Verordening commissie bezwaarschriften

Ondertekening

Toelichting Verordening Commissie Bezwaarschrfiten

Algemeen

Deze verordening geeft een uitwerking van de behandeling van bezwaarschriften door een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Om een volledig beeld te krijgen van de procedure die moet worden gevolgd bij de behandeling van een bezwaarschrift is het noodzakelijk om de bepalingen van de Awb en de verordening naast elkaar te plaatsen.

Sinds de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 19 maart 2003 (LJN AF6023) is duidelijk dat de bezwaarschriftencommissie niet alleen een adviescommissie is maar ook een bestuursorgaan. In deze verordening zijn regels opgenomen met betrekking tot de adviestaak van de commissie. De raad, het college en de burgemeester stellen de commissie in en hebben daarmee zeggenschap over de wijze waarop de commissie haar adviestaak uitoefent.

De raad, het college en de burgemeester hebben geen zeggenschap over de uitoefening van de bevoegdheden door de commissie als bestuursorgaan.

Er is een aantal mogelijkheden denkbaar waarbij de commissie als bestuursorgaan optreedt. Dit is het geval als er een verzoek op grond van de Wet openbaar bestuur (Wob) of de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) wordt ingediend of indien er een klacht wordt ingediend.

De commissie dient te beslissen op Wob verzoeken om documenten die onder haar berusten. Het gaat dan om alle documenten die vanuit de commissie worden verzonden en om alle documenten die aan de commissie zijn gericht.

Ook is de commissie verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Wbp. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van de behandeling van bezwaarschriften vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de commissie. Voor het recht op inzage en het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming (artikel 35 en 36 Wbp) zal de belanghebbende zich tot de commissie moeten richten.

Op basis van artikel 9:1 Awb kan een ieder een klacht indienen over de wijze waarop het bestuursorgaan of een onder de verantwoordelijkheid van dat orgaan werkzame persoon zich in een concrete situatie jegens de klager of iemand anders heeft gedragen. Dit betekent dat niet alleen klachten over de commissie als geheel of over een commissielid, maar ook klachten over de secretaris moeten worden afgedaan door de commissie zelf.

Eveneens kan een klacht over de commissie worden ingediend bij de Nationale Ombudsman.

Het is mogelijk dat de commissie zelf een regeling opstelt voor de werkwijze en besluitvorming in die gevallen dat zij optreedt als bestuursorgaan. Omdat dit relatief weinig voor komt is het ook mogelijk om tijdens een vergadering van de gehele commissie hierover afspraken te maken.

Aanhef

In de aanhef van de verordening is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voorzover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordenende bevoegdheid heeft. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot het instellen van de commissie bezwaarschriften. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.

Artikelsgewijs

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip ‘bestuursorgaan’ hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voor komt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als ‘verwerend orgaan’.

Artikel 2 Inleidende bepaling commissie

In dit artikel wordt de commissie geïntroduceerd. In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan.

Personeelszaken, belastingzaken en WOZ-zaken zijn uitgezonderd van behandeling door de commissie. Het betreft hier specifieke materie of onderwerpen waarover zulke grote aantallen bezwaarschriften te verwachten zijn, dat het wenselijk is daarvoor een andere methodiek van horen en adviseren te hanteren. Voor wat betreft belastingzaken en WOZ-zaken kan hier nog worden opgemerkt dat de Algemene wet inzake rijksbelastingen en de WOZ afwijkende of aanvullende bepalingen bevatten over beslistermijnen, het horen en de geheimhouding.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 van de Awb.

De wet stelt als minimale eisen aan de samenstelling van een adviescommissie:

• 1.

  De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb);

• 2.

  de voorzitter maakt geen deel uit van en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb).

Uitgangspunt in deze verordening is dat bezwaarschriften worden behandeld en advies wordt uitgebracht door een commissie bestaande uit een voorzitter en twee leden (zie ook artikel 18 lid 1). Omdat meerdere keren per maand vergaderingen plaats zullen vinden is het wenselijk dat de commissie over meer personen beschikt, waardoor kan worden gerouleerd. Om die reden is gekozen voor een commissie die bestaat uit een voorzitter en ten minste 8 leden (lid 1), terwijl per vergadering naast de voorzitter of diens vervanger twee leden aanwezig zijn (lid 5). De voorzitter zal zelf niet iedere vergadering aanwezig zijn, de commissie regelt zelf welk lid de voorzitter vervangt (lid 4).

