Regeling melden vermoeden misstand gemeente Voerendaal

Integriteit: meer dan regels

Met enige regelmaat verschijnen berichten in de media over niet-integer handelen door politici en ambtenaren. Inmiddels zijn er al meer dan 400 uitspraken gepubliceerd die door de Centrale Raad van Beroep zijn gedaan over integriteitskwesties. En dan hebben we het nog niet eens over het aantal gevallen die niet aan de rechter zijn voorgelegd.

Dit geeft het nut aan van een integriteitsregeling. De regeling moet gezien worden als een gedragscode die aangeeft waar we ons aan te houden hebben en houvast geeft.

Een gedragscode is meer dan regels op papier. Deze moet in de praktijk gaan leven. Dit kunnen we bereiken door:

• ·

  Het tonen van verantwoordelijkheid

• ·

  Het in discussie brengen en houden van integer gedrag

• ·

  Het zichtbaar maken hoe met integriteit wordt omgegaan

Openheid is het sleutelwoord. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij ons allemaal: bestuur, managementteam en medewerkers. Integriteit is minimaal één keer per jaar onderwerp van gesprek in het afdelingsoverleg. Normen en waarden, hoe we met elkaar omgaan, blijft onder de aandacht. Wij zijn aanspreekbaar op ons doen en laten.

Goed gedrag

Van jou wordt goed gedrag verwacht; de burger moet erop kunnen vertrouwen dat er niet lichtvaardig met overheidsgeld wordt omgegaan. Daarnaast heeft de burger recht op een goede dienstverlening en wil met respect behandeld worden. Het gezicht van de gemeente wordt bepaald door ons allemaal.

Waar de grens ligt wat wel en niet mag is in de meeste gevallen heel duidelijk maar er zijn ook grijze gebieden waarin zich dilemma’s voordoen. Om deze reden is het belangrijk het met elkaar bespreekbaar maken van dilemma’s. Iedereen heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid.

Specifieke verantwoordelijkheid leidinggevenden

Integriteit van onze organisatie gaat de gemeente in zijn geheel aan: raadsleden, college en ambtenaren. De leidinggevenden hebben hierin een belangrijke functie.

De leidinggevende:

• ·

  Zorgt voor een cultuur waarin integriteit serieus wordt genomen

• ·

  Bespreekt het onderwerp minimaal 1 maal per jaar in het afdelingsoverleg

• ·

  Zorgt voor een omgeving waarin openheid heerst en ongewenst gedrag wordt geremd

• ·

  Toont goed voorbeeldgedrag en is transparant in zijn beslissingen

• ·

  Speelt actief in op signalen van medewerkers over ongewenst gedrag en spreekt medewerkers daar op aan

• ·

  Toont zich verantwoordelijk in het helder krijgen van de verwachtingen van medewerkers over de rol van de leidinggevende in het managen van integriteit en het oplossen van dilemma’s

• ·

  Toont zich bewust van zijn eigen voorbeeldfunctie en zijn gedrag en welke invloed dat heeft op medewerkers

• ·

  Heeft oog voor zaken die goed gaan / verbeterd zijn en communiceert daar actief over.

Gevoelige onderwerpen

Het is onmogelijk alle onderwerpen te begrenzen, onderstaand een opsomming van de meest gevoelige onderwerpen:

1.Giften, relatiegeschenken en uitnodigingen

Het geven van geschenken of uitnodigingen kunnen een manier zijn om besluitvorming te beïnvloeden of opdrachten binnen te halen. Ga daarom alleen op uitnodigingen in die relevant zijn voor je werk en geen schijn van belangenverstrengeling oproepen. Houd daarbij ook rekening met beeldvorming naar buiten toe.

Voor het aannemen van giften of geschenken hanteren wij een “nee, tenzij”-beleid. Wij nemen geen geschenken aan, tenzij er een goede reden is om hiervan af te wijken. Goede redenen kunnen zijn als het weigeren de gever ernstig zou kwetsen of bijzonder in verlegenheid zou brengen, als weigeren of teruggeven praktisch onwerkbaar is of als het gaat om een kleine attentie (een bloemetje of fles wijn) waarbij de schijn van belangenverstrengeling minimaal is.

2.Nevenwerkzaamheden en persoonlijke belangen

Behalve je functie bij de gemeente Voerendaal kun je ook een nevenfunctie vervullen. Voorbeelden hiervan zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijf en vennoot- of aandeelhouderschap. Een nevenfunctie die raakvlakken heeft of kan hebben met de belangen van de organisatie of met de functie die je binnen de gemeente bekleedt moet je melden vóór je deze aanvaardt. Je mag geen nevenfunctie vervullen waardoor vermenging met oneigenlijke belangen ontstaat of de schijn daarvan heeft.

