Verodening op de auditcommissie gemeente Vlieland

Art. 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• 1.

  Auditcommissie: de door de raad ingestelde auditcommissie.

• 2.

  Voorzitter: de door de commissie uit zijn midden benoemde voorzitter.

• 3.

  Secretaris: de griffier wordt aangewezen als secretaris van de Auditcommissie.

• 4.

  Lid: elk door de raad benoemd lid van de auditcommissie.

Art. 2 De auditcommissie

De auditcommissie is een commissie voor overleg ter voorbereiding op en advies aan de raad over de gemeentelijke planning en control cyclus. Tot de taken van de auditcommissie behoren:

• 1.

  De onderzoeken van het college, de rekenkamercommissie en de accountant coördineren en afstemmen;

• 2.

  Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant naar de raad over de opzet en de uitvoering van de accountantscontrole;

• 3.

  Het adviseren van de raad over onderwerpen die naast de reguliere controle in het bijzonder zouden kunnen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole en andere aspecten van rechtmatigheid;

• 4.

  Het adviseren van de raad over het controleprotocol, controleverordening en financiële verordening (college doet de voorstellen);

• 5.

  Het toetsen of controles voldoen aan de opdracht door de raad;

• 6.

  Het formuleren van een advies aan de wijze van behandeling van de (interim) rapportages van de accountant;

• 7.

  Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

• 8.

  Het voorbereiden van de selectie van de accountant voor afloop van het contract met de accountant;

• 9.

  Het organiseren van expert-meeting over de relevante onderwerpen met betrekking tot de controletaak van de raad.

Art. 3 De voorzitter

• 1.

  De Auditcommissie benoemt uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

De voorzitter is belast met:

• 1.

  Het leiden van het werk en de vergaderingen van de auditcommissie. De voorzitter neemt deel aan de vergadering en heeft stemrecht.

• 2.

  Het aansturen van de secretaris van de auditcommissie.

• 3.

  Het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming van de auditcommissie.

• 4.

  Het woordvoerderschap van de auditcommissie.

• 5.

  De voorzitter kan één of meer van zijn taken mandateren aan de secretaris en één van de leden.

Art. 4 De secretaris

• 1.

  De griffier (of een door de griffier aangewezen medewerker) voert het secretariaat van de auditcommissie.

• 2.

  Adviseert de auditcommissie over zaken die het werk van de commissie betreffen.

• 3.

  Adviseert de auditcommissie over de verdere ontwikkeling in taken en werkwijze van de auditcommissie.

Art. 5 De leden

• 1.

  De raad benoemt, aan het begin van elke raadsperiode voor de duur van die raadsperiode, drie raadsleden op voordracht van de fracties.

• 2.

  De benoemde raadsleden moeten een redelijke afspiegeling van de raad vormen; ten minste één raadslid moet komen uit een niet in het college van burgemeester en wethouders vertegenwoordigde partij.

• 3.

  Bij tussentijdse vervanging wordt een lid dat namens een fractie zitting heeft vervangen door een lid van dezelfde fractie of een nog niet vertegenwoordigde fractie.

Art. 6 Plaatsvervanging

• 1.

  Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij vervangen door de plaatsvervangend voorzitter.

• 2.

  Leden kunnen zich bij afwezigheid laten vervangen door een fractiegenoot.

• 3.

Art. 7 Wijze van vergaderen

• 1.

  a. Frequentie

• 2.

  De auditcommissie vergadert tenminste drie keer per jaar: o.a. in januari over de managementletter die de accountant in december aan het college stuurt, in mei/juni over de jaarrekening van het afgelopen jaar en in oktober over de begroting van het aankomende jaar.

• 3.

  b. Oproep

• 4.

  De secretaris van de auditcommissie zorgt dat alle leden uiterlijk 10 dagen voor een vergadering een oproep vergezeld van een agenda ontvangen.

• 5.

  c. Agenda

• 6.

  De secretaris stelt, in overleg met de voorzitter, de agenda voor elke vergadering op.

• 7.

  d. Quorum

• 8.

  Om besluiten te kunnen nemen dient tweederde van de auditcommissie aanwezig te zijn in de vergadering.

• 9.

  e. Stemmen

• 10.

  Besluiten worden zo mogelijk unaniem genomen, maar tenminste bij meerderheid van stemmen.

• 11

  f. Presentielijst

• 12

  De secretaris is verantwoordelijk voor het administreren van de aan- en afwezigheid van voorzitter en leden van de auditcommissie.

• 13

  g. Openbaarheid

• 14

  De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. Raadsleden mogen als toehoorder aanwezig zijn. Alle raadsleden krijgen het verslag van de vergaderingen van de auditcommissie.

Art. 8 Adviseurs

• 1.

  De auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs zoals de accountant, de portefeuillehouder Financiën, de ambtenaar belast met de Planning en Control cyclus en de gemeentesecretaris.

• 2.

  De auditcommissie kan advies van derden inroepen.

Art. 9 Verslaglegging

• 1.

  Van iedere bijeenkomst van de auditcommissie wordt een verslag op hoofdlijnen opgesteld.

• 2.

  Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 3.

  Het verslag wordt ter kennisname naar de raad gestuurd.