Door de bepaling in lid 2 delegeert de raad de benoeming van de commissieleden aan het college. Het college is hiermee ook het orgaan dat indien nodig het functioneren van de leden van de commissie evalueert. Indien een lid van de commissie niet naar behoren functioneert is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal ondernemen, het is immers een zelfstandig bestuursorgaan. De voorzitter zal hierbij een rol spelen. Als in een voorkomend geval een commissielid niet zelf ontslag neemt, dan is het uiteindelijk aan het college om op te treden. Het ligt voor de hand dat voordat een dergelijke stap wordt genomen er diverse gesprekken hebben plaatsgehad en dat er een dossier is gevormd. Bij de bevoegdheid van het college om een lid te schorsen kan gedacht worden aan een situatie waarbij het functioneren van een commissielid wordt onderzocht en deze, hangende het overleg hierover, wordt geschorst.

Op 22 juli 2009 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State uitspraak gedaan inzake het ontslag door het college van leden van een bezwaarschriftencommissie, naar aanleiding van een vertrouwensbreuk (JB 2009, 216). Met name in de uitspraak van de rechtbank, minder in die van de Afdeling, wordt ingegaan op de bevoegdheid van het college om leden van de bezwaarschriftencommissie te ontslaan wegens een vertrouwensbreuk. De commissie heeft als adviseur in zekere mate een onafhankelijke rol ten opzicht van het college en daarom dient aan de commissie ruimte te worden gelaten om op verantwoorde wijze invulling aan haar onderzoeksbevoegdheden te geven. Het college mag daarom niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt. Tegelijkertijd is de commissie een adviserend orgaan en ligt de eindverantwoordelijkheid voor de beslissing op bezwaar bij het bestuursorgaan. In verband hiermee achtte de rechtbank en ook de Afdeling het ontoelaatbaar dat de commissie het initiatief nam tot een bemiddelingspoging door een derde, terwijl verweerder al had laten blijken niets te voelen voor een dergelijke oplossing. Het feit dat commissieleden voor een periode van vier jaar worden benoemd (artikel 6 lid 1) doet niet ter zake; indien sprake is van een vertrouwensbreuk is ontslag mogelijk.

Om niet-deelneming als bedoeld in artikel 14 zoveel mogelijk te beperken doen aspirant-leden en -voorzitters opgave van hun beroeps- en nevenactiviteien en na hun benoeming melden zij eventuele wijzigingen daarin.

De bepaling in lid 3 legt de onafhankelijkheid van de commissie vast. De voorzitter en leden kunnen alleen externen zijn. Omdat merdewerkers van de Werkorganisatie Duivenvoorde wel werken voor de bestuursorganen van de gemeente, maar formeel juridisch niet onder de verantwoordelijkheid daarvan, worden zij expliciet uitgesloten van deelname aan de commissie.

In artikel 84, tweede lid, van de Gemeentewet is een uitzondering opgenomen voor bezwaar- en klachtcommissies voor wat betreft het uitgangspunt dat leden van de raad geen lid mogen zijn van een door het college of de burgemeester ingestelde commissie.

Het is dus mogelijk dat een raadslid voorzitter of lid is van een bezwaarschriftencommissie. Wel staat dit ter discussie. In een dualistisch stelsel ligt het niet voor de hand dat een raadslid onderdeel uitmaakt van een adviescommissie welke voornamelijk adviseert over genomen collegebesluiten.

Begin 2009 heeft de staatssecretaris van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de ‘Staat van de dualisering’ aan de Tweede Kamer aangeboden. Daarin wordt een stand van zaken geschetst rond het proces van dualisering in het lokaal bestuur. De staatssecretaris geeft hierin aan dat zij de mogelijkheid dat raadsleden lid kunnen zijn van een adviescommissie bezwaarschriften uit de Gemeentewet wil schrappen. De staatssecretaris vindt dit een onzuiver element in de verhouding tussen raad en college, omdat het geen raadswerk betreft. Raadsleden krijgen op deze manier indirect de kans om op de stoel van het bestuur te gaan zitten, terwijl de politieke verantwoording en controle via de raad hoort te lopen; niet via dergelijke commissies.

De VNG kan zich vinden in dit voorstel (VNG brief aan de Tweede Kamer, 24 februari 2009, ECGR/U200900348). Wanneer de voorstellen uit de ‘Staat van de dualisering’ als wetsvoorstel aan het parlement worden voorgelegd is op dit moment nog niet duidelijk.

