Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders van Venray

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERSVAN VENRAY;

gelet op de artikelen 52 tot en met 59 van de Gemeentewet:

BESLUIT

• 1.

  IN TE TREKKEN HET BESLUIT VAN 11 NOVEMBER 2010 “VASTSTELLING B EN W PROCEDURE”

• 2.

  VAST TE STELLEN HET NAVOLGENDE:

REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER ENWETHOUDERS VAN VENRAY

ARTIKEL 1. BEGRIPSOMSCHRIJVINGEN

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. college: het college van burgemeester en wethouders

b. collegeleden: de burgemeester, de wethouders en de secretaris

c. voorzitter: de voorzitter van het college van B&W (de burgemeester dan wel de loco-burgemeester)

d. secretaris: de gemeentesecretaris/algemeen directeur

ARTIKEL 2. DE VOORZITTER

De voorzitter is belast met:

• a.

  het leiden van de vergadering van het college;

• b.

  het doen naleven van het Reglement van Orde;

• c.

  hetgeen de Gemeentewet of dit reglement hem verder opdraagt.

ARTIKEL 3. DE SECRETARIS

• 1.

  De secretaris is als eerste adviseur van het college, conform artikel 104 van de Gemeentewet, in elke vergadering van het college aanwezig.

• 2.

  De secretaris is eindverantwoordelijk voor de voorbereiding, agendering, verslaglegging en uitvoering van de besluiten van het college.

• 3.

  De secretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de loco-secretaris.

• 4.

  De secretaris stelt een regeling vast voor de ambtelijke advisering aan het college (Regeling ambtelijke advisering).

ARTIKEL 4: VERDELING WERKZAAMHEDEN COLLEGE

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden (portefeuilleverdeling).

• 2.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 3.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.

• 4.

  Wanneer een lid verhinderd is de vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter.

• 5.

  Wanneer de voorzitter verhinderd is, geeft hij hiervan kennis aan de loco-burgemeester.

• 6.

  Het college machtigt elk van zijn leden om in een door de voorzitter aan te wijzen vakantieperiode de bevoegdheden van het college uit te oefenen voor zover: er niet meer dan één lid van het college aanwezig is, het zaken betreft die tot het dagelijks bestuur van de gemeente behoren, die niet kunnen wachten tot na de vakantie, en de wettelijke grondslag zich hiertegen niet verzet.

ARTIKEL 5: DE COLLEGEVERGADERING

• 1.

  De collegevergaderingen worden in beginsel wekelijks gehouden.

• 2.

  De vergaderingen vinden in principe plaats in het gemeentehuis.

• 3.

  De vergadering is besloten.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De bepalingen van dit Reglement van Orde zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering. De artikelen 11, 14, 29, 30 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de Gemeenteraad zijn daarbij van overeenkomstige toepassing.

• 4.

  Het college kan bepalen dat anderen aan (een deel van) de beraadslaging deelnemen dan wel deze als toehoorder bijwonen.

• 5.

  De burgemeester, of degene die hem vervangt, zit de vergadering voor.

• 6.

  Indien niet het vereiste aantal collegeleden aanwezig is sluit de voorzitter onmiddellijk de vergadering. Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 56, lid 2, van de Gemeentewet belegt de voorzitter een nieuwe collegevergadering. Dit Reglement is op die vergadering van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van dit lid.

• 7.

  De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

• 8.

  De secretaris houdt de presentielijst bij.

• 9.

  De voorzitter stelt de te bespreken agendapunten aan de orde. In principe wordt daarbij de volgorde van de agenda aangehouden; op voorstel van de voorzitter kan daarvan echter door het college worden afgeweken.

• 10.

  De secretaris notuleert tijdens de vergadering de besluiten van het college.

• 11.

  Nadat de agenda is afgehandeld wordt de rondvraag gehouden. Hiervan worden aparte notulen gemaakt.

ARTIKEL 6 : STEMMING

• 1.

  Indien géén van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien één lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt wordt mondeling gestemd tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.

  a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.

  b. Indien bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming plaatsvindt. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

ARTIKEL 7 : SLOTBEPALINGEN

• 1.

  In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het college.

• 2.

  Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 mei 2019.

• 3.

  Dit reglement kan worden aangehaald als: REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN VAN HET COLLEGE VAN B&W.

ALDUS VASTGESTELD OP 1 APRIL 2019

w.g. J.J.P.M. Gilissen, burgemeester w.g. K.G.M.C. Joosten, secretaris

TOELICHTING

BEHORENDE BIJ HET REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN VAN HET COLLEGE VAN B&W.

ALGEMEEN

Op grond van artikel 52 van de Gemeentewet stelt het College van B&W een Reglement van Orde op voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden.

Waar in het Reglement verwezen wordt naar andere regelgeving vindt u deze hieronder:

Artikel 52 Gemeentewet

Het college van burgemeester en wethouders stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast, dat aan de raad wordt toegezonden.

Artikel 53 Gemeentewet

1. De burgemeester stelt, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag en plaats van de vergadering van het college en het tijdstip van de opening vast.

2. De burgemeester maakt dag en plaats van te houden openbare vergaderingen en het tijdstip van de opening bekend.

Artikel 10, Wet openbaarheid van bestuur

1. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit:

a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen;

b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;

c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;

d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt.

2. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:

a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties;

b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, eerste lid, onder c en d, en het tweede lid, bedoelde bestuursorganen;

c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten;

d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;

e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;

f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie;

g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.

