Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Hollandse Delta 2014

1.  Begrippenkader

Artikel  1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.  administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het  verstrekken van informatie ten  behoeve van het besturen,  functioneren enbeheersen van  (onderdelen van) de organisatie van het  waterschap en ten  behoeve vande verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

b.  financiële administratie:

het  onderdeel van de administratie dat  omvat het systematisch maken enverwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van  (onderdelen van) de organisatie van  het waterschap, teneindete komen tot eengoed  inzicht in:

• -

  de financiële positie;

• -

  het  financieel beheer;

• -

  de uitvoering van de programmabegroting;

• -

  de uitvoering van investeringen;

• -

  het  afwikkelen van  vorderingen en schulden;

alsmede tot  het  afleggen van rekening enverantwoording daarover;

c.  rechtmatigheid:

de mate waarinin overeenstemming met  geldende wet-  en regelgeving, waaronder waterschapsverordeningen alsmede besluiten van algemeen endagelijks bestuur, wordt gehandeld;

d.  doelmatigheid:

de mate waarin bepaalde prestaties met  een zo beperkt mogelijkeinzet  van middelen worden gerealiseerd;

e.  doeltreffendheid:

de mate waarinde beoogde doelen  en effecten vanhet  beleid  ook daadwerkelijk worden behaald;

f. netto-kosten:

lasten die aan een bepaald programma, product c.q. kostendrager worden toegerekend en waarvan zijn  afgetrokken debaten (met uitzondering van de belasting- enandere algemene opbrengsten) dieaan hetzelfde programma, product c.q. kostendrager worden toegerekend;

g.  algemeen bestuur:Verenigde Vergadering van waterschap HollandseDelta;

h.  dagelijks bestuur:college van dijkgraaf enheemraden van waterschap Hollandse Delta;

i.  Waterschapswet: Waterschapswet zoals  deze  luidt  na het  in werking treden van de Wet modernisering waterschapsbestel van  21 mei  2007  (Staatsblad 2007, 2008);

j. Waterschapsbesluit:

'Besluit van  29 november 2007, houdende regels  met  betrekking tot de waterschappen' (Staatsblad 2007, 497).

2.  Beleidsvoorbereiding en  verantwoording

2.1  Kaderstelling

Artikel 2 Beleids-  en verantwoordingscyclus

1.  Het  algemeen bestuur stelt de onderdelen van de beleids-en verantwoordingscyclus voor  het begrotingsjaar ende periode van de meerjarenraming vast  en geeft  aan op welk  moment de onderdelen daarvan moeten worden aangeboden enwanneer deze zullen worden behandeld

2.  Het  dagelijks bestuur zorgt ervoor  dat  de onderdelen van  de beleids- en verantwoordingscyclus voldoen aande relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van  het Waterschapsbesluit, aan relevante overige wetgevingen aan datgene wat in deze  verordening wordt bepaald.

Artikel 3  Programma's

Het  algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast.

2.2  Beleidsbepaling

Artikel  4 Kaders  meerjarenbeleid

Het  dagelijks bestuur biedt jaarlijks bevindingen over  de beleidsuitvoeringin het  voorgaande begrotingsjaar enmogelijke kaders voor  het  beleid  in de komende begrotingsjaren ter  vaststelling aan het algemeen bestuur aan.

Artikel 5 Meerjarenraming

Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, verwerkt in de verwerkt in de programmabegroting, een meerjarenraming

met  toelichting aan het algemeen bestuur aan waarin voorstellen worden gedaan  voor  het  beleid in het  volgende begrotingsjaar en ten  minste de vier  daaropvolgende jaren.

Artikel 6 Ontwerp-programmabegroting  en geplande investeringen

1.  Het  dagelijks bestuur biedt jaarlijks ter  vaststelling een ontwerp-programmabegroting aanhet algemeen bestuur aan waarin voorstellen worden gedaan  voor  het  beleid  in het  volgende begrotingsjaar.

2.  Het  dagelijks bestuur zorgt er voor  dat  er bij de begrotingsbehandeling een overzicht is

geagendeerd van  de investeringen waarvande start van de uitvoering c.q. het moment van aanschaffing in het  begrotingsjaar isgepland. In dit overzicht zijn opgenomen de raming van de investeringsuitgaven envan de aan de investeringen gerelateerde inkomsten.

3.  In het  onderdeel 'financiering' van  de toelichting wordenopgenomen:

a.  een vermogensbehoefteplanning;

b.  eenbeschouwing over  de rente-ontwikkeling;

c.  een rentegevoeligheidsanalyse.