Toestemming tot het verrichten van nevenwerkzaamheden wordt schriftelijk verleend.

Overeenkomstig de CAR-UWO (artikel 15.1e lid 4) worden nevenwerkzaamheden van gemeentesecretaris en afdelingshoofden openbaar gemaakt op de website van de gemeente. De gemeentesecretaris kan bij separaat besluit bepalen dat de nevenwerkzaamheden van andere ambtenaren die integriteitsgevoelige functies vervullen, eveneens openbaar worden gemaakt.

P&O houdt een centraal register bij van de geregistreerde nevenwerkzaamheden.

3.Persoonlijke omgangsvormen

Integriteit vereist dat je op een fatsoenlijke manier met elkaar omgaat en elkaar open en eerlijk aanspreekt. Je bent er voor verantwoordelijk een open cultuur te creëren waarin je in alle openheid dilemma’s kunt bespreken en samen kunt bepalen wat het beste is om te doen. We vinden het belangrijk dat je collegiaal en respectvol omgaat met je collega’s. Blijf niet hangen in klagen en negatief praten over de organisatie en anderen. Er wordt niet geroddeld of kwaad gesproken over anderen. Er wordt niet gediscrimineerd of geïntimideerd.

4.Privégebruik arbeidstijd en organisatiemiddelen

Het nieuwe werken binnen de gemeente Voerendaal houdt in dat je flexibel kunt werken. Hierbij wordt niet alleen de tijd bedoeld maar ook de locatie. Omdat plaats-onafhankelijk werken mogelijk is, is het van belang zelf een goede balans te houden tussen werktijd en privétijd. In de regel geldt dat tijdens werktijd je functioneel bezig bent. Privézaken doe je in je eigen tijd.

Vermijd privé bellen op de werkplek of uitvoerig over je privé situatie praten als collega’s hier last van kunnen hebben. Sowieso is het gewenst om, als dat kan, bellen niet op de open kantoorwerkplek te doen.

Met de gemeentelijke middelen die in bruikleen verstrekt worden, behoor je integer om te gaan. Deze middelen zijn alleen bestemd voor persoonlijk zakelijk gebruik.

Het is geen bezwaar een privé-kopietje te maken. Belangrijk is in alle openheid te laten zien wat je doet. Vraag je je af of je de grens passeert, bespreek dit met de leidinggevende.

5.Politiek ambtelijk spanningsveld

Een gemeente is een bijzondere organisatie omdat er een politiek bestuur is. Dit geeft het werk extra dynamiek. Soms kan dit leiden tot een spanningsveld tussen je eigen opvattingen en de gewenste richting vanuit de bestuurlijke top. Hiermee moet je op een juiste wijze omgaan. Dit betekent dat:

• ·

  wij bestuurders behulpzaam zijn door ze te wijzen op mogelijke integriteitsrisico’s;

• ·

  je de leidinggevende om advies vraagt als je een dilemma ervaart bij het contact met bestuurders.

6. Reageren op niet-integere zaken

In de regeling melden vermoeden misstand gemeente Voerendaal is de procedure hierover vastgelegd.

Je bent niet alleen aanspreekbaar door je leidinggevende op je handelen, je uitlatingen, maar ook door collega’s. Zoals jij dat kan naar jouw collega’s, kan dat omgekeerd natuurlijk ook. Daar moet je voor open staan.

• ·

  Je bespreekt je twijfels over de integriteit in eerste instantie met je collega zelf, is dat niet mogelijk of leidt dat niet tot het gewenste resultaat, dan licht je je leidinggevende of vertrouwenspersoon in.

• ·

  Collega’s en burgers kunnen jouw werkwijze en jouw woorden anders ervaren dan je bedoelt.

• ·

  Betreft het een strafbaar feit of een schending van de regelgeving, meldt dat direct bij de leidinggevende of de vertrouwenspersoon.

• ·

  Als het een strafbaar feit is dan zal de algemeen directeur hiervan aangifte doen. Dat is een wettelijke plicht.

