Instructie voor budgetbeheer en - bewaking voor investeringsprojecten 2008

Indeling:

• 1.

  Begripsomschrijvingen

• 2.

  Budgethouderschap van het dagelijks bestuur

• 3.

  Budgethouderschap van het ambtelijk apparaat

• 4.

  Aanvraag en rangschikking krediet

• 5.

  Budgetbeheer: bevoegdheden budgethouders

• 6.

  Eigen verantwoordelijkheid van budgethouders

• 7.

  Bevoegdheden bij afwezigheid van budgethouders

• 8.

  Budgetbeheer: verplichtingen budgethouders

• 9.

  Gestructureerde Informatie – uitwisseling en Rapportages

• 10.

  Ad-hoc Rapportage door budgethouders bij afwijkingen

• 11.

  Decharge/beëindiging taak budgethouder

• 12.

  Administratief – organisatorische voorschriften uitvoering budgethouderschap

• 13.

  Vaststelling

1 Begripsomschrijvingen

2. Budgethouderschap van het Dagelijks Bestuur

De eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van de projecten waarvoor het Algemeen Bestuur investeringsbesluiten heeft vastgesteld ligt bij het Dagelijks Bestuur.

3. Budgethouderschap ambtelijk apparaat

4. Aanvraag en rangschikking projectbudget

Het aanvragen en (her-)rangschikken van projectbudget is gekoppeld aan de standaard fasering van een project.

De definitiefase van een project wordt afgesloten met een projectplan en de aanvraag van een voorbereidingskrediet.

• -

  Het dagelijks bestuur heeft de bevoegdheid voorbereidingskredieten tot € 1,0 miljoen per investering, waarbij het voorbereidingkrediet niet hoger mag zijn dan 10% van de geraamde projectkosten in het Investeringsplan. Dit wordt door het Dagelijks Bestuur beschikbaar gesteld vanuit het door de algemene bestuur beschikbaar gestelde algemene voorbereidingskrediet.

• -

  De secretaris directeur heeft de bevoegdheid waartoe door het dagelijks bestuur is gemandateerd om een voorbereidingskrediet van maximaal € 100.000,- per investering te verlenen, overgedragen aan de voor het desbetreffende beleidsveld verantwoordelijke beleidsveldbeheerder.

De ontwerpfase wordt afgesloten met een ontwerpbeslisdocument en de aanvraag van een uitvoeringskrediet voor ontwikkelingsinvestering aan de algemene bestuur op basis van een specificatie van de kredietraming per projectonderdeel.

Het dagelijks bestuur is bevoegd tot het verstrekken van de instandhoudinginvesteringen die zijn opgenomen in het Investeringsplan en waarvan de geraamde uitgaven niet meer dan € 3 miljoen per investering bedragen.

Bij investeringen wordt de componentenmethode toegepast.

In het uitvoeringskrediet worden ook de voorbereidingskosten meegenomen zodat na het beschikbaar stellen hiervan het voorbereidingskrediet terug vloeit naar het algemene voorbereidingskrediet.

De voorbereidingsfase van een project wordt afgesloten met een geaccordeerd bestek, gunning van het werk en een herschikking van het krediet. Daarbij worden de, op basis van de aanbestedingsresultaten geactualiseerde, ramingen op detailniveau weergegeven ten behoeve van de uitsplitsing in het financieel systeem. Indien er op basis van de aanbestedingsresultaten een voorlopig overschot ontstaat wordt dit geparkeerd op het onderdeel ‘Verwacht overschot’.

5. Budgetbeheer: bevoegdheden projectleiders

Ter uitvoering van het budgetbeheer komen aan de in deze regeling genoemde projectleiders de volgende bevoegdheden toe:

• a.

  De aanwending van mensuren tot de in het investeringsbesluit gecalculeerde aantallen en daarmee corresponderende budgetraming.

• b.

  De aanwending van het projectbudget binnen de kaders van het vastgestelde investeringsbesluit met een maximum van € 25.000,- per opdracht.

• c.