3. Het tweede lid, aanhef en onder b, is van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie voor zover deze handelingen betreft met een vertrouwelijk karakter.

4. Het tweede lid, aanhef en onder g, is niet van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie. Het verstrekken van deze informatie ingevolge deze wet kan achterwege blijven voor zover het gegevens betreft waarvan openbaarmaking aantasting van het milieu waarschijnlijker zou maken.

Artikel 11, Wet openbaarheid van bestuur

1. In geval van een verzoek om informatie uit documenten, opgesteld ten behoeve van intern beraad, wordt geen informatie verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen.

2. Over persoonlijke beleidsopvattingen kan met het oog op een goede en democratische bestuur voering informatie worden verstrekt in niet tot personen herleidbare vorm. Indien degene die deze opvattingen heeft geuit of zich erachter heeft gesteld, daarmee heeft ingestemd, kan de informatie in tot personen herleidbare vorm worden verstrekt.

3. Met betrekking tot adviezen van een ambtelijke of gemengd samengestelde adviescommissie kan het verstrekken van informatie over de daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen plaatsvinden, indien het voornemen daartoe door het bestuursorgaan dat het rechtstreeks aangaat aan de leden van de adviescommissie voor de aanvang van hun werkzaamheden kenbaar is gemaakt.

ARTIKELSGEWIJS

Artikel 1

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 2

Verwezen wordt naar de artikelen 53, 53a, 56 en 59 van de Gemeentewet.

Artikel 3

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 4

Het tweede lid van dit artikel behoeft een verwijzing naar artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet voor zover het de vervanging van de burgemeester betreft.

In het zesde lid van dit artikel is een regeling opgenomen om ervoor te zorgen dat in vakantieperioden (het zomer- en eventueel het kerstreces) toch noodzakelijke besluitvorming, behorende tot het dagelijks bestuur van de gemeente plaats kan vinden. De praktijk wijst uit dat in deze perioden veelal niet voldoende collegeleden aanwezig zijn om aan het quorum te voldoen (soms is er zelfs maar één collegelid aanwezig). Om toch noodzakelijke besluitvorming doorgang te kunnen laten vinden, is in dit Reglement een mandaat- en machtigingsregeling opgenomen. Deze is spiegelbeeldig in de mandaatregeling opgenomen. Op basis hiervan kunnen publiek- en privaatrechtelijke beslissingen worden genomen die niet kunnen wachten tot na de betreffende periode. De (loco-)burgemeester kan beslissen welke periode het betreft.

Artikel 5

In het derde lid van dit artikel wordt het uitgangspunt van de Gemeentewet dat collegevergaderingen in beginsel achter gesloten deuren plaatsvinden tot uitdrukking gebracht. Het kan niettemin voorkomen dat het college redenen ziet om van dit uitgangspunt af te wijken. Daarom is hiervoor een regeling opgenomen. Bijvoorbeeld om het college de mogelijkheid te geven een mondelinge toelichting bij een voorstel te krijgen of om een bepaald onderwerp publiek te behandelen. Daarbij zijn de bepalingen van dit Reglement zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op de besloten vergadering, alsmede enkele bepalingen uit het Reglement van Orde van de gemeenteraad. Daarin is geregeld dat er een openbare kennisgeving van de openbare vergadering wordt gedaan, dat burgers van spreekrecht gebruik kunnen maken, dat toehoorders en de pers worden toegelaten en dat er beeld- en geluidregistraties mogen worden gemaakt nadat dit vooraf is gemeld aan de voorzitter.

In het zesde lid van dit artikel is een regeling opgenomen voor het geval het quorum niet gehaald wordt, dus dat minder dan het tenminste vereiste aantal collegeleden (minimaal de helft) aanwezig is bij de vergadering. De gemeentewet biedt de mogelijkheid dat er in dat geval een nieuwe vergadering wordt belegd waarbij het quorum niet van toepassing is. Deze regeling dient ter uitwerking daarvan. De nieuwe vergadering kan zo op een ander moment worden gehouden maar bijvoorbeeld ook onmiddellijk na het sluiten van de oorspronkelijke vergadering. Er kunnen dan alsnog besluiten worden genomen door het college. Dit heeft geen betrekking op de situatie dat slecht één collegelid aanwezig is. Tijdens de vakantieperiode voorziet artikel 4 in die situatie.

Artikel 6

Dit artikel geeft een regeling over het stemmen over voorstellen tijdens de collegevergadering. Als geen van de collegeleden dit vraagt en dus kan instemmen met het voorstel, hoeft er geen stemming plaats te vinden (zgn. hamerstuk). Als er wel een stemming plaatsvindt, is het uitgangspunt dat dit mondeling gebeurt. In geval van een stemming over benoeming, voordracht of aanbeveling van personen kan een van de collegeleden vragen om een schriftelijke stemming. Als er geen meerderheid van stemmen uit de stemming naar voren komt, vindt een tweede stemronde plaats tussen de twee kandidaten die in de eerste ronde de meeste stemmen hebben verkregen. In het geval in de eerste stemronde de stemmen over méér personen zijn verdeeld en er dus geen sprake is van twee personen met de meeste stemmen, vindt een tussenstemming plaats, zodat de collegeleden de gelegenheid hebben om een andere stem uit te brengen. Daarna kan mogelijk wel een tweede stemming plaatsvinden tussen de twee kandidaten met de meeste stemmen. Als bij de tussenstemming echter wederom geen duidelijke meerderheid blijkt, beslist het lot.

Artikel 7

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.