 10 door het algemeen bestuur is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen;

f. de inhoud van de genomen besluiten.

5. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 9 Volgorde sprekers

1. Een lid van het algemeen bestuur voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

2. De voorzitter verleent het woord in de volgorde waarin het is gevraagd.

Artikel 10 Andere aanwezigen

1. Het algemeen bestuur kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van het algemeen bestuur kunnen deelnemen aan de beraadslaging.

2. Een besluit daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der leden van het algemeen bestuur genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

3. Het eerste en het tweede lid zijn niet van toepassing op de adviseurs. Zij zijn uitgenodigd deel te nemen aan de beraadslaging.

4. Op degene die is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 11 Handhaving orde; schorsing

De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten.

Artikel 12 Beraadslaging

1. Het algemeen bestuur kan op voorstel van de voorzitter of een lid van het algemeen bestuur beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

2. Op voorstel van de voorzitter of op verzoek van een lid van het algemeen bestuur kan het algemeen bestuur besluiten de beraadslaging voor een door de voorzitter te bepalen tijd te schorsen teneinde het dagelijks bestuur of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Artikel 13 Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat het algemeen bestuur tot stemming overgaat, heeft ieder lid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren.

Artikel 14 Beslissing

Na de beraadslaging en beslissing over de eventuele amendementen wordt over het voorstel in zijn geheel, zoals het dan luidt, een eindbeslissing genomen. Zulks met inachtneming van artikel 8 van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 15 Algemene bepalingen over stemming

1. Nadat de beraadslaging is gesloten of indien iemand het woord verlangt, brengt de voorzitter het voorstel tot besluitvorming.

2. De voorzitter vraagt of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.

3. Indien door een of meer leden stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling.

4. De voorzitter roept de leden van het algemeen bestuur bij gemeentenaam op hun stem uit te brengen, beginnende bij het lid dat door het lot is aangewezen. Vervolgens worden de leden opgeroepen, die ná hem op de alfabetische lijst van leden per gemeente staan en tenslotte – in alfabetische volgorde – de leden die vóór hem op de lijst staan.

5. Bij hoofdelijke stemming is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden verplicht zijn stem uit te brengen. De voorzitter bepaalt de wijze waarop de loting plaats vindt.

6. De leden brengen hun stem uit door het woord ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken, zonder enige toevoeging.

7. Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.

8. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mede, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen op basis van de stemverhouding als vernoemd in artikel 8, tweede lid van de gemeenschappelijke regeling. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.

Artikel 16 Stemming over amendementen en moties

1. Indien een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd. Zulks met inachtneming van artikel 8 van de gemeenschappelijke regeling.

2. Indien op een amendement een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en daarna over het amendement.

3. Indien twee of meer amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, bepaalt de voorzitter de volgorde waarin hierover zal worden gestemd. Daarbij geldt de regel, dat het meest verstrekkende amendement of subamendement het eerst in stemming wordt gebracht.

4. Indien aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over de motie gestemd en vervolgens over het voorstel.

Artikel 17 Stemming over personen

1. Indien een lid dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

2. Indien de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken beslist de voorzitter.

3. Onder de zorg van de secretaris worden de stembriefjes onmiddellijk na vaststelling van de uitslag vernietigd.

Artikel 18 Besluitvorming in spoedeisende gevallen

1. In spoedeisende gevallen, en voorts in gevallen ter beoordeling aan de voorzitter, kan een voorstel voor besluitvorming op schriftelijke of digitale wijze aan de leden van het algemeen bestuur worden voorgelegd.

2. Indien een meerderheid van leden instemt met het voorstel is het besluit genomen.

3. De besluiten die op deze wijze worden genomen, worden in het verslag van de eerstvolgende vergadering opgenomen, onder verwijzing naar dit artikel en onder vermelding van de datum van het besluit.

Artikel 19 Amendementen

1. Ieder lid dat in de vergadering aanwezig is is bevoegd tijdens de beraadslagingen wijzigingen voor te stellen op het voorgestelde besluit. Ook kan hij voorstellen om een geagendeerd voorstel in één of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming zal plaatsvinden.

2. Ieder lid dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd op het amendement dat door een lid is ingediend, een wijziging voor te stellen (subamendement).

3. Elk (sub)amendement en elk voorstel moet om in behandeling genomen te kunnen worden schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend, tenzij de voorzitter – met het oog op het eenvoudige karakter van het voorgestelde – oordeelt, dat met een mondelinge indiening kan worden volstaan.

4. Intrekking, door de indiener(s), van het (sub)amendement is mogelijk, totdat de besluitvorming door het algemeen bestuur heeft plaatsgevonden.

Artikel 20 Voorstellen van orde

1. De voorzitter en ieder lid van het algemeen bestuur kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist het algemeen bestuur terstond.

Artikel 21 Initiatiefvoorstel

1. Ieder lid heeft recht voorstellen aan het algemeen bestuur te doen, buiten de agenda om.

2. Een initiatiefvoorstel moet om in behandeling genomen te kunnen worden schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend.

3. De voorzitter plaatst het voorstel zo spoedig mogelijk op de agenda van een vergadering.

Artikel 22 Schriftelijke vragen

1. Ieder lid kan aan de voorzitter of aan het dagelijks bestuur schriftelijke vragen stellen.

2. Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. Bij de vragen wordt aangegeven, of schriftelijke of mondelinge beantwoording wordt verlangd.

