Regeling vervallen per 19-04-2022

Collegebesluit nadere regels Besluit Informatiebeheer

Geldend van 13-11-2018 t/m 18-04-2022

Intitulé

Collegebesluit nadere regels Besluit Informatiebeheer

volgnummer :

datum college: 09-10-2018

agendapunt :

onderwerp : vaststellen nadere regels Besluit Informatiebeheer

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veldhoven;

gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Veldhoven 2016;

gezien het advies van burgemeester en wethouders d.d. 9 oktober 2018;

overwegende dat in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken archiefbescheiden worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden de basis vormen voor de bedrijfsvoering en risicobeheersing van de gemeente, van belang kunnen zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen, een basis vormen voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle, en van belang kunnen zijn voor de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis;

besluiten vast te stellen de navolgende:

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:

      • 1°.

        bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

      • 2°.

        bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

      • 3°.

        bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

      • 4°.

        reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd

  • archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;

  • archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;

  • beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • beheerder: het hoofd van de beheereenheid (binnen de gemeente Veldhoven is dit het afdelingshoofd Facilitair Bedrijf);

  • conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling 2014;

  • streekarchivaris: de rol van streekarchivaris (en de daarbij behorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) is door de gemeente Veldhoven ondergebracht bij het RHCe (Regionaal Historisch Centrum Eindhoven);

  • informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

  • kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling 2014;

  • migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling 2014;

  • overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

  • proceseigenaar: de persoon die de bevoegdheid heeft om te bepalen hoe een proces verloopt, en de verantwoordelijkheid heeft ervoor te zorgen dat het proces aan de klantverwachtingen en bedrijfsdoelstellingen blijft voldoen;

  • selectielijsten: lijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

  • Structureel Informatie Overleg: overleg op operationeel niveau dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt;

  • vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;

  • vervreemding: het overdragen van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.

Artikel 2 Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling 2014, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.

HOOFDSTUK 2. Verantwoordelijkheid voor informatievoorziening

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Artikel 3 Verantwoordelijkheden beheerder

  • 1.

    De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

  • 2.

    De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst.

Opmerking: De specificatie behoeft de goedkeuring van het RHCe, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden Structureel Informatieoverleg (SIO)

  • 1.

    Het Structureel Informatieoverleg (SIO) bestaat uit vertegenwoordigers van de volgende clusters:

    a. Informatiemanagement

    b. Automatisering

    c. Documentaire Informatievoorziening

  • 2.

    Het Structureel Informatieoverleg geeft de beheerder, na advies van de streekarchivaris (RHCe), advies over:

    • a.

      vervreemding van archiefbescheiden;

    • b.

      uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;

    • c.

      vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;

    • d.

      duurzaamheid van digitale archiefbescheduurzaamheid van digitale archiefbescheiden;

    • e.

      de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden, en

    • f.

      de kwaliteit m.b.t. het informatiebeheer binnen de organisatie.

  • 3.

    Het Structureel informatieoverleg kan indien gewenst anderen uitnodigen bij het overleg.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden Cluster Documentaire Informatievoorziening

  • 1.

    Primair is het cluster DIV verantwoordelijk voor de operationele uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden.

  • 2.

    Het cluster DIV geeft de beheerder advies over:

    • a.

      overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;

    • b.

      overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats, en

    • c.

      beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 6 Taken en bevoegdheden proceseigenaren

De proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het informatiebeheer van het betreffende proces. Dit betekent dat zij de zaken op orde moeten houden betreffende de compleetheid van de informatievoorziening binnen hun proces. Hierbij hoort de verantwoordelijkheid voor het aanbieden van archiefbescheiden bij het cluster DIV ter registratie en/of vervanging.

Artikel 7 Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

De beheertaak van het RHCe met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:

  • a.

    de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;

  • b.

    het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

  • c.

    het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;

  • d.

    het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

  • e.

    het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen en particulieren, die archiefbescheiden hebben overgedragen en

  • f.

    het zelfstandig namens de gemeente opnemen van een particulier archief of collectie in de archiefbewaarplaats, mits het behoud van het archief of de collectie van historisch belang is.

HOOFSTUK 3. BEHEER VAN INFORMATIE

Overbrenging en ter beschikkingstellen informatie

Artikel 8 Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, of en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:

  • a.

    archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;

  • b.

    van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;

  • c.

    archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;

  • d.

    archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en

  • e.

    archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.

Overbrenging van informatie ten behoeve van archivering

Artikel 9 Overdracht niet vernietigbare archiefbescheiden

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

HOOFDSTUK 4. SLOTBEPALINGEN

Artikel 10 Intrekking Besluit informatiebeheer gemeente Veldhoven

Het ‘collegebesluit nadere regels Besluit Informatiebeheer van 4 oktober 2016’ wordt ingetrokken 9 oktober 2018.

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Dit Besluit Informatiebeheer treedt in werking op 9 oktober 2018.

  • 1.

    Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit Informatiebeheer van Veldhoven 2018.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veldhoven d.d. 9 oktober 2018.

H.J. de Ruiter A.M. Demmers

de secretaris de burgemeester