Bij vermoedens van fraude maar ook bij andere twijfelachtige zaken kun je terug vallen op de “regeling melden vermoeden misstand gemeente Voerendaal”. De gemeente is verplicht om te reageren op je melding. Indien je anoniem een melding wil maken van een misstand kan dat via de vertrouwenspersoon. Alleen de vertrouwenspersoon is dan op de hoogte van je identiteit. De rol van de vertrouwenspersoon en de procedure die wordt doorlopen is ook terug te vinden in de regeling.

Wij verwachten dat je reageert wanneer iets gebeurt op de werkplek dat in strijd is met de hiervoor genoemde gedragsregels. Dit geldt natuurlijk voor vermoedens van ernstige schendingen zoals fraude en corruptie, intimidatie, agressie en geweld, schending van wettelijke bepalingen en gemeentelijke voorschriften. Maar het geldt zeker ook voor de grijze gebieden. Het is belangrijk dat je hierover praat, collega’s aanspreekt op gedrag en leidinggevenden tijdig op de hoogte stelt. Waarden en normen veranderen in de tijd. Erover praten doorbreekt taboes, leidt tot meer inzicht en tot evaluatie en zo nodig het bijstellen van de normen.

7.Social media

Digitale media bieden kansen om te laten zien dat je trots bent op je werk en kunnen bijdragen aan een positief imago. Het delen van informatie en kennis met groepen waarmee op traditionele wijze nauwelijks communicatie mogelijk was, kan leiden tot een beter beeld van de organisatieomgeving.

Blijf je wel bewust dat je als medewerker ook een ambassadeur bent van de gemeente Voerendaal. Maak helder of je een persoonlijk standpunt ventileert of een officieel standpunt vanuit de gemeente. Reageer als privé-persoon niet op zaken die de gemeente betreffen. Bedenk dat het publiekelijk stelling nemen tegen een onderwerp in tegenstelling kan zijn met de belangen van de gemeente. Je bent in de ogen van anderen altijd een medewerker van de gemeente. Dit kan een conflict veroorzaken, met alle gevolgen van dien. Daarom gaan officiële mededelingen of contacten met de pers altijd via de communicatiemedewerker.

De openbare discussie op social media is een bron van informatie! Leg dus je oor te luister om erachter te komen wat er speelt, wie er over je onderwerp spreekt en wat er wordt gezegd. Alle medewerkers zijn een belangrijke schakel binnen het monitoren van sociale media. Lees je positieve of negatieve berichten over de gemeente? Overleg dan met de medewerker communicatie wie daar het beste op kan reageren.

Sociale media zijn voor iedereen openbaar. Bedenk dus dat je geen controle hebt over de verspreiding van informatie die jij op deze websites/applicaties publiceert. Pas op met het geven van informatie over plannen en stukken die nog niet 'definitief' zijn. Doordat de berichten op social media vaak kort en krachtig zijn, verliest het oorspronkelijke bericht snel de noodzakelijke nuancering. Geef ook nooit persoonlijke gegevens vrij, zoals je huisadres en privételefoonnummers.

Laat onderwerpen van gevoelige of omstreden aard over aan de communicatiemedewerker en vermijd de verleiding om zelf impulsief te reageren. Je mening geven mag natuurlijk, maar laat je hierbij niet ongenuanceerd of onbehoorlijk uit over de gemeente, je werk en je collega’s.

8.Vertrouwelijke informatie, privacygevoelige informatie en werkplek

Je dient op een juiste manier om te gaan met informatie waarvan je in verband met je functie op de hoogte bent. Hierbij moet vooral gedacht worden aan persoonsgegevens en financiële gegevens van burgers en relaties van de gemeente en voorkennis over beleidsplannen. Ook kennis van eventuele interne problemen valt onder dit begrip. De basisregel is: weet of vermoed je dat informatie vertrouwelijk moet blijven of gevoelig ligt, dan doe je over dergelijke informatie geen mededeling aan derden én zorg je ervoor dat betreffende stukken veilig opgeborgen zijn.

Dit betekent dat je:

• ·

  de privacy van burgers, zakelijke relaties en collega’s respecteert en alleen bestanden raadpleegt, die functioneel van aard zijn

• ·

  geen vertrouwelijke informatie vanuit de gemeente naar buiten ‘lekt’

• ·

  ervoor zorgt dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen als je jouw werkplek verlaat en je computer is uitgelogd

• ·

  alert moet zijn dat anderen niet meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken, die niet voor hen bestemd zijn

• ·

  wanneer je in het kader van je functie bij Voerendaal toegang hebt tot gegevens waarover je geheimhoudingsplicht hebt, moet je deze informatie ook als zodanig behandelen

Kwetsbare functies

Door het in kaart brengen van kwetsbare functies kan de leiding gerichte maatregelen nemen om de kwetsbaarheid van deze functies te verminderen. Ter bescherming van de medewerker en om de organisatie weerbaar te maken tegen mogelijke integriteitsbreuken.

