Verordening van het algemeen bestuur van Waterschap Rijn en IJssel houdende regels omtrent het archief Archiefverordening Waterschap Rijn en IJssel 2018

Geldend van 28-12-2018 t/m heden

Intitulé

Verordening van het algemeen bestuur van Waterschap Rijn en IJssel houdende regels omtrent het archief Archiefverordening Waterschap Rijn en IJssel 2018

Het algemeen bestuur van Waterschap Rijn en IJssel,

GELET OP:

de Waterschapswet, de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling,

BESLUIT:

vast te stellen de volgende verordening:

Archiefverordening Waterschap Rijn en IJssel 2018

Artikel 1 Definities

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet

  • b.

    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats

  • c.

    archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte

  • d.

    archivaris: de overeenkomstig artikel 37 van de wet benoemde waterschapsarchivaris

  • e.

    beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

  • f.

    college: het college van dijkgraaf en heemraden van Waterschap Rijn en IJssel

  • g.

    wet: de Archiefwet 1995

Artikel 2 De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden

  • 1. Het college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

  • 2. Het college stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.

  • 3. Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

  • 4. Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

  • 5. Het college draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.

  • 6. Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.

  • 7. Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.

  • 8. Het college wijst een archiefbewaarplaats aan in een daartoe te nemen besluit.

Artikel 3: Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden

  • 1. De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

  • 2. De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.

  • 3. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.

  • 4. De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.

  • 5. De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van dijkgraaf en heemraden hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.

  • 6. De archivaris brengt tweejaarlijks aan het college van dijkgraaf en heemraden verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.

  • 7. De archivaris legt tweejaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.

Artikel 4: Verslaglegging door het college aan het algemeen bestuur

Het college van dijkgraaf en heemraden brengt tweejaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan het college heeft uitgebracht conform artikel 3 lid 6 en 7.

Artikel 5: Slotbepalingen

  • 1. De Archiefverordening Waterschap Rijn en IJssel 2012 wordt ingetrokken.

  • 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Waterschapsblad waarin zij wordt geplaatst.

  • 3. Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Waterschap Rijn en IJssel 2018

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 18 december 2018,

drs. C. Roos

secretaris-directeur

drs. H.Th.M. Pieper

dijkgraaf

Memorie van toelichting

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van dijkgraaf en heemraden zorg draagt voor de archiefbescheiden die een waterschap ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.

Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent het waterschap haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het handelen van het waterschap, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.

Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Artikel 2 geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college van dijkgraaf en heemraden geregeld moeten worden. Artikel 3 regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college van dijkgraaf en heemraden wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Artikel 4 bevat bepalingen over het informeren van het algemeen bestuur.

Het college van dijkgraaf en heemraden zal op grond van deze verordening een aantal besluiten nemen. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 2 lid 5 van deze verordening. De taken en verantwoordelijkheden van de archivaris en de aanwijzing van de archiefbewaarplaats worden vermeld in de Aanwijzings- en benoemingsbesluiten waterschapsarchivaris en archiefbewaarplaats Waterschap Rijn en IJssel.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van het waterschap. Dit is ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan.

Taken en werkprocessen van het waterschap kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van het waterschap vallen ook onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die de taken van het waterschap uitvoeren.

Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.

Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren of de op termijn te vernietigen analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.

Artikel 2 lid 1

Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet.

Artikel 2 lid 2

De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.

Artikel 2 lid 7

Artikel 37, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van dijkgraaf en heemraden de archivaris benoemt. Artikel 37, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.

Artikel 2 lid 8

Dit is bepaald in artikel 36 van de wet.

Artikel 3 leden 6 en 7

De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van dijkgraaf en heemraden aan het algemeen bestuur.

Artikel 4

Hierdoor wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld het college van dijkgraaf en heemraden te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.