Artikel 7 Vaststelling programmabegroting  en investeringskredieten

1.  Het  algemeen bestuur autoriseert met  het vaststellen van de programmabegrotingde netto­ kosten die per programma zijn opgenomen alsmede dedekkingsmiddelen die zijn  opgenomen in de programmabegroting naar  kostendragers.

2.  Voor  investeringen die in de loop  van  het begrotingsjaar inuitvoering worden genomen en waarvoor geen autorisatie isverleend bij de begrotingsbehandeling legt  het  dagelijks bestuur voorafgaand aan het  aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor  het  autoriseren van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

3.  Het  dagelijks bestuur zorgt  er ten  aanzien vande raming van de netto-kosten naar

programma's voor  dat  deze netto-kosten, door  middel van kostentoerekening, eenduidig kunnen worden toegewezen aan de beleidsproducten en de beheerproducten.

2.3 Uitvoering, sturing en beheersing

Artikel  8 Uitvoering programmabegroting

1.  Het  dagelijks bestuur zorgt  voor  het  per programma verzamelen en vastleggen van gegevens over  de maatregelen die  getroffen zijn  en prestaties diegeleverd worden, de doelstellingen en effecten die bereikt wordenen de netto-kosten diegemaakt worden, opdat dedoelmatigheid en doeltreffendheid van  het  beleid, zoals  vastgesteld door  het  algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

2.  Het dagelijks bestuur zorgt er voor  dat  de netto-kosten van de programma's en de

investeringsuitgaven, zoals  geautoriseerd door  het  algemeen bestuur, niet  worden overschreden.

Artikel 9 Ruimte bij  programmabegrotingsuitvoering

1.  Het dagelijks bestuur is bevoegd overschrijding van geautoriseerde netto-kosten tedekken uit het  bedrag voor  onvoorzien uit  de programmabegroting.

2.  Over  de aanwending van  de post  onvoorzien informeert het dagelijks bestuurhet  algemeen middels de tussentijdse rapportages enjaarrekening.

2.4 Informatieverstrekking enverantwoording

Artikel 10  Actieve informatieplicht, tussentijdse rapportage  en programmabegrotingswijzigingen

1.  Het dagelijks bestuur informeert het  algemeen bestuur zospoedig mogelijk indien derealisatie van  het  beleid  in betekende mate  afwijkt van  hetgeen in de programmabegrotingis opgenomen.

2.  Het dagelijks bestuur informeerthet  algemeen bestuur door  middel van twee  tussentijdse rapportages over  de realisatie van  het  beleid dat  in de programmabegrotingis opgenomen en over  de uitvoering van  investeringen. De eerste tussentijdse rapportage heeft  betrekking op de eerste 4 maanden van  het  begrotingsjaar. De twee  tussentijdse rapportageheeft  betrekking op de eerste 8 maanden van  het  begrotingsjaar.

3.  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit  aan bij  de programma-indelingvan de begroting.

4.  De rapportages gaan  in op afwijkingen van betekenende mate, zowel  wat  betreft de middeleninzet, de maatregelen die getroffen enprestaties die geleverd worden, als de doelstellingen en effecten die bereikt worden.

5.  In derapportages wordt voorts inieder  geval  aandacht besteedaan afwijkingen van betekenende mate van:

• -

  de besteding van  investeringsuitgaven en realisatie van investeringsinkomsten;

• -

  de dekkingsmiddelen die zijn  opgenomen inde programmabegroting naar  kostendragers;

• -

  de rente-ontwikkeling opde kapitaalmarkt.

6.  Indien noodzakelijk doet  het  dagelijks bestuur in de rapportages voorstellen voor  wijziging van de geautoriseerde budgettenen investeringskredieten alsmede bijstellingen van het  beleid. Zonodig legt  het  dagelijks bestuur een voorstel tot  begrotingswijziging aan het  algemeen bestuur voor.

Artikel  11 Jaarstukken

1.  Het dagelijks bestuur legt  na afloop  van  ieder  begrotingsjaar verantwoording af aan het algemeen bestuur over  de uitvoering van  de programma's door  middel van het ter  vaststelling aanbieden van  het  jaarverslag ende door  de accountant gecontroleerde jaarrekening.

2.  Het  dagelijks bestuur zorgt erten  aanzien vande realisatie van de netto-kosten naar programma's voor  dat  dezenetto-kosten, door  middel van  kostentoerekening, eenduidig kunnen worden toegewezenaan de beleidsproducten ende beheerproducten.

