Verordening op de ambtelijke organisatie van de gemeente Vlagtwedde 2007

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Directie:

• de door het college benoemde leiding van de ambtelijke organisatie, bestaande uit de Secretaris/Algemeen Directeur en de Directeur (1e Loco-secretaris).

• b.

  Afdeling:

• de desbetreffende organisatorische eenheid, als zodanig door het college aangewezen en benoemd.

• c.

  Staf:

• de als zodanig door het college aangewezen organisatorische eenheid, ressorterend onder de directie.

• d.

  Manager:

• de ambtenaar, als zodanig aangesteld door het college, die is belast met en verantwoordelijk gesteld voor de dagelijkse leiding van de afdeling.

• e.

  Managementoverleg:

• het periodieke overlegorgaan van directie en managers.

• f.

  Directieoverleg:

• het wekelijkse overlegorgaan van de Secretaris/Algemeen Directeur en de Directeur (1e Loco-secretaris).

• g.

  College:

• het college van burgemeester en wethouders.

• h.

  Griffier:

• de door de gemeenteraad op grond van artikel 107 van de Gemeentewet aangestelde ambtenaar.

Artikel 2 Hoofdindeling

• 1.

  Het ambtelijk apparaat is opgebouwd volgens een directiemodel en bestaat uit 5 afdelingen en een staf.

• 2.

  De afdelingen zijn:

  • a.

    Middelen en Advies (M&A);

  • b.

    Samenleving (S);

  • c.

    Ruimte (R);

  • d.

    Publiekszaken (Pu);

  • e.

    Facilitaire Zaken (Fa).

• 3.

  De staf ondersteunt de directie bij het ontwikkelen van (gemeentebrede) visie en strategisch beleid, de ontwikkeling en bewaking van “concernspelregels”, alsmede (organisatiebrede) kwaliteitszorg.

• 4.

  Het college besluit omtrent de instelling, opheffing en naamgeving, alsmede het takenpakket op hoofdlijnen van de (staf)afdeling(en) en de precieze taakafbakening tussen de diverse (staf)afdelingen.

Artikel 3 Benoeming van medewerkers

• 1.

  Alle medewerkers worden door het college benoemd.

• 2.

  De procedure voor benoeming is geregeld in de nota “Werving en selectie”.

Artikel 4 Vervanging

• 1.

  De Secretaris/Algemeen Directeur wordt vervangen door respectievelijk de 1e, 2e dan wel 3e Loco- secretaris.

• 2.

  De managers vervangen elkaar. Dit gebeurt in overleg met de directie.

Artikel 5 Inspraak medewerkers

Ondernemingsraad

• 1.

  Er is een ondernemingsraad in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (Wor).

• 2.

  In de ondernemingsraden komen in ieder geval die afdelingaangelegenheden aan de orde die vallen onder de informatieplicht, de instemmings- en adviesbevoegdheid als bedoeld in de artikelen 24, 25 en 27 van de Wor.

• 3.

  De Secretaris/Algemeen Directeur fungeert voor de ondernemingsraad als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden, art. 1.

Georganiseerd Overleg

• 1.

  In het Georganiseerd Overleg (GO) vindt arbeidsvoorwaardenoverleg plaats tussen de portefeuillehouder P&O als vertegenwoordiger van het college en de werknemersverenigingen met leden onder het gemeentepersoneel.

• 2.

  De portefeuillehouder P&O fungeert als voorzitter van het GO.

• 3.

  Het overleg in het GO betreft het vaststellen, wijzigen of intrekken van arbeidsvoorwaardenregelingen of -beleid, voor zover de gemeente daartoe autonome bevoegdheid bezit, dan wel verplicht is nadere uitwerking te geven aan de uitkomst van het arbeidsvoorwaardenoverleg op landelijk niveau.

• 4.

  In het GO wordt voorts overleg gevoerd over privatiseringen, waaronder begrepen uitbesteding van werk, en reorganisaties; dit overleg betreft met name de werkgelegenheidseffecten en de regeling van de sociale gevolgen door middel van het sociaal statuut en een daarop gebaseerd sociaal plan.

Artikel 6 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De hoofdtaken van de Secretaris/Algemeen Directeur zijn:

  • a.

    hoofd van de bestuursdienst en eindverantwoordelijk voor het functioneren van de gehele ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie;

  • b.

    voorzitter van het directieoverleg en procedureel eindverantwoordelijk;

  • c.

    adviseur van het college, zowel inhoudelijk als procedureel.

• 2.

  Waar het gaat om de aangelegenheden, waarvoor de Secretaris/Algemeen Directeur eindverantwoordelijk is, legt hij verantwoording af aan burgemeester en wethouders.

• 3.

  Voor het overige wordt verwezen naar de “instructie voor de gemeentesecretaris (26/2/2002)”.

Artikel 7 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De hoofdtaken van de directeur zijn:

  • a.

    geeft mede leiding aan de totale organisatie;

  • b.

    levert, binnen de directie en het Managementteam, een bijdrage aan de totstandkoming van het gemeentelijk strategisch beleid;

  • c.

    draagt zorg voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering;

  • d.

    is verantwoordelijk voor de beleidsontwikkelende- en ontwerpwerkzaamheden;

  • e.

    is trekker voor nieuwe oplossingen voor ontwerpen en adviezen in overleg met andere disciplines;

  • f.

    voert overleg met externe belangengroeperingen over actueel politiek gevoelige zaken.