  In naam van het dagelijks bestuur aangaan van externe verplichtingen tot het leveren van goederen en/of diensten voor zover noodzakelijk voor de realisatie van de projectdoelstelling rekening houdende met de bepalingen in artikel 3 lid c hiervoor.

• d.

  De projectleider kan een (dreigende) overschrijding op een projectkostensoort compenseren met een onderschrijding op een ander projectkostensoort onder de navolgende voorwaarden:

  • -

    de compensatie vindt plaats tussen budgetten die behoren tot één project;

  • -

    met het budget waaraan de compensatie wordt onttrokken, moet dan wel alsnog met de resterende financiële middelen te realiseren zijn;

  • -

    de compensatie wordt direct schriftelijk gemeld bij de afdeling FEZ ten behoeve van verwerking in de financiële administratie;

  • -

    het dagelijks bestuur is bevoegd tot af- en overschrijven tussen (gemandateerde) instandhoudinginvesteringen tot maximaal 20 % van het in het Investeringsplan opgenomen bedrag per investering.

• e.

  Indien compensatie niet mogelijk is mag de verantwoordelijke beleidsveldbeheer de uitgaven van een geautoriseerd krediet van ontwikkelingsinvestering met 10 % overschrijden. Hiervan dient bij de projectevaluatie melding te worden gemaakt.

• f.

  Indien compensatie ingevolge onderdeel d of e niet mogelijk blijkt kan de projectleider afhankelijk van de omvang van de benodigde extra middelen aanvulling van het krediet verzoeken via een aanvullend investeringsbesluit (voorbehouden aan het algemeen bestuur). Dit conform de bepalingen zoals opgenomen in de ‘Leidraad projectmatig werken’.

6. Eigen verantwoordelijkheid van projectleiders

Om de projectleider ten volle te kunnen aanspreken op zijn eigen verantwoordelijkheid voor het toegekende projectbudget zal ieder hoger ambtelijk niveau en het dagelijks bestuur zich onthouden van het aangaan van externe verplichtingen zonder tussenkomst van of tijdige informatie-verstrekking aan de betreffende budgethouder.

7. Bevoegdheden bij afwezigheid van de projectleider

Bij afwezigheid van de projectleider worden de bij mandaat verleende bevoegdheden uitgeoefend door de opdrachtgever (beleidsveldbeheerder/productbeheerder).

8. Budgetbeheer: verplichtingen projectleiders

• a.

  De budgethouder is zowel kwalitatief als kwantitatief verantwoordelijk voor de realisatie van het project binnen de projectdoelstellingen en het daarvoor vastgestelde projectbudget.

• b.

  De projectleider maakt zo nodig afspraken met de andere organisatorische eenheden binnen het waterschap. Met deze afspraken wordt bepaald welke diensten, uitgedrukt in kwantiteiten ( meestal aantal uren) tegen welke kwaliteit wanneer worden geleverd. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, overlegt de projectleider met de betreffende leidinggevende. Ingezet personeel werkt onder inhoudelijke verantwoordelijkheid van de projectleider. De levering van goederen/diensten door eigen dienstonderdelen geschiedt voor rekening en risico van de projectleider. Bij verschil van mening over de kwaliteit dan wel prijs van het geleverde overlegt de projectleider met de leidinggevende van de leverancier van de goederen/diensten.

• c.

  De projectleider zorgt ervoor dat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor het daaraan ten grondslag liggende project.

• d.

  De projectleider mag slechts een verplichting aangaan indien een toereikend budget aanwezig is behoudens in gevallen van of ter voorkoming van een calamiteit. Onder een calamiteit wordt hier verstaan een gebeurtenis die de normale uitvoering van het project ernstig verstoord of vertraagd en/of schade ten gevolg heeft. Achteraf moet de budgethouder zo spoedig mogelijk de ontstane overschrijding (laten) compenseren/aanvullen volgens de mogelijkheden zoals omschreven in de onderdelen 5 D en 5 E hiervoor.

• e.

  De projectleider is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk de inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk ontstane rechten voor het project.

• f.