3.  Uitgangspunten financieel beleid

Artikel 12  Financieel beleidalgemeen

1.  Het  dagelijks bestuur doet  voorstellen aan het  algemeen bestuur die zijn  gericht opeen volledig en actueel beleid  van  het  waterschap ten  aanzien van  de volgende onderwerpen:

a.  Activering, waardering en afschrijving van activa;

b.  weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen;

c.  kostentoerekeningen onderbouwing tarieven;

d.  financiering.

2.  Het  dagelijks bestuur zorgt ervoor  dat  de in het  eerste lid  bedoelde voorstellen in overeenstemming zijn  met  de relevante bepalingen van  hoofdstuk 4 van  het Waterschapsbesluit, met  andere regelgeving die van  toepassing is en met  de in het  vervolg van deze  verordening opgenomen aanvullende eisen.

Artikel13  Waardering  en afschrijving vanactiva

1.  Het  beleid ten  aanzien van  waardering en afschrijving van  activa omvat inieder  geval:

a.  het  grensbedrag van de verkrijgings-of  vervaardigingsprijs van  investeringen waaronder investeringen niet  geactiveerd worden. Investeringen in grond en financiële vaste  activa worden, ongeachtde hoogte van de verkrijgingsprijs,altijd geactiveerd;

b.  de wijze  waarop het  waterschap omgaat met  de verplichtingen uit  het  Waterschapsbesluit dat  de bijdragen van eigen  personeel, derenteover  het  tijdvak dat  aan de vervaardiging van  het  actief kan  worden toegerekend ende mogelijkheid dat  een redelijk deel  van de kosten van ondersteunende dienstenvan  het  waterschap inde vervaardigingsprijs van vaste  activa worden opgenomen;

c.  de afbakening tussen investering enonderhoud;

d. de afschrijvingsmethode.

2. Uitgaven voor  onderzoek en ontwikkeling worden afgeschreven conformde bepalingen zoals opgenomen in de beleidsnota Activeren, Waarderen en Afschrijven voor  zover  de betreffende uitgaven op grond van artikel 4.63  van  het  Waterschapsbesluitmogen worden geactiveerd.

3.  Uitgaven voor  het  afsluiten van geldleningen wordendirect ten  laste  van de exploitatie gebracht.

4. Bijdragen inactiva in eigendom van derden worden afgeschreven gedurende het aantal jaren dat  de betreffende activa naar  verwachting door  de derde  zullen worden geëxploiteerd envoor zover  de betreffende uitgavenop grond van artikel 4.64 van  het  Waterschapsbesluitmogen worden geactiveerd.

Artikel14 Weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves  en voorzieningen

1.  Het  beleid  omtrent het  weerstandsvermogen, risicomanagement, reserves en voorzieningen omvat inieder  geval:

a.  eenbeschrijving van de risico's diehet  waterschap loopt;

b.  de minimale weerstandscapaciteit van het  waterschap, zijndede middelen en mogelijkheden van het  waterschap om  niet  begrote kosten tedekken;

c.  bepalingen omtrenthet  opvangen vanrisico's door  verzekeringen, voorzieningen, reserves, de weerstandscapaciteit of anderszins;

d.  bepalingen omtrent de vorming en besteding van reserves;

e.  bepalingen omtrent de vorming en besteding van voorzieningen;

f.  bepalingen omtrentde berekening enverwerking van rente over  de reserves ende voorzieningen.

2.  Alselement van het  in het  eerste lid onder  d bedoelde onderdeel reserveswordt voor  de reserves die onderdeel uitmakenvan de algemene reserves en de bestemmingsreservesdie niet  zijn  bedoeld voor  tariefsegalisatie per reserve ingegaanop de aard, reden  en gewenste omvang.

3.  Als element van het  in het  eerste lid onder  e bedoelde onderdeel voorzieningen wordt per voorziening ingegaan opde aard, reden  en gewenste omvang.

Artikel  15  Kostentoerekening en onderbouwing tarieven

1.  Het  beleid  omtrent kostentoerekening en onderbouwing vantarieven omvat in ieder  geval:

a.  eenbeschrijving van het  kostentoerekeningssysteem;

b.  de wijze  waarop het  waterschap invulling geeft  aan de eis uit  het  Waterschapsbesluit dat de kostentoerekening plaatsvindt op basis  van objectieve, bedrijfseconomische criteria;

c.  de kwantitatieve grondslagen die onderdeel vormen van de kostentoerekeningssystematiek;

d.  de methodiek voor  de berekening vande rentelasten van  vaste  activa;

e.  de onderbouwing van de tarieven die gelden voor  de door  het  waterschapsbestuur in rekening te brengen rechten als bedoeld inartikel 115  van  de Waterschapswet,zijnde rechten ter  zake van:

