Besluit informatiebeheer gemeente Voorst 2014

1. De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats bevindt zich in het gemeentehuis te Twello.

2. Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van de archiefbewaarplaats of archiefruimten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders.

1. Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

2. Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en

verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

1. Als archiefruimte voor de bewaring van digitale archiefbescheiden, in afwachting van hun overbrenging naar een e-depot wordt aangewezen: het document managementsysteem (DMS).

2. Het college van burgemeester en wethouders kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

1. De gemeentesecretaris doet, indien hij daartoe aanleiding vindt, mededeling van zijn bevindingen over het beheer van de archiefbewaarplaats aan burgemeester aan wethouders.

Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden genomen.

2. Het jaarverslag wordt tweejaarlijks bij de bestuursrapportage aangeboden.

1. De gemeentesecretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de alle organisatieonderdelen van de gemeente Voorst, voorzover deze niet zijn overgebracht naar

de archiefbewaarplaats.

2. De gemeentesecretaris doet indien hij daartoe aanleiding vindt, mededeling van zijn bevindingen over het beheer van documenten voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

3. In opdracht van de gemeentesecretaris wordt het verslag horizontaal toezicht tweejaarlijks bij de bestuursrapportage aangeboden.

1. Het senior medewerker DIV draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het

ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

3. Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

1. De beheerder ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

2. In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd:

een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen,

het desbetreffende werkproces, begin- en einddatum en

indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in

aanmerking komende bestanden.

3. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

4. De managers van de organisatieonderdelen stellen de senior medewerker DIV tijdig in kennis van het ontvangen of opmaken van systemen of informatiebestanden met een archieffunctie die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

5. De senior documentair informatieverzorger doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.

1. De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de

behandeling van de betreffende aangelegenheid.

3. De beheerder draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. De beheerder bepaalt of

verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

1. De beheerder zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 17 van dit besluit bedoelde inventaris.