3. De vragen worden bij de voorzitter van het algemeen bestuur ingediend. Deze draagt er zorg voor dat de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur worden gebracht.

4. De antwoorden worden door de voorzitter aan de leden van het algemeen bestuur meegedeeld.

Artikel 23 Mondelinge vragen

1. Ieder lid kan aan de voorzitter of aan het dagelijks bestuur mondelinge vragen stellen over een onderwerp dat niet op de agenda voorkomt en een zodanige actualiteit heeft, dat het stellen van schriftelijke vragen niet of minder doelmatig wordt geacht.

2. Het onderwerp en de strekking van de vragen dienen tenminste vier uur vóór de aanvang van de vergadering ter kennis van de voorzitter te worden gebracht, die daarvan aan het begin van de vergadering aan de leden mededeling doet.

3. Wordt de gevraagde toestemming verleend, dan stelt de voorzitter na de afdoening van de agenda de vragen aan de orde, tenzij het algemeen bestuur anders besluit.

4. Na het stellen van de vragen en de eventuele toelichting door de vragensteller worden zij zo mogelijk terstond of anders in de volgende vergadering beantwoord.

Artikel 24 Moties

1. Ieder lid kan ter vergadering een motie indienen.

2. Een motie moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend. Zij moet om in behandeling te kunnen komen door tenminste twee andere leden worden mede-ondertekend.

3. De behandeling van een motie over een aanhangig onderwerp vindt tegelijk met de beraadslaging daarover plaats.

4. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld.

Artikel 25 Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 26 Verslag

1. Het verslag van een besloten vergadering wordt digitaal persoonlijk aan de leden van het algemeen bestuur toegezonden.

2. Het verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt het algemeen bestuur een besluit over het al dan niet openbaar maken van dit verslag.

3. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 27 Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 23, eerste lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. Het algemeen bestuur kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 28 Opheffing geheimhouding

Indien het algemeen bestuur op grond van artikel 23, derde en vierde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Artikel 29 Toehoorders en pers

1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen de openbare vergaderingen bijwonen.

2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Artikel 30 Spreekrecht toehoorders

In de openbare vergaderingen van het algemeen bestuur wordt aan toehoorders op de publieke tribune het recht verleend te spreken over onderwerpen, die op de agenda zijn vermeld, met uitzondering van:

a. besluitenlijsten of verslagen van vergaderingen;

b. de lijst van ingekomen stukken;

c. keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

d. de rondvraag.

Artikel 31 Aanvraag spreekrecht

1. Degene die als toehoorder een openbare vergadering van het algemeen bestuur bijwoont en het woord wenst te voeren, dient zich voor de vergadering te melden bij de voorzitter of de secretaris. Hij dient bij aanvang van de vergadering aanwezig te zijn.

2. De voorzitter kan gedurende maximaal een half uur onmiddellijk na de opening van de vergadering het woord verlenen aan toehoorders op de publieke tribune.

Artikel 32 Invulling spreekrecht

1. De voorzitter kan per inspreker een maximale spreektijd instellen.

2. De voorzitter kan het aantal insprekers beperken wanneer meerderen over hetzelfde onderwerp wensen te spreken.

3. De voorzitter kan, gehoord de vergadering, die toehoorders van het spreekrecht uitsluiten, die daarvan een oneigenlijk gebruik trachten te maken.

Artikel 33 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens het algemeen bestuursvergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan voorafgaand aan de vergadering melding aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Artikel 34 Verantwoordingsplicht dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur als collectief en de individuele leden van het dagelijks bestuur voor wat betreft hun portefeuille leggen jaarlijks voor het door hen gevoerde beleid verantwoording af aan het algemeen bestuur. Deze verantwoording vindt plaats ter gelegenheid van de behandeling van de financiële jaarstukken.

Artikel 35 Informatieplicht dagelijks bestuur

1. Onverminderd het bepaalde in de artikelen 22 en 23 van dit reglement verstrekken het dagelijks bestuur collectief en de individuele leden van het dagelijks bestuur voor wat betreft hun portefeuille aan het algemeen bestuur of van een of meer leden daarvan, binnen een periode van dertig dagen alle gevraagde inlichtingen hetzij in de vorm van een nadere mondelinge toelichting, hetzij in de vorm van een schriftelijke annotatie.

2. Het verzoek alsmede de daarop verstrekte inlichtingen worden door de voorzitter onverwijld aan de leden van het algemeen bestuur meegedeeld.

Artikel 36 Algemeen bestuur – colleges en raden

1. Door een of meer leden van de raden danwel van de colleges van de aan de regeling deelnemende gemeenten kan/kunnen aan het algemeen bestuur of de voorzitter schriftelijk inlichtingen worden gevraagd aangaande de belangen waarvan de behartiging bij of krachtens de gemeenschappelijke regeling aan de veiligheidsregio is opgedragen.

2. De gevraagde informatie wordt binnen een termijn van 30 dagen verstrekt. Indien beantwoording niet binnen deze termijn kan plaatsvinden geeft het betrokken bestuursorgaan de vragensteller daarvan gemotiveerd bericht.

3. De vragen met de antwoorden worden door het betrokken bestuursorgaan onverwijld aan de raden van de aan deze regeling deelnemende gemeenten en aan de vragensteller meegedeeld.

Artikel 37 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het algemeen bestuur op voorstel van de voorzitter.

Artikel 38 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag nadat deze is bekendgemaakt en vervangt het reglement van 26 mei 2004.

Artikel 39 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement van orde voor het algemeen bestuur 2017’.