Functies die in lijn liggen met de volgende werkgebieden kunnen aangemerkt worden als kwetsbaar:

Kwetsbare werkgebieden

Als een functie zich afspeelt binnen één of meer kwetsbare gebieden dan moet ook worden vastgesteld of er daarnaast ook nog omstandigheden spelen die de kwetsbaarheid verhogen.

Kwetsbaar verhogende factoren

Weerbaarheid

Niet alle risico’s hoeven afgedekt te worden. Leidinggevenden inventariseren aan de hand van bovenstaande kwetsbare werkgebieden de kwetsbare functies. De functies worden geordend aan de hand van een risicoclassificatie (kans dat het zich voordoet X impact). Het inventariseren van kwetsbare functies vereist voortdurende aandacht. Het is belangrijk het onderdeel kwetsbare functies regelmatig terug te laten komen in de gesprekscyclus. Daarmee heeft de leidinggevende meteen een handvat om integriteit bespreekbaar te maken en binnen de afdeling onder de aandacht te houden.

Mogelijke weerbaarheidsmaatregelen kunnen zijn: functieroulatie, functiescheiding en vier-ogensysteem.

Voorzieningen ter bevordering van integriteit

Afleggen eed of belofte

In artikel 15:1a van de CAR zijn de bepalingen hierover vastgelegd.

Wij hebben een bijzondere positie in de samenleving en maken deel uit van een overheidsorganisatie die onder andere de democratische waarden van de rechtsstaat beschermt. Daarom worden er voor wat betreft de integriteit aan ons eisen gesteld. Hoewel iedereen zich aan de wet moet houden en weet dat fraude en corruptie bijvoorbeeld strafbaar zijn, wordt met het afleggen van de eed of belofte nog eens expliciet stilgestaan bij het gewicht van zijn of haar functie en bewust stilgestaan bij de integriteitaspecten die aan de functie verbonden zijn. Een integere ambtenaar moet weten dat hij het publieke belang dient. Op grond van de Ambtenarenwet zijn ambtenaren verplicht de ambtseed of – belofte af te leggen. Bij de gemeente Voerendaal leggen ambtenaren de ambtseed of belofte af bij indiensttreding.

Vermoeden misstanden

In artikel 15:2 van de CAR en de Regeling melden vermoeden misstand zijn de bepalingen hierover vastgelegd.

De regeling melden vermoeden misstand bevat procedures op welke manier een ambtenaar een vermoeden van een misstand kan melden en de acties die het management en of het college moet ondernemen naar aanleiding van een melding. Een vermoeden van een misstand betreft: een schending van wettelijke regelgeving of beleidsregels, een gevaar voor de volksgezondheid de veiligheid of het milieu of het bewust achterhouden van informatie over deze feiten, een strafbaar feit en het misleiden van justitie. Deze regeling is in de bijlage opgenomen.

Ongewenst gedrag

De regeling sociale veiligheid gemeente Voerendaal voorziet in de procedure voor het behandelen van klachten over ongewenst gedrag binnen onze organisatie. Onder ongewenst gedrag wordt verstaan: gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie, geweld en pesten.

Vertrouwenspersoon

Deze gedragscode geeft een aantal handvatten hoe te handelen wanneer de ambtenaar op situaties stuit waarbij integriteit een rol speelt. Er zullen zich in de praktijk echter altijd situaties voordoen die in deze regels niet of niet uitputtend aan de orde zijn geweest. In dergelijke gevallen is het verstandig te rade te gaan bij een leidinggevende of, wanneer dat minder wenselijk wordt geacht, bij de vertrouwenspersoon. Deze biedt de medewerker in vertrouwelijkheid een luisterend oor en kan hem adviseren hoe met een vraagstuk rondom sociale veiligheid of integriteit om te gaan.

In het geval van een vermoeden van misstand is de medewerker verplicht daarvan melding te maken. In deze gevallen kan hij zich ook wenden tot de vertrouwenspersoon. Naast het geven van advies aan de medewerker kan deze helpen om misstanden intern aan de orde te stellen. Bovendien heeft deze een signalerende rol naar het management. De vertrouwenspersoon werkt op basis van anonimiteit en vertrouwelijkheid.