- het  gebruik overeenkomstig debestemming van  voor  de openbare dienst bestemde bezittingen van  het  waterschap of van voor  de openbare dienst bestemde werkenof inrichtingen die bij het  waterschap in beheer ofin onderhoud zijn;

- het  genot  vandoor  of vanwege het  bestuur van het  waterschap verstrekte diensten;

- het  behandelen van  verzoeken tot  het  verlenen van vergunningen ofontheffingen;

f.  de onderbouwing vande prijs van producten endiensten die het  waterschap aan derden kan leveren, waaronder ook  begrepen verhuur, verkoop en erfpacht van onroerende zaken die aan derden kunnen worden geleverd, alsmedede kosten van bestuursdwang, en waarbij onderscheid wordt gemaakt indirecte kosten, indirecte kosten en toegerekende kosten;

g.  de mate  van kostendekkendheid van de onder e en f bedoelde tarieven.

2.  Het  dagelijks bestuur zorgt ervoor  dater een actueel overzicht is van de tarieven, prijzen en kosten van de in dit  artikel bedoelde rechten,diensten en zaken.

Artikel  16  Financiering

1.  Het  dagelijks bestuur zorgt  er voor  dat  bij de uitoefening van de financieringsfunctie:

a. voldoende financiele middelen worden aangetrokken en overtollige gelden, volgende geldende wettelijke bepalingen, worden uitgezetom de programma's binnen de door het algemeen bestuurvastgestelde kaders  van de meerjarenraming en de programmabegrotingte kunnen uitvoeren;

b. de volgende risico's verbonden aan de financieringsfunctie worden beheerst: renterisico's, kredietrisico's,interne liquiditeitsrisico's, koersrisico's en valutarisico's;

c. de kosten van lenignen zoveel mogelijk worden beperkt en er een voldoende rendement opde uitzettingen wordt bereikt;

d.  een bijdrage wordt geleverdaan het  bereiken van een financiële balansstructuur die

dienstbaar is aan de doelstellingen van het  waterschap;

e.  de interne verwerkingskosten enexterne kosten bij het  beheren van de geldstromen en financiële posities worden beperkt.

2.  Het  risicobeheer van het  waterschap wordt gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

a.  ten  opzichte van de taken die in het  reglement aan het  waterschap zijn  opgedragen heeft definancieringsfunctie een ondersteunende rol.  Financiering volgt en is dienstbaar aan deze  taken;

b.  de uitvoering van de financieringsfunctie voegt geen financiële risico'stoe aan degene  die zijn  verbonden aan de uitvoering van de taken die in het  reglement aan het  waterschap zijn  opgedragen, maar  is er op gericht toekomstige risico's te verminderen ofte verschuiven;

c.  bij het  uitzetten van middelen, het  verstrekken van garanties enhet  aangaan van financiële participaties uit  hoofde van de publieke taak  bedingt het  dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden;

d. het  wettelijk kader  van de Wet Fido wordtals uitgangspunt voor  het  beheersen van renterisico's gehanteerd;

e. wat betreft de toekomstige omvang en samenstelling van de portefeuille vlottende opgenomen en verstrekte leningen wordt de kasgeldlimiet van de Wet Fido in acht genomen.

f. wat betreft de toekomstige omvang en samenstelling van de portefeuille vaste  opgenomen en verstrekte leningen wordt de renterisiconorm van de Wet Fido in acht  genomen;

g.  het algemeen bestuur wordt geïnformeerd indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.

3.  Bij de uitvoering van de financieringsfunctie neemt het  dagelijks bestuur debepalingen in acht zoals  die  zijn  opgenomen inhet  Treasurystatuut.

4.  Administratie en organisatie

Artikel  17  Administratie

Het  dagelijks bestuur zorgt  er voor  dat  de administratie zodanig vanopzet  en werking is, dat  zij  in ieder  geval  dienstbaar is voor:

a.  het  sturen enhet  beheersen vanactiviteiten en processen in het  waterschap als geheel  en in zijn  organisatie-onderdelen;

b.  het  geven van een actueel en volledig inzichtin de bezittingen van  het  waterschap, waaronder ook  worden begrepende niet-geactiveerdeobjecten met  cultuurhistorischewaarde  (waaronder panden, bedrijfsgebouwen, bedrijfsmiddelen enkunstvoorwerpen) alsmede overige investeringen die niet  zijn  geactiveerd;

c.  het  verstrekken van  informatie over  ontwikkelingen in de omvang van  activa, voorraden, vorderingen, schulden, rechten, verplichtingen, ontvangsten, betalingen, kosten en opbrengsten;

d.  het  verschaffen van  informatie over  baten, lasten, prestaties, maatregelen en effecten aan budgethouders voor  zowel  de planning, deuitvoering als de verantwoording vande realisatie;