  De projectleider is verplicht overeenkomstig het bepaalde in de onderdelen 9 en 10 te rapporteren c.q. informatie ter beschikking te stellen.

• g.

  De projectleider verstrekt het hoofd van de afdeling FEZ tijdig en op verzoek alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie, de budgetbewaking en de (jaar-) verslaggeving.

• h.

  De projectleider legt de op een project betrekking hebbende verplichtingen vast, zodat te allen tijde de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale budget duidelijk is. De projectleider doet deze vastlegging op de voorgeschreven standaardmethode volgens de “Instructie Inkoop”.

• i.

  De projectleider legt de voortgang van het project vast door registratie van de gerealiseerde prestaties per bepaalde data.

• j.

  Daarnaast zorgt de projectleider dat de projectendatabase altijd up to date is.

• k.

  Door de projectleider moet worden gehandeld conform diverse subsidieregelingen.

Samenvatting

9. Gestructureerde Informatie – uitwisseling en Rapportages

• a.

  Het hoofd van de afdeling FEZ stelt de projectleiders in staat tijdig te beschikken over de informatie die van belang is voor een goede vervulling van het budgetbeheer en de daarover af te leggen verantwoording.

• b.

  De in onderdeel 3 genoemde functionarissen verstrekken elkaar informatie die van belang is voor een goede uitoefening van het budgetbeheer op alle niveaus en de daarover af te leggen verantwoording.

• c.

  Op de tijdstippen zoals opgenomen in de eerder genoemde ‘Leidraad Projectmatig Werken’ rapporteert de projectleider aan de Secretaris-Directeur en concerncontroller, mede ten behoeve van het opstellen van een voortgangsrapportage aan het bestuur (DB en AB), volgens vastgestelde formats en richtlijnen.

• d.

  Voortgangsrapportages op grond van subsidieverplichtingen.

10. Projectevaluatie

Nadat een project ook financieel (nagenoeg) is afgerond wordt er een projectevaluatie opgesteld. Deze projectevaluatie wordt opgesteld door de projectleider en de betreffende opdrachtgever

(beleidsveldbeheerder) in overleg met de afd. FEZ. De financiële gegevens in de evaluaties, zoals kosten en subsidies, worden getoetst door de afdeling FEZ.

In de rapportage zal naast een verantwoording over het financiële projectbeheer (incl. meer en minderwerk) ook worden ingegaan op de mate van realisatie van de projectdoelstellingen. Tweemaal per jaar zal er bestuurlijk een projectevaluatie worden gepresenteerd.

De evaluatie wordt opgesteld voor alle projecten waarvoor een uitvoeringskrediet is verstrekt van

€ 500.000,-

Projectevaluaties aan het bestuur dienen binnen een half jaar na inbedrijfname van een project gereed te zijn. Het kan voorkomen dat op dat moment nog niet alle werkzaamheden zijn afgerond, een project financieel nog niet geheel is afgerond of dat effecten van een project nog niet exact bepaald kunnen worden. Deze omstandigheden worden dan vermeld in de projectevaluatie. Het afronden van de rapportage aan het bestuur wordt er echter niet om uitgesteld.

11. Decharge / beëindiging taak projectleider

Door vaststelling van de nacalculatie verleent het algemeen bestuur decharge aan het dagelijks bestuur voor de wijze van uitvoering van de projecten. Tegelijk daarmee worden alle betrokken ambtelijke niveaus geacht decharge te zijn verleend voor de uitvoering van hun deel van de projecten.

12. Administratief – organisatorische voorschriften uitvoering budgethouderschap

De in onderdeel 3 genoemde bevoegdheden, die voortvloeien uit het in deze instructie omschreven budgethouderschap, worden uitgeoefend overeenkomstig of krachtens de bij het ‘besluit primaire mandatering waterschap Brabantse Delta 2008’ vastgestelde regels bij het waterschap.

13. Vaststelling

Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor budgetbeheer en –bewaking voor investeringsprojecten 2008’. De ‘instructie Budgetbeheer en bewaking’ zoals vastgesteld op

26 januari 2004 in te trekken.