Archiefverordening Veldhoven 2016

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  de wet: de Archiefwet 1995;

• b.

  de gemeenschappelijke regeling: de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015;

• c.

  gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, sub 1º, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

• d.

  de streekarchivaris: de archivaris, overeenkomstig artikel 5 lid 3 onder c jo. artikel 18 lid 2 onder c van de gemeenschappelijke regeling door het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven benoemd als gemeentearchivaris in de zin van artikel 32 van de wet;

• e.

  de archiefbewaarplaats: de regionale archiefbewaarplaats, overeenkomstig artikel 5 lid 3 onder jo. artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling door het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet;

• f.

  archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, daaronder mede verstaan de gegevensverzamelingen die samen met toepassingsprogrammatuur een bescheid visualiseren;

• g.

  beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met (de aansturing van) het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• h.

  beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel dat zelfstandig verantwoordelijk is voor het registreren, ordenen en beheren van archiefbescheiden; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

• i.

  Informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Artikel 2

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van:

• a.

  beheereenheden en hun beheerders;

• b.

  de verantwoordelijk beheerder voor ieder werkproces of groep van gerelateerde werkprocessen, voor zover bij de uitvoering meerdere beheereenheden zijn betrokken;

• c.

  de beheerder voor alle overige organisatieonderdelen welke niet als beheereenheid zijn aangewezen.

Artikel 4

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.

Artikel 5

• • 1.

    Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2.

    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voorschriften vast, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 8

• • 1.

    Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste en tweede lid, van de wet in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan wordt opgeheven of een tijdelijk gemeentelijk orgaan wordt ingesteld tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer na opheffing en de bewaring na opheffing van de onder het betreffende gemeentelijk orgaan berustende archiefbescheiden.

  • 2.

    Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de wet in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan wordt samengevoegd met een ander overheidsorgaan en in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan wordt gesplitst tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en de bewaring van de onder het gemeentelijk orgaan berustende archiefbescheiden.

  • 3.

    Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een gemeentelijk orgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de terbeschikkingstelling of vervreemding van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling respectievelijk vervreemding wordt overgegaan.

  • 4.

    Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de tijdelijke terbeschikkingstelling van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling wordt overgegaan.

Artikel 9

Het college van burgemeester en wethouders doet tenminste tweejaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 10

De Archiefverordening Veldhoven wordt ingetrokken.

Artikel 11

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Artikel 12

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Veldhoven 2016.