Artikel 8 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De hoofdtaken van de directie zijn:

  • a.

    coördineren en bewaken van de gemeentebrede strategische beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering;

  • b.

    bevorderen en bewaken van de samenhang binnen de organisatie;

  • c.

    het bevorderen en bewaken van de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking;

  • d.

    het bevorderen van het functioneren van de organisatie.

Artikel 9 Taken

• 1.

  Globaal gezien heeft het directieoverleg tot taak:

  • a.

    voortdurende ontwikkeling van de organisatie en de bedrijfsvoering;

  • b.

    ontwikkeling van middelenbeleid en middelenkaders;

  • c.

    onderlinge informatie-uitwisseling;

  • d.

    coördinatie en afstemming, inclusief toetsing op integraliteit;

  • e.

    coachen van afdelingsmanagers;

  • f.

    ontwikkelen van strategische en organisatiebrede beleidsvisie.

Artikel 10 Werkwijze

• 1.

  Het directieoverleg stelt zijn werkwijze naar eigen inzicht vast.

• 2.

  Verslagen van het directieoverleg worden aan het college ter kennis gebracht.

• 3.

  Indien gewenst zullen ook afdelingsmanagers, of andere medewerkers aanwezig zijn bij het overleg.

Artikel 11 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De hoofdtaken van de Manager zijn:

  • a.

    sturing en beheersing van activiteiten die nodig zijn om de producten te leveren die in de begroting van de afdeling zijn opgenomen of anderszins door het bestuur zijn vastgesteld;

  • b.

    bijdragen aan de taken van het managementoverleg.

• 2.

  Onverminderd zijn verantwoordelijkheid voor het dagelijkse beheer van de afdeling en de administratie en het financieel beheer als bedoeld in artikel 26 van de financiële verordening is de Manager verantwoordelijk voor:

  • a.

    een adequate beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering binnen het werkgebied van zijn afdeling;

  • b.

    de organisatorische indeling van de afdeling binnen de door het college vastgestelde hoofdstructuur;

  • c.

    de uitvoering van het gemeentelijke middelenbeleid binnen zijn afdeling voor zover dit aan hem is opgedragen.

• 3.

  De Manager treft, met inachtneming van de richtlijnen en aanwijzingen van het college en van de directie, maatregelen en voorzieningen die hij voor een goede uitvoering van de taken van zijn afdeling nodig acht.

• 4.

  De Manager legt verantwoording af aan de directie middels de in de P&C opgenomen cyclus.

Artikel 12 Integraal management

• 1.

  Integraal management is het leidende principe bij het managen en de inrichting van werkprocessen. Adviezen en beleidsvoorstellen dienen volgens het principe van integrale advisering tot stand te komen. Ze dienen in goede samenwerking en gezamenlijk met alle betrokken afdelingen/vakdisciplines te worden opgesteld.

• 2.

  Wanneer een taak of product zich structureel over het werkgebied van meerdere afdelingen uitstrekt wijst de directie een eerstverantwoordelijke afdeling aan, die verantwoordelijk is voor de voorbereiding, uitvoering, tijdsplanning en voortgangsbewaking van die taak of dat product. Ook de Stafafdeling kan als eerstverantwoordelijke afdeling worden aangewezen.

• 3.

  De eerstverantwoordelijke afdeling bewaakt de integraliteit van de taak of het product, onverlet de verantwoordelijkheid van de andere betrokken afdelingen voor hun aandeel in de taak of het product.

• 4.

  Indien een taak of product incidenteel het werkgebied van een andere afdeling raakt vraagt de behandelende afdeling aanvullend advies aan die afdeling, onverminderd de bevoegdheid van iedere afdeling om op eigen initiatief te adviseren.

• 5.

  Een afdeling die een aanvullend advies uitbrengt overlegt met de behandelende afdeling om zo mogelijk tot een eensluidend standpunt te komen.

• 6.

  Het aanvullend advies wordt uitgebracht aan de behandelende afdeling. Wanneer deze het advies niet overneemt of integreert in zijn voorstel blijft het advies voor het bestuur afzonderlijk kenbaar.

Artikel 13 Taken en bevoegdheden

• 1.

  Het managementoverleg heeft tot taak:

  • a.

    geïntegreerde voorbereiding van strategisch beleid en bedrijfsvoering;

  • b.

    bewaking van de samenhang van gemeentelijk beleid;

  • c.

    het zorgdragen van eenheid in beleid en bedrijfsvoering;

  • d.

    planning en control van bestuurlijke projecten.

• 2.

  De leden van het managementoverleg zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor inbreng van en informatie naar hun afdeling.

Artikel 14 Werkwijze

• 1.

  Het managementoverleg stelt zijn werkwijze naar eigen inzicht vast.

• 2.

  Als binnen het managementoverleg geen overeenstemming bereikt wordt over een onderwerp dan wordt hieromtrent, voorzien van de verschillende standpunten, door de directie een besluit genomen.

• 3.

  Verslagen van het managementoverleg worden aan het college ter kennis gebracht.

• 4.

  Indien gewenst zullen ook medewerkers aanwezig zijn bij het overleg.

Artikel 15 Afwijkingen

Indien nodig kunnen voor een bepaalde afdeling bij afzonderlijk besluit afwijkende en/of aanvullende regels worden gesteld.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 april 2007.

Met ingang van de dag van de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Organisatieverordening met nummer 26 vastgesteld door het college in de vergadering van 26 februari 2002.