e.  eendoelmatig beheer van  geldstromen en financiële posities;

f.  een goede  interne en externe informatievoorziening over  de uitvoering van  de fina ncieringsfunctie;

g.  het inzicht krijgen in en bevorderen van de rechtmatigheid,de doelmatigheid en de

doeltreffendheid van  het  gevoerde bestuur inrelatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting enrelevante wet-  en regelgeving;

h.  het  afleggen van  verantwoording over  de rechtmatigheid, de doelmatigheid ende

doeltreffendheid van het  gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting enrelevante wet-  en regelgeving;

i. de controle van de registratie van gegevens alszodanig en van  de daaraan ontleende informatie alsmede voor  de controle opde rechtmatigheid, de doelmatigheid ende doeltreffendheid van het  gevoerde bestuurin relatie tot degestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet-  en regelgeving.

Artikel  18  Financiële administratie

Het dagelijks bestuur zorgt  er voor  dat:

a.  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoenaan het  Waterschapsbesluit en andere relevante wet-  en regelgeving;

b. de financieel administratie tijdig in de gelegenheid wordt gesteld omeen juiste verzorging van de financiële administratie, de verslaggeving en het  beheer vande vermogenswaarden te bewerkstelligen;

c.  de vereiste informatie tijdig verstrekt wordt aan het  rijk, de provincie(s), de Europese Unie  en het  Centraal Bureau  voor  de Statistiek, alsmedeaan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen  opleggen aan het  waterschap.

Artikel  19  Organisatie en administratieve organisatie

1.  Het dagelijks bestuur zorgt  voor  en legt  (in  een besluit) vast:

a.  een eenduidige indeling van de organisatie van het  waterschap eneen eenduidig toewijzing van de taken van het  waterschap aanorganisatorische eenheden;

b. een adquate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen  van interne controlewordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids-en  beheersorganen is gewaarborgd;

c.  de wijze  waarop wordt gewaarborgd dat  de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt;

d.  de verlening van mandaten envolmachten voor  het  aangaan van  verplichtingen ten  laste vande toegekende budgetten eninvesteringskredieten;

e.  de te maken afsprakenmet de verantwoordelijken voor  organisatorische eenheden over  de te leveren prestaties, dedaarvoor beschikbare middelen en de wijze  en frequentie van rapportage over  de voortgang van de activiteiten en uitputting van  middelen;

f. de regels  voor  de verlening van decharge over  het  gevoerde beheer van de organisatorische eenheden;

g.  de interne regels  (protocol) voor  de inkoop enaanbesteding van  werken, dienstenen leveringen die  waarborgen dat  wordt gehandeld inovereenstemming met  de Europese en nationale regels  ter  zake;

h.  regels  die aangeven welke  elementen in ieder  geval  moeten worden opgenomen in voorstellen voor  investeringsbesluiten die aan het  algemeen of dagelijks bestuurworden voorgelegd;

i. regels  ter  uitvoering van het  gestelde inartikel 16, die samen  met  regels voor  taken en bevoegdheden,de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening in een treasurystatuut wordenopgenomen;

j. de wijze  waarop wordt voorkomen dat  misbruik en oneigenlijk gebruikvan regelingen en eigendommen van het  waterschap wordt gemaakt.

2.  Het dagelijks bestuuractualiseert de in het  eerste lid bedoelde regelingenzodra  hiertoe aanleiding is.

3.  Het dagelijks bestuur zendt  de in het  eerste lid bedoelde regelingen ter  kennisneming aanhet algemeen bestuur.

5.  Slotbepalingen

Artikel  20 Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedtin werking met  ingang van  het  begrotingsjaar 2014, met  dien verstande dat  de begroting, de jaarverslaggeving, deuitvoeringsinformatie ende informatie voor  derden ende daarbij behorende toelichtingen, zoals  bedoeld inde Waterschapswet, het Waterschapsbesluit endeze verordening, die betrekking hebben op het  begrotingsjaar 2014  en latere begrotingsjaren voldoen aande bepalingen van deze  verordening.

2.  De meerjarenramingendie worden opgesteld inbegrotingsjaren met  ingang van  2014  voldoen aande bepalingen van deze  verordening.

3.  De 'Verordening Beleids en verantwoordingsfunctie 2009', die is vastgesteld bij  besluit van  9 oktober 2008  vervalt, met  dien  verstande dat  zij  van  kracht blijft ten  aanzien  van  de begrotingsjaren tot en met  2013.

Artikel  21 Citeertitel

Deze verordening kan  worden aangehaald onder  de naam  'Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Hollandse Delta  2014'.