Meer over dit onderwerp in De Gemeentestem, 2005, nr. 7226, het artikel Raadsleden en bezwaar door L.M. Koenraad en G.A.L. van Schijndel.

Artikel 4 Kamers

Als daar in verband met een wenselijke splitsing naar onderwerp behoefte aan bestaat kan de commissie worden opgesplitst in kamers. Te denken valt aan een algemene kamer en een kamer voor sociale zaken en zorg. Omdat de behandeling van bezwaarschriften op het gebied van sociale zaken plaats vindt in Leidschendam-Voorburg lijkt de behoefte aan een aparte kamer voor zorg vooralsnog niet aanwezig. Als dit in de praktijk toch wenselijk blijkt biedt de verordening het college de mogelijkheid kamers in te stellen.

Artikel 5 Secretaris

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over één of meerdere secretarissen ter ondersteuning van de werkzaamheden. Daartoe wordt een secretariaat gevormd bij het team Juridische Zaken & Inkoop van de afdeling FFJ.

Vanuit het secretariaat worden de nodige administratieve handelingen verricht en wordt de commissie ondersteund en geadviseerd. Het verslag van de door de commissie te houden hoorzitting wordt gemaakt en het advies van de commissie wordt opgesteld. Het secretariaat is de spil tussen de commissie en de gemeente (ambtelijke organisatie en bestuursorganen).

Artikel 6 Zittingsduur

De benoemingsperiode van de commissieleden en de leden is vier jaar. Zij kunnen maximaal twee keer worden herbenoemd, dus tot maximaal 12 jaar.

Een lid kan tussentijds ontslag nemen en daarbij zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Het kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn.

De bepaling in lid 3 is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.

Artikel 7 Vergoeding

De voorzitter en de leden ontvangen een vergoeding per bijgewoonde vergadering en een reiskostenvergoeding.

Artikel 8 Bemiddeling

Door deze bepaling is procedureel vastgelegd dat een bemiddelingspoging mogelijk is in het bezwaarschriftenproces. Daardoor ontstaat ruimte voor het onderzoeken van de mogelijkheden van (pre) mediation.

Door de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het van belang dat, indien er gesproken wordt over mogelijke oplossingen buiten de bezwaarprocedure om, formeel wordt vastgelegd dat de beslistermijn van het bezwaarschrift wordt opgeschort tot het moment dat aan de secretaris wordt meegedeeld wat de uitkomst van de bemiddelingspoging is.

Artikel 9 Uitoefening bevoegdheden

In deze bepaling worden bevoegdheden toegekend aan de secretaris van de commissie. Het betreft handelingen die regelmatig voorkomen en waarvan het praktisch en efficiënt is dat de secretaris deze direct kan uitvoeren.

ad a:

Van een gemachtigde kan een schriftelijke machtiging worden verlangd. Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de secretaris is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.

ad b:

Het bezwaar kan niet ontvankelijk worden verklaard indien niet is voldaan aan artikel 6:5 Awb of enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.

Het is in algemene zin niet voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn. Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen, anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd.

Een zorgvuldige formulering van de brief waarin wordt gewezen op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Duidelijk moet worden aangegeven welke consequentie is verbonden aan het niet-voldoen aan deze verplichting. Dit volgt uit het facultatieve karakter van de bepaling; het bezwaar ‘kan’ niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt bij het bestuursorgaan.

In het geval niet aan de verplichting wordt voldaan kan niet zonder meer worden geconcludeerd dat er sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor ingevolge artikel 7:3 Awb van het horen kan worden afgezien.

Van belang is hier ook nog te wijzen op artikel 7:10 Awb, waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift moet worden beslist. De beslistermijn wordt opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.

ad c:

Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, worden de op de zaak betrekking hebbende stukken in ieder geval aan de gemachtigde gezonden.

Het is niet nodig om in de bezwaarfase ook de stukken aan de vertegenwoordigers van de belanghebbenden toe te zenden die zijn geproduceerd in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit.

Artikel 7:4 lid 4 Awb staat toe om leges te heffen voor het verstrekken van afschriften van de desbetreffende stukken aan de gemachtigde van een belanghebbende.

ad d:

Het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken worden voorafgaand aan het horen gedurende ten minste een week voor belanghebbenden ter inzage gelegd.

Het inzagerecht is een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftenprocedure. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte terinzagelegging.

Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van terinzagelegging.

ad e:

In het tweede lid van artikel 7:6 Awb wordt de mogelijkheid gegeven om de belanghebbenden afzonderlijk te horen. Een reden om dit te doen kan zijn dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Het vierde lid geeft aan dat in dit geval de verschillende partijen niet geïnformeerd hoeven te worden over wat er in de afzonderlijke hoorzittingen is besproken.

Artikel 10 Vooronderzoek

Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente – hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen – als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.

De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten met zich meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat.

Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting , ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo’n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.

In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak. Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.

Artikel 11 Hoorzitting

Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien:

• a.

  het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is;

• b.

  het bezwaar kennelijk gegrond is;

• c.

  de belanghebbenden verklaard hebben geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of

• d.

  aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.

Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar volledig tegemoet denkt te komen, het daarover met de voorzitter van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:18 en 6:19 van de Awb. In artikel 6:18 gaat het over het tijdens het aanhangig zijn van bezwaar intrekken of wijzigen van het bestreden besluit. In artikel 6:19 wordt bepaald dat indien een bestuursorgaan zo’n intrekkings- of wijzigingsvoorstel heeft genomen, het bezwaar geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit, tenzij dat besluit geheel tegemoetkomt aan het bezwaar.

De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de voorzitter van de commissie. Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid van de Awb, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voorzover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3. Uiteraard kan en zal de voorzitter, in geval van twijfel en/of in geval sprake is van bijvoorbeeld politiek gevoelige kwesties, de leden van de commissies consulteren.

Artikel 12 Uitnodiging zitting

Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.

Tussen de uitnodiging en de zitting moet een zodanige termijn worden aangehouden dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Bezwaarden kunnen geattendeerd worden op de mogelijkheid om hun verweer op schrift te stellen, dat bij het verslag wordt gevoegd.

In het tweede en derde lid is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. Met de inwerkingtreding van de wet Dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het verstandig om indien een bezwaarde verzoekt om uitstel en hiermee ingestemd wordt, af te spreken dat daarmee de beslistermijn met eenzelfde periode wordt opgeschort, en dit op papier te bevestigen.

De toelichting op dit artikel van deze verordening is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in de artikelen 7:4 en 7:8 van de Awb. Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen.

Artikel 7:4 luidt als volgt:

• 1.

  Tot tien dagen voor het horen kunnen belanghebbenden nadere stukken indienen.

• 2.

  Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste een week voor belanghebbenden ter inzage.

• 3.

  Bij de oproeping voor het horen worden belanghebbenden gewezen op het eerste lid en wordt vermeld waar en wanneer de stukken ter inzage zullen liggen.

• 4.

  Belanghebbenden kunnen van deze stukken tegen vergoeding van ten hoogste de kosten afschriften verkrijgen.

• 5.

  Voor zover de belanghebbenden daarmee instemmen, kan toepassing van het tweede lid achterwege worden gelaten.

• 6.

  Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het tweede lid voorts achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Van de toepassing van deze bepaling wordt mededeling gedaan.

• 7.

  Gewichtige redenen zijn in ieder geval niet aanwezig, voor zover ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur de verplichting bestaat een verzoek om informatie, vervat in deze stukken, in te willigen.

• 8.

  Indien een gewichtige reden is gelegen in de vrees voor schade aan de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een belanghebbende, kan inzage van de desbetreffende stukken worden voorbehouden aan een gemachtigde die hetzij advocaat hetzij arts is.

Zie ook de toelichting bij artikel 9 (uitoefening bevoegdheden).

Volgens de parlementaire geschiedenis zal voor het aannemen van geheimhoudingsredenen een sterkere grond aanwezig moeten zijn dan de in de WOB opgenomen weigeringsgronden (zie ook: Rb. Den Haag, 19 februari 1996, Awb katern 1996, 43).

In de bezwaarschriftprocedure is aangaande inzage in en geheimhouding van stukken niet de WOB, maar artikel 7:4 Awb van toepassing (Rb. Alkmaar, 20 oktober 1997, Belastingblad 1998, 7).

Artikel 7:8 luidt als volgt:

Op verzoek van de belanghebbende kunnen door hem meegebrachte getuigen en deskundigen worden gehoord.

Het aanwezig zijn van partijen bij het horen van getuigen in de bezwaarschriftprocedure is een beginsel van goede procesorde (JG 2000/122).

De kosten moeten in beginsel door de belanghebbenden zelf worden gedragen. Zij kunnen echter in een eventuele proceskostenveroordeling van artikel 7:15 lid 2 van de Awb worden betrokken.

Artikel 13 Quorum

Dit artikel spreekt voor zich. Hierin komt het uitgangspunt terug dat bezwaarschriften worden behandeld en advies wordt uitgebracht door een commissie bestaande uit een voorzitter en twee leden (zie ook artikel 18 lid 1).

Indien toepassing is gegeven aan artikel 7:13 lid 3 van de Awb heeft de commissie het horen opgedragen aan de voorzitter.

Artikel 14 Niet-deelneming aan de behandeling

Dit artikel spreekt voor zich. Zie ook artikel 2:4 Awb.

Ook al is de voorzitter formeel onafhankelijk, dan staat daarmee nog niet vast dat automatisch ook op inhoudelijk vlak van niet-vooringenomenheid sprake is (Rb. Leeuwarden, 8 februari 1996, JB, 3 (1996), 100).

Artikel 15 Openbaarheid zitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid, van de Awb besluit het bestuursorgaan, voorzover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid, van de Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.

In deze bepaling van de verordening is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen. Dit laatste is in ieder geval aan de orde bij bezwaarschriften inzake besluiten op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning, voorrangsverklaringen krachtens de Huisvestingswet en gehandicaptenparkeerkaarten. In die gevallen zijn de zittingen niet openbaar op grond van het derde lid van dit artikel. Hiermee worden problemen voorkomen indien de commissie vergeet te besluiten tot een niet-openbare zitting.

Artikel 16 Schriftelijke verslaglegging

Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er overigens niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen.

Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.

Gezien de betekenis van de hoorzitting in het kader van de besluitvorming in de bezwaarschriftfase, ligt het voor de hand (hoewel niet voorgeschreven in de Awb) dat het verslag van de zitting uiterlijk gelijktijdig met de beslissing op bezwaar aan belanghebbenden wordt toegezonden.

Artikel 17 Nader onderzoek

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. Deze bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB,1999/311).

Artikel 18 Raadkamer en advies

Hierin komt het uitgangspunt terug dat bezwaarschriften worden behandeld en advies wordt uitgebracht door een commissie bestaande uit een voorzitter en twee leden.

Anders dan de hoorzitting, die in principe openbaar is, vindt de hier bedoelde beraadslaging achter gesloten deuren plaats.

Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie; de advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb. Hoe het advies tot stand komt, is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is mogelijk (CRvB 21 oktober 1999, AB 2000/42 en Rb. Haarlem, 5 januari 2001, ongepubliceerd, zaaknummer Awb 00/8620 en 00/8621).

Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 19-10-98, JB 1998/257). Uit het derde lid van dit artikel (mogelijkheid voor de commissie om het horen op te dragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan) volgt niet dat de gehele advisering kan worden opgedragen aan de voorzitter en één lid.

Een adviescommissie mag alleen adviseren; ze kan geen (gedelegeerde) beslisbevoegdheid krijgen (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak, 06-01-1997).

In 2002 is de Wet kosten bestuurlijke voorprocedures in werking getreden. Deze wet bevat een regeling voor de vergoeding van de kosten die een belanghebbende maakt bij de behandeling van een door hem ingediend bezwaar- of administratief beroepschrift. De bepalingen zijn opgenomen in de artikelen 7:15, 7:28 en 8:75 van de Awb. Een verzoek om vergoeding van de kosten moet worden gedaan voordat het bestuursorgaan op het bezwaar heeft beslist. Doorgaans zal een dergelijk verzoek in het bezwaarschrift of mondeling tijdens de zitting worden gedaan. De bezwaarschriftencommissie adviseert in dat geval ook over dit verzoek en zal aangeven of er recht is op een vergoeding en zo ja, over de hoogte van het vergoedingsbedrag. Dit laatste kan worden ontleend aan het Besluit proceskosten bestuursrecht.

Artikel 19 Uitbrengen advies en verdaging

Volgens artikel 7:13, zesde lid, van de Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht.

De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 12 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de voorzitter van de commissie dat indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen.

Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn de artikelen 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook belanghebbenden een afschrift van het verdagingsbesluit toe te zenden.

De verordening spitst zich toe op de behandeling van bezwaarschriften en eindigt er in feite mee dat door de commissie schriftelijk advies wordt uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.

In artikel 7:11 Awb is geregeld wat er daarna dient te gebeuren. Indien het bezwaar ontvankelijk is, dient op grondslag daarvan een heroverweging van het bestreden besluit plaats te vinden. Is een bezwaarschrift niet ontvankelijk, dan wordt aan heroverweging niet toegekomen. Voor zover de heroverweging daartoe aanleiding geeft, herroept het bestuursorgaan het bestreden besluit en neemt het voor zover nodig in plaats daarvan een nieuw besluit. Dit nieuwe besluit treedt daarmee in de plaats van het oorspronkelijke (bestreden) besluit.

Omdat in het verleden bestuursorganen nogal eens bij de beslissing op bezwaarschriften louter toetsten op rechtmatigheid is in het eerste lid van artikel 7:11 Awb vastgelegd dat het om een heroverweging gaat. Dat betekent dat de toetsing niet beperkt moet blijven tot vragen van rechtmatigheid, maar binnen de grenzen van de wet zich ook dient uit te strekken tot beleidsmatige en bestuurlijke aspecten.

De heroverweging dient ex nunc plaats te vinden, dat wil zeggen dat rekening moet worden gehouden met inmiddels gewijzigde feiten en omstandigheden. De feiten en omstandigheden van het moment waarop het nieuwe besluit wordt genomen zijn van belang.

Daarnaast dient de heroverweging op grondslag van het bezwaar te geschieden. Hieruit vloeit voort dat die onderdelen van het besluit die geheel los van de aangevoerde bezwaren staan, in beginsel buiten beschouwing blijven. Het bestuursorgaan zal daarbij de naar voren gebrachte bezwaren voldoende ruim naar hun strekking moeten opvatten. Indien bijvoorbeeld tijdens de hoorzitting blijkt dat deze, ondanks een beperkte omschrijving in het bezwaarschrift, ruimer bedoeld zijn, dan zal daarmee rekening moeten worden gehouden.

Verder is het de bedoeling van deze bepaling dat er geen verslechtering van de positie van degene die het bezwaarschrift indient tijdens de bezwaarschriftenprocedure mag optreden (verbod van reformatio in peius). Natuurlijk staat dit er niet aan in de weg dat als een derde bezwaar maakt tegen bijvoorbeeld een afgegeven vergunning, die bezwaren gehonoreerd kunnen worden. Dit is het wezen van de bezwaarschriftenprocedure en niet in strijd met genoemd beginsel.

In artikel 7:12 Awb is voorgeschreven dat de beslissing op het bezwaarschrift dient te berusten op een deugdelijke motivering die bij de bekendmaking van de beslissing wordt vermeld. Daarbij is het van belang dat indien van het advies van de commissie wordt afgeweken in de beslissing de reden van die afwijking wordt vermeld en het advies met de beslissing wordt meegezonden.

Ten slotte wordt verwezen naar artikel 6:23 Awb, waarin wordt voorgeschreven dat indien beroep kan worden ingesteld tegen de beslissing op bezwaar, daarvan bij de bekendmaking van de beslissing melding wordt gemaakt. Daarbij moet worden aangegeven door wie, binnen welke termijn en bij welk orgaan beroep kan worden ingesteld.

Artikel 20 Jaarverslag

In dit artikel wordt vastgelegd dat de commissie jaarlijks verslag uitbrengt over haar werkzaamheden, zowel schriftelijk als mondeling. De invulling van dit verslag wordt aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven welke aantallen bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond etc.), of het bestuursorgaan contrair heeft besloten, in welke gevallen beroep is ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is.

In geval er een klacht is ingediend tegen de bezwaarschriftencommissie wordt dit in het jaarverslag vermeld.

De commissie legt daarmee verantwoording af maar heeft ook de mogelijkheid adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.

Artikel 21 Intrekking oude regeling

Op het moment van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de tot dan van kracht zijnde Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Voorschoten.

Artikel 22 Inwerkingtreding

Dit artikel spreekt voor zich. Ingevolge artikel 139 van de Gemeentewet verbinden besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden, niet dan wanneer ze bekendgemaakt zijn. De bekendmaking geschiedt op de daarvoor gebruikelijke wijze.

Artikel 23 Overgangsbepaling

Omdat aan de werkwijze voor wat betreft de behandeling van bezwaarschriften met tussenkomst van een commissie niets veranderd kan deze verordening ook worden toegepast op bezwaarschriften die voor de inwerkingtreding zijn ingediend.

Artikel 24 Citeertitel

Dit artikel